内定者へのフォローメールはどう書く?すぐに使える例文集4選
2022/09/13
内定者の不安を解消し、信用を得る方法としてフォローメールは重要となります。

本記事では、企業側の注意するべきポイントを掲載し、内定者とのメールのやりとりに使える件名・本文の例文集を即実践可能な形でご紹介します。

内定から入社までのフォローを、メールを通して適切に行いましょう。

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場面で使える件名・本文例文集4選

内定者からのメールの返信や、やり取りでお困りの場合、例文を参考に文章を作成することがおすすめです。

内定者や企業に合わせて文面を変えながら、文章の流れをつかみましょう。

ここでは、内定者のフォローメールで使える例文を以下のフェーズに分けてご紹介します。  

①最終面接合格後のフォローメール
②内定式のフォローメール
③入社前研修のフォローメール
④入社式のフォローメール

フォローメールを書く様子を表す画像

①最終面接合格後のフォローメール

最終面接合格後のフォローメール例文

最終面接合格後のフォローメールでは、学生に安心感をもたらし、企業への印象をより良いものにするために以下の内容を入れましょう。

  • 内定承諾へのお礼
  • 入社日までのスケジュール
  • 質問を歓迎する文言

特にスケジュールはできるだけ細かく伝えることで、卒論や卒業旅行などの予定で忙しくなる学生にとって親切なメールとなります。

②内定式のフォローメール

内定式のフォローメール 例文

内定式前のフォローメールも、内定通知後と同様に詳細にスケジュールを伝えることで、内定者がイベントに参加しやすくなります。

出欠確認や参加者のスケジュール調整のため、遅くとも内定式の一か月前には連絡するようにしましょう。

内定者との対話を表す画像

③入社前研修のフォローメール

入社前研修のフォローメール 例文

入社前研修のフォローメールでは、内定式に参加した学生に対し、まずは感謝の気持ちを伝えましょう。

長期的なやり取りで内定者も慣れてくる頃なので、親しみやすい文面を意識すると企業により良い印象を持ちやすくなります

任意参加の場合は不参加でも問題ないことを伝え、内定者の不安要素を減らすようにしましょう。

参加していない学生に対しては、入社前研修の概要や現時点での不明点を聞くなど、別のフォローメールを送るとよいでしょう。

また、内定者の参加意欲を高めるために、研修内容を詳細に記載することもおすすめです。

④入社式のフォローメール

入社式のフォローメール 例文

入社式は内定者にとって大きな節目の一つとなります。

最後まで丁寧に詳細を伝えるフォローメールを心がけましょう

内定者を不安にさせないよう、一か月前までには通知するとよいでしょう。

入社式当日はこまめなメール確認が難しいため、担当者の電話番号を記載しておくと内定者にとって安心材料になります。

フォローメールについて検討する様子を表す画像

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内定者へのフォローメールのポイント

上記の例文はあくまでも型であるため、状況に合わせて文章を付け加えるとより効果的なメールとなります。

内定者へのフォローメールでは、以下の7つのポイントが大切です。

  1. メールの基本を守る
  2. 内定者に寄り添った内容にする
  3. 質問への返信内容は明確な答えにする
  4. 悩みや不安を事前に解消する
  5. 迅速な返信を心がける
  6. くだけた表現が織り交ぜられている
  7. 社会人としてのアドバイスをする

それぞれのポイントについて、詳しくご紹介します。

1.メールの基本を守る

基本的にどのメールを作成する際にも押さえるべきポイントとして、以下の3つが主に挙げられます。

  • 見やすく詳細に書く
  • 誤字脱字や情報の抜け漏れが無いかチェックする
  • メールの流れを意識する

特にフォローメールは情報量が多くなりやすいため、かっこや中黒などを多用して見やすくなるようにしましょう

フォローメールの基本的な流れは以下のようになっています。

  • 相手(内定者)の名前
  • 担当者(送信者)の所属と名前
  • 挨拶や先日のお礼
  • 案内の内容(日時、場所、持ち物、服装など)
  • 注意事項
  • 締めのお礼

