どのような文章を送れば興味を持ってもらえるのか、苦労している採用担当の方も多いのではないでしょうか？
スカウトメールの返信率を高められるか否かは、ダイレクトリクルーティングの成否に大きな影響を及ぼします。
ここでは、学生が思わず返信したくなるスカウトメールの書き方をお伝えします。実際にスカウトメールを書くときに役立てていただければ幸いです。
この記事でわかること
スカウトメールは、一般的な求人広告と違って、企業から直接アプローチすることができるので、応募率や採用率を高める効果が期待できます。
しかし、スカウトメールを送るだけではなく、その書き方にも工夫が必要です。
スカウトメールは、従来のナビサイトやダイレクトリクルーティングサービスなどで利用できます。
従来のナビサイトでのスカウトメールは、自動的に大まかな条件に合致する求職者に一斉送信されるもので、メールの内容も不特定多数に向けたものになります。
そのため、返信率はそれほど高くないでしょう。
ダイレクトリクルーティングサービスでのスカウトメールは、自社が求める人材像にマッチした求職者を検索して提案された中から選んで送るもので、メールの内容も個別にカスタマイズして作成する必要があります。そのため、手間はかかりますが、返信率は高くなる可能性があります。
ダイレクトリクルーティングとは、企業が求める人材に対して直接アプローチする採用手法のことです。
ダイレクトリクルーティングのメリットは、
などがあります。
「ダイレクトリクルーティング」を活用している企業が年々増加しています。
マイナビ企業新卒採用予定調査によると、
「ダイレクトリクルーティング」「オファー・スカウト型採用」を実践している企業は、
と年々増加しています。
【参考】2019年卒 マイナビ企業新卒採用予定調査
【参考】2021年卒 マイナビ企業新卒採用予定調査
【参考】2022年卒 マイナビ企業新卒採用予定調査
Z世代をはじめSNSなどのITツールが普及し、ネットに多くの情報が溢れています。
先述の状況に加え、自社を認知してもらうことの難易度も上がっている中で、企業は「攻めの採用」である「ダイレクトリクルティーング」に乗り出しています。
まずは、スカウトメールが注目されている背景と有効なワケを、昨今の社会状況も交えながら詳しく解説します。
スカウトメールが注目されている背景には
「待ちの採用だけでは、自社にフィットする優秀な学生と出会いにくくなっている」
ということがあります。
2022年3月卒業予定の大卒求人倍率（大学院卒含む）は、1.50倍と、昨年6月調査の1.53倍より0.03ポイント微減しました。
新型コロナウイルスの影響で、採用予定数が減少している企業が多いため、一昨年の1.83倍の水準までは戻っていません。
この数値を見ると「有効求人倍率が下がっているのなら、採用活動がしやすくなっているのではないか」と思うかもしれませんが、必ずしもそうではないのです。
学生の希望については、中小企業から大企業への揺り戻しが起きています。
中小企業を希望する学生は減少しているのに対して、従業員規模5,000人以上の企業を希望する学生は前年比51.0%増加しました。
そのため、従業員規模1,000人以上の企業では有効求人倍率が低下している一方で、999人以下の企業では上昇しています。
このことから、特に中小企業では、「待ちの採用だけでは、自社にフィットする優秀な学生と出会いにくくなっている」と言うことができます。
【参考】第 38 回 ワークス大卒求人倍率調査（2022 年卒）
新卒採用でスカウトメールが有効なワケを2つご紹介します。
①自社にフィットする学生に主体的にアプローチできる
スカウトメールを使うと、会いたい学生に企業から直接アプローチをすることができます。
新卒ナビ媒体では、フィットする学生に絞ってアプローチをすることができないため選抜する工数が多くかかります。
新卒人材紹介では、自社に合った学生と接点をつくることはできるものの、「待ち」の採用にならざるを得ません。
スカウトメールは、従来の採用手法である、新卒ナビ媒体や新卒人材紹介の課題をクリアすることができるのです。
また、学生に対して直接メッセージを送る手法のため
というメリットもあります。
【参考】【新卒】ダイレクトリクルーティングのメリットとデメリットを解説
② コントロールがしやすい
スカウトメールは待ちの手法と異なるため、「スカウトの送信数」「選考参加見込み数」「イベント実施回数」などを自社で柔軟に設定しコントロールしやすいです。
待ちの手法では、「どのくらいの学生が選考に参加するか」の見通しが立てづらく、計画通りに進まなければ、選考が開始してから計画の見直しを余儀なくされる場合があるかもしれません。
