会議を行わずに社内で意思決定を行う際に作成する稟議書。
企業の採用活動においては、主に採用開始時と入社決定時で作成することでしょう。
本記事では、採用稟議書の決裁が承認されるためのポイントとその例文を紹介します。
採用稟議書とは
採用稟議書とは、企業の採用活動の中で担当者の権限だけでは決定できない事項について、上長や関係部署の承認を得るために作成する書類のことです。
企業が新たな人材の採用活動をする中で、企業の人事担当者は求人広告などのサービスを導入したり、面接や説明会への出席を他部署の社員に依頼することがあると思います。
このような業務を円滑に進めるためには、事前に社内関係者へ稟議が必要となるでしょう。
特に、採用稟議書は関係者が多いため、決裁者が稟議を承認するためには一般的な稟議書とは異なる書き方が必要になります。
本記事では、作成した採用稟議書が決裁担当者の承認を得るために必要なポイントを例文とともに解説します。
採用稟議書を必要とするタイミング
社内で採用稟議書の作成が必要となる「採用活動開始時」と「入社決定時」の2つについて詳しく見ていきましょう。
採用活動開始時
新たに採用活動を開始する際、採用の人事担当者はまず「そもそも社内に新たな人材が必要なのか承認を得る必要があります。
加えて、ナビ媒体や人材紹介、ダイレクトリクルーティングなど、コストのかかる採用サービスを活用する企業も多いでしょう。
そういったサービスを利用する前に、社内の関係者や上長に利用する旨を共有しておく必要があります。
人事担当者は採用活動開始時に採用稟議書を作成することで、人材採用の必要性や妥当性を検討し決裁することで、採用に関して共通認識を持たせることができます。
入社決定時
採用は人事部が担当することが多く、他部署では中身がどうなっているか把握しづらいでしょう。
人材採用決定時に保有資格や採用に至った理由を記載した採用稟議書を作成することで、採用開始時の採用稟議書との整合性を確認できるだけでなく、採用した人材の適性を共有してその後のフォロー態勢を整備する上でも重要な役割があります。
【タイミング別】採用稟議書の書き方とテンプレート
採用稟議書を作成するタイミングは主に採用活動開始時と入社決定時の2通りあります。
ここでは、それぞれのタイミングで作成に必要な項目とテンプレートを紹介します。
採用活動開始時
採用活動開始時に人材採用を始めるための承認を得るには、決裁担当者との間で採用計画の全体像を社内で共有することが大切です。
必要項目をまとめたテンプレートは下図を参考にして作成してください。
ダウンロードはこちらからできます。
入社決定時
採用決定時の採用稟議書には最終選考に合格した人物の評価理由と合わせて労働条件なども記載する必要があります。
必要項目をまとめたテンプレートを参考にして作成してください。
ダウンロードはこちらからできます。
承認される採用稟議書を作成するポイント3選
採用稟議書の承認を得るために何度も作成せずに、一度で済ませたいと思う方も多いのではないでしょうか。
そこで、ここでは採用稟議書を作成し、承認を得るために特に重要な解説します。
- 重要な部分をわかりやすく提示する
- リスクやデメリットに対処できていることを示す
- 具体的なデータや見積書を用意する
①重要な部分をわかりやすく提示する
何について書いてあるのか、わかりづらい稟議書は承認まで時間がかかる可能性が高いです。
- 何を見てほしいのか
- どこに承認が必要か
これらをわかりやすく提示するように意識しましょう。
②リスクやデメリットに対処できていることを示す
採用稟議書にはメリットだけでなく、デメリットも記載しましょう。
特に予算については、決裁担当者も注視しています。
なぜ、そのような金額になったのか、具体的な根拠を含めた金額を記載すると良いでしょう。
さらに、注釈として「総額を超える場合には、改めて採用稟議書の承認を得る」などと対処法を記載しておきましょう。
このように、根拠や対策法が明確な稟議書は承認を得やすく作り直しを避けることができます。
③具体的なデータや見積書を用意する
具体的なデータが記載されている資料や見積書を添付しておくことで、確認する側も判断しやすくなります。
特に採用活動の場合、過去のデータを添付することで比較することが可能です。
根拠のある数字を用意することで、稟議書の説得力が増します。
【例文】雇用形態ごとの募集・採用理由
企業の人事はさまざまな理由で人材を採用することでしょう。
採用稟議書の承認を得るには、人材の採用理由が決裁担当者の納得するようなものにする必要があります。
そのためには「なぜ人材採用する必要があるのか」をしっかり言語化し、人材採用メリットとデメリットを提示する必要があります。
ここでは、雇用形態ごとの例文を紹介します。
新卒採用の募集・採用理由例文
現在、新卒採用による人材の数が中途採用を下回り、今後、自社独自の文化を受け継いだ人材減少に懸念が生じている。
採用・育成に時間とコストがかかるが、今後将来企業が成長していくためには自社の文化を1から引き継いだ幹部候補となる優れた人材を確保する必要があるため。
中途採用の募集・採用理由例文
即戦力となる人材を確保することで教育コストの削減と人材不足の両方を解決することができる。
企業文化とのミスマッチによる早期退職のリスクもあるが、中途採用をすることで自社以外のノウハウを知り、新たな発想による事業展開が期待できるため。
派遣採用の募集・採用理由例文
現在、産休・育休等による一時的な人手不足により業務に遅れが見られる。
派遣社員の採用は、一時的な人材補充を低コストで可能にするため。
採用稟議書を作成する際の注意点
「作成した採用稟議書の承認がなかなか得られない4点には気を付けましょう。
- 導入時のメリット・デメリットを提示する
- 記入漏れがないか確認する
- 簡潔な文章表現を心がける
- 期日に余裕を持って提出する
①導入時のメリット・デメリットを提示する
採用稟議書では、その人材を採用したことによるメリットとデメリットを比較した上でメリットが大きいことを伝えましょう。
このようにすることで、採用稟議書の決裁者も納得しやすくなります。
例えば、「人材採用を行うことで業務時間の改善を測ることができる」とメリットだけを書き記すのではなく、次のように記載すると良いでしょう。
「新しい人材を採用する際、業務研修を行う必要があるため、一時的に業務が滞る可能性が考えられる(デメリット)。しかし、新たな人材を採用することで一週間あたり8時間の業務削減することができる(メリット)。」
なお、後に伝えられた情報の印象が強く残る親近効果により、デメリット→メリットの順番で文章を組み立てるとメリットを強く訴求できます。
②記入漏れや重複がないか確認する
採用稟議書に修正指示が出た場合は、情報が不足しているケースが多いです。
また、同じ内容が重複して書かれていると読みづらさを与える可能性があります。
必要な情報が漏れていないか、内容が重複していないかを所属部署に加えて他部署の人にも確認してもらいましょう。
記入漏れや内容の重複による採用稟議書の書き直しはよくあることなので注意してください。
③簡潔な文章を心がける
採用稟議書は多くの決裁担当者が回覧しますが、その中には時間がなく、採用稟議書の中身を精読できない人もいるでしょう。
長い文章で書かれていると、読むのを後回しにしてしまい、承認が遅れる可能性があります。
「箇条書きを利用する」「専門用語は利用しない」など、簡潔で伝わりやすい文書を意識しましょう。
④期日に余裕を持って提出する
採用稟議書を提出する際には、余裕を持って提出するようにしましょう。
採用稟議書は例えテンプレ通りに正しく書いたとしても、必ず承認されるという訳ではありません。
また、繁忙期などは通常以上に時間がかかることもあります。
決裁や修正に時間がかかることを想定し、余裕を持って提出するようにしましょう。
特に採用稟議書に関しては、結果を待っている人もいる応募者もいるので、なるべく早いうちに、承認を得ることを意識してください。
なお、企業規模にもよりますが稟議が承認されるまでの日数は、一般的に数日から10日程度です。
決裁フローが複雑になったときに利用できるサービス3選
企業規模や社内状況にもよりますが、採用稟議書の決裁から承認までには通常、数日〜10日程度かかります。
従来の紙ベースの採用稟議書を使う場合、承認を得るために根回しを行ったり、進捗状況を視覚的に理解しづらいといった問題があります。
加えて、採用稟議書を作成した採用人事担当者が承認が否決された決裁から承認までには様々なムダが存在します。
このような、採用稟議書の決裁から承認までのムダな時間を削減できるのが「ワークフローシステム」です。
ワークフローシステムでは、従来の紙ベースの採用稟議書を電子化して、管理・保管を容易にするだけでなく、承認までのフローを視覚的に確認できたり、テレワークでも決裁を行うことができます。
以下におすすめのサービスを紹介するのでぜひ参考にしてください。
1.《株式会社コラボスタイル》
特徴：
- 専用のソフト・プログラミングが不要
- 30日間の無料お試しが可能
料金：
- 1ユーザー 500円~
- 100ユーザー 要相談
2.《インフォテック株式会社》
特徴：
- スマホ・タブレットの専用画面がある
- 外部サービスとの連携が可能
料金：
- クラウド版：1ユーザー 500円
- パッケージ版 ：50ユーザーライセンス 60万円
3.《住友電工情報システム株式会社》
特徴：
- 柔軟な経路設定で部門利用から全社・グループにも対応可能
- 利用状況データを定量的に可視化・分析可能
料金：
- 楽々WorkflowII 250万円~
- 楽々WorkflowII Cloud 1ユーザー 500円
- 楽々WorkflowII Cloud 環境契約 要見積もり
【参考】住友電工情報システム株式会社「楽々WorkflowII」
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おわりに
採用稟議書の承認を得るためのポイントと例文について解説しましたがいかがでしたか？
スムーズに採用活動を行いたい人事担当者にとって、採用稟議書を1から作成し、社内関係者から決裁を得るという行為は時間がかかり、できるだけ避けたいでしょう。
そんな方にとって本記事のテンプレートや書き方が参考になっていれば幸いです
