「社内で急な欠員が発生し、欠員補充をしなければならないが、何から始めればいいかわからない」とお困りの採用担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、欠員が起こる原因と対策やすぐに採用できる欠員補充の方法、そもそも欠員を防ぐための対策についてご紹介します。
欠員補充とは、社員の急な退職や休職によって社内に欠員が発生した際に、そのポジションを埋めるために新たな人材を採用することです。
発生した欠員をそのままにしておくと、会社としての生産性が下がるだけでなく、ほかの社員の業務量が増え、さらなる退職者が発生してしまう場合もあります。欠員が発生した場合は速やかに対応することが大切です。
欠員が起きる原因として、大きく分けて3つのパターンに分けられます。
▼欠員が起きる3つのパターン
本人都合による欠員は、従業員が自ら退職を選択するパターンです。株式会社マイナビが2024年に転職した人を対象に行った調査によると、本人都合による退職理由ランキングは、以下の通りになりました。
▼転職を決意した理由ランキング
ここから、給与や待遇はもちろん、そもそもの仕事内容や職場の人間関係など、幅広い理由で退職を決意していることがわかります。
【参考】株式会社マイナビ『転職動向調査2025年版（2024年実績）』
また、そのほかにも自己都合による欠員の原因として以下があげられます。
▼本人都合による欠員で多い原因
会社都合による欠員は、会社の事情によって従業員が退職するパターンです。例えば会社都合による欠員の原因として以下があげられます。
▼会社都合による欠員
自己都合・会社都合による欠員以外にも、その他の要因により欠員が発生するパターンがあります。具体的には以下があげられます。
▼その他の要因による欠員
自己都合や会社都合による欠員は、多くの場合企業の努力のみで防ぐことはできません。実際にこれらの要因によって欠員が起こることは稀ですが、可能性としては考えられるでしょう。
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では欠員が起こった場合、企業はどのような影響を受けるのでしょうか。欠員を長期的に放置して補充されていない場合、以下のような影響が考えられます。
▼欠員が企業に与える影響
欠員が起こると対応できる社員が減るため、業務をこなすことに精一杯になり提供サービスの質が低下することが考えられます。
欠員が発生するなかで顧客への対応スピードや丁寧さを維持するのは大変でしょう。しかし、サービスの質の低下が目立つ場合、クレームや契約解除のリスクも高まります。
また、サービスの質が下がると企業のブランディングにも悪影響を及ぼす可能性があるでしょう。
欠員が起こるとその仕事を既存社員が行わなくてはならなくなります。通常業務以外にカバーしなくてはならない業務が増加すると、長時間労働や休日出勤など過重労働が懸念されます。
さらに、過重労働によって心身が疲弊することで集中力が下がり、業務全体で生産性が低下することも考えられるでしょう。
加えて、過重労働・生産性の低下によってさらなる離職が高まる可能性も懸念されます。
サービスの質の低下・生産性の低下が発生すると、売上が減少する可能性があります。特に営業職のような属人的な業務は、クライアントと社員の関係性によって売上を生み出す側面があるため、売上を保つことが難しい場合が多いです。
欠員によって顧客満足度の低下が発生した場合、競合他社に顧客が流れてしまうリスクも高まるでしょう。
欠員による過重労働によって疲弊した社員が離職したり、社員が口コミサイトに会社の状況を書いたりすることで、就活生や転職希望者が企業の状況を知ることになります。
長時間労働や休日出勤は採用市場のなかで避けられる傾向があるため、就職希望者の低下が懸念されるでしょう。
加えて、欠員を補充するために人材紹介会社の利用や面接等の時間が発生するため、採用コストが増加します。
ここまで紹介した内容は、欠員が長期的に補充されなかった場合に起こることが懸念されることです。欠員が発生した際に迅速に補充する対応を取ることで、会社への悪影響は最小限に抑えることができるでしょう。
次の章で欠員が起こったときの対応手順について解説していきます。
欠員が発生した場合の対応手順は以下の通りです。
▼欠員補充の対応手順
【STEP1】現状を把握する
【STEP2】人員の再配置を行う
【STEP3】欠員補充のために採用活動を行う
【STEP4】今後の欠員対策を行う
欠員が発生した場合はまず初めに欠員が発生した業務の状態を素早く正確に把握する必要があるでしょう。具体的に確認するべきポイントは以下の通りです。
▼欠員が発生したら把握するべきこと