スカウトメールでは数のコントロールがしやすいことに加え、計画の進捗に応じてスカウトメールの内容を改良したり、イベントの実施回数を増やしたりなど臨機応変な対応が可能です。
また、初期段階から学生と直接のやりとりができるため、日程調整等も行いやすく短期間で選考を進めることもできるでしょう。
それぞれの学生に合った形で適宜変更しながら、参考にしていただけると幸いです。
1）事業内容
弊社は、〇〇〇〇という事業を展開している成長率前年比○○の急成長中の会社です。2）弊社で実現できるキャリア
入社後は以下のようなキャリアを実現できます。
・自社製品やサービスの提案や販売を通じて、お客様の課題を解決し、満足度を高める
・営業チームのリーダーやマネージャーとして、部下や同僚の育成やマネジメントを行う
・新規事業や海外展開など、会社の成長に貢献するプロジェクトに参画
3)福利厚生
・基本給＋インセンティブ制度4)承諾後の流れ
1)弊社の採用担当者から電話でご連絡します。
2)オンラインでの一次面接を実施します。
3)オンラインでの二次面接を実施します。
4)最終面接を実施します。
5)内定通知をお送りします。
もし興味がありましたら、ぜひご返事頂けますと幸いです。
○○様とお会いできるのを楽しみにしています。
こんにちは、△△株式会社の人事担当の〇〇と申します。
1）事業内容
2）弊社で実現できるキャリア
弊社で働くエンジニアは、以下のようなキャリアを実現できます。
・最新のAI技術やツールを使って、クライアントの課題を解決するプロジェクトに携わることができます。
フラットな組織で、自由に意見やアイデアを発信し、裁量を持って仕事を進めることができます。
海外のエンジニアともコミュニケーションを取りながら、グローバルな視点で開発に取り組むことができます。
3)福利厚生
4)承諾後の流れ
あなたからの返信を楽しみにしています。
ここからは、スカウトメールの書き方をフェーズごとに説明します。
スカウトメールの3割は開封されずに無視されているというデータが出ています。
そのため、まずは開封率を高める件名をつけることが重要です。
件名はスカウトメールの顔とも言える部分で、求職者がメールを開くかどうかの判断基準になります。
件名には以下のような要素を入れると効果的です。
例）
などが考えられます。
以上の例文を参考に、思わず開いてみたくなるスカウトメールの件名を考えてみてください。
ここからは上記を踏まえた上で、どのような内容を盛り込むと返信率が高まるのかを説明します。
下記に学生の興味を喚起するためのアプローチの方法を4つ紹介します。
程度の差はあれ、学生はなりたい社会人像や、やってみたい仕事を持っています。
スカウトメールへの返信率を高めるため、キャリアに対する希望を自社でどのように実現できるのかを訴求するのは非常に有効です。
これを実践するためには、事業内容や一緒に働く人、組織のフェーズや社内制度等を俎上に載せ、何が学生に響きそうか考える必要があります。
上記をセットで考え、スカウトメールに盛り込んでください。
弊社が21卒ユーザーに行った「就職活動に関するアンケート」において、「職場環境における自分との適性」を意識している学生が非常に多いという結果が得られました。
キャリアだけではなく、職場環境についても重視している学生が多いようです。
職場環境について伝えるときのポイントは “具体的なエピソードを交える“ ことです。
このように具体的なエピソードを交えることで、学生が職場環境をイメージしやすくなります。
ダイレクトリクルーティングでは、多くの学生が様々な企業からスカウトを受け取ります。
「スカウトメールが来たけれど、この企業に自分は本当にマッチするのだろうか」と感じることもあるでしょう。
そんなとき、自社にマッチするタイプの記載があると “自分に合っている” と感じてもらいやすくなります。
このように、自社の特徴を軸にしながら「マッチする人物像」について言及すると、
学生に自社の魅力を伝えやすくなるとともに”自分に合っている”と感じてもらいやすくなります。
もう１つのアプローチは、面談そのものに学生が来るメリットを訴求する方法です。
学生にとって就職活動は未知の経験。多くの悩みを抱え、手探りの状態で取り組んでいます。
面談で上記のような悩みを解決できるというメリットを訴求したメールは、高い返信率を出しやすいです。
ただし、採用活動の一環で面談をするわけですから、最終的に自社に興味を持ってもらう必要があるので、その点は注意しましょう。
【参考】スカウト経由で学生と面談する際のコツは？準備や進め方、注意点を紹介
返信率を高めるには、内容を充実させることはもちろん、どのような表現でそれを伝えるのかも大切です。
下記では、表現方法的な側面から学生の興味を喚起するためのアプローチの方法を3つ紹介します。
