内定者から内定承諾をいただいた際、企業側はどのようなメールを返信すれば良いのでしょうか。本記事では、内定承諾者への返信メールと内定者へのフォローメールの例文を紹介します。
内定承諾者にフォローメールを送付する重要性
Thinkings株式会社の調査によると内定承諾した企業とのコミュニケーションは文系と理系の間で大きな差は確認されず、約半数以上は月に1回程度のコミュニケーションを望んでいることがわかります。その中で学生が嬉しかったと回答しているものは、事務的な内容だけでなく「残りの学生生活を満喫するような内容」や「他社と迷っていることに相談に乗る」などが挙げられました。
学生は多くの企業から内定を得ることが多いため、必ずしも自社へ入社するとは限りません。その確率を少しでも上げるために、定期的に内定を出した学生に対してコミュニケーションを取るようにしましょう。
【参考】Thinkings株式会社「24卒就活生の選考に関する意識調査レポート」
内定承諾者へ返信する際の注意点
内定承諾者へ返信メールを送る際、どのような点に注意する必要があるのでしょうか。ここでは次の3つについて解説します。
▼内定承諾者へ返信する際の注意点
- 迅速な返信を心がける
- 返信する時間に注意する
- 今後のスケジュールを共有する
①迅速な返信を心がける
内定承諾のメールはできるだけ早く返信しましょう。企業側が内定承諾を確認できたか、内定者は返信が来るまで不安を感じ、場合によっては他の企業の選考に参加する可能性もあります。内定承諾のメールへの返信は先延ばしせず、極力24時間以内に行いましょう。
②返信する時間に注意する
早朝や深夜、休日に企業からメールが届いたら内定者は「入社後は自分も同じような生活をしているかもしれない...」と思う可能性が高いです。企業側としては、内定承諾という重要な内容に対して迅速な対応を心掛けているかもしれませんが、学生側は「ワークライフバランスが取りづらい企業なのかな」と感じる要因になってしまいます。
入社前に企業に対して違和感を感じることで内定辞退者が発生するのを防ぐためにも、時間帯には注意しながら内定承諾メールへ返信しましょう。
③内定承諾者と適切な距離感を保つ
適度に砕けた表現を用いることは、親近感を持ってもらうために効果的であるとされています。
しかし、過度に距離を縮める文章は馴れ馴れしく感じ、マイナスのイメージを持たれかねません。企業を代表して内定承諾者と向き合っていることを自覚し、気遣いやお礼といった形で親しみやすい文面を作るようにするとよいでしょう。また、内定承諾者は企業から内定をもらう側という立場上、不快感を表に出しづらいです。学生の立場に配慮した、節度のある文章を作成することを心がけましょう。
作成したフォローメールが適切かどうか不安であれば、複数の社員で文面を確認できる環境を作ることがおすすめです。
【例文】内定を通知するメールの書き方
学生と面接を行い、採用が内定した際にはその旨を通知するメールを送付しましょう。口頭の通知だけでは学生側も不安になってしまいます。
その際、以下の内容をフォローメールに組み込みましょう。
- 選考参加へのお礼
- 入社日の日程
- 提出書類についての連絡（提出方法と期限を記載）
【件名】
＜企業名＞選考結果と今後のスケジュールのご案内
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
◯◯株式会社 採用担当の◯◯です。
先日は弊社の採用選考にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、◯◯様の採用が内定しましたことをお知らせいたします。
つきましてはご入社にあたり弊社へご提出していただく書類を本日郵送しておりますので、期日までにご返送くださいますようお願いいたします。
なお、入社日は◯月◯日を予定しております。
今後の予定につきましては後日メールにてご連絡いたします。
ご不明点やご不安な点がございましたら、弊社採用担当の◯◯（◯◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯）までお問合せください。
この度は選考にあたり、度々弊社へご足労いただき、ありがとうございました。
◯◯様のご入社を、社員一同心待ちにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
【署名】
================================
株式会社◯◯
氏名
〒000-0000 東京都◯◯
連絡先：03-0000-0000
================================
「オワハラ」には注意する
内定通知後、学生の意思に反して就職活動の終了を強要するハラスメント行為のことを「オワハラ」と呼びます。
主に、内定承諾を急かすことや入社するようにプレッシャーを与える行為を指し、具体的には、以下のような行為が該当します。
- 自社の内（々）定承諾後、就職活動を終えるよう強要する
- 他社の就活ができないよう、研修等への参加を求める
- 内定承諾書などの早期提出を強要する
学生にオワハラと受け取られれば、企業イメージの低下につながってしまいます。入社の検討期間を適切に設け、相談の機会を求められたら適切に応じるようにしましょう。