まずはじめに、退職者が担っていた業務をなるべく具体的に確認しましょう。そのうえで、どの業務を優先的に他の社員に引き継がなくてはならないのか、優先順位を明確にします。
また、欠員が出たことで、他の社員の負担が大きく増えていることが考えられます。負担が特定の社員に偏っていないかしっかりと確認する必要があるでしょう。
現状の把握が終わったら、人員の再配置を行います。欠員が発生してから欠員補充が完了するまでの期間は社内リソースの再配置によって退職・休職した社員の業務を代行する必要があります。
STEP1で明確にした業務を担うために必要なスキルや、優先的に引き継ぐべき業務を踏まえて人員の再配置を行いましょう。その際、特定の社員に負担が偏りすぎないよう、配慮し、都度フォローできるようにしましょう。
一時的な人員の再配置を終えたら、すみやかに欠員補充のための採用活動を開始しましょう。
欠員補充のための採用方法は、主に以下の3つが挙げられます。
▼欠員を補充する方法
それぞれの採用方法については、「【すぐに採用できる】欠員を補充する方法」の章で詳しく解説しています。採用方法が決定したら、以下の方法で採用を行っていきましょう。
▼欠員補充のための採用活動の手順
まず初めに、欠員補充のために採用したい人材の採用要件を再確認しましょう。具体的には、どのようなスキルや経験を求めるかを検討します。
その際、初めから前任者と同程度のスキルを求めると採用が難航してしまう可能性があります。そのため、「必須条件」と「歓迎条件」に分けて採用要件を検討することが大切です。
入社までに備えていてほしい「必須条件」と、できれば備わっていてほしいが入社してからの取得でも可能である「歓迎条件」を設定し、柔軟な採用活動を行うようにしましょう。
採用要件が決定した後は、採用スケジュールを決定します。いつまでに人材を採用したいかを明確にすることで、採用手法の策定に活かすことができます。
また、採用までのスピード感を意識しすぎると、採用コストが増大してしまう場合があります。スケジュールと予算のどちらを重視していくべきか決定するようにしましょう。
最後に採用手法を検討します。先ほど決定した採用スケジュールに合わせて、採用手法を検討しましょう。主な採用手法としては、以下の通りです。
スピード感を意識する場合は、企業側から求職者にアプローチできるダイレクトリクルーティングサービスの使用がオススメです。スピーディーに採用できるだけではなく、優秀で自社にマッチした人材を採用しやすいでしょう。
コストをかけずに採用したい場合は求人サイトへの掲載がオススメです。比較的少ないコストで多くの人材にアプローチすることが可能でしょう。
また、工数をかけずに優秀な人材を採用したい場合は人材紹介サービスの利用がオススメです。出会える求職者の量は少ないですが、工数をかけずに質の良い人材に出会うことができます。
欠員補充のための採用活動を終えたあとは、今後長期的に欠員が発生しないための対策を行いましょう。
今後の欠員対策のために行うべきことは以下の通りです。
▼今後の欠員対策のために行うべきこと
まず初めに、今回欠員が発生してしまった原因を分析します。現場の社員にヒアリングをしたり、可能であれば退職した社員と面談を行い、ヒアリングしたりできると良いでしょう。
欠員が発生した原因を特定した後は、それらに対する改善案を検討します。例えば退職理由が、「過度な残業」や「休暇の取りにくさ」などの職場環境であった場合は、職場環境の改善に努めると良いでしょう。
ここまで欠員補充の対応手順について解説していきましたが、実際にどのような媒体を用いて欠員の補充をしていけばよいのでしょうか。すぐに欠員を補充できる方法と、それぞれで利用できる媒体について解説していきます。
▼欠員を補充する方法
社内異動は、コストがかからないため最も行いやすい手段だといえます。会社の既存社員はすでに企業のカルチャーに慣れていることからも社風によるミスマッチも発生しにくいでしょう。
社内で異動制度を設けることで、社員は希望の部署で働く可能性が高まりモチベーションの向上が見込まれるほか、欠員を満たすことができます。
一方で、社内異動によって異動元の欠員が発生するリスクもあり、長期的な人材計画と照らし合わせて行う必要があります。
さらに、社内異動は社員や部署が多い企業であれば成立するものの、社員数や部署の少ない企業では実施が困難になることもあるでしょう。
中途採用を行うことも欠員補充の方法の1つです。中途採用は職務経験があるため、求めている業務の知識や経験を持っていることが多いです。そのため、即戦力としてスムーズに業務に取り組むことができるでしょう。
一方で人材が不足している現在の労働市場ではスキルの高い人材の採用競争は非常に激しいほか、中途採用はコストが高くなりやすい点が懸念点としてあげられます。また、転職者は過去に退職経験があるため、人材が定着しない可能性もあります。
長期的に定着する人材を採用したい場合は、自社とのカルチャーマッチも選考要素に組み込むとよいでしょう。
以下では、中途採用でスムーズに人材を採用できる大手サービスを2つ紹介します。
▼中途採用で利用できるサービス
初期費用がかからない完全成功報酬型のサービスのため、採用コストを抑えることを重視している人事担当者様にとって使いやすいサービスといえるでしょう。
幅広い職種の人材をアドバイザーがスピーディーに紹介するため、早急に欠員補充を行いたい場合におすすめのサービスです。
【参考】リクルートエージェント
ハイクラス層が多く登録しているため、専門性の高い人材を欠員補充したい場合におすすめです。
【参考】ビズリーチ
欠員が出たポジションを業務委託することも有効です。業務委託によってエンジニアやマーケターなどのプロフェッショナル人材をスムーズに補充することができます。
先述の通り、中途採用ではプロフェッショナル人材ほど競争率が高く、すぐに採用に至らない可能性もあるため、中途採用よりもスピーディーに専門性の高い人材を採用したい場合は業務委託・フリーランスの活用がおすすめです。
一方、契約期間が定められていることが一般的なため長期的な戦力になりにくいこと、契約終了後に社内ノウハウが蓄積しにくいという懸念点もあげられます。
スムーズに業務委託・フリーランスの採用が可能なサービスとして、HighClassを紹介します。
登録している人材の専門領域は営業・マーケティングが全体の4割を占めており、事業開発・クリエイティブ系が約2割と次に多い割合を占めています。
また、プロジェクト等によって柔軟に業務時間に対応することが可能なほか、面談から最短3日で業務に参加することが可能です。さらに、フリーランス側からの辞退率は平均4％と、非常に低いことも特徴です。
営業・マーケティングやクリエイティブ系で人材を探しており、スピーディーに即戦力を採用したい人事担当者の方におすすめのサービスです。
【参考】HighClass
空いたポジションの次の担当が決まるまでの間の人材を補充したい場合は、派遣社員の採用がおすすめです。
派遣社員は契約期間や業務内容を明確にしたうえで採用するため、一時的な欠員補充や次の担当が決まるまでの採用として活用しやすいという特徴があります。
実務経験のある人材が派遣されるケースもあるため、中途採用・フリーランス同様に即戦力として活躍できるでしょう。
一方、派遣社員は契約期間が限定されているため、長期的な欠員補充には向いていません。派遣社員の活用はあくまで一時的なものと位置づけ、並行して正社員の募集や新卒採用の準備を進めることが大切です。
ここまですぐに採用できる欠員補充の方法をご紹介してきましたが、そもそも欠員を防ぐためには、自社とマッチした人材を採用し、ミスマッチを防ぐことが根本的な解決につながります。
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ここまで、欠員補充の手順をご紹介しました。本章では、欠員補充における採用活動を成功させるためのポイントについてご紹介します。
▼欠員補充における採用を成功させるポイント
欠員補充のために採用活動を行う場合は、求人票の募集理由の書き方を工夫する必要があります。欠員中のために募集していたとしても、単にそのまま記載するのではなく、ポジティブな言い回しを使用することが大切です。
▼求人票の募集理由のポジティブな記入例
後任者としてよりマッチした人材を採用するためには、募集ポジションの業務内容を具体的に記入する必要があります。
募集ポジションにおける採用を成功させるためには、応募者が募集ポジションについて詳しく理解できるように業務内容を記入する必要があります。業務内容やチーム構成、職場の雰囲気など、できるだけ詳細な説明を心掛けましょう。
採用基準を明確にすることも重要です。
欠員補充だからといって、前任者と同じスキルを持った人を採用すれば良いというわけではありません。「欠員補充の対応手順」の章で解説したように、設定した採用要件をもとに採用基準を整理し、面接官の間で採用基準のズレがでないようにしましょう。
欠員補充を達成できた場合、採用後はオンボーディングを実施しましょう。オンボーディングとは、新たに採用した人材が円滑に業務をこなせるように、既存社員がサポートするプロセスです。
新たに入社した人材がすぐに活躍できるよう、オンボーディングでサポートを行うことが大切です。以下の準備を踏まえて、オンボーディングを実施していきましょう。
▼オンボーディングの準備としてやるべきこと
ここまで、欠員補充の対応方法や、欠員補充のための採用活動を成功させるコツをご紹介しました。本章では、欠員を出さないための対策を、欠員の原因別にご紹介します。
厚生労働省が実施した調査によると、2024年の一般労働者の離職率は6.8％でした。また、令和3年度に大学を卒業し就職した学生のうち、入社後3年以内の離職率は34.9％でした。
ここから入社3年以内の若者を中心に多くの人が毎年離職していることがわかります。
【参考】厚生労働省「― 令和６年上半期雇用動向調査結果の概況 ―」
【参考】厚生労働省『新規大卒就職者の離職状況（令和３年３月卒業者）』
では、新入社員はどのような理由で早期退職をするのでしょうか。入社3年未満で退職した新入社員の退職理由は以下のようになりました。
▼新卒で就職した会社の退職した理由
ここから、新入社員の早期離職が多い場合は、職場の人間関係や仕事内容に早期退職の原因があることが考えられます。
【参考】株式会社スタッフサービス・ホールディングス『新卒3年未満で正社員を退職した若年層の意識調査』
これらの原因を踏まえた、新入社員の早期退職による欠員を防ぐための対策は以下の通りです。
▼新入社員の早期退職による欠員を防ぐための対策
株式会社マイナビが行った調査によると、40代における早期離職（入社後半年以内）の理由は以下のようになりました。
▼40代における離職の理由
ここから、中堅社員の退職理由としては、人間関係よりも仕事内容そのものや、会社の安定性など業務についての不満が原因として挙げられます。
これらの原因を踏まえた、中堅社員の退職による欠員を防ぐための対策は以下の通りです。
▼中堅社員の退職による欠員を防ぐための対策
【参考】株式会社マイナビ『転職動向調査2025年版（2024年実績）』
ここまで、欠員補充の対応方法や、欠員を出さないための原因別の対策をご紹介しました。本章では最後に、欠員を防ぐために日頃からできることについてご紹介します。
▼欠員を防ぐために日頃からできること
1つ目があらかじめ採用手法を選定しておくことです。欠員が発生してから初めて採用手法を選定し運用した場合、初期工数が多くかかってしまい、スムーズに採用活動に取り掛かることができないおそれもあります。
例えばSNS採用や自社採用サイトを効果的に活用するためには、長期的に運用していく必要があり、欠員が発生してから初めて運用した場合、十分な成果が得られない可能性があります。
欠員が発生する前から、欠員が発生した場合はどのような採用手法を用いて採用を行っていくかを事前に選定しておくことで、スムーズに採用活動に取り掛かることができるでしょう。
2つ目が、柔軟な働き方を認めることです。退職者の中には、子育てや介護、家族の転勤など、「働き続けたいけれど、これまでのような働き方ができないから退職せざるを得ない」という理由で退職する人もいます。
このような理由による欠員を防ぐためには、柔軟な働き方が許される職場作りを行う必要があります。リモートワークやフレックス制を導入することで、柔軟な働き方が可能になるでしょう。
3つ目が、長期的な採用計画を見直すことです。
急な欠員が発生してしまうのは仕方がないことです。しかし売り手市場の現在、「欠員が出たからすぐに採用したい」と思っても、すぐに採用することが難しい場合もあるでしょう。
そのため、将来的な欠員に備えて余裕を持った、定期的な採用活動を行うことがオススメです。
4つ目が、従業員満足度を高めることです。従業員満足度を高めることができれば離職率を下げ、急な欠員を防ぐことができるでしょう。
それでは、従業員の満足度を高め、従業員定着率を向上させるためにはどのような取り組みを実施すれば良いのでしょうか。
エン・ジャパン株式会社が行った調査によると、入社者の定着率向上のための施策において、最も効果があったと感じる施策は、以下のようになりました。
▼入社者の定着率向上のための施策において、最も効果があったと感じる施策
ここから、従業員の定着率向上のためには定期的な面談や、メンター制度などのフォローはもちろん、柔軟な働き方の導入が効果的だということがわかります。
調査結果を参考に、従業員満足度の向上に努め、従業員定着率の向上を目指しましょう。
【参考】エン・ジャパン株式会社『「早期離職」実態調査（2025）』
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以上の理由より、待っているだけでは会えないような優秀な学生層にアプローチできるため、効率的に採用活動を進めることができます。
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【サービス説明資料】3分でわかるMatcher Scout
【導入事例】利用チャネルの中で最も多い内定数！工数をかけなくても多くの優秀な学生にお会いできました
いかがでしたか。
本記事では、欠員補充の手順から、採用のコツ、欠員を出さないために普段からできることについて解説しました。
欠員が出てしまった際の参考にしていただければ幸いです。