採用予定者に向けて内定が決定したことを通知する内定通知書ですが、内容や体裁は企業に委ねられているため「内定通知書に何を記載すればよいのか」とお悩みの採用担当者も多いと思います。
そのような方のために、本記事では、内定通知書で記載するべき項目や送付方法、作成時の注意点などをご紹介しています。
また、弊社で作成しました内定通知書のテンプレート（Word形式）はこちらから無料でダウンロードいただけます。ぜひ併せてご活用ください。
内定通知書とは、企業が求職者に「内定」を伝える書類のことを指します。
発行が法律で義務付けられているわけではありませんが、トラブルを防ぐために送付するのが一般的です。
内定通知書を送付すると、始期付解約権留保付労働契約（＝条件付きの労働契約）が成立したとみなされます。そのため、合理的な理由なく内定を取り消した場合、「解雇権の乱用」と判断される恐れがあります。場合によっては損害賠償や慰謝料を請求されるリスクがあるため、慎重な対応が必要です。
採用活動を行っていくにあたり、様々な書類を発行する機会があります。それぞれに異なる目的があるため、混同しないよう違いを整理しておきましょう。
以下の表は、代表的な書類の目的と、法的効力についてまとめたものです。各書類と内定通知書の違いについて、詳しく解説していきます。
採用通知書とは、求職者が採用になったことを伝える書類です。主な違いは、名前の通り通知内容が「採用」か「内定」かの違いです。
「採用」とは企業が求職者と労働契約を結ぶ前の状態で、求職者が選考に合格したことを指し、「内定」とは企業と求職者の間で入社の合意がとれて、労働契約が結ばれていることを指します。
採用通知書は企業が採用に至ったことを求職者に一方的に伝える書類であり、内定通知書は企業と求職者双方で合意が取れた際に発行する書類です。
このように両者は明確な違いはあるものの、採用通知書は内定通知書と似ていることからまとめて「採用内定通知書」として送付する企業もあります。
内定承諾書とは、学生が内定を承諾し、入社を誓うための書類です。
内定承諾書は内定者に入社意志の有無を確認するための書類であるのに対し、内定通知書は企業が学生に対して内定を通知する書類という違いがあります。
加えて、内定承諾書は企業が独自に発行するものであるため法的効力もありません。しかし、労働契約法第6条の「合意の原則」に基づいて、内定承諾書を介した労働契約は締結されています。
そのため、締結後の内定取り消しは内定通知書と同様に、「客観的に合理的な理由」と「社会通念上相当である」必要があります。
労働条件通知書とは、賃金や労働時間など、労働条件を明示した書類です。労働基準法により、労働条件通知書を使って求職者へ労働条件を明示しなければいけません。
労働条件通知書の交付は労働基準法で定められているため、発行が義務付けられています。
その中でも、絶対的明示事項は原則書面(労働者が希望すれば電子メール等でも可)で交付する必要があります。労働条件通知書に関しては厚生労働省が雛形を用意しているのでぜひ参考にしてください。
【参考】主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式)
雇用契約書は、企業と労働者の間で雇用契約が締結されたことを証明する書類です。雇用期間や業務内容、就業時間が記載されており、双方が署名捺印することでこれに合意したことを証明します。雇用契約書を結ぶことで、正式な雇用関係を結ぶことになります。
雇用契約書は労働条件通知書とは異なり、発行義務はありません。しかし、口頭による「言った・言わない」のトラブルを避けるためにも作成した方が良いでしょう。
内定通知書自体には法的効力はありません。ですが、内定には「始期付解約権留保付労働契約」という、「条件付きの労働契約である」ことを示す法的な意味があります。
これは労働契約(または入社日)まで、労働者と企業のそれぞれが解約権を持っている特別な労働契約のことを指します。そのため、内定通知書を発行しても特別な事情が発生した場合は入社日前の内定取り消し(または辞退)が可能となります。
内定通知書によって、企業と求職者の間に労働契約が成立します。
