「社内で急な欠員が発生し、欠員補充をしなければならないが、何から始めればいいかわからない」とお困りの採用担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、欠員補充の対応方法から、そもそも欠員を防ぐための対策方法をご紹介します。
企業における離職状況とは
欠員が発生する理由は様々ですが、社員の急な退職が原因で欠員が発生してしまうケースが多いです。
それではそもそもなぜ、欠員が発生してしまうのでしょうか。本章では、企業における離職の状況と退職理由ランキングをご紹介します。
企業における離職状況
厚生労働省が実施した調査によると、2024年の一般労働者の離職率は6.8％でした。また、令和3年度に大学を卒業し就職した学生のうち、入社後3年以内の離職率は34.9％でした。
ここから入社3年以内の若者を中心に多くの人が毎年離職していることがわかります。
【参考】厚生労働省「― 令和６年上半期雇用動向調査結果の概況 ―」
【参考】厚生労働省『新規大卒就職者の離職状況（令和３年３月卒業者）』
退職理由ランキング
そもそも、欠員が出てしまう原因は何なのでしょうか。
株式会社マイナビが2024年に転職した人を対象に行った調査によると、転職者全体の転職理由は以下のようになりました。
▼転職を決意した理由ランキング
- 給与が低かった（25.2％）
- 仕事内容に不満があった（23.1％）
- 職場の人間関係が悪かった（21.2％）
- 会社の将来性、安定性に不安があった（16.2％）
- 会社の事業内容に不満があった（13.9％）
ここから、給与や待遇はもちろん、そもそもの仕事内容や職場の人間関係など、幅広い理由で退職を決意していることがわかります。
【参考】株式会社マイナビ『転職動向調査2025年版（2024年実績）』
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欠員補充の対応手順
欠員補充とは、社員の急な退職や休職によって社内に欠員が発生した際に、そのポジションを埋めるために新たな人材を採用することです。
発生した欠員をそのままにしておくと、会社としての生産性が下がるだけではなく、他の社員の業務量が増え、更なる退職者が発生してしまう場合もあります。欠員が発生した際は速やかに対応することが大切です。
それでは、実際に欠員が発生した際にはどのように対応すればよいのでしょうか。対応手順は以下の通りです。
▼欠員補充の対応手順
【STEP1】現状を把握する
【STEP2】人員の再配置を行う
【STEP3】欠員補充のために採用活動を行う
【STEP4】今後の欠員対策を行う
【STEP1】現状を把握する
欠員が発生した場合はまず初めに欠員が発生した業務の状態を素早く正確に把握する必要があるでしょう。具体的に確認するべきポイントは以下の通りです。
▼欠員が発生したら把握するべきこと
- 退職者が担っていた業務
- 各業務の優先順位
- 各業務を担うために必要なスキル
- 欠員が出ていることで負担が増えている社員の確認
まずはじめに、退職者が担っていた業務をなるべく具体的に確認しましょう。そのうえで、どの業務を優先的に他の社員に引き継がなくてはならないのか、優先順位を明確にします。
また、欠員が出たことで、他の社員の負担が大きく増えていることが考えられます。負担が特定の社員に偏っていないかしっかりと確認する必要があるでしょう。
【STEP2】人員の再配置を行う
現状の把握が終わったら、人員の再配置を行います。欠員が発生してから欠員補充が完了するまでの期間は社内リソースの再配置によって退職・休職した社員の業務を代行する必要があります。
STEP1で明確にした業務を担うために必要なスキルや、優先的に引き継ぐべき業務を踏まえて人員の再配置を行いましょう。その際、特定の社員に負担が偏りすぎないよう、配慮し、都度フォローできるようにしましょう。
【STEP3】欠員補充のために採用活動を行う
一時的な人員の再配置を終えたら、すみやかに欠員補充のための採用活動を開始しましょう。採用活動の手順は以下の通りです。
▼欠員補充のための採用活動の手順
- 採用要件の見直し
- 採用スケジュールの決定
- 採用手法の検討
①採用要件の見直し
まず初めに、欠員補充のために採用したい人材の採用要件を再確認しましょう。具体的には、どのようなスキルや経験を求めるかを検討します。
その際、初めから前任者と同程度のスキルを求めると採用が難航してしまう可能性があります。そのため、「必須条件」と「歓迎条件」に分けて採用要件を検討することが大切です。
入社までに備えていてほしい「必須条件」と、できれば備わっていてほしいが入社してからの取得でも可能である「歓迎条件」を設定し、柔軟な採用活動を行うようにしましょう。
②採用スケジュールの決定
採用要件が決定した後は、採用スケジュールを決定します。いつまでに人材を採用したいかを明確にすることで、採用手法の策定に活かすことができます。
また、採用までのスピード感を意識しすぎると、採用コストが増大してしまう場合があります。スケジュールと予算のどちらを重視していくべきか決定するようにしましょう。
③採用手法の検討
最後に採用手法を検討します。先ほど決定した採用スケジュールに合わせて、採用手法を検討しましょう。主な採用手法としては、以下の通りです。
スピード感を意識する場合は、企業側から求職者にアプローチできるダイレクトリクルーティングサービスの使用がオススメです。スピーディーに採用できるだけではなく、優秀で自社にマッチした人材を採用しやすいでしょう。
コストをかけずに採用したい場合は求人サイトへの掲載がオススメです。比較的少ないコストで多くの人材にアプローチすることが可能でしょう。
また、工数をかけずに優秀な人材を採用したい場合は人材紹介サービスの利用がオススメです。出会える求職者の量は少ないですが、工数をかけずに質の良い人材に出会うことができます。
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【STEP4】今後の欠員対策を行う
欠員補充のための採用活動を終えたあとは、今後長期的に欠員が発生しないための対策を行いましょう。
今後の欠員対策のために行うべきことは以下の通りです。
▼今後の欠員対策のために行うべきこと
- 欠員が出た原因を分析する
- 退職した社員にヒアリングを行う
- 職場環境を改善する
まず初めに、今回欠員が発生してしまった原因を分析します。現場の社員にヒアリングをしたり、可能であれば退職した社員と面談を行い、ヒアリングしたりできると良いでしょう。
欠員が発生した原因を特定した後は、それらに対する改善案を検討します。例えば退職理由が、「過度な残業」や「休暇の取りにくさ」などの職場環境であった場合は、職場間きゅおの改善に努めると良いでしょう。
欠員補充における採用を成功させるポイント3選
ここまで、欠員補充の手順をご紹介しました。本章では、欠員補充における採用活動を成功させるためのポイントについてご紹介します。
▼欠員補充における採用を成功させるポイント
- 求人票の「募集理由」の書き方を工夫する
- 仕事内容を具体的に記入する
- 採用基準を明確にする
①求人票の募集理由の書き方を工夫する
欠員補充のために採用活動を行う場合は、求人票の募集理由の書き方を工夫する必要があります。欠員中のために募集していたとしても、単にそのまま記載するのではなく、ポジティブな言い回しを使用することが大切です。
▼求人票の募集理由のポジティブな記入例
- 事業拡大に伴い、チーム体制を強化するための募集です。前任者が新たなキャリアに挑戦することとなり、その意志を応援しつつ、次のステージで活躍いただける方を迎えたいと考えています。
- より質の高いサービス提供のため、メンバーを増員・再編しています。これまでの経験を活かしつつ、新たな視点でチームに活力を与えてくださる方をお待ちしています。
- 組織の新しいフェーズに向けて、後任を募集します。前任者がキャリアアップのため卒業し、ポジションを引き継いでくださる方を探しています。
②仕事内容を具体的に記入する
後任者としてよりマッチした人材を採用するためには、募集ポジションの業務内容を具体的に記入する必要があります。
募集ポジションにおける採用を成功させるためには、応募者が募集ポジションについて詳しく理解できるように業務内容を記入する必要があります。業務内容やチーム構成、職場の雰囲気など、できるだけ詳細な説明を心掛けましょう。
③採用基準を明確にする
採用基準を明確にすることも重要です。
欠員補充だからといって、前任者と同じスキルを持った人を採用すれば良いというわけではありません。「欠員補充の対応手順」の章で解説したように、設定した採用要件をもとに採用基準を整理し、面接官の間で採用基準のズレがでないようにしましょう。
【原因別】欠員が発生した際の対策
ここまで、欠員補充の対応方法や、欠員補充のための採用活動を成功させるコツをご紹介しました。本章では、欠員を出さないための対策を、欠員の原因別にご紹介します。
①新入社員の早期退職が多い場合
株式会社マイナビが行った調査によると、20代における早期離職（入社後半年以内）の理由は以下のようになりました。
▼20代における早期離職の理由
- 上司、先輩から理不尽な指摘や指導があった（43％）
- 職場の雰囲気が良くなかった、自分に合わなかった（38.4％）
- 仕事内容に対する給与が見合っていないと感じた（36.5％）
- 上司、同僚などの職場の人間関係が合わなかった（34.2％）
- 成長できそうだと感じられなかった（33.7％）
ここから、新入社員の早期離職が多い場合は、職場の人間関係や仕事内容に早期退職の原因があることが考えられます。
【参考】株式会社マイナビ『正社員のワークライフ・インテグレーション調査2024年版(2023年実績)』
これらの原因を踏まえた、新入社員の早期退職による欠員を防ぐための対策は以下の通りです。
▼新入社員の早期退職による欠員を防ぐための対策
- 既存社員に対して人間関係における調査を実施する
- メンター制度を設ける
- 成長に繋がる研修を充実させる
- 選考の段階で社員との座談会や職場見学を設ける
②中堅社員の離職が多い場合
株式会社マイナビが行った調査によると、40代における早期離職（入社後半年以内）の理由は以下のようになりました。
▼40代における離職の理由
- 仕事内容に不満があった（29.2％）
- 給与が低かった（23.7％）
- 会社の将来性、安定性に不安があった（23.7％）
- 職場の人間関係が悪かった（23.7％）
- 休日や残業時間などの待遇に不満があった（16.4％）
ここから、中堅社員の退職理由としては、人間関係よりも仕事内容そのものや、会社の安定性など業務についての不満が原因として挙げられます。
【参考】株式会社マイナビ『転職動向調査2025年版（2024年実績）』
これらの原因を踏まえた、中堅社員の退職による欠員を防ぐための対策は以下の通りです。
▼中堅社員の退職による欠員を防ぐための対策
- 業務量が過剰ではないかのヒアリング
- 業務量が過剰だった場合はチームメンバーで分担できるような仕組み作りを行う
- 待遇の正しい把握・改善
- 定期的にキャリア面談を行う
欠員を防ぐために日頃からできること
ここまで、欠員補充の対応方法や、欠員を出さないための原因別の対策をご紹介しました。本章では最後に、欠員を防ぐために日頃からできることについてご紹介します。
▼欠員を防ぐために日頃からできること
- あらかじめ採用手法を選定しておく
- 柔軟な働き方を認める
- 長期的な採用計画を見直す
- 従業員満足度を高める
あらかじめ採用手法を選定しておく
1つ目があらかじめ採用手法を選定しておくことです。欠員が発生してから初めて採用手法を選定し運用した場合、初期工数が多くかかってしまい、スムーズに採用活動に取り掛かることができないおそれもあります。
例えばSNS採用や自社採用サイトを効果的に活用するためには、長期的に運用していく必要があり、欠員が発生してから初めて運用した場合、十分な成果が得られない可能性があります。
欠員が発生する前から、欠員が発生した場合はどのような採用手法を用いて採用を行っていくかを事前に選定しておくことで、スムーズに採用活動に取り掛かることができるでしょう。
柔軟な働き方を認める
2つ目が、柔軟な働き方を認めることです。退職者の中には、子育てや介護、家族の転勤など、「働き続けたいけれど、これまでのような働き方ができないから退職せざるを得ない」という理由で退職する人もいます。
このような理由による欠員を防ぐためには、柔軟な働き方が許される職場作りを行う必要があります。リモートワークやフレックス制を導入することで、柔軟な働き方が可能になるでしょう。
長期的な採用計画を見直す
3つ目が、長期的な採用計画を見直すことです。
急な欠員が発生してしまうのは仕方がないことです。しかし売り手市場の現在、「欠員が出たからすぐに採用したい」と思っても、すぐに採用することが難しい場合もあるでしょう。
そのため、将来的な欠員に備えて余裕を持った、定期的な採用活動を行うことがオススメです。
従業員満足度を高める
4つ目が、従業員満足度を高めることです。従業員満足度を高めることができれば離職率を下げ、急な欠員を防ぐことができるでしょう。
■従業員の定着率向上に効果的な取り組みとは？
それでは、従業員の満足度を高め、従業員定着率を向上させるためにはどのような取り組みを実施すれば良いのでしょうか。
エン・ジャパン株式会社が行った調査によると、入社者の定着率向上のための施策において、最も効果があったと感じる施策は、以下のようになりました。
▼入社者の定着率向上のための施策において、最も効果があったと感じる施策
- 直属の上司との定期面談（24％）
- 人事など第三者によるフォローアップ面談（16％）
- メンター制度の導入（7％）
- 在宅勤務やフレックスなどの柔軟な勤務形態の導入（6％）
- 入社前のオリエンテーション（4％）
ここから、従業員の定着率向上のためには定期的な面談や、メンター制度などのフォローはもちろん、柔軟な働き方の導入が効果的だということがわかります。
調査結果を参考に、従業員満足度の向上に努め、従業員定着率の向上を目指しましょう。
【参考】エン・ジャパン株式会社『「早期離職」実態調査（2025）』
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【導入事例】利用チャネルの中で最も多い内定数！工数をかけなくても多くの優秀な学生にお会いできました
さいごに
いかがでしたか。
本記事では、欠員補充の手順から、採用のコツ、欠員を出さないために普段からできることについて解説しました。
欠員が出てしまった際の参考にしていただければ幸いです。
