採用活動を行っていると、必ず不採用となる応募者が出てきます。
不採用通知を受け取った応募者に配慮していない文章を送ってしまうと、自社に対する好感度の低下や、トラブルにつながりかねません。
「これからも付き合いが続いていくかもしれない」ということを念頭に置きながら、不採用通知を行う必要があります。
想定よりも不採用の人数が多かったという担当者様には、こちらの記事もオススメです。
【参考】
【保存版】採用の歩留まりとは？平均値と9つの改善方法を紹介します｜新卒採用ダイレクトリクルーティングサービス Matcher Scout
【新卒】採用戦略とは？立案方法・すぐに使えるフレームワークを紹介
この記事は、新卒採用に特化したダイレクトリクルーティングサービス「MatcherScout」を運営する弊社所属のライターが執筆しています。
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不採用通知とは？
不採用通知は、選考で不採用になったことを応募者に伝える通知のことです。
通知の書き方によっては、応募者を不愉快にさせたり、企業イメージを悪化させたりと大きな影響力を持っています。
そのため、注意点を押さえて丁寧に作成を行う必要があります。
相手を不愉快にさせない不採用通知の書き方
ここでは不採用通知を送る必要性や、通知のタイミングをご紹介します。
そもそも不採用通知って送る必要ある？
採用、不採用に関わらず選考に参加した全ての応募者に対して、選考結果の連絡を行うようにしましょう。
自社の選考に参加した応募者は、入社を希望するほど自社に対して魅力を感じたということです。
社員としてではなくても、取引先や消費者など、別の形でこれから自社に貢献してもらえる可能性が大きいです。
また近年は就職活動における口コミの重要性が増しているため、応募者の満足度を高めるための採用CXに注力する必要があります。
採用CXとは、企業を認知してから入社するまでの採用プロセスにおける候補者体験（＝Candidate Experience）のことです。
採用CXを向上させることで、採用全体の改善や企業イメージの向上につながるといわれています。
以下の記事では、採用CXが注目されている理由と導入事例を詳しく解説しています。
ぜひ参考にしてください。
【参考】【解説】採用CXとは？注目されている理由と導入事例を紹介
「たくさん準備をして選考を受けたのに、不採用の連絡さえ来ない」
このような体験をした応募者が多くいた場合、口コミサイトにおける自社の評価が下がってしまいます。
その結果、次年度以降の採用に影響が出るということも。
2021年度の調査によると、求職者の76.7%が就職または転職時に口コミサイトで企業情報を調べているという結果が出ています。
【参考】株式会社エフェクチュアル 株式会社グローバルウェイ「インターネット上の企業情報に関する信頼性について」
応募者への真摯（しんし）な対応が一層重要になっている現在、自社に興味を持ってくれた感謝の気持ちを込めて不採用通知を送ることが大切です。
不採用通知を行っている企業の割合
2017年に行われた新卒に関する企業調査によると、不採用通知を行っている企業の割合は64.4％です。6割以上の企業が不採用通知を行っていることがわかります。
一方で、不採用通知を行わないと答えている企業は22.4％も存在しています。
また従業員規模別の調査では、従業員規模が大きくなるにつれて不採用通知をしないと答える企業が多い傾向にあります。
従業員数3000人以上では、不採用通知を行わない企業が約3割にものぼります。
不採用通知を行わない企業に対して、応募者は不愉快な気持ちを抱きます。
応募者によって口コミサイトの評価が下がり、企業のイメージの低下につながります。
そのため、不採用通知は行う必要があるでしょう。
【参考】株式会社アイデム『2017年度新卒採用に関する企業調査』
どのタイミングで送る？
不採用通知を行う際は、連絡するタイミングも重要です。
選考日から時間が経過しすぎると、自社に対して悪印象を抱きやすくなります。
選考結果の連絡は、選考日から3日〜1週間程度までには必ず行うようにしましょう。
就活生が不愉快に思う理由とは？
不採用通知が応募者を不愉快にする原因として以下のようなものがあげられます。
- 通知が遅い
- 通知に記載されている名前が間違っていた
- 通知が典型文すぎる
上記の原因を踏まえて応募者を不愉快にさせないために、不採用通知を行いましょう。
不採用通知における基本の文章構成
不採用通知を書く際、どのような内容を記載すれば良いのでしょうか？
ここではメールに記載すべき内容と不採用理由記載の有無についてご紹介します。
メールに記載すべき内容
不採用通知を行う際は、以下の内容を含めるようにしましょう。
- 件名
- 宛名
- 選考参加に対するお礼
- 不採用通知
- 履歴書などの処理方法
- 最後のあいさつ
不採用通知のテンプレートは、【選考段階別テンプレ】不採用通知を送る際の例文4パターンにてご紹介します。
冒頭や文末であいさつをする？
不採用通知を手紙として郵送する場合、手紙のフォーマットにある程度従いながら文書を作成します。
最近は改まって手紙を書く機会も少ないため、書面や文書を書く際のルールをあまり覚えていないという方もいるのではないでしょうか。
こちらは基本的な手紙の書き方です。
不採用通知の場合、季節の移り変わりに触れる「時候のあいさつ」や「季節に絡めた気遣いの言葉」などは不要です。
代わりに「自社に興味を持って応募してくれたことに対する感謝」や「選考参加への感謝」などを伝えましょう。
書面で不採用通知を送付する場合は「拝啓」や「敬具」といった頭語と結語が必要です。
手紙を書く際と同様に、言葉遣いに注意して文章を書くようにしましょう。
不採用理由は書くべき？
不採用の理由は、基本的に記載する必要はありません。
確かに不採用理由について記載する企業も一部あります。
「〇〇さんの今後の就職活動に役立つと考えたため」と記載すると、選考参加者の心証も良くなるでしょう。
一方で、不採用となった理由を明確にしてしまうと、それに納得できない応募者からの問い合わせなどの業務負荷が増えてしまう懸念があります。
そのため、不採用理由まで記載する必要があるかは自社の状況に合わせて判断しましょう。
人材紹介を利用している場合は不採用理由を伝える
人材紹介会社を介している場合、一般的に応募者への不採用通知は人材紹介会社の担当者が行います。
人材紹介会社の担当者が応募者から不採用理由を問われることがあるので、詳細な不採用の理由を担当者に伝えておきましょう。
また、不採用理由を伝えることで、人材紹介会社の自社の採用要件に対する認識が深まり、より適した人材を紹介してもらえる可能性が高まります。
【選考段階別テンプレ】不採用通知を送る際の例文4パターン
例えばエントリーシート提出の時点で不採用となった応募者と、最終面接で不採用となった応募者とでは、かけるべき言葉が異なります。
選考段階によって内容を変えた方が良いでしょう。
ここでは
- 書類選考で不採用となった場合
- 選考初期で不採用となった場合
- 最終面接で不採用となった場合
- 不採用通知を電話で行う場合
の4つのパターンに分けて例文をご紹介します。
各段階で履歴書など書類返送あり/なしのパターンを記載しています。
①書類選考で不採用となった場合
書類選考で不採用となった場合のテンプレートを確認しましょう。
▼履歴書返却なし
『選考結果のご連絡』
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
この度は、数ある企業の中から弊社の新卒採用選考にご参加いただきありがとうございました。
〇〇様にご応募いただいた書類について社内で厳正なる選考を行った結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に添えない結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
▼履歴書返却あり
『選考結果のご連絡』
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
この度は、数ある企業の中から弊社の新卒採用選考にご参加いただきありがとうございました。
〇〇様にご応募いただいた書類について社内で厳正なる選考を行った結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に添えない結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご提出いただいた履歴書（ポートフォリオ）につきましては、履歴書に記載されております住所へ返送いたします。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
②選考初期で不採用となった場合
選考初期で不採用となった場合のテンプレートを確認していきましょう。
▼履歴書返却なし
『選考結果のご連絡』
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
先日はお忙しい中、弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
▼履歴書返却あり
『選考結果のご連絡』
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
先日はお忙しい中、弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、履歴書に記載された住所に返送いたしますのでご査収ください。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
③最終面接で不採用となった場合
最終面接で不採用となった場合のテンプレートです。
▼履歴書返却なし
『選考結果のご連絡』
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
先日はお忙しい中、弊社の最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
改めまして、この度は数ある企業の中から弊社の選考にご参加いただきありがとうございました。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
▼履歴書返却あり
『選考結果のご連絡』
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
先日はお忙しい中、弊社の最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、履歴書に記載された住所に返送いたしますのでご査収ください。
改めまして、この度は数ある企業の中から弊社の選考にご参加いただきありがとうございました。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
④不採用通知を電話で行う場合
上記の3つで、不採用通知をメールで行うテンプレートをご紹介いたしました。
続いて、不採用通知を電話で行う場合の会話テンプレートを確認しましょう。
▼履歴書返却なし
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
〇〇（フルネーム）様のお電話でお間違いないでしょうか。
ただ今、お時間よろしいでしょうか。
この度は、弊社へのご応募ありがとうございました。
また先日はお忙しい中、弊社までご足労いただき、誠にありがとうございました。
選考結果ですが、〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
改めまして、この度は数ある企業の中から弊社の選考にご参加いただきありがとうございました。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
▼履歴書返却あり
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
〇〇（フルネーム）様のお電話でお間違いないでしょうか。
ただ今、お時間よろしいでしょうか。
この度は、弊社へのご応募ありがとうございました。
また先日はお忙しい中、弊社までご足労いただき、誠にありがとうございました。
選考結果ですが、〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、履歴書に記載された住所に返送いたしますのでご査収ください。
改めまして、この度は数ある企業の中から弊社の選考にご参加いただきありがとうございました。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
▼留守電の場合
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
〇〇（フルネーム）様のお電話でお間違いないでしょうか。
ご応募の件でお伝えしたいことがあり、お電話いたしました。
また改めてご連絡させていただきます。
【連絡手段別】不採用通知の特徴と流れについて解説
不採用通知を送る手段としては「メール」「電話」「Web通話」「郵送」などがあげられます。ここでは、これら4つの手段の特徴と不採用通知を行う流れをご紹介します。
以下は、4つの連絡手段のメリット・デメリットを比較できる図です。
メール
基本的に不採用通知の連絡はメールでOKです。
どちらも都合の良いタイミングで送信・確認ができるため、お互いへの負担が少なく連絡を取ることができます。
また文章として形に残るため、認識にすれ違いが起きにくいです。
トラブルに発展してしまった際も、メールは記録が残るため証拠として活用できます。
もし不採用理由について聞かれた場合は、面接担当者とコミュニケーションをとりながら丁重に返信しましょう。
メールで不採用通知を行う際の流れ
メールで不採用通知を行う際は、以下の流れで行います。
- 応募者の合否を決定
- 不採用通知メールを作成
- 送信する応募者の宛名を確認
- ミスがないか、最終確認
- 不採用通知メールを送信
電話
電話は相手と同時にコミュニケーションを行うため、確実に通知を伝達することが可能です。
自社が通知してから相手が確認するまでのタイムラグがないため、「できるだけ早く応募者に選考結果を伝え、誠意を見せたい」という方にオススメです。
相手が忙しい場合はすぐに連絡が取れない場合もあるため注意が必要です。
また電話だと言葉が不明瞭になり、思ったように意思の疎通が取れない場合もあります。
電話をかける前に、伝えたい内容について一度整理する時間を設けましょう。
電話は記録が残らないため、相手に誤解を与えてしまうとトラブルに発展してしまう可能性もあります。
また、採用担当者の業務負担が大幅に増えてしまうため、自社の状況に合わせて活用すると良いでしょう。
電話で不採用通知を行う際の流れ
電話で不採用通知を行う際は、以下の流れで行います。
- 応募者の合否を決定
- 送信する応募者の連絡先を確認
- 伝えたい内容を整理
- 不採用理由を聞かれた場合に備えて、理由を把握しておく
- 電話で不採用通知を行う
Web通話（オンライン）
面談のような形で「なぜ不採用という結果に至ったのか」というフィードバックを応募者に対して行いたい場合は、オンラインでのWeb通話がオススメです。
お互いの顔が見えるため、メールや電話などでは伝わりにくい細かいニュアンスなども伝えることができます。
「不採用理由を伝えて今後の就職活動に役立てて欲しい」という誠意を見せることで、相手の心証を良くすることも可能です。
Web通話は事前の日程調整が必須なため、まずはメールなどで連絡を取るようにしましょう。
電話の場合と同じく、採用担当者の業務負担が増えてしまうことが特徴です。
Web通話で不採用通知を行う際の流れ
- 応募者の合否を決定
- 送信する応募者の連絡先を確認
- 応募者へのフィードバックを考える
- 応募者と日程調整を行う
- Web通話を行う日程を決定
- Web通話で不採用通知を行う
郵送（手紙）
以前の名残りで「正式な書類は郵送する」という企業も少なからず存在します。
また、履歴書やポートフォリオの原本を応募者に返送する場合は郵送が必須なので、不採用通知とともに送る場合があります。
不採用通知はデリケートな話題のため、郵送する際は不特定多数の目に内容が触れやすいはがきではなく、封筒に入れて送るようにしましょう。
応募者が多い場合は、郵送の手間やコストがかかってしまうことが特徴です。
郵送で不採用通知を行う際の流れ
- 応募者の合否を決定
- 送信する応募者の宛名を確認
- 応募者の履歴書やポートフォリオの原本を整理
- 不採用通知とともに原本を封入
- ミスがないか、最終確認
- 郵送を行う
不採用通知でのNG行為は？
不採用通知では少しのミスが大きなトラブルになりかねないため、慎重に行うことが必要です。
ここでは不採用通知を行う際にやってはいけないNG行為をご紹介します。
そもそも通知連絡をしない
先ほどもご説明した通り、不採用通知を行わない企業が約2割存在しています。
不採用通知を行わなければ、応募者ははっきりとした選考結果が得られず不愉快な気持ちになってしまいます。
そのため、不採用通知の連絡は行うようにしましょう。
通知連絡が遅い
不採用通知は迅速に行いましょう。
選考通過者や採用となった人には次のアクションを促す必要があるため、優先的に選考結果連絡を行う担当者様も多いのではないでしょうか。
不採用になった応募者への連絡を後回しにしていたら、かなり時間が経ってしまっていたなんてことがあったら大変ですよね。
自社の選考結果次第で、今後の就職活動方針を変える応募者もいるかもしれません。
連絡を怠らずに、不採用となった応募者に対しても迅速で丁寧な対応を心がけましょう。
全員に同じ内容で送る
不採用となった応募者全員に全く同じ文面で通知を行っていませんか？
選考段階によって、応募者が受け取りたいメッセージは変わります。
例えば、たくさんの面接を重ねて最終面接で不採用となった応募者と、書類選考で不合格になった応募者では自社のために割いた時間や思いも異なるはずです。
記事の前半でご紹介した選考段階別の例文も参考にしながら、段階によって通知の文章を変えるようにしましょう。
宛名に苗字のみ記載する
不採用通知を送る際、苗字のみを宛名に記載していませんか？
『田中』『佐藤』など同じ苗字を持った応募者が複数人いる場合、通知を送り間違えるなどのミスが発生する可能性があります。
「採用の通知が届いたのに実際は不採用だった」
「不採用の通知が届いたので別の企業に内定承諾してしまった」
通知のミスは、このような混乱を招いて様々なトラブルにもつながります。
不採用通知を送る際はしっかりとフルネームを記載するように意識しましょう。
選考結果までの前置きが長い
不採用通知では、せっかく選考に参加してくれたのだから失礼にならないようにと思い、本題に入るまでの前置きが長くなってしまいがちです。
不採用であることをうやむやにしていると、応募者が一番知りたい情報を読み取りにくくしてしまいます。
知りたい内容が一目で分かるように、採用か不採用かは冒頭にしっかりと記載しましょう。
一方で、通知内容があまりにも端的すぎると冷たい印象を与えるので、まず完結に結果を伝え、そのあと相手を労う言葉を添えるようにしましょう。
応募書類の取り扱いについて伝えない
選考参加時に応募者から送られてきた履歴書はどのように処理していますか？
履歴書などには個人情報が多く記載されているため、丁重に扱う必要があります。
破棄や返送など、どのように取り扱うのかを不採用通知にて記載することを忘れないようにしましょう。
今後連絡を取る可能性があるためコピーを取った場合は、その旨もしっかりと伝えておきましょう。
メールの件名が抽象的で用件が伝わりづらい
就職活動を行っていると、就活メディアや企業から日々たくさんのメールが届きます。
不採用通知のメールを送る際、件名が抽象的だとダイレクトメールなどに紛れて開封されないという事態が起こりかねません。
例えば『株式会社〇〇よりお知らせ』という件名だとメールの重要度が高く見えないため、応募者が通知を見逃してしまう可能性があります。
選考結果の通知であることが伝わるように『【重要】選考結果のご連絡』などの目を引くような件名で送りましょう。
不採用通知で失礼にならないためのポイント5選
不採用通知はセンシティブな内容のため、丁重に扱う必要があります。
ここでは、不採用通知を行う際のポイントをご紹介します。
自社への心証を悪くしないためにも以下のことを意識しましょう。
選考参加者全員に連絡を行う
選考へ参加するには、エントリーシートを記入したり、企業研究を行ったりと労力が必要です。
不採用だとしても選考に参加してくれたことに対する感謝を伝えるため、応募者全員に連絡をしましょう。
また、選考結果をいつまでに連絡するのか事前に応募者へ伝えておきましょう。
選考結果はすぐに伝える
選考結果を連絡する期日の目安は、選考を行った日から3日～1週間程度です。
応募者は自社以外にも複数社の選考を受けている場合がほとんどです。
自社の結果次第で今後の就職活動の予定を変更しようとしている応募者もいます。
もし自社で不採用になったとしても、本人が納得する就職活動ができるように応援したいですよね。
相手のことを考えて、結果が決まり次第迅速に連絡することが大切です。
連絡が遅いと不誠実な印象を与えかねません。
選考結果はすぐに伝えるようにしましょう。
選考段階ごとに内容を使い分ける
何度も面接を重ねた応募者と、書類選考のみ行った応募者とでは、不採用通知で相手に伝えるべき内容が異なります。
書類選考を行った応募者には「弊社に興味を持っていただき、ありがとうございます」
最終面接まで受けた応募者には「弊社まで足を運んでくださり、ありがとうございます」
上記のように、特に相手への感謝を伝える箇所において、選考段階ごとに内容を変えると良いです。
連絡先をダブルチェックする
不採用通知は大事な連絡であると意識されている担当者様は多いと思いますが、選考結果連絡に、内定者フォローに、と重要度の高い業務が重なるとミスも起こりかねません。
送信先のダブルチェックを行い、正しい相手に遅れているのかを入念に確認しましょう。
人材会社に伝言を頼む
人材紹介会社などを通じて応募者と連絡を取っている場合は、応募者に対する選考参加への感謝など伝言を頼むと良いです。
何でも代行してくれるからといって任せっきりにしてしまうと、自社に対するイメージが悪くなってしまう可能性があります。
また、不採用となった理由の詳細などを人材紹介会社との間で共有しておくと、今後紹介される応募者と自社とのマッチ度が上がっていきます。
不愉快にさせてしまう不採用通知のNG例
『株式会社×× からお知らせ』
〇〇（フルネーム）様
高く空気が澄んだ空に、澄みきった心で一日をスタートできる好季節。〇〇様も、ますますご活躍のことと存じます。
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
この度は、数ある企業の中から弊社の新卒採用選考にご参加いただきありがとうございました。
〇〇様にご応募いただいた書類について社内で厳正なる選考を行った結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に添えない結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
NGポイント
- 件名が明確でない
- 不採用通知メールでは、時候の挨拶は不要
- 履歴書の処分について書かれていない
件名は『【重要】選考結果のご連絡』のように伝わりやすいものにしましょう。
時候の挨拶は不採用通知メールでは不要です。
急な欠員が！不採用通知した相手に送る文章
ここでは「タレントプール」の重要性や、補欠採用を行う際の文章内容についてご紹介します。
タレントプールとは？
タレントプールとは、採用可能性のある有望な人材を中長期的な目線で確保するための仕組みのことです。
タレントプールを構築する必要性
「最後まで採用するか迷った結果、今回は見送りすることにした」
このような判断を行ったことのある採用担当者様もいるのではないでしょうか。
少子化によって労働力の確保が難しくなっている現在、「今後採用になる可能性のある応募者」との繋がりを大事にする必要があります。
「今回のタイミングでは採用という結果に至りませんでしたが、今後も〇〇さんとのコミュニケーションを重ねながら相互理解を進めていけたらと思っております」
上記のように繋がりを持ち続けていきたい旨を不採用通知内に記載し、定期的に自社のイベントへ招待すると、タレントプールを構築することができます。
【参考】【採用】タレントプールとは？導入するメリットや運用方法を解説
不採用通知した相手に送る文章例
「想定よりも内定辞退率が高く、必要な人数を採用できない！」など、急な欠員によって一度不採用通知を送った相手に補欠採用の連絡を行いたいという場合もあるかもしれません。
このとき、事前に不採用者に対して補欠採用の可能性がある旨を伝えておくと、連絡が取りやすくなります。
一度不採用の連絡をしたというマイナスの印象からスタートすることを忘れずに、まずはメールで連絡をしてから電話を行うことで丁寧にコミュニケーションを取りましょう。
▼補欠採用連絡の文章例
『【返信希望】補欠採用のご連絡』
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
突然の連絡失礼いたします。
また、改めまして弊社の採用選考にご参加いただきありがとうございました。
先日〇〇様にご応募いただいた職種に欠員が出まして、もしご興味がありましたら再度お話しさせていただけないかと思い、誠に恐縮ではございますがご連絡させて頂きました。
つきましては近日中にお電話できればと思うのですが、ご都合の良い時間帯などございますでしょうか？
ぜひもう一度、弊社について、〇〇様についての理解を深めていけたらと考えておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
人材確保にお悩みの人事の方へ｜Matcher Scoutとは？
Matcher Scoutは、新卒向けのダイレクトリクルーティングサービスです。
OB訪問アプリ「Matcher」に登録している学生の中から、採用要件にマッチした学生に弊社担当者がスカウトを代理送信します。
【Matcher Scoutの特徴】
- 運用に際する事務作業を代行する
- 独自のA/Bテスト機能で、会いたい学生に会える確率を向上できる
- 自社にマッチした優秀な学生にアプローチが可能
- 採用成功まで料金は一切かからないため、リスクなく導入できる
まずはお気軽に、お問い合わせまたは資料請求をお願いいたします。
まとめ
いかがでしたか。
この記事のポイントは以下の通りです。
- 不採用通知は選考日から1週間程度までに、必ず全員に行う
- 不採用通知の文章は選考段階によって変化を持たせる
- 不採用理由は基本的に不要だが、人材紹介会社を介する場合は担当者に不採用理由を伝えておく
- 応募書類の取扱いについて必ず記載を行う
応募者と今後も関係性が続く可能性があることを念頭に置き、丁寧な対応を心がけましょう。