そのため、内定通知書発行後に企業側が求職者の内定を取り消すことは法的には解雇と同じ扱いとなり、企業が正当な理由なく内定を取り消すことは労働契約法の「解雇権の濫用法理」により、違法・無効と判断される可能性があります。
「では、いかなる場合でも内定を取り消すことができないのか？」というと、そういうわけでもありません。
内定通知書に明示した内定取り消し事由に該当し、企業と求職者の間で取り消し事由に合意があった場合は内定の取り消しが認められます。
▼内定取り消しが認められる例
【参考】厚生労働省『労働契約（契約の締結、労働条件の変更、解雇等）に関する法令・ルール』
結論からいうと、認められます。内定とは「求職者が企業で労働者として働く権利を持つことが認められた状態」のことです。この権利を行使するかは求職者に委ねられます。
企業が求職者を選ぶだけではなく、求職者も企業を選んでいるということを忘れず、採用した人材に自社への入社意思を固めてもらう必要があります。内定を出して終わりではなく、内定を出した求職者に選んでもらえるように工夫をしていきましょう。
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内定通知書の体裁に法的な規定がないため、決まった書き方はありません。ここでは、内定通知書に必要な記載事項をご紹介します。
▼内定通知書の記載事項
| 記載事項 | 書き方 | 例文 |
|
日付 |
用紙の右上に内定確定日、もしくは通知書の送付日を記載する | 令和○年○月○日 |
| 求職者氏名 | 日付けの次の行に左詰めで記載 | ○○ ○○様 |
| 採用試験参加のお礼 | 採用試験に参加してくれたことへのお礼を記載 | この度は弊社の新卒採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。 |
| 内定通知文 | 内定を通知する旨を記載 | 厳正な選考の結果、貴殿の採用が決定いたしましたので、ご通知申し上げます。 |
| 返送が必要な書類の説明（種類・期限） | 返送が必要な書類と、記入してほしい内容、返送の期限を記載 | つきましては、以下書類を同封いたしました。必要書類に記入、署名・捺印のうえ、○月○日にご返送くださいますようお願いいたします。 |
| 入社日 | 令和〇年〇月〇日という形で記載 | 令和○年○月○日 |
| 同封書類の説明 | 同封した書類の名称を正確に記載 | 入社承諾書 労働契約書 身分保証書 |
| 書類の提出期限 | 改めて書類の提出期限を記載 | 令和○年○日 必着 |
| 内定取り消し事由の説明 | 通知書を送付後、どのような場合に内定を取り消す可能性があるのかについて記載 | 本状送付後、および必要書類をご返送いただいたのち、以下の事項に該当する事柄が判明・発生した場合は内定を取り消す場合があります。…（以下具体例） |
| 社名 | 社名の正式名称を記載 | 株式会社○○ |
| 採用担当者の連絡先 | 採用担当者の氏名電話番号、メールアドレスを記載 | 新卒採用担当 ○○ 電話番号： メールアドレス： |
また、内定通知書に給与を記載することも可能ですが、労働条件通知書として別途で通知することが一般的です。
本章では、記載事項が書かれている内定通知書のテンプレートをご紹介します。無料でダウンロードしていただけるので、ぜひご活用ください。
採用関連書類をまとめてダウンロードしたい方は、弊社が独自に作成したテンプレートをこちらからダウンロードいただくのがおすすめです。
▼この資料からダウンロードできるテンプレート
必要事項をご記入のうえ、ご活用ください。
ここまで、様々な書類について解説しましたが、採用を決めた人材に渡す書類はどのように送付すれば良いのでしょうか。ここでは、書類の3つの送付方法とそれぞれの注意点について解説します。
▼書類の送付方法
メールの場合、他社のメールと混じってしまう可能性もあるので、シンプルでわかりやすい件名や差出人にしましょう。それから、求職者は毎日メールをチェックするとは限りません。最終面接時に、内定通知はメールで送ることを伝えておくと安心でしょう。
▼メールで内定通知書を送る場合に注意したいこと
そのままコピーして使えるテンプレートは以下の通りです。
そのままコピーして使えるテンプレートは以下の通りです。