優秀な学生が受け取るスカウトの量は少なくありません。せっかく時間をかけてスカウトを作っても、読み飛ばしされるケースが多いです。
スカウトメールには読みやすさが欠かせまん。以下の３つの工夫で視認性を高めましょう。
・目次や見出しをつける
冒頭で目次を紹介するプレゼンテーションを聴きやすいと思った経験はありませんか？
スカウトメールでも、目次や見出しのついたメリハリのある文章にした方が、読み手が内容を理解しやすくなります。
・他ページへの移行を促し、文章を簡潔にする
スカウトをもらった学生は、スカウトの文章やスカウトサービス内にある企業情報ページを見てイベントに参加するかどうかを判断します。
一方で、企業側は自社の魅力を伝えたいあまり、多くの情報を発信しがちです。
長い文章だと最後まで読んでもらえない場合があるため、文章は簡潔にしましょう。
長くなるようなら、コーポレートサイトや採用ホームページのURLを記載し、移行させてみましょう。
・スマホユーザー向けに見やすく改行する
文章の途中で改行されていて、読みにくいなと感じたことはありませんか？
スマホユーザーの多い今、スマホに最適化した文章構造にすると効果が見られます。
1行に何文字入るのか、どういった表示になるのかなどをテストしながら、受信者がスムーズに読めるメールの作成を意識しましょう。
『急成長中のITベンチャー企業でデータマーケティングに革命を起こしませんか？』
『創業8年で国内海外10拠点！急成長中のITベンチャー企業でデータマーケティングに革命を起こしませんか？』
上記二つの文章を比較してみてください。
同じ『急成長中』という訴求でも、客観的指標が記載されていると信頼性が向上し、魅力が増します。
ランキングへの選出歴など第三者視点での評価の記載や、最年少役員が○○歳など具体的な数字を出して、抽象的になりがちなアピールポイントを具体化すると説得力が増すでしょう。
客観的数値を用いて語れるところがないか、今一度確認してみてください。
普段当たり前のように使っている言葉でも、学生にとってイメージすることが難しい場合があります。 業界用語や企業独自の用語についてだけではなく、一つ一つの言葉について「学生にとってイメージしやすいか」という視点を持つようにしましょう。
このときのポイントは、「学生にとって身近な例や言葉に置き換えること」です。
例えば「チームマネジメント」という言葉は、そのまま使用すると少し仰々しく捉えられるかもしれませんが、右のように噛み砕いて説明をするとわかりやすくなります。
学生は、自身のこれまでの部活動やサークルでの体験と重ね合わせて理解が促進されるでしょう。
スカウトメールが完成したら、「学生にとってイメージしづらい言葉はないか？」を見直してみてください。
就活生はファーストキャリアについて真剣に考えています。 そのようななかで、『大量一括採用』や『急募』など大勢に向けて発信されたスカウトメールに返信する学生は少ないのではないでしょうか。 その人だからこそスカウトした、という熱意や真剣さが伝わる文章の方が、スカウトを受け取った学生もポジティブにスカウトを受け取ることができます。
しっかりと考え、選び、選ばれる関係だということを意識した文章を作成するように注意しましょう。
効果的な送り方は2パターンあります。
就職活動中の学生は、大学・就職活動・サークル・アルバイト…と忙しくしていることも多く、スカウトメールの存在を忘れてしまっていることもあるかもしれません。
また、返信をするかどうか迷っている場合もあるでしょう。
数日後に再送をすることで、リマインド的な役割を果たし「スカウトに気づいてもらえる」「スカウトの存在を思い出してもらえる」ことができます。
また、再度のアプローチがあれば迷っていた学生にとっては返信をする後押しになる可能性があります。
就職活動 早期(10~12月)・中期(1~3月)・後期(4~6月)と、時期が変わると学生のニーズも変化します。
関心を持っている企業や業界も変わることもでしょうし、選考状況も日々進んでいることでしょう。
そのため、スカウトメールも時期に応じた学生のニーズを汲んだ内容にすることが必要です。
例えば、
このように時期に合わせてイベントの内容を変更しながら、スカウトメールを送信することで学生のニーズにあった案内ができます。
最初のスカウトメール送信時には、返信をしなかった学生も時期とイベントが変われば反応を示してくれるかもしれません。
ぜひ会いたい学生に対しては、スカウトメールを再送したり、2通目のメールを送ってみると良いでしょう。
ただし、何通もメールを送り続けることは学生に迷惑に感じられかねないので注意が必要です。
効果的に再送をして、返信率を高めていきましょう！
スカウトメールの開封率は、送信タイミングからも大きな影響を受けます。