【参考】厚生労働省「学生の職業選択の自由を侵害する 「オワハラ」は行わないでください！！」
【例文】内定承諾した学生へのお礼メールの書き方
企業側は内定承諾した学生に対して入社を歓迎している旨と入社日までのスケジュールを返信すると良いでしょう。特にスケジュールはできるだけ細かく伝えることで、卒論や卒業旅行などの予定で忙しくなる学生に親切です。
具体的に必要な内容は次の通りです。
▼内定承諾した学生へのお礼メールに必要な項目
- 内定承諾へのお礼
- 入社日までのスケジュール
- 質問を歓迎する文言
- 内定承諾後の提出書類案内
【件名】
＜企業名＞【内定承諾の受領】今後のスケジュールと提出書類のご案内
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
先日は内定承諾のご連絡をいただき、ありがとうございました。
◯◯様と一緒に働ける日を、社員一同心待ちにしております。
早速ではございますが、添付にて、内定承諾書をお送りしております。
内定承諾書につきましては、印刷後、必要事項を記入していただき、◯月◯日までに、採用担当の＊＊宛てにご返送をお願いいたします。
また、入社日までのスケジュールは次のようになっています。
令和◯年＊月＊日 △時～△時：内定式・懇親会 ※
令和◯年＊月＊日・＊月＊日 △時～△時：内定承諾者研修①② ※
令和◯年＊月＊日 △時～△時：入社式
※懇親会では◯◯卒の先輩との座談会も予定しております。
※内定承諾者研修は任意参加となっております。
内定式への出欠を＊月頃メールで確認させて頂くので、お手数ですが期日までに出欠の旨をご連絡ください。
現時点での不明点や不安なことなどございましたら、お気軽にご連絡ください。
それでは、◯◯様にお会いできるのを楽しみにしております。
【署名】
================================
株式会社◯◯
氏名
〒000-0000 東京都◯◯
連絡先：03-0000-0000
================================
【例文】内定承諾者への場面別フォローメール書き方
内定式や書類提出など、内定承諾者にはさまざまなフォローメールを送付する必要があると思います。ここでは、以下の場面別に例文を紹介します。
▼【場面別】内定承諾者へのフォローメール
- 内定式の案内メール
- 入社前研修の案内メール
- 入社式の案内メール
- 入社手続きの案内メール
- 提出書類の催促メール
- 音信不通者への対応メール
①内定式の案内メール
【件名】
＜企業名＞内定式のご案内
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
厳しい暑さが続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
さて、今回は令和◯年度の内定式についてご連絡いたします。
下記日程で実施いたしますので、＊月＊日までに出欠のご連絡をお願いいたします。
【内定式詳細】
日時：◯月◯日（◯曜日）
集合場所：本社ロビー
本社住所 〒◯◯◯-◯◯◯◯ 東京都…
会場 ：本社◯階◯◯室
服装 ：スーツ着用でお願いいたします。
持ち物 ：印鑑、筆記用具、…
当日のお問い合わせ先：採用担当＊＊ ◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
【当日のスケジュール】
12:30 本社ロビー集合
12:45 内定式会場に移動
13:00 内定式
15:30 内定承諾者懇親会
17:00 解散
昼食は懇親会を兼ねて、立食形式にて行います。
先輩社員も参加しますので、お仕事に関することや入社までの過ごし方など、お気軽にご質問ください。
内定式参加にあたって、交通費を支給いたしますので筆記用具と印鑑は必ずお持ちください。
それでは、◯◯様のご参加をお待ちしております。
【署名】
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株式会社◯◯
氏名
〒000-0000 東京都◯◯
連絡先：03-0000-0000
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②入社前研修の案内メール
【件名】
＜企業名＞入社前研修のご案内
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
先日はお忙しい中、内定式へのご参加ありがとうございました。
短い時間ではありましたが、◯◯様とお話できて大変嬉しかったです。
さて、今回は内定式でもお伝えした内定承諾者研修の詳細についてご連絡いたします。
下記日程で実施いたしますので、＊月＊日までに出欠のご連絡をお願いいたします。
【入社前研修①】
日時 ：＊月＊日 ◯時～◯時
内容 ：ビジネスマナー・業界理解研修
【入社前研修②】
日時 ：＊月＊日 ◯時～◯時
内容 ：企業理解研修
【当日の詳細】※①、②共通
会場 ：本社◯階◯◯室
服装 ：スーツ着用でお願いいたします。
持ち物 ：印鑑、筆記用具、…
なお、片方のみの参加も可能ですが、②は①の内容を踏まえた部分があります。
②のみ参加される場合はご注意ください。
入社前研修について不明点などございましたら、採用担当の△△△（メールアドレス・電話番号）までお気軽にご連絡ください。