慣れてきたら上記の流れを意識してオリジナルの型を作ると、より企業や担当者の雰囲気に合ったメールが作成できます。

2.内定者に寄り添った内容にする

内定者は自分の企業に内定承諾をしたとしても、他社に未練を抱えていることもあります

一人暮らしを始めることや社会人になることなど、内定から入社までに不安を感じている可能性が高いです。

この企業を選んで良かったと思われるように、内定者が感じる不安を理解した上で安心感を与えられる文章作りを心がけましょう

企業へのマイナスイメージになりかねないため、宛名のみ変更したテンプレートの文面は避けたいところです。

また、卒業旅行や卒論などで忙しい内定者のために、今後の見通しをこまめに伝えておくことも効果的でしょう。

企業と内定者の良好な関係を表す画像

3.質問への返信内容は明確な答えにする

質問が発生しないように情報を詳細に伝えておくことも重要ですが、内定者からの質問に対して丁寧に対応することも大切な要素です。

特にマイナス面に関する質問を受けた場合、誤魔化してポジティブな情報のみを与えることは、かえって不信感に繋がります

企業の評判は口コミサイトなどで見えやすいため、企業情報はきちんと伝えましょう。

企業の欠点も適切に伝えられると、内定者に入社後のギャップを感じさせず長期的な就業に繋がります。

4.悩みや不安を事前に解消する

内定者から悩みや不安を打ち明けられた場合、寄り添う姿勢を見せると同時に解消できるようフォローをしましょう

例えば同期とのスキルの差を気にするメールならば、研修制度について改めて伝えるとよいでしょう。

内定者イベントの参加をためらっているならば、参加のメリットについて伝えることもおすすめです。

内定者の不安を受け入れる姿勢を見せることで、悩みを相談しやすい環境をアピールすることもできます。

思うところがあったとしても、決して事務的に処理をしたり威圧感を与えたりすることの無いようにしましょう。

5.迅速な返信を心がける

メールの返信は極力24時間以内に行い、遅くなった場合はその旨を謝罪する文言を付け加えましょう。

返信を先延ばしにすることで、内定者は不安を感じやすくなります

問い合わせや相談といったメールはもちろん、出欠の連絡にもスピーディーに対応することが大切です。

特に、不安や悩みを示唆する内容にはできるだけ早く返信するようにしましょう。

6.くだけた表現が織り交ぜられている

フォローメールでは適度にくだけた表現を使うことで、内定者の緊張を和らげるようにしましょう。

内定者とのやり取りでは、担当者への親近感や安心感が重要になります。

相談や質問がしやすい環境を作ることで入社後のギャップを無くし、企業への印象を少しでも良くしたいところです。

社会人経験が無く敬語を使い慣れていない学生にとって、事務的で固いメールは冷たい印象が強くなります。

親しみやすい文章を考えて、程よく取り入れるように意識してみましょう。

7.社会人としてのアドバイスをする

社会人になることへの不安から、多くの学生にとって経験を踏まえた具体的なアドバイスは貴重なものとなります。

例えば一人暮らしを始める内定者には、引っ越し作業の経験談や生活のコツを話すことがおすすめです。

他にもメモの取り方や出勤時の習慣など、雑談のタイミングがあれば伝えられると良いでしょう。

ただし、上から目線の指摘や威圧感のある内容にならないように、内定者の求めるアドバイスを意識しましょう。

内定辞退を防ぐための注意点

フォローメールは企業のイメージアップが期待できますが、適切に送らなければ内定辞退に繋がってしまう可能性があります

フォローメールに関する不満の要因としては、以下の3つが挙げられます。

  • 内定者との距離感
  • メールの時間帯や回数
  • 「オワハラ」

ここではフォローメールを送る際の注意点について、詳しくご紹介します。

内定者の不満を表す画像

内定者との距離感

適度に砕けた表現を用いることは、親近感を持ってもらうことに効果的です。

しかし、過度に距離を縮める文章は馴れ馴れしく感じ、マイナスのイメージを持たれかねません。

企業を代表して内定者と向き合っていることを自覚し、気遣いやお礼といった形で親しみやすい文面を作るようにするとよいでしょう。

内定者は企業から内定をもらう側という立場上、不快感を表に出しづらいことを理解した上で、節度のある文章を心がけましょう。

作成したフォローメールが適切かどうか不安であれば、複数の社員で文面を確認できる環境を作ることがおすすめです。

メールの時間帯や回数

内定者へのフォローメールは、一つの要件につき極力1件のみの連絡にとどめましょう。

あまりにも頻繁な連絡は、返信の手間と時間を考えると内定者への負担になりかねません

また、早朝や夜間のメールは内定者に「残業が当たり前になっているのではないか」という不安を与えてしまいます。

一般的な就業時間である午前9時~午後20時頃を目安に送信するようにしましょう。

反対に、やり取りの頻度が低すぎると今後の見通しに不安を持たれるため、1~2か月に1回ほどの連絡が適切です。

「オワハラ」

内定通知後、学生の意思に反して就職活動の終了を強要するハラスメント行為のことを「オワハラ」と呼びます。

主に、内定承諾を急かすことや入社するようにプレッシャーを与える行為を指します。

たとえ内定者へのフォローメールの目的が内定承諾だとしても、それを感じさせるような文章は逆効果です。

入社の検討期間を適切に設け、相談の機会を求められたら適切に応じるようにしましょう。

【参考】厚生労働省「塩崎大臣閣議後記者会見概要」

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おわりに

内定者へのフォローメールには、情報伝達の他に内定承諾率を上げる効果があります。

しかし、内定者の不安解消を第一に考えて文章を送ることが大切です。

例文を参考に文章を作成しつつ、内定者に寄り添った言葉を付け足すように心がけましょう。