適切なフォローメールを送ることで、内定承諾者を安心させ、自社の印象を良くすることができます。
本記事では、企業側の注意するべきポイントを掲載し、内定者とのメールのやりとりに使える件名・本文の例文集を即実践可能な形でご紹介します。
内定から入社までのフォローを、メールを通して適切に行いましょう。
内定辞退にお悩みの担当者様は、以下の記事もあわせてご覧ください。
【参考】すぐできる内定辞退対策12選！主な辞退理由から対策を立てる！
【参考】【改善策4選】3年分の内定承諾率から考察！内定承諾率を上げるコツ
内定者フォローメールは内定者の不安や悩みを和らげるために重要です。
学生は入社に対して何かしらの不安を抱いていることが多いです。株式会社ディスコが実施した調査によると、内定を得てから入社するまでに「不安を感じた」と回答した学生は9割にも上っています。
また、同調査結果によると、内定後フォローについて「周囲の友人に比べ内定後の連絡頻度が少なかったため、不安になることがあった」といった回答がみられます。
そのような学生の不安や悩みを解決し、自社に愛着を持ってもらうための手段として内定者フォローメールは重要です。
本記事では、どのような内定者フォローメールを送ることで、学生の不安・悩みを払拭できるのか、場面別に解説していきます。
【参考】株式会社ディスコ「調査データで⾒る「内定者フォロー」－2022年卒調査－ 」
①内定者に寄り添った内容にする
②感謝・歓迎の気持ちを伝える
③今後の見通しを早めに示す
④個別に質問可能な連絡先を記載する
⑤質問への返信内容は明確な答えにする
⑥悩みや不安を事前に解消する
⑦迅速な返信を心がける
内定者は自分の企業に内定承諾をしたとしても、他社に未練を抱えていることもあります。
一人暮らしを始めることや社会人になることなど、内定から入社までに不安を感じている可能性が高いです。
この企業を選んで良かったと思われるように、内定者が感じる不安を理解した上で安心感を与えられる文章作りを心がけましょう。企業へのマイナスイメージになりかねないため、宛名のみ変更したテンプレートの文面は避けたいところです。
内定承諾をした学生に対して、感謝・歓迎の気持ちを伝えることが重要です。
連絡事項のみが記入されたメールは冷たい印象になってしまいます。
内定承諾に対して感謝し、入社に歓迎の姿勢を示す文章を加えることで温かい印象を与えることができるでしょう
コツとしては、文頭や文末に一言付け足すことがおすすめです。
例
文頭：
文末：
また、卒業旅行や卒論などで忙しい内定者のために、入社までのスケジュールは明確にに伝えておくことも効果的でしょう。
内定承諾後のスケジュールが明確でないと、学生が不安を持つ可能性があります。
詳細が確定していなかったとしても、入社式 〇月〇日（開始時間は後日連絡）のように今後の動きに関する連絡は可能な限り早めに行いましょう。
内定者の不安や悩みを取り除くためには、学生側が気軽に質問できるような雰囲気を作ることが大切です。
そのために、メールに個別に質問可能な連絡先を記載することが有効となります。
その際、記載する連絡先は採用担当者個人の連絡先が好ましいです。
なぜなら、新卒の学生はビジネスメールや電話応対に慣れておらず、企業の代表番号であると学生にとって連絡するハードルが上がってしまうためです。
内定者数が多く、個別対応が難しい場合は、問い合わせ先を分けて記載すると良いでしょう。
例：
内容に関して、ご不明点などございましたら、お気軽に下記連絡先までお問い合せください。
株式会社◯◯ 人事部
Mail：◯◯◯◯＠◯◯.◯◯.◯◯
Tel：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
また、質問やご相談がありましたら、採用担当の◯◯（◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯）までいつでもお気軽にご相談ください。
質問が発生しないように情報を詳細に伝えておくことも重要ですが、内定者からの質問に対して丁寧に対応することも大切な要素です。
特にマイナス面に関する質問を受けた場合、誤魔化してポジティブな情報のみを与えることは、かえって不信感をもたらします。
企業の評判は口コミサイトなどで見えやすいため、企業情報はきちんと伝えましょう。企業の欠点も適切に伝えられると、早期離職を予防できます。
