会議を行わずに社内で意思決定を行う際に作成する稟議書。企業の採用活動においては、主に採用開始時と入社決定時に作成することでしょう。
本記事では、稟議書についてや、その中でも採用稟議書の決裁が承認されるためのポイントとその例文をご紹介します。
稟議書とは、個人の権限では決定できない事案について、上司や役員から承認を得るために用いられる書類のことです。ここでは、そもそも稟議書を用いるメリット・デメリットや必要な場面について詳しく解説します。
まずは稟議書を用いるメリット・デメリットについて解説していきます。
稟議書を用いるメリットは、会議をせずに組織の中でしっかりと情報共有できることです。
組織で何か大きな決断をするときには、会議を開き、全体に情報共有をすることで方向性の定まった決断かを審議する必要があります。
しかし、会議を開くためには多くの人のスケジュールを抑えたり、会議室を確保したりする必要があり、非常に手間がかかってしまうといえるでしょう。
その点稟議書を作成することによって、手間をかけて会議を開かなくても組織全体で情報を共有し、上長からの承認を取ることができます。承認までの手間や工数を大幅に削減できるという点で、稟議書が現在でも用いられているといえます。
一方で、稟議書を用いるデメリットとして、意思決定までに時間がかかることが多いことがあげられます。稟議書は複数の上司による承認が必要なため、回覧に時間がかかったり稟議書の修正が発生したりと、承認までにスムーズにいかないことがあります。
稟議書の承認までに時間がかかる場合を考慮して、余裕をもって稟議書の作成に取り掛かる必要があるでしょう。
稟議と決裁、起案との違いを以下の表にまとめました。
| 稟議 | 稟議書を複数名で回覧し、順番に承認をしていくプロセス全体のこと |
| 決裁 | 最終的に権限を持った人が稟議書を承認、または却下すること |
| 起案 | 実行しようと思っていることのもととなる案をつくること |
稟議書は、以下のような場面で用いられています。
▼稟議書が必要な場面
実行するために多額の費用がかかる場合など、社員個人の判断で決断することが難しい場合に稟議書を用いていることがわかるでしょう。
「社員の採用」についての稟議書に関しては、この後書き方や承認されるコツを丁寧に説明しますので、ぜひ最後までご覧ください。
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稟議は以下のような流れで行われることが一般的です。
稟議は、まず初めに起案することから始まります。稟議書を作成する際は目的に沿ったテンプレートを作成することがオススメです。稟議書には、起案日、提案内容、予算などを記載します。
起案の次に行うことは、根回しです。
根回しとは、稟議を提出する前にあらかじめ関係者の了承を得ることです。あらかじめ承認者などに根回しを行っておくことで、承認者は前提知識を持ったうえで、冷静な判断をすることが可能になるでしょう。
根回しと聞くとネガティブなイメージがある方もいるかと思いますが、ビジネスにおいてあらかじめ根回しをしておくことは、稟議を円滑に行う上で大切なことだと言えます。
根回しを終えたら、稟議書を提出します。まず初めに、直属の上司に提出することが一般的です。
提出した稟議書は、社内規定によって定められた承認経路にしたがって、直属の上司から順番に承認を得ていきます。途中で稟議書の内容に修正点があると、提出者に差し戻されます。 もし差し戻しになった場合すぐに修正し、再度提出しましょう。
そして最後に、決裁権限のある社員によって決裁されます。ここで最終的に承認された稟議書は実際に実行することができます。
ここまで稟議について詳しく解説しました。それでは、実際に稟議書はどのように記入すれば良いのでしょうか。
稟議書に記入しなくてはいけない項目は以下のとおりです。
「稟議の目的」においては、稟議を通すことでどのような効果が得られるのかを明記する必要があります。また、「稟議の理由」において、起案内容の背景や想定されるリスクとその解決策もあわせて記入することで、承認者の理解を促進し、承認を得やすくなるでしょう。
ここまで、稟議の流れやその書き方について解説しました。ここからはその中でも「採用稟議書」について、書き方や承認されるコツを解説します。
採用稟議書とは、企業の採用活動の中で担当者の権限だけでは決定できない項目について、上長や関係部署の承認を得るために作成する書類のことです。
企業が新たな人材の採用活動をする中で、企業の人事担当者は求人広告などのサービスを導入したり、面接や説明会への出席を他部署の社員に依頼することがあると思います。このような業務を円滑に進めるためには、事前に社内関係者へ稟議が必要となるでしょう。
