不採用通知を送る際は「これからも付き合いが続くかもしれない」という可能性を念頭におきながら、候補者を気遣った文面を作成する必要があります。
本記事では、不採用通知の書き方から、候補者の選考段階に合わせた不採用通知の例文を紹介しています。
▼この記事はこんな方にオススメです
また、弊社にて作成しましたWord形式の不採用通知書テンプレートを無料で配布しております。こちらよりダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
不採用通知とは、選考で不採用になったことを応募者に伝える通知のことです。通知の書き方によっては、応募者を不愉快にさせたり、企業イメージを悪化させたりと大きな影響力を持っています。そのため、注意点を押さえて丁寧に作成を行う必要があります。
株式会社アイデムが行った企業調査によると、64.4%の企業が不採用通知を行っていることがわかります。しかし、従業員規模が大きくなるにつれて不採用通知を行っておらず、従業員数が3000人以上の企業は、31.8%の企業しか不採用通知を行っていません。
近年は、就職活動における口コミの重要性が高まっており、就活生に良い印象を持ってもらうことが、内定承諾率アップや次年度の母集団形成を成功させる要因にもなっています。「内定通知書を送らない企業であった」と口コミに書かれ、ネガティブな印象を持たれないためにも、就活生に対して不採用通知を行いましょう。
【参考】株式会社アイデム『2017年度新卒採用に関する企業調査』
不採用通知の連絡手段としては、メールが主流となっています。
▼不採用通知の連絡手段
20代の約75%が『電話に対して苦手意識を感じている』という調査結果も出ているため、電話よりもメールで行う方が就活生への負担も少ないでしょう。特別な理由がない限り、就活生が自分のタイミングで確認できるメールで不採用通知の連絡をすることがオススメです。
【参考】株式会社ABABA『就活生の9割が志望度の高い企業を不採用になった経験があり、 うち8割以上がその企業への「嫌悪感」を抱く衝撃の結果に 』
【参考】株式会社ソフツー『若者世代は7割以上が「電話恐怖症」に！？ソフツー「電話業務に関する実態調査」を発表』
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不採用通知を送る手段としては次の4つの連絡方法が挙げられます。ここでは、それぞれの特徴を解説します。
▼不採用通知を通知する連絡方法
以下は、4つの連絡手段のメリット・デメリットを比較した図です。
基本的に不採用通知の連絡はメールでOKです。どちらも都合の良いタイミングで送信・確認ができるため、お互いへの負担が少なく連絡を取ることができます。
また、文章として形に残るため、認識にすれ違いが起きにくいです。トラブルに発展してしまった際も、メールは記録が残るため証拠として活用できます。もし不採用理由について聞かれた場合は、面接担当者とコミュニケーションをとりながら丁重に返信しましょう。
メールで不採用通知を行う際は、以下の流れで行います。
▼メールで不採用通知を行う際の作業手順
電話は相手と同時にコミュニケーションを行うため、確実に通知を伝達することが可能です。自社が通知してから相手が確認するまでのタイムラグがないため、「できるだけ早く応募者に選考結果を伝え、誠意を見せたい」という方にオススメです。相手が忙しい場合はすぐに連絡が取れない場合もあるため注意が必要です。
また、電話だと言葉が不明瞭になり、思ったように意思の疎通が取れない場合もあります。電話をかける前に、伝えたい内容について一度整理する時間を設けましょう。電話は記録が残らないため、相手に誤解を与えてしまうとトラブルに発展してしまう可能性もあります。
また、採用担当者の業務負担が大幅に増えてしまうため、自社の状況に合わせて活用すると良いでしょう。
電話で不採用通知を行う際は、以下の流れで行います。
▼電話で不採用通知を行う際の作業手順
面談のような形で「なぜ不採用という結果に至ったのか」というフィードバックを応募者に対して行いたい場合は、オンラインでのWeb通話がオススメです。お互いの顔が見えるため、メールや電話などでは伝わりにくい細かいニュアンスなども伝えることができます。
「不採用理由を伝えて今後の就職活動に役立てて欲しい」という誠意を見せることで、相手の心証を良くすることも可能です。
Web通話は事前の日程調整が必須なため、まずはメールなどで連絡を取るようにしましょう。電話の場合と同じく、採用担当者の業務負担が増えてしまうことが特徴です。
▼Web通話で不採用通知を行う際の作業手順
以前の名残りで「正式な書類は郵送する」という企業も少なからず存在します。
また、履歴書やポートフォリオの原本を応募者に返送する場合は郵送が必須なので、不採用通知とともに送る場合があります。不採用通知はデリケートな話題のため、郵送する際は不特定多数の目に内容が触れやすいはがきではなく、封筒に入れて送るようにしましょう。
応募者が多い場合は、郵送の手間やコストがかかってしまうことが特徴です。