◯◯様のご参加をお待ちしております。
【署名】
================================
株式会社◯◯
氏名
〒000-0000 東京都◯◯
連絡先：03-0000-0000
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③入社式の案内メール
【件名】
＜企業名＞入社式のご案内
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
いよいよ入社式が来月に近づいてまいりました。
これまで内定式や入社前研修など、さまざまなイベントにご参加いただきありがとうございました。
入社式は以下の日程で実施いたします。
なお、より詳細な内容につきましては、本日入社案内を発送しましたので、お手元に届き次第ご確認をお願いいたします。
【入社式】
＊月＊日 ◯時集合
【当日の詳細】
集合場所：本社ロビー
本社住所 〒◯◯◯-◯◯◯◯ 東京都…
会場 ：△△ホテル◯階
服装 ：スーツ着用でお願いいたします。
持ち物 ：印鑑、筆記用具、…
当日のお問い合わせ先：採用担当＊＊ ◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
入社式に関しまして、不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。
それでは、当日◯◯様にお会いできることを楽しみにしています。
【署名】
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株式会社◯◯
氏名
〒000-0000 東京都◯◯
連絡先：03-0000-0000
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④入社手続きの案内メール
【件名】
＜企業名＞書類提出のご案内
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
この度は、内定承諾のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
◯◯様とご一緒に働けることを、社員一同心待ちにしております。
つきましては、入社に際して必要な書類の提出をお願いいたします。
提出書類一式を後日郵送いたしますので、必要事項をご記入いただき、押印のうえ、同封されている返信用の封筒で下記提出先までご返送くださいますようにお願いいたします。
【提出書類】
- 内定承諾書
- 労働契約書 兼 雇用通知書
- 身元保証書
- 健康診断書
- 卒業証明書
【提出期限】
◯◯年◯◯月◯◯日
【提出先】
〒000-0000 東京都◯◯
【注意点】
- 期限内の提出が難しい場合には、事前にご連絡お願いいたします。
- 提出物に経歴の詐称などが発覚した場合、内定を取り消すことがございますのでご承知ください。
【署名】
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株式会社◯◯
氏名
〒000-0000 東京都◯◯
連絡先：03-0000-0000
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⑤提出書類の催促メール
【件名】
＜企業名＞※至急 各種書類提出のお願い
【本文】
◯◯様
※明日期限の書類未提出の方のみにご連絡しております。
入れ違いで既にお送りいただいた方などいらっしゃいましたら、恐れ入りますがご連絡いただけますと幸いです。
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
先日ご依頼させていただきました書類提出に関しまして、期限が明日中となっておりますのでリマインドでのご連絡です。
入社手続きに関わる重要なお願いですので、必ず期限までに不備なく完了できるよう、ご協力お願いいたします。
ご不明点や質問などございましたら、お気軽に＊＊までお問い合わせください。
◯◯様とご一緒に働けることを、社員一同心待ちにしております。
【署名】
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株式会社◯◯
氏名
〒000-0000 東京都◯◯
連絡先：03-0000-0000
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⑥音信不通者への対応メール
内定承諾者と連絡がつかなくなってしまった場合には、こちらからメールを送り、現在の状況を確認しましょう。メールへの返信に期日を設けても返信がない場合には内定辞退とみなす旨を必ず伝えることがポイントです。ただし、内定承諾後は労働契約が成立しているとみなされる場合もあります。その際は、社内規定を整備した上で内定通知時に明示する必要がある点には注意しましょう。
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
この度は、弊社へのご入社を決めていただき、誠にありがとうございます。
入社準備について、メールにてご案内しておりましたが、その後のご状況はいかがでしょうか。