一般的に、スカウトメールは、応募者がメールをチェックする可能性が高い時間帯に送るのが良いでしょう。
以上のグラフからもわかる通り、早朝・深夜の返信率は低く出ています。
成果が相対的に低いだけでなく、朝や深夜にメールを送ってしまうと、学生に
「こんな時間にメールを送ってくるなんてブラック企業かもしれない」
という印象を与えてしまうのでおすすめできません。
曜日ごとに極端な差はありませんが、月曜日と金曜が相対的に返信率が高いことがわかります。
また、時間帯と同様、働きやすいイメージを損なってしまうため、休日にスカウトメールを送るのは避けましょう。
なお上記のデータは以下のページを参考に作成いたしました。
【出典】4,500件のスカウトメールから分析した、返信率が高い曜日と時間 - LAPRAS HR TECH LAB - 採用を科学するメディア
スカウトメールの返信率の平均は、送信時期や業界によって異なります。
サービス提供者に同業他社の数値を確認し、まずはそれをベンチマークとしましょう。
そこから大きく乖離している場合には、”返信率が低いスカウトの特徴”に当てはまってしまっているかもしれません。
スカウトを受け取った学生に悪い印象を与えてしまう表現や内容があります。
これは、企業が「面接で悪い印象を受けた学生のことは知りたくない」と思うことと同様です。
返信率が平均よりも低い場合、きっとどこかに改善できる点があるはずです。
まずは、以下の特徴に当てはまっていないかよく確認しましょう。
「プロフィールを拝見し、ぜひお会いしたくご連絡を差し上げました。」
上記の文章はスカウトメールで頻繁に記載される常套句です。
一方で、『どんなところに魅力を感じ、なぜ会いたいと思ったのか』など具体的なことが記されていません。
誰にでも送れる具体性の低い文言では、学生が興味を持つ可能性は低いでしょう。
返信率の高いスカウトメールを書く上で必ず外してはならないのは、学生のプロフィールを読み、魅力を感じたポイントを盛り込むことです。
「部活動の練習で徹底的に試行錯誤を重ね、見事レギュラーに選出された経験に魅力を感じ、お会いしたいと思いご連絡差し上げました。」
「アルバイトで目標売上の2倍を達成した経験を拝見しました。どのようなことに挑戦されて成果を出されたのか非常に興味を持ち、ぜひお話を聞かせていただきたく連絡致しました。」
上記はあくまで一例ですが、学生個人に合わせたメールを送ることによって、ある種の「特別感」を醸成することができます。この「特別感」は、企業に対して興味を持ってもらう上で欠かすことができません。
下記のグラフは、Matcher Scoutで実際に出たデータです。
同じ企業が送ったスカウトメールでも、誰でも同じ文面にしていたものと、学生のプロフィールを読んで一人ひとりに合わせて書いたものとでは、返信率に大きな違いが出ました。
一人ひとりに合わせてスカウトメールを書くのは工数がかかりますが、丁寧に送った方が効率が良い場合は少なくありません。
スカウトメールを書くときは学生のプロフィールを読み、魅力を感じたポイントを盛り込むようにしましょう。
スカウトメールの内容と面談の内容はしっかりと一致していますか？
「当たり前だよ」と思った方も、もう一度チェックしてみてください。
面談やイベントの内容を更新したのにも関わらず、スカウトメール内に記載した情報を更新し忘れてしまうケースは少なくありません。
文章の前半では大人数のイベントへと案内しているのにも関わらず、締めの文章では「個別面談にてお会いできることを楽しみにしています」と記載してしまっていませんか？
このようなミスは学生の混乱を招きます。雑さのあるスカウトメールに対して返信しようとは思いづらいですよね。
また集客できたとしても、メールの内容と実際の面談の内容と異なっていたら、学生の信頼を落としかねません。
これらの不満は、実際に学生のインタビューで回答された実際の声。
採用担当の方は、決して学生を騙そうと思ってスカウトメールを送っているわけではないでしょう。
前に送ったスカウトメールを使い回したことによるオペレーション上のミスや、返信率を上げようと表現が過ぎてしまうといったケースがほとんどです。
しかし、学生からしてみれば、それらのスカウトは「誇大広告」に他なりません。採用するためのスカウトメールなのに、企業に対するイメージを毀損してしまっては本末転倒。スカウトメールと面談の内容が異なることのないよう、注意を払ってください。
【参考】6つの失敗事例から学ぶ、ダイレクトリクルーティング成功のコツ
冒頭でも述べた通り、スカウトメールの返信率は、ダイレクトリクーティングの運用効率を大きく左右します。ぜひ要点を押させ、学生が興味を持つスカウトメールを書いてください。