不採用通知を送る際は「これからも付き合いが続くかもしれない」という可能性を念頭におきながら、候補者を気遣った文面を作成する必要があります。
本記事では、不採用通知の書き方から、候補者の選考段階に合わせた不採用通知の例文を紹介しています。
▼この記事はこんな方にオススメです
- 不採用通知の書き方が分からない
- 不採用通知の例文を参考にしたい
- 不採用通知に関するトラブルを避けたい
- 候補者想いの企業であるとアピールしたい
また、弊社にて作成しましたWord形式の不採用通知書テンプレートを無料で配布しております。こちらよりダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
不採用通知とは？
不採用通知とは、選考で不採用になったことを応募者に伝える通知のことです。通知の書き方によっては、応募者を不愉快にさせたり、企業イメージを悪化させたりと大きな影響力を持っています。そのため、注意点を押さえて丁寧に作成を行う必要があります。
不採用通知を行うタイミング
不採用通知を行う目安は以下の通りです。
▼不採用通知を行う目安
書類選考：応募後3日前後
面接選考：面接実施日程から3日〜1週間以内
不採用通知は、結果が決まったあとなるべくすぐに送るのが良いでしょう。
新卒採用のような多くの応募者が見込まれる採用形態の場合は、「選考結果は〇月〇日に連絡する」というような期日を設け、事前に候補者へアナウンスをしておくことがオススメです。
なお、選考実施から数時間以内の不採用通知は、「真剣に選考されていないのではないか」という印象を持たれる可能性もあるので注意が必要です。
不採用通知はメールで行う企業が9割超
不採用通知の連絡手段としては、メールが主流となっています。
▼不採用通知の連絡手段
- メール：96.6%
- 電話：4.1%
- その他：4.1
20代の約75%が『電話に対して苦手意識を感じている』という調査結果も出ているため、電話よりもメールで行う方が就活生への負担も少ないでしょう。特別な理由がない限り、就活生が自分のタイミングで確認できるメールで不採用通知の連絡をすることがオススメです。
【参考】株式会社ABABA『就活生の9割が志望度の高い企業を不採用になった経験があり、 うち8割以上がその企業への「嫌悪感」を抱く衝撃の結果に 』
【参考】株式会社ソフツー『若者世代は7割以上が「電話恐怖症」に！？ソフツー「電話業務に関する実態調査」を発表』
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不採用通知の構成内容
不採用通知を行う際、次のような構成にすると良いでしょう。
▼不採用通知の構成
- 挨拶・謝意
- 選考結果
- 応募書類の処理方法
- 締め
ここでは、どのような内容で不採用通知を構成すれば良いかについて詳しく紹介します。
1. 挨拶・謝意
はじめに、応募者が自分の時間を割いて応募し、選考プロセスに参加してくれたことに対する感謝の気持ちを表します。これにより、企業としての礼儀正しさや配慮が伝わり、応募者に対する敬意が伝わるでしょう。
2. 選考結果
不採用通知は、応募者に対して選考の結果を明確に伝えることが目的であるため、必ず伝えます。応募者に誤解を与えないためにも、曖昧な表現は使用しないようにしましょう。
3. 応募書類の処理方法
個人情報保護の観点から、応募書類がどのように処理されるかを明確にすることは、応募者に安心感を与えるでしょう。
4. 締め
不採用通知の最後に、今後の応募や別の機会を歓迎する旨を伝えることで、応募者に対してポジティブな印象を与えることができるでしょう。礼儀正しい締めの言葉は、企業としての配慮が伝わるため、今後の応募者との関係性維持にも役立ちます。
不採用通知を連絡する4つの方法とその特徴
不採用通知を送る手段としては次の4つの連絡方法が挙げられます。ここでは、それぞれの特徴を解説します。
▼不採用通知を通知する連絡方法
- メール
- 電話
- Web通話
- 郵送
以下は、4つの連絡手段のメリット・デメリットを比較した図です。
メール
基本的に不採用通知の連絡はメールでOKです。どちらも都合の良