弊社からのメールの確認ができていない場合には、その旨ご返信いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ではございますが、◯月◯日までにご返答いただきますようお願いいたします。
なお、期日までにご連絡いただけない場合には、当該日の2週間後の日付をもって、内定を辞退したものとして取り扱いますので、何卒ご承知ください。
本メールと行き違いで既にご対応いただいている場合は、何卒ご容赦いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
【署名】
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株式会社◯◯
氏名
〒000-0000 東京都◯◯
連絡先：03-0000-0000
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【例文】内定者の近況を尋ねるメールの書き方
内定者とのコミュニケーションの一環として最近の近況を伺うことが挙げられます。その際は、面接や面談で話した内容をメールに組み込むと内定者との距離を縮めることができるでしょう。
【本文】
◯◯様
お世話になっております。
△△株式会社 採用担当の＊＊です。
桜の開花が待ち遠しい今日この頃、お変わりなくお過ごしでしょうか。
研究活動で日々お忙しいと思いますが、充実した毎日が過ごせていることを願っています。
さて、新しい生活に向けて準備があるとは思いますが、体調に気を付けながら、学生生活を満喫していただければと思います。
何かご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
お時間がある時に、最近の近況をお伺いできればと思います。
【署名】
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株式会社◯◯
氏名
〒000-0000 東京都◯◯
連絡先：03-0000-0000
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電話で内定承諾のお礼を伝える際のポイント
内定承諾通知をする際、メールだけではなく、電話で直接実施したいと考える場合もあるかと思います。口頭で伝える際の手順は、以下の通りです。
- 社名・担当者名を伝える
- 内定承諾のお礼を伝える
- 入社までの必要事項・スケジュールを伝える
内定承諾者に悪い印象を与えないためのポイントを、以下で説明していきます。
①学生の状況を配慮した、丁寧な電話対応を心がける
第1声で会社名と自分の名前を名乗りましょう。内定者によっては、自社の電話番号を登録していない場合もあります。また、学生によっては、複数の企業・就職エージェントから電話を受けているため、内定先の企業からだとは気が付いていない場合があります。そのため、内定先の会社であることを伝えるため、勘違いが起きないよう、自社名をはっきりと、ゆっくりした口調で伝えるようにしましょう。
さらに、内定者が電話を取れる状況にあるか、確認するようにしましょう。「今、お時間大丈夫でしょうか」といった言葉を付け加えると、自社の対応の丁寧さが内定者に伝わりやすいです。
②感謝の念が伝わるようにお礼を伝える
自社名を内定者に伝えた後は、内定承諾へのお礼を丁寧に伝えましょう。このとき、定型的な感謝の言葉だけではなく、「◯◯さんと一緒に働くことを、楽しみにしています」といった言葉を加えると、印象良く感謝の念を伝えることができます。
学生に「この企業は、自分のことを必要としてくれているんだ」と感じさせることができれば、内定辞退を防ぎ、入社意欲を高める効果も見込めるでしょう。
③入社までに必要な手続きを漏れなく伝える
また、入社までのスケジュールや、必要事項を漏れなく伝えるようにしましょう。具体的には、内定者懇親会や内定式の案内、今後提出が必要となる書類やその提出期限などを伝えます。
必要事項を伝える前には、学生に「筆記具などお持ちですか？」とメモを促すような声掛けを行いましょう。また、学生がメモをとる時間を十分確保するために、1項目伝え終わったら3秒程度時間をおいてから話すことを意識してみてください。
内定承諾者へ送付するメールのチェックリスト
最後に、メールを送る前の最終チェックリストを記載しておきます。
▼メールを送る際のチェックリスト
《言葉・表現》
- 誤字脱字はないか
- 内定者名に誤りはないか
- 敬語が不自然になっていないか
《メールの構成》
- 件名は一目見てわかる内容になっているか
- 件名に会社名が入っているか
- 箇条書き・行間を用いて、見やすさが意識されているか
- 連絡先・担当者名がが明記されているか
《内容》
- 入社後の手続き・必要な提出書類など、記載に漏れがないか
- 不明点への配慮・内定承諾へのお礼が伝わる文面になっているか
メールを送る際の最終確認としてチェックリストを使い、自社で働く意欲醸成に繋げていきましょう！
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さいごに
いかがでしたか。本記事では、内定承諾書に向けたフォローメールの書き方について紹介してきました。チェックリストを参照しつつ、内定者に対して好印象なメールを送りましょう！