内定者から悩みや不安を打ち明けられた場合、寄り添う姿勢を見せると同時に解消できるようフォローをしましょう。
例えば同期とのスキルの差を気にするメールならば、研修制度について改めて伝えるとよいでしょう。内定者イベントの参加をためらっているならば、参加のメリットについて伝えることもおすすめです。
内定者の不安を受け入れる姿勢を見せることで、悩みを相談しやすい環境をアピールすることもできます。思うところがあったとしても、決して事務的に処理をしたり威圧感を与えたりすることの無いようにしましょう。
メールの返信は極力24時間以内に行い、遅くなった場合はその旨を謝罪する文言を付け加えましょう。返信を先延ばしにすることで、内定者は不安を感じやすくなります。
問い合わせや相談といったメールはもちろん、出欠の連絡にもスピーディーに対応することが必要です。特に、不安や悩みを示唆する内容にはできるだけ早く返信するようにしましょう。
自社の状況に合わせて文面を変えながら、文章の流れをつかみましょう。
ここでは、内定者のフォローメールで使える例文を以下のフェーズに分けてご紹介します。
①採用通知時のフォローメール
②内定承諾後のフォローメール
③内定式前のフォローメール
④入社前研修のフォローメール
⑤入社式のフォローメール
また、フォローメールの基本的な流れは以下のようになっています。
・相手(内定者)の名前
・担当者（送信者）の所属と名前
・挨拶や先日のお礼
・案内の内容(日時、場所、持ち物、服装など)
・注意事項
・締めのお礼
慣れてきたら上記の流れを意識してオリジナルの型を作ると、より企業や担当者の雰囲気に合ったメールが作成できます。
採用通知は、企業から学生に「採用の決定」を通知するメールです。
この時点では、学生が内定承諾するとは限りません。
企業の印象が悪くなるようなメールは内定辞退につながってしまうため、採用通知時のフォローメールはとても重要です。
できるだけ早く通知を行うことが良いでしょう。
採用通知時のメールには、以下の内容を入れましょう。
・選考参加へのお礼
・入社日の日程
・提出書類についての連絡（提出方法と期限を記載）
【件名】
選考結果のご連絡（株式会社◯◯）採用通知
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社 採用担当の◯◯です。
先日は弊社の採用選考にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、◯◯様の採用が内定しましたことをお知らせいたします。
つきましてはご入社にあたり弊社へご提出していただく書類を本日郵送しておりますので、期日までにご返送くださいますようお願いいたします。
なお、ご入社日は◯月◯日を予定しております。
今後の予定につきましては後日メールにてご連絡いたします。
ご不明点やご不安な点がございましたら、弊社採用担当の◯◯（◯◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯）までお問合せください。
この度は選考にあたり、度々弊社へご足労いただき、ありがとうございました。
◯◯様のご入社を、社員一同心待ちにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名
内定承諾後のフォローメールでは、学生に安心感をもたらし、企業への印象をより良いものにするために以下の内容を入れましょう。
・内定承諾へのお礼
・入社日までのスケジュール
・質問を歓迎する文言
特にスケジュールはできるだけ細かく伝えることで、卒論や卒業旅行などの予定で忙しくなる学生にとって親切なメールとなります。
また、内定承諾後のメールを送る際は特に、迅速な対応を心がけましょう。 企業側から内定承諾後のフォローメールが来ない場合、学生に「内定を取り消されたのではないか」という不安を感じさせてしまうためです。
【件名】
入社日までのスケジュールのご連絡
【本文】
〇〇様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
先日は内定承諾のご連絡をいただき、ありがとうございました。
○○様と一緒に働ける日を、社員一同心待ちにしております。
本日は入社日までのスケジュールのご案内のため、ご連絡いたしました。
令和○年＊月＊日 △時～△時：内定式・懇親会 ※
令和○年＊月＊日・＊月＊日 △時～△時：内定者研修①② ※
令和○年＊月＊日 △時～△時：入社式