▼郵送（手紙）で不採用通知を行う際の作業手順
不採用通知を行う際、次のような構成にすると良いでしょう。
▼不採用通知の構成
ここでは、どのような内容で不採用通知を構成すれば良いかについて詳しく紹介します。
はじめに、応募者が自分の時間を割いて応募し、選考プロセスに参加してくれたことに対する感謝の気持ちを表します。これにより、企業としての礼儀正しさや配慮が伝わり、応募者に対する敬意が伝わるでしょう。
不採用通知は、応募者に対して選考の結果を明確に伝えることが目的であるため、必ず伝えます。応募者に誤解を与えないためにも、曖昧な表現は使用しないようにしましょう。
個人情報保護の観点から、応募書類がどのように処理されるかを明確にすることは、応募者に安心感を与えるでしょう。
不採用通知の最後に、今後の応募や別の機会を歓迎する旨を伝えることで、応募者に対してポジティブな印象を与えることができるでしょう。礼儀正しい締めの言葉は、企業としての配慮が伝わるため、今後の応募者との関係性維持にも役立ちます。
選考フェーズによって不採用通知のメール内容も異なるでしょう。
ここでは、次の2パターンについて詳しく紹介します。
▼選考段階別の不採用通知メール例
また、応募書類等の返送有無別に、例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
書類選考の段階で不採用となった場合のテンプレートについて確認しましょう。
件名：
書類選考結果のご連絡｜株式会社〇〇
本文：
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
この度は、数ある企業の中から弊社の新卒採用選考にご参加いただきありがとうございました。
〇〇様にご応募いただいた書類について社内で厳正なる選考を行った結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に添えない結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
（履歴書送付なしの場合）なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
（履歴書送付ありの場合）なお、ご提出いただいた履歴書/ポートフォリオにつきましては、履歴書に記載されております住所へ返送いたします。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
面接で不採用となった場合のテンプレートを確認していきましょう。
件名：
〇次選考結果のご連絡｜株式会社〇〇
本文：
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
先日はお忙しい中、弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
（履歴書送付なしの場合）なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
（履歴書送付ありの場合）なお、ご提出いただいた履歴書/ポートフォリオにつきましては、履歴書に記載されております住所へ返送いたします。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
電話で不採用通知を伝える場合の例文を、応募書類の返送あり/なし/留守電だった場合の3つのパターンについて紹介します。
人事「株式会社×× 新卒採用担当の△△です。〇〇（フルネーム）様のお電話でお間違いないでしょうか。」
学生「はい、そうです」
人事「選考結果についてお知らせしたく電話したのですが、ただ今お時間よろしいでしょうか」
学生「はい、大丈夫です」
人事「改めまして、この度は弊社へのご応募ありがとうございました。また先日はお忙しい中、弊社までご足労いただき誠にありがとうございました。選考結果ですが、〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。」
学生「そうなんですね、非常に残念ですが、承知いたしました」
人事「ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます（※）。この度は数ある企業の中から弊社の選考にご参加いただきありがとうございました。〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」
学生「ありがとうございます。また機会がありましたら、よろしくお願いいたします」
※履歴書返却ありの場合：「ご応募時に提出いただいた書類につきましては、履歴書に記載された住所に返送いたしますのでご査収ください」
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
〇〇（フルネーム）様のお電話でお間違いないでしょうか。
ご応募いただいた新卒採用の選考結果についてお伝えしたいことがあり、お電話いたしました。