社内で採用稟議書が必要になるタイミングは、主に「採用活動開始時」と「採用決定時」の2回です。それぞれについてみていきましょう。
新たに採用活動を開始する際、採用の人事担当者はまずそもそも社内に新たな人材が必要なのか承認を得る必要があります。加えて、ナビ媒体や人材紹介、ダイレクトリクルーティングなど、コストのかかる採用サービスを活用する企業も多いでしょう。
そういったサービスを利用する前に、社内の関係者や上長に利用する旨を共有しておく必要があります。人事担当者は採用活動開始時に採用稟議書を作成することで、人材採用の必要性や妥当性を検討し決裁することで、採用に関して共通認識を持たせることができます。
採用は人事部が担当することが多く、他部署では中身がどうなっているか把握しづらいでしょう。
人材採用決定時に保有資格や採用に至った理由を記載した採用稟議書を作成することで、採用開始時の採用稟議書との整合性を確認できるだけでなく、採用した人材の適性を共有してその後のフォロー体制を整備する上でも重要な役割があります。
ここでは、採用活動開始時の採用稟議書の書き方について、必要記入項目とその書き方を解説するとともに、テンプレートもご紹介します。Word形式で無料でダウンロードできるものなので、ぜひご活用ください。
採用活動開始時の採用稟議書の必要記入項目は、以下があげられます。
▼採用活動開始時の採用稟議書の必要記入項目
この項目では、今回の採用活動で何人を、どの職種で、どの雇用形態で採用するのかを明記します。
採用予定人数は数字で、職種は「営業職」や「エンジニア職」など、雇用形態は「正社員」「派遣社員」のように具体的に記載しましょう。
募集理由は、なぜ今この採用が必要になるのかを説明する重要な項目です。「事業拡大による増員」「人手不足のため」など、採用を行う背景を記載します。
このとき、単に「人手不足のため」で終わらせるのではなく、「業務量の増加」などの会社の現状や、将来的な組織体制に触れて説明することで説得力が高まります。
以下に募集理由を書くときに意識するべきポイントをまとめました。こちらも参考にしながら書いてみてください。
▼募集理由を書くときに意識するべきポイント
では、採用形態別にどのような募集理由を書けばよいのでしょうか。募集理由を書くときに意識するべきポイントを踏まえて、新卒採用、中途採用、派遣採用の募集理由について例文をご紹介します。
◎【新卒採用】そのまま使える！募集理由例文
「現在、新卒採用による人材の数が中途採用を下回り、今後、自社独自の文化を受け継いだ人材減少に懸念が生じている。（事実を踏まえた現状）
採用・育成に時間とコストがかかるが、今後将来企業が成長していくためには自社の文化を1から引き継いだ幹部候補となる優れた人材を確保する必要があるため。（採用することで発生するメリット・デメリット）」
◎【中途採用】そのまま使える！募集理由例文
「新卒採用の早期離職の影響により、採用コストの増加が採用課題としてあげられる。（事実を踏まえた現状）
そこで、中途採用によって即戦力となる人材を確保することで、教育コストの削減と人材不足の両方を解決することができる。企業文化とのミスマッチによる早期退職のリスクもあるが、中途採用をすることで自社以外のノウハウを知り、新たな発想による事業展開が期待できるため。（採用することで発生するメリット・デメリット）」
◎【派遣採用】そのまま使える！募集理由例文
「現在、産休・育休等による一時的な人手不足により業務に遅れが見られる。（事実を踏まえた現状）
派遣社員の採用は、任せられる業務内容に制限があるものの、一時的な人材補充を低コストで抑えることが可能であるため。（採用することで発生するメリット・デメリット）」
この項目では、いつからいつまで募集を行い、いつの入社を想定しているのかを記載します。
人材不足や欠員補充が目的で採用を行う場合は、いつまでに入社してほしいのかを踏まえ、採用スケジュールを設定する必要があります。加えて、前任の担当者からの業務の引継ぎや、繁忙期との兼ね合いを考慮することも入社予定日を設定するひとつの方法です。
入社予定日から逆算して採用スケジュールを設定したうえで募集期間・入社予定日を記入しましょう。
応募要件は、以下の内容を記入するとよいでしょう。
▼応募要件で書くべき内容
応募要件を高く設定してしまうと、要件を満たした候補者がいないということになる可能性があります。そのため、採用する際に最低でも満たしてほしい基準を記載するとよいでしょう。
以下は、新卒採用の応募要件の例文です。
◎新卒採用の応募要件の例文（総合職の場合）
対象：2027年3月卒業予定の新卒学生。学部・学科は問わない。
求める能力：主体性・協調性
求める経験：特になし。継続的に取り組んだ経験を評価する。
◎新卒採用の応募要件の例文（エンジニア採用の場合）
対象：2027年3月卒業予定の新卒学生。情報系学部・学科を中心とするものの、学部・学科は問わない。