※懇親会では〇〇卒の先輩との座談会も予定しております。
※内定者研修は任意参加となっております。
内定式への出欠を＊月頃メールで確認させて頂くので、お手数ですが期日までに出欠の旨をご連絡ください。
現時点での不明点や不安なことなどございましたら、お気軽にご連絡くださいね。
それでは、〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。
【件名】
入社日までのスケジュールのご案内
【本文】
○○様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
この度は内定承諾後のご連絡、ありがとうございます。
○○様と一緒に働けることをとても嬉しく思います。
早速ではございますが、入社日までのスケジュールについてのご案内です。
令和○年＊月＊日 △時～△時：内定式・懇親会 ※
令和○年＊月＊日・＊月＊日 △時～△時：内定者研修①② ※
令和○年＊月＊日 △時～△時：入社式
※懇親会では〇〇卒の先輩との座談会も予定しております。
※内定者研修は任意参加となっております。
内定式への出欠を＊月頃メールで確認させて頂くので、お手数ですが期日までに出欠の旨をご連絡ください。
現時点での不明点や不安なことなどございましたら、採用担当の△△△（メールアドレス・電話番号）までお気軽にお問い合わせください。
それでは、〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。
内定式前のフォローメールも、内定通知後と同様に詳細にスケジュールを伝えることで、内定者がイベントに参加しやすくなります。
出欠確認や参加者のスケジュール調整のため、遅くとも内定式の1か月前には連絡するようにしましょう。
【件名】
内定式のご案内
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
令和〇年度＊月＊日に実施される内定式に関しまして、出欠確認をさせて頂きたく思います。
このメールに返信する形で、＊月＊日２３時５９分までに出欠のご連絡をお願いいたします。
欠席される場合も、お手数ですがその旨をご連絡頂けますと幸いです。
【当日のスケジュール】
12:30 本社ロビー集合
12:45 内定式会場に移動
13:00 内定式
15:30 内定者懇親会
17:00 解散
【内定式詳細】
集合場所：本社ロビー
本社住所 〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都…
会場 ：本社〇階〇〇室
服装 ：スーツ着用でお願いいたします。
持ち物 ：印鑑、筆記用具、…
当日のお問い合わせ先：採用担当＊＊ 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
・内定式にご参加頂いた方には交通費を支給致しますので、印鑑と筆記用具のご持参をお願いします。
・昼食のご用意は不要です。懇親会の中で、内定者と昼食をとりながらお話しする機会をご用意しております。
卒業後の過ごし方や仕事内容など、是非ご質問ください。
内定式に関しまして、不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。
皆さんのご参加をお待ちしております。
【件名】
内定式のご案内
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
厳しい暑さが続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
さて、今回は令和〇年度の内定式についてご連絡いたします。
下記日程で実施いたしますので、＊月＊日までに出欠のご連絡をお願いいたします。
【内定式詳細】
日時：〇月〇日（〇曜日）
集合場所：本社ロビー
本社住所 〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都…
会場 ：本社〇階〇〇室
服装 ：スーツ着用でお願いいたします。
持ち物 ：印鑑、筆記用具、…
当日のお問い合わせ先：採用担当＊＊ 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【当日のスケジュール】
12:30 本社ロビー集合
12:45 内定式会場に移動
13:00 内定式
