【新卒】内定通知書とは?書き方を簡単解説|テンプレート付き
2023/08/08

内定が決定した採用予定者に向けて送付する、内定通知書。

内定通知書は発行する義務はありませんが、求職者に入社してもらうためには重要なものです。

加えて、内定通知書は法的効力を持った書類です。

しかし、内容や体裁は企業に委ねられているため「内定通知書に何を記載すればよいのか」とお悩みの採用担当者もいるかもしれません。

そのような方向けに内定通知書の記載内容をテンプレートと共に解説します。

その他通知書との違いについても解説していますので参考にしてください。

新規CTA

内定通知書とは

通知書のイメージ求職者からの内定承諾を確認できたとき、就職の際は「内定」が成立します。

内定が成立したことを伝えるために発行されるのが、内定通知書です。

一般的に、内定通知書は単体ではなく、後に説明する労働条件通知書(雇用契約書)が同封されることが多いです。

なお、内定通知書には法律上の発行義務はありませんが、内定通知書によって内定を通知したことに対しては法的効力が発生します。

そのため、内定通知書発行以降は正当な理由なく内定を取り消しできなくなります。

内定通知書の記載事項

内定通知書の体裁に法的な規定はありませんが、通知書には以下の内容を記載するとよいです。

  • 日付
  • 求職者氏名
  • 社名
  • 採用試験参加のお礼
  • 内定の通知
  • 入社日
  • 同封書類説明
  • 返送必要な書類の説明(種類・期限)
  • 採用担当の連絡先
  • 内定取消条項

内定通知書テンプレート

このまま使える内定通知書のテンプレートを作成しましたので是非お役立てください。

                            令和●年●月●日
●● ●●●様

                 内定通知書

拝啓
この度は弊社の新卒採用選考にご応募いただき、ありがとうございました。
また先日は最終選考にご足労いただいたこと、重ねてお礼申し上げます。

厳正な選考の結果、貴殿の採用が決定いたしましたので、ご通知申し上げます。
つきましては、以下書類を同封いたしました。

必要書類に記入、署名・押印のうえ、 
●月●日までにご返送くださいますよう、お願いいたします。
                                敬具

                 記
1.入社日
 令和●年●月●日

2.同封書類
 入社承諾書
 労働契約書
 身分保証書

3.提出期限
 令和●年●月●日 必着

4.内定取り消し事由
本状送付後、及び必要書類をご返送いただいたのち、以下の事項に該当する事柄が判明・発生した場合は内定を取り消す場合があります。

重大な経歴の詐称が判明した場合
犯罪を犯す、もしくは犯したことが判明した場合
業務上支障をきたす重篤な病気であることが判明した場合
入社日までに現在在籍している教育機関を卒業できない場合                                
以上

質問やご不明点等ございましたら、下記までご連絡ください。


株式会社●●●●
新卒採用担当
電話番号:●●●-●●●●-●●●●
メールアドレス:●●●●@●●●●

新卒の内定通知書における注意点

内定通知書を発行するにあたり、注意しておくべき点について解説します!

①内定通知書においては労働条件を明示する必要性がある

内定通知書によって、労働契約が成立する場合には、労働条件を明示しなければなりません。

これは労働基準法第15条に規定されています。
詳しくは、厚生労働省が出している詳しくは厚生労働省が労働基準法について詳しく解説しているページをご覧くださいをご確認ください。

労働条件では、具体的に何を明示しなければならないのかを下記にまとめました。

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【出典】厚生労働省ホームページ

②1週間以内に通知する

内定通知書は、遅くても1週間以内には送付するようにしましょう。
内定の通知が遅くなると、求職者の入社意欲が下がる可能性があるからです。

新卒入社を予定している求職者は、複数の企業の選考を受けており、最終的な就職先を決めるためにも、結果を早く知りたいと考えています。

内定が早く決まったからという理由で、入社を決める求職者もいるでしょう。

内定辞退を防ぐためにも、内定通知書は1週間以内を目途に送るようにしましょう。

③正しい住所・氏名で送る

当たり前のことですが、正式な書類を送る際に、間違いがあっては失礼です。

十分にチェックを行ってください。

④内定通知書への社印の押印はなくてもよい

内定通知書に社印の押印はなくても、問題ありません。

雇用契約は民法の解釈上では、口頭のみでも成立するとされているためです。

ただ注意点として、コピーなど内定通知書の偽書が出回る危険性があります。

安全を担保するという意味で、社印や通し番号の割り振り、人事部長印などをしておくといいでしょう。

⑤一般的には内定通知にはメールと書類の両方を用意する

内定通知はメールと書類の両方を用意しておくことが一般的です。
メールだけだと求職者側は、他のメールと混ざって見落としてしまう可能性があります。
反対に、書類のみであるとメールと比較して届くまでの時間が遅いです。
両方用意しておくことで、それらのトラブルを未然に防ぐことが可能です。

採用にかかわるその他通知書

採否を通知する各通知書を紹介します。

採用通知書

内定通知書と混同される書類ですが、出すタイミングや目的が異なります。

通知書は企業側に発行義務がないため、書類で出さず、メールや電話で済ます企業も増えています。

しかし、記録を残したい等の目的をもって発行される企業もあります。

採用通知書を発行する目的

採用通知書は本来企業側が求職者へ採用したい、ぜひ入社してほしいという思いを伝えるための書類です。

そのため、まず選考を通過した方へ最初に送るのはこの採用通知書です。

最近は選考通過後、「内定」の流れになるため、採用通知と同じタイミングで内定通知書を発行する企業もあります。

採用通知書の記載事項

  • 日付
  • 求職者氏名
  • 社名
  • 代表取締役氏名
  • 採用試験参加のお礼
  • 採用決定通知
  • 同封書類説明
  • 入社日
  • 返送必要な書類の説明(種類・期限)
  • 採用担当の連絡先

3つの書類の記載事項の画像

不採用通知書

採用通知書の逆に、不採用を通知する書類です。就活の際誰でも1度は見たことがあるであろう

「厳正なる選考の結果、誠に残念ながら、今回は貴意に添いかねる結果となりました。」

とかかれた書面のことです。採用通知の倍以上送ることもあるため、メールや電話で済ます企業が多いですが、受け取った履歴書やポートフォリオを返却する際に、同封することがあります。

不採用通知書の記載事項

  • 日付
  • 求職者氏名
  • 社名
  • 代表取締役氏名
  • 採用試験参加のお礼
  • 不採用の通知
  • 採用担当の連絡先

労働条件通知書(雇用契約書)

労働基準法により、企業は内定を出す際(採用するとき)に、求職者へ労働条件を明示する必要があります。このときに用いられるのが、労働条件通知書です。

労働条件通知書の記載事項

  • 労働契約期間
  • 就業場所
  • 業務内容
  • 就業時間(始業・終業時間)
  • 休日・休暇について
  • 賃金について
  • 退職に関する事項
  • 保険制度

通知書を出す順序

以上をおさらいして、通知書を出す順序を説明すると、

選考後採用決定
→採用通知書(内定承諾書と労働条件通知書を同封)
→求職者から内定承諾を確認
→内定成立
→内定通知書(+雇用契約書)

の流れになります。

メールや電話で採用・内定通知を済ませていたとしても、労働条件通知書は書類を発行する必要があるので、要注意です。

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まとめ

内定通知書は単に内定を告知するためのものではなく、求職者に対して入社してほしいという気持ちを知らせるものでもあります。

内容に間違いがあると、せっかく内定を出した就活生から不信感を抱かれ、最悪の場合辞退されてしまうかもしれません。

学生に入社したいと思われる会社になる第一歩として、会社の入り口である採用の現場から、丁寧な対応の仕方を考えてみてはいかがでしょうか。