宛先 ※重要※【株式会社▲▲】内定通知書の送付 ○○様 先日はお忙しい中、 弊社の採用試験にお越しいただき誠にありがとうございました。 株式会社▲▲、採用担当の○○です。 厳選なる審査の結果、 ○○様の内定が決定いたしましたのでここに通知いたします。 また、入社手続きに必要な書類に関しましては、 別途ご連絡をさせていただきます。 ○○様と働ける日を社員一同心待ちにしております。 以上、メールにて恐縮ではございますが 取り急ぎご連絡申し上げます。 ──────────────────────── 株式会社▲▲人事部採用第一グループ ○○ 住所：〒111-1111 東京都～～ TEL：000-1111-2222 ／ FAX：000-1111-2222 URL：https://www....co.jp Mail：abcd@abcd.co.jp ────────────────────────
郵送の場合、郵便物が取り扱われている際に生じる不足の事態によって内定者に内定通知書が届かないことを防ぐ必要があります。そのため、郵便物が無事に配達されたことを追跡できる簡易書留を使って郵送した方が良いでしょう。
また、返信用封筒に自社の名前、住所や切手をあらかじめ貼っておくことで、求職者の手間も省けます。
▼郵送で内定通知書を送る場合に注意したいこと
内定通知書を郵送する場合は、以下の4点を同封することが基本です。
▼内定通知書郵送時に同封するもの
学校宛てに内定通知書を送る場合は、宛先に学校名を入れ、窓口となっている担当者や教師の名前を記載しましょう。わからない場合は学校名の後に「御中」と記載し、件名を「内定者決定のお知らせ」と、学生を推薦したことへの感謝を伝えましょう。
もし、不採用となった場合でも、不採用者の名前、そして不採用理由については面談で伝えることも記載します。
内定通知書は、送付して終わりではありません。送付後の運用手順を確立させておくことで、円滑に進めることができるでしょう。
▶目安：当日～翌営業日
先述した内定通知書等の送付方法を参考にし、できる限り早く内定連絡を行いましょう。
なお、選考結果の決定に1週間以上かかることが見込まれる場合は、あらかじめ候補者に伝えておくことで不安や企業への不信感を軽減することができるでしょう。
▶目安：1～2週間程度
候補者は複数の企業を受けていることがほとんどです。納得できる意思決定をしてもらうためにも、短すぎる承諾期限の設定は避けましょう。
候補者の状況にも配慮しながら、具体的な日時を伝えることが大切です。
▶目安：期限2～3営業日前
承諾期限が近づいたら、候補者へ状況確認や不明点がないかを確認する連絡を行いましょう。回答期限を忘れているケースや、不安を抱えたまま判断を迷っているケースもあるためです。
また、候補者から期限延長の相談があった場合は、状況に応じて柔軟に対応することも大切です。延長する際は新たな回答期限を明確に設定し、その間も適度にコミュニケーションを取りながら、不安や疑問を解消できるよう努めましょう。
実際に、株式会社マイナビの調査では、内々定を得た企業からの「入社を決意した一言」について以下のような回答が寄せられています。
＜学生の嬉しかった体験談＞
・面接前の待機時間に、案内担当の事務の方と雑談をしていた時、「大切に育てます」と言われたこと。（文系女子）
・私たちは内々定を出したあとは選ばれる側です。あなたが弊社に入りたいと本気で思えたら承諾の連絡をください。（文系男子）
内定者フォローの具体的な方法や、実際に内定者が「嬉しかった」と感じた施策について知りたい方は、以下の記事もぜひご覧ください。
【参考】内定者フォロー事例15選｜内定者が嬉しかったと感じる施策とは？
内定承諾後は、必要書類の回収状況を確認するとともに、内定式や入社前研修など今後のスケジュールを案内しましょう。
また、懇親会や面談などの機会を設けることで、入社までの不安を軽減し、安心感の醸成にもつながります。必要に応じて、保護者や家族向けの資料を送付することも有効です。
給与や勤務地など、労働条件に変更が生じる可能性がある場合は、入社前に改めて内定者と認識をすり合わせておきましょう。
条件に関する認識の違いは、入社後のトラブルにつながる可能性があります。変更点がある場合は理由も含めて丁寧に説明し、双方が納得した状態で入社を迎えられるようにすることが重要です。
内定通知書を発行するにあたり、以下の内容から注意しておくべき点について解説します。
▼内定通知書を作成する際に注意すべき点
内定通知書を交付するにあたって、決定している労働条件は正確に記載しましょう。未確定の情報や、変更予定の可能性がある条件を記載すると、トラブルにつながる恐れがあります。
▼具体的な条件例
入社後に確定する項目については、「詳細な労働条件は、入社時に交付する労働条件通知書をご確認ください。」「その他の事項については、当社の就業規則および各種規程に基づきます。」といった表現でも可能です。
内定通知書には、内定承諾書の返送期限や内定承諾期限、内定取り消し事由を明記しておきましょう。内定通知書の送付後は「始期付解約権留保付労働契約」が成立したとみなされるため、企業が自由に内定を取り消すことはできません。
ただし、客観的に合理的かつ社会通念上相当と認められる理由がある場合には、内定取り消しが認められることがあります。
あらかじめ返送期限や内定取り消し事由を明記しておくことで、認識の違いによるトラブルを防ぎやすくなります。
▼具体的な内定取消事由
「採用人数が想定より多くなった」「より優秀な応募者が見つかった」といった企業側の都合による理由では、原則として内定取り消しは認められません。場合によっては内定者とのトラブルに発展する可能性があるため、慎重に対処しましょう。
【参考】厚生労働省『確かめよう労働条件「採用の内定・内々定について、取消や辞退する場合の注意点」』
内定通知書の表現には十分注意が必要です。
前述のとおり、内定通知書を送付すると、「始期付解約権留保付労働契約（条件付きの労働契約）」が成立したとみなされます。一方で、一定の条件のもとでは内定取消しが認められる場合もあります。
そのため、「採用決定」や「採用確定」といった表現を用いると、内定者が「雇用契約が完全に成立した」と受け取る可能性があります。
内定通知書は、あくまで内定を通知する書類です。誤解を防ぐためにも、「正式な労働条件は入社時に交付する労働条件通知書によります」など、正式な雇用条件は別途通知する旨を記載するとよいでしょう。
問い合わせ先と担当者を内定通知書内で明記することで、内定者が質問や確認事項があった際に対応がしやすくなります。求職者の不安を解消することは会社に対する信頼感を高め、さらに、丁寧な対応をすることで入社意欲を向上させることができるでしょう。
内定通知書は、記載内容を十分に確認したうえで、できるだけ早く送付しましょう。宛名や入社日、給与などに誤りがあると、内定者との認識の相違やトラブルにつながるおそれがあります。
また、郵送の場合は同封書類に漏れがないか、メールの場合は添付漏れや送信先アドレスに誤りがないかも必ず確認しましょう。送付前の最終確認を徹底することで、ミスを防ぐだけでなく、内定者に安心感を与えることにもつながります。
ここからは内定通知書に関してよくある疑問について、Q＆A形式で解説していきます。
内定通知書の送付時期は、新卒採用の場合10月1日以降に送付することが多いです。
内定を出したことを証拠として残しておくために、10月1日以降に速やかに送付しましょう。
基本的には応じることが一般的です。
内定通知書は、大学や奨学金機関、または賃貸の契約などで提出が求められることがあります。再発行する際は、初回に発行した通知書と混乱しないよう再発行日を記載するとよいでしょう。
また、郵送・メール送付など手段を相談のうえ決定することが望ましいです。
状況に応じて柔軟に対応するのがよいでしょう。学生が他社選考との兼ね合いや家族の相談などで、意思決定に時間を要することはよくあります。
企業としては内定辞退のリスクもあるため不安になるところですが、理由が明示されている場合一度は延長を認めるとよいです。
ただし、返信が来ないことを防ぐために、延長の具体的な期限を設けることが必要です。同時に、期限を過ぎても返信がない場合は内定取り消しの可能性もあることも含め、誠実に伝えましょう。
原則として、内定通知書発行後の労働条件の変更は避けるべきです。
内定通知書は、企業と内定者の間での労働契約の事前合意の一部とみなされるため、内容の変更はトラブルの原因になります。
特に給与・勤務地・勤務時間などの重要事項の変更は、内定辞退や信用問題にもつながりかねません。
一方で、学業の都合による入社日の変更や健康上の理由での勤務時間の調整など、学生から要望があった場合、対応できる範囲で変更してもよいでしょう。
口頭での内定通知も、法的な効力があります。
採用内定の通知が行われ、内定者が承諾した時点で労働契約が成立するとみなされます。しかし、口頭での内定通知のみだと、言った・言わないのトラブルが発生しやすいです。
そのため、企業は内定通知書を交付するとともに、労働条件通知書などの書面で労働条件を明示することが望ましいでしょう。
【参考】厚生労働省『採用内定時に労働契約が成立する場合の労働条件明示について』
内定通知書を発行後の内定取り消しは、企業側から一方的に行うことは難しいです。
採用内定後の取り消しは解雇にあたるため、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当である場合にのみ可能です。
▼考えられる内定取消事由
「経営状況の悪化」による採用内定取り消しにあたっては、整理解雇の4要素を踏まえて有効性が判断されます。
▼整理解雇の4要素
【参考】厚生労働省『確かめよう労働条件「採用の内定・内々定について、取消や辞退する場合の注意点」』
内定通知書の送付は、法律で義務付けられているわけではありません。
しかし、発行しておくことでトラブルを防ぎやすくなるため、送付するのが一般的です。
内定通知書を交付しておけば、内定を通知した日付や採用条件、入社予定日などを記録として残せるため、万が一トラブルが発生した場合の証拠としても役立ちます。また、内定者にとっても労働条件や今後の手続きを書面で確認できるため、安心して入社準備を進められるでしょう。
なお、内定通知書の交付とは別に、企業には労働条件を明示する義務があります。内定時に労働契約が成立する場合は、労働基準法第15条および労働基準法施行規則第5条に基づき、労働条件を明示する必要があります。そのため、内定通知書とあわせて労働条件通知書を交付したり、内定通知書に労働条件を記載したりする企業も少なくありません。
このように、内定通知書の発行自体は義務ではないものの、企業・内定者双方の認識をそろえ、採用に関するトラブルを未然に防ぐためにも、作成・送付することが一般的です。
【参考】厚生労働省『確かめよう労働条件「採用の内定・内々定について、取消や辞退する場合の注意点」』
契約社員に対しても、内定通知書を発行することが望ましいでしょう。
法律上、契約社員への内定通知書の交付義務はありませんが、採用条件や入社までの手続きを明確に共有するため、多くの企業では正社員と同様に発行しています。
雇用形態を問わず、書面で意思疎通を行うことで認識の相違やトラブルを防ぎやすくなります。
採用書類作業だけではなく、内定者のフォローや内定辞退防止策まで手を回すのは大変ですよね。限られた時間の中で採用効率を上げるためには、自社の課題に合うサービスを導入することがおすすめです。
Matcher Scoutなら、学生へのスカウト送信から面談調整、候補者管理まで効率化できるため、採用工数を削減できます。その結果、採用書類の作成や内定者フォローなど、本来注力すべき業務により多くの時間を割けるようになります。
Matcher Scoutとは、採用担当者の煩雑な業務負担を極限まで削減した新卒採用向けのダイレクトリクルーティングサービスです。OB・OG訪問アプリ「Matcher」に登録している学生の中から、採用要件にマッチした学生に弊社の担当者が代理でスカウトを送信します。
Matcher Scout をおすすめする理由
以上の理由より、工数をかけずに効率的な採用活動を行うことができます。弊社の担当者と一緒に採用活動を成功させませんか？
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【サービス説明資料】3分でわかるMatcher Scout
【導入事例】運用負荷は一番少ない。「効率的」に「会いたい学生」に会えるツール
内定通知書は単に内定を告知するためのものではなく、応募者に対して入社してほしいという気持ちを伝えるものでもあります。この記事で基本的な構成や注意点を理解し、テンプレートを活用しながらよりよい採用活動につなげていただければ幸いです。