また改めてご連絡させていただきます。
「想定よりも内定辞退率が高く、必要な人数を採用できない！」など、急な欠員によって一度不採用通知を送った相手に補欠採用の連絡を行いたいという場合もあるかもしれません。
このとき、事前に不採用者に対して補欠採用の可能性がある旨を伝えておくと、連絡が取りやすくなるでしょう。
一度、不採用の連絡をしたというマイナスの印象からスタートしていることを忘れずに、まずはメールで連絡をしてから電話を行うことで丁寧にコミュニケーションを取りましょう。
件名：
補欠採用のご連絡｜株式会社〇〇
本文：
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。突然の連絡失礼いたします。
また、改めまして弊社の採用選考にご参加いただきありがとうございました。
先日〇〇様にご応募いただいた職種に欠員が出ました。
もしご興味がありましたら再度お話しさせていただけないかと思い、誠に恐縮ではございますがご連絡させて頂きました。つきましては近日中にお電話できればと思うのですが、ご都合の良い時間帯などございますでしょうか？
ぜひもう一度、弊社について、〇〇様についての理解を深めていけたらと考えておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
ここでは、不採用通知に関するよくある疑問についてお答えしていきます。
不採用通知は、結果が決まったあとなるべくすぐに送るのが良いでしょう。
新卒採用のような多くの応募者が見込まれる採用形態の場合は、「選考結果は〇月〇日に連絡する」というような期日を設け、事前に候補者へアナウンスをしておくことがオススメです。
▼合否通知連絡の目安
書類選考：応募後3日前後
面接選考：面接実施日程から3日〜1週間以内
なお、選考実施から数時間以内の不採用通知は、「真剣に選考されていないのではないか」という印象を持たれる可能性もあるので注意が必要です。
不採用通知を行う際、その理由までフィードバックする必要はありません。一方で、合否結果とともに理由を送ることで学生からの印象を良くすることは可能です。
「〇〇会社は不合格になった理由も伝えてくれるから、とりあえず受けてみるといいよ」と後輩に伝われば、翌年度以降の母集団形成に繋がるかもしれません。また、不採用になったとしても、今後消費者や同業者として接点を持つ可能性もあるため、企業に対して良いイメージを持ち続けてもらうことが望ましいでしょう。
マイナビが行った調査によると、就活に不満を感じたことのある学生のうち、約7割が「選考理由がフィードバックされない」ことに対して問題意識を持ったという結果が出ています。
企業によっては選考基準を学生側に開示することが難しい場合もありますが、可能な場合は不採用理由までフィードバックできるとよいでしょう。
【参考】マイナビキャリアリサーチLab『マイナビ 2025年卒内定者意識調査』
不合格通知を行う際は、履歴書やポートフォリオの取り扱いについても伝えることが必須です。
このような書類については個人情報が多く記載されているため、丁重に扱う必要があります。破棄や返送など、どのように取り扱うのかを不採用通知にて記載することを忘れないようにしましょう。
もし書類のコピーを取った場合は、その旨もしっかりと伝えておきましょう。
不採用通知はセンシティブな内容のため、丁重に扱う必要があります。ここでは、次の3つを紹介します。
▼不採用通知を行う際のポイント
自社への心象を悪くしないためにも以下のことを意識しましょう。
不採用通知を送る際、苗字のみを宛名に記載していませんか？『田中』『佐藤』など同じ苗字を持った応募者が複数人いる場合、通知を送り間違えるなどのミスが発生する可能性があります。
宛名の間違いは「採用の通知が届いたのに実際は不採用だった」「不採用の通知が届いたので別の企業に内定承諾してしまった」というようなトラブルにもつながります。不採用通知を送る際はしっかりとフルネームを記載するように意識しましょう。
就職活動を行っていると、就活メディアや企業から日々たくさんのメールが届きます。不採用通知のメールを送る際、件名が抽象的だとダイレクトメールなどに紛れて開封されないという事態が起こりかねません。
例えば『株式会社〇〇よりお知らせ』という件名だとメールの重要度が高く見えないため、応募者が通知を見逃してしまう可能性があります。選考結果の通知であることが伝わるように『【重要】選考結果のご連絡』などの目を引くような件名で送りましょう。
不採用通知は大事な連絡であると意識されている担当者様は多いと思いますが、選考結果連絡に、内定者フォローに、と重要度の高い業務が重なるとミスも起こりかねません。送信先・宛名を間違えていないか等、ダブルチェックを行うことで入念に確認しましょう。
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いかがでしたか。
この記事のポイントは以下の通りです。
応募者と今後も関係性が続く可能性があることを念頭に置き、丁寧な対応を心がけましょう。