求める能力：HTMLなどのプログラミング知識、協調性
求める経験：プログラミング経験、試行錯誤しながら課題に取り組んだ経験
この項目では、採用活動において使用する予定の媒体について記載します。ダイレクトリクルーティングや人材紹介、ナビサイトなどの具体的なサービス名を記載しましょう。
募集をはじめとした採用活動全般でどれくらいの費用が発生するのかを記載します。採用コストは、意思決定者が稟議書を承認するうえで重要な項目です。媒体利用料や広告費、人材紹介手数料などを項目ごとに整理し、合計金額を明示しましょう。
採用開始時の採用稟議書に関して、すぐにお使いいただける採用稟議書のダウンロードはこちらからできます。Word形式でダウンロードできますので、ぜひお使いください。
続いて、採用決定時の採用稟議書の書き方について、必要記入項目とその書き方を解説するとともに、テンプレートもご紹介します。Word形式で無料でダウンロードできるものなので、ぜひご活用ください。
▼入社決定時の採用稟議書の必要記入項目
入社が決定した人物の名前と生年月日、所属大学を記載します。採用活動の情報は意思決定者まで伝わっていないケースが多いです。そのため、入社決定時には採用する人物名の基本情報を記載し、意思決定者の合意を得ましょう。
採用する人物が有する資格やスキルを記載します。職種に関連する資格を有している場合、それも記載することで総合職の場合は配属先の決定時に活かせるでしょう。
選考を通じて評価したポイントを具体的に記載しましょう。評価理由として書くべき内容は以下があげられます。
▼評価理由として書くべき内容
また、評価理由の例文は以下の通りです。採用理由に合わせた例文を2つ紹介しているため、参考にしてみてください。
◎【長期インターンシップの経験】が採用理由の場合の例文
在学中に自社と同業界の長期インターンシップに参加し、実務に近い環境で継続的に業務に取り組んできた経験があること、自身で課題を整理して周囲と連携しながら業務改善を行っていたことを評価した。
加えて、長期間にわたる勤務経験があることから継続性を有しており、業務理解のスピードも早いため入社後も早期の段階で即戦力になると判断した。
以上の点から、自社業界・業務との親和性が高く、長期的な活躍が期待できる人材であると評価し、採用を決定した。
◎【スキルや能力】が採用理由の場合の例文
学生時代の学業や課外活動を通して、自社業務に活かせるプログラミングスキルや思考力を身につけている点を評価した。特に、課題に対して論理的に思考し、自ら学習・改善を重ねながら成果につなげる姿勢が選考過程において一貫していた。
加えて、これまでの経験から、新しい知識や技術を主体的に吸収し、成長していくポテンシャルが高いと判断した。
以上の点から、業務習得が早く、将来的に組織の中心となる人材への成長が期待できることから採用を決定した。
この項目では、入社予定日および配属先を記載します。総合職採用の場合は、配属予定部署を記載しましょう。また、配属先でどのような業務を担当するのかを記載すると具体的なイメージがつきやすく、意思決定者が承認しやすくなります。
この項目では、雇用にあたって労働条件を記載します。労働条件の項目で記載するべきことは以下があげられます。
▼労働条件で記載するべき内容
この労働条件の項目で、従業員に対して交付する労働条件通知書の項目を記載することで、同時に承認を得ることができます。自社が記載している就業規則や労働条件通知書の書き方を参考にして記載しましょう。
【参考】『【2024年4月改正】労働条件通知書のテンプレートと書き方を解説』
入社決定時の採用稟議書に関して、すぐにお使いいただける採用稟議書のダウンロードはこちらからできます。Word形式でダウンロードできますので、ぜひお使いください。
採用稟議書の承認を得るために何度も作成せずに、一度で済ませたいと思う方も多いのではないでしょうか。そこで、ここでは採用稟議書を作成し、承認を得るために特に重要なポイントを解説します。
▼承認される採用稟議書を作成するポイント
何について書いてあるのか、わかりづらい稟議書は承認まで時間がかかる可能性が高いです。採用稟議書を記入する際には、承認者の視点で採用の理由をわかりやすく説明することが大切です。
具体的には、以下の内容を提示しましょう。
▼分かりやすい稟議書にするために書くべき内容
これらをわかりやすく提示することで、承認者が採用の必要性を理解しやすくなり、承認を得やすくなるでしょう。
採用稟議書にはメリットだけでなく、デメリットも記載しましょう。
特に予算については、決裁担当者も注視しています。なぜそのような金額になったのか、具体的な根拠を含めた金額を記載すると良いでしょう。さらに、注釈として「総額を超える場合には、改めて採用稟議書の承認を得る」などと対処法を記載しておきましょう。