15:30 内定者懇親会
17:00 解散
昼食は懇親会を兼ねて、立食形式にて行います。
先輩社員も参加しますので、お仕事に関することや入社までの過ごし方など、お気軽にご質問ください。
内定式参加にあたって、交通費を支給いたしますので筆記用具と印鑑は必ずお持ちください。
それでは、○○様のご参加をお待ちしております。
入社前研修のフォローメールでは、内定式に参加した学生に対し、まずは感謝の気持ちを伝えましょう。
長期的なやり取りで内定者も慣れてくる頃なので、親しみやすい文面を意識すると企業により良い印象を持ちやすくなります。
任意参加の場合は不参加でも問題ないことを伝え、内定者の不安要素を減らすようにしましょう。
参加していない学生に対しては、入社前研修の概要や現時点での不明点を聞くなど、別のフォローメールを送るとよいでしょう。
また、内定者の参加意欲を高めるために、研修内容を詳細に記載することもおすすめです。
【件名】
入社前研修のご連絡
【本文】
〇〇様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
先日の内定式ではご挨拶することができ、嬉しく思っております。
ご参加頂きありがとうございました。
さて、令和〇年度＊月＊日、＊月＊日の二日間に渡って実施される入社前研修に関しまして、出欠確認をさせて頂きたく思います。
このメールに返信する形で、＊月＊日２３時５９分までに出欠のご連絡をお願いいたします。
欠席される場合も、お手数ですがその旨をご連絡頂けますと幸いです。
【入社前研修①】
日時 ：＊月＊日 〇時～〇時
内容 ：ビジネスマナー・業界理解研修
【入社前研修②】
日時 ：＊月＊日 〇時～〇時
内容 ：企業理解研修
【当日の詳細】※①、②共通
会場 ：本社〇階〇〇室
服装 ：スーツ着用でお願いいたします。
持ち物 ：印鑑、筆記用具、
なお、片方のみの参加も可能ですが、②は①の内容を踏まえた部分があります。
②のみ参加される場合はご注意ください。
入社前研修に関しまして、不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。
皆さんのご参加をお待ちしております。
【件名】
内定者研修のご案内
【本文】
○○様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
先日はお忙しい中、内定式へのご参加ありがとうございました。
短い時間ではありましたが、○○様とお話できて大変嬉しかったです。
さて、今回は内定式でもお伝えした内定者研修の詳細についてご連絡いたします。
下記日程で実施いたしますので、＊月＊日までに出欠のご連絡をお願いいたします。
【入社前研修①】
日時 ：＊月＊日 〇時～〇時
内容 ：ビジネスマナー・業界理解研修
【入社前研修②】
日時 ：＊月＊日 〇時～〇時
内容 ：企業理解研修
【当日の詳細】※①、②共通
会場 ：本社〇階〇〇室
服装 ：スーツ着用でお願いいたします。
持ち物 ：印鑑、筆記用具、…
なお、片方のみの参加も可能ですが、②は①の内容を踏まえた部分があります。
②のみ参加される場合はご注意ください。
入社前研修について不明点などございましたら、採用担当の△△△（メールアドレス・電話番号）までお気軽にご連絡ください。
○○様のご参加をお待ちしております。
入社式は内定者にとって大きな節目の1つとなります。
最後まで丁寧に詳細を伝えるフォローメールを心がけましょう。
内定者を不安にさせないよう、1か月前までには通知するとよいでしょう。
入社式当日はこまめなメール確認が難しいため、担当者の電話番号を記載しておくと内定者にとって安心材料になります。
【件名】
入社式のご連絡
【本文】
〇〇様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
さて、令和〇年度内定式に関しまして、詳細をご案内申し上げます。
より詳細なご案内につきましては本日資料を送付いたしましたので、届き次第ご確認ください。
【入社式 ＊月＊日】
〇時 集合
【当日の詳細】
集合場所：本社ロビー
本社住所 〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都…
会場 ：△△ホテル〇階
服装 ：スーツ着用でお願いいたします。
持ち物 ：印鑑、筆記用具、…
当日のお問い合わせ先：採用担当＊＊ 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
入社式に関しまして、不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。
それでは、当日◯◯様にお会いできることを楽しみにしています。
【件名】
入社式のご案内
【本文】
○○様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
いよいよ入社式が来月に近づいてまいりました。
これまで内定式や入社前研修など、さまざまなイベントにご参加いただきありがとうございました。
入社式は以下の日程で実施いたします。
なお、より詳細な内容につきましては、本日入社案内を発送しましたので、お手元に届き次第ご確認をお願いいたします。
【入社式】
＊月＊日 〇時集合
【当日の詳細】
集合場所：本社ロビー
本社住所 〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都…
会場 ：△△ホテル〇階
服装 ：スーツ着用でお願いいたします。
持ち物 ：印鑑、筆記用具、…
当日のお問い合わせ先：採用担当＊＊ 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
入社式に関しまして、不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。
それでは、当日◯◯様にお会いできることを楽しみにしています。
フォローメールに関する不満の要因としては、以下の３つが挙げられます。
・内定者との距離感
・メールの時間帯や回数
・「オワハラ」
ここではフォローメールを送る際の注意点について、詳しくご紹介します。
適度に砕けた表現を用いることは、親近感を持ってもらうことに効果的です。
しかし、過度に距離を縮める文章は馴れ馴れしく感じ、マイナスのイメージを持たれかねません。
企業を代表して内定者と向き合っていることを自覚し、気遣いやお礼といった形で親しみやすい文面を作るようにするとよいでしょう。
内定者は企業から内定をもらう側という立場上、不快感を表に出しづらいことを理解した上で、節度のある文章を心がけましょう。
作成したフォローメールが適切かどうか不安であれば、複数の社員で文面を確認できる環境を作ることがおすすめです。
内定者へのフォローメールは、1つの要件につき極力1件のみの連絡にとどめましょう。
あまりにも頻繁な連絡は、返信の手間と時間を考えると内定者への負担になりかねません。
では、学生はどのくらいの連絡頻度を望んでいるのでしょうか。 Thinkings株式会社が24卒に対して実施した調査によると、内定承諾後の企業とのやりとりは月1回以上が半分以上であることがわかっています。
【参考】Thinkings株式会社「24卒就活生の選考に関する意識調査レポート」
連絡をしなさ過ぎても学生に不安を抱かせてしまうため、連絡を取る頻度は月1.2回程度が適切と言えるでしょう。
また、早朝や夜間のメールは内定者に「残業が当たり前になっているのではないか」という不安を与えてしまいます。
一般的な就業時間である午前9時〜午後20時頃を目安に送信するようにしましょう。
内定通知後、学生の意思に反して就職活動の終了を強要するハラスメント行為のことを「オワハラ」と呼びます。
主に、内定承諾を急かすことや入社するようにプレッシャーを与える行為を指します。
具体的には、以下のような行為が該当します。
学生にオワハラと受け取られれば、企業イメージの低下につながってしまいます。
入社の検討期間を適切に設け、相談の機会を求められたら適切に応じるようにしましょう。
【参考】厚生労働省「学生の職業選択の自由を侵害する 「オワハラ」は行わないでください！！」
では、他に内定辞退を防ぐためにできる内定フォローとは何でしょうか。以下でご紹介していきます。
また、内定辞退が起きる原因・対処法についてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。
【参考】「内定辞退を防ぐには？辞退の理由と13個の対策を紹介！」
内定者とのコミュニケーションの機会を増やすことが内定辞退を防ぐことにつながります。
なぜなら、内定者は就職する企業に対し、何かしらの不安を抱えていることが多いからです。
学生との交流を増やす機会として、具体的には以下5つの例が挙げられます。
個人面談を設けることで、内定者が感じている不安や疑問などを解決することができます。
また、内定者が大勢の前では聞きづらいと感じていたことを聞けるかもしれません。
企業側は1人の内定者と向き合うことで、新たな発見があるでしょう。
内定者1人に対して時間を要するため、内定者数の多い企業は全員と個人面談をする機会を設けるのは現実的ではないかもしれませんが、希望者を募って行うこともおすすめです。
すでに多くの企業が設けている機会ですが、内定者懇親会も内定辞退に有効な手段です。
内定者懇親会では、内定者は同期とコミュニケーションを取ることができます。
内定者同士の繋がりを作ることで、不安を共有したり、疑問点を解消し合ったり、内定者が抱える問題の解決につながります。
学生の側として、実際に「内定者懇親会で他の内定者の入社理由を聞いた際、自分も意欲が高まった」との声が挙げられており、入社意欲の醸成に効果的といえます。
以下の記事では、内定者懇親会について解説しています。ご参考にしてください。
【参考】内定者懇親会ではいつ何をすべき？参加率を上げる企画例を紹介
社員との座談会では、内定者と社員の関係を築くことができます。
実際に働いている社員から企業の雰囲気を伝え、内定者がこれからどのような人と働くのか知ってもらえるでしょう。
学生の声としても、「仕事や待遇について NG なしで話を伺うことができ、実際に働くイメージが⾼まった。」との回答が見られます。
内定者が社員と気軽に交流を深めることができるものとして、ランチ会や飲み会、バーベキューや運動会を設けている企業もあります。
自社に合ったものを交流の機会として設けてみてはいかがでしょうか。
内定者研修では、入社後必要となるビジネスマナーや基本業務についての講義を行います。 入社前に基礎的スキルを身に着けてもらうことで、学生にとっては「入社前の不安を軽減できる」という利点、企業側にとっては「入社後の教育負担を軽減できる」という利点が期待できます。
内定者研修の設計方法や、実施例についてより詳しく知りたいという方がいましたら、以下の記事をご参照ください。
【参考】「内定者研修を望む内定者学生は多い！やり方や賃金の有無について解説」
実際に社員が働いているオフィス環境を見てもらうことで、内定者に入社後働くイメージを持ってもらう効果が期待できます。内定後、「本当にこの企業を選んでよかったのだろうか」と不安を感じている学生に安心感を与えることで、入社意欲の醸成にもつながるでしょう。
では、実際に学生が求めている内定フォローとは何なのでしょうか。
株式会社ディスコが実施したアンケート調査によると、実際に受けたフォローの中で入社意欲が高まったものとしては、上から「内定者懇親会(対面実施)」、「社員を交えた懇親会(対面)」であり、参加した人のうち半分以上が入社意欲の増加を経験しています。
【参考】株式会社ディスコ「調査データで⾒る「内定者フォロー」－2022年卒調査－」
調査結果を踏まえると、オンラインよりも対面実施の方が入社意欲醸成につながりやすいことがわかります。 また、学生の声としても、「採用プロセスがオンラインのみであったため、本社見学をした際に実感が湧いて入社意欲が高まった」との回答が見られました。
オンラインよりも対面の方が入社後のイメージを抱きやすく、入社意欲増加につながります。内定フォローのイベントを企画する際は、オンラインより対面実施のものを検討してみてはいかかでしょうか
内定辞退を防ぐためには、自社に合った学生を採用することが重要です。
しかし「自社に合う学生が集まらない」「効率的に母集団形成をしたい！」というお悩みを抱えている方も多いでしょう。
そんな人事担当者の方には「Matcher Scout」をおすすめします。
Matcher Scoutとは「自社が求めている学生に、手間を掛けずに、リスク無く採用したい」そんなニーズにお応えする、新卒向けダイレクトリクルーティングサービスです。
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まずは、下記より無料の資料をダウンロードしていただければと思います。
内定者へのフォローメールには、情報伝達だけでなく、内定者の不安を和らげ、内定承諾率を上げる効果があります。
フォローメールを送る際には、内定者の不安解消を第一に考えて文章を送ることが大切です。
例文を参考に文章を作成しつつ、内定者に寄り添った言葉を付け足すように心がけましょう。