このように、根拠や対策法が明確な稟議書は承認を得やすく作り直しを避けることができます。
具体的なデータが記載されている資料や見積書を添付しておくことで、確認する側も判断しやすくなります。
特に採用活動の場合、過去のデータを添付することで比較することが可能です。根拠のある数字を用意することで、稟議書の説得力が増します。
採用稟議書では、その人材を採用したことによるメリットとデメリットを比較した上でメリットが大きいことを伝えましょう。このようにすることで、採用稟議書の決裁者も納得しやすくなります。
例えば、「人材採用を行うことで業務時間の改善を測ることができる」とメリットだけを書き記すのではなく、次のように記載すると良いでしょう。
▼導入時のメリット・デメリットを提示する際の例文
「新しい人材を採用する際、業務研修を行う必要があるため、一時的に業務が滞る可能性が考えられる(デメリット)。しかし、新たな人材を採用することで一週間あたり8時間の業務削減することができる(メリット)。」
なお、後に伝えられた情報の印象が強く残る親近効果により、デメリット→メリットの順番で文章を組み立てるとメリットを強く訴求できます。
作成した採用稟議書の承認がなかなか得られない3点には気を付けましょう。
▼採用稟議書を作成する際の注意点
採用稟議書に修正指示が出た場合は、情報が不足しているケースが多いです。また、同じ内容が重複して書かれていると読みづらさを与える可能性があります。
必要な情報が漏れていないか、内容が重複していないかを所属部署に加えて他部署の人にも確認してもらいましょう。記入漏れや内容の重複による採用稟議書の書き直しはよくあることなので注意してください。
採用稟議書は多くの決裁担当者が回覧しますが、その中には時間がなく、採用稟議書の中身を精読できない人もいるでしょう。長い文章で書かれていると、読むのを後回しにしてしまい、承認が遅れる可能性があります。
「箇条書きを利用する」「専門用語は利用しない」など、簡潔で伝わりやすい文書を意識しましょう。
採用稟議書を提出する際には、余裕を持って提出するようにしましょう。
採用稟議書は例えテンプレ通りに正しく書いたとしても、必ず承認されるという訳ではありません。また、繁忙期などは通常以上に時間がかかることもあります。決裁や修正に時間がかかることを想定し、余裕を持って提出するようにしましょう。
特に採用稟議書に関しては、結果を待っている人もいる応募者もいるので、なるべく早いうちに、承認を得ることを意識してください。なお、企業規模にもよりますが稟議が承認されるまでの日数は、一般的に数日から10日程度です。
企業規模や社内状況にもよりますが、採用稟議書の決裁から承認までには通常、数日〜10日程度かかります。従来の紙ベースの採用稟議書を使う場合、承認を得るために根回しを行ったり、進捗状況を視覚的に理解しづらいといった問題があるでしょう。
加えて、採用稟議書を作成した採用人事担当者が承認が否決された決裁から承認までには様々なムダが存在します。
このような、採用稟議書の決裁から承認までのムダな時間を削減できるのが「ワークフローシステム」です。ワークフローシステムでは、従来の紙ベースの採用稟議書を電子化して、管理・保管を容易にするだけでなく、承認までのフローを視覚的に確認できたり、テレワークでも決裁を行うことができます。
以下におすすめのサービスを紹介するのでぜひ参考にしてください。
▼決済フローが複雑になったときに利用できるサービス
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【参考】住友電工情報システム株式会社「楽々WorkflowII」
「採用活動の業務に日々追われている」「採用担当だけでは手が回らない」といったお悩みを抱えている新卒採用担当の方におすすめしたいのが、Matcher Scoutです。
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ご興味をお持ちいただけましたら、まずはお気軽にお問い合わせ・資料請求をお願いいたします！詳しくは以下の資料で詳しく説明しているので、是非ご覧ください。
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【導入事例】運用負荷は一番少ない。「効率的」に「会いたい学生」に会えるツール
採用稟議書の承認を得るためのポイントと例文について解説しましたがいかがでしたか？
スムーズに採用活動を行いたい人事担当者にとって、採用稟議書を1から作成し、社内関係者から決裁を得るという行為は時間がかかり、できるだけ避けたいでしょう。
そんな方にとって本記事のテンプレートや書き方が参考になっていれば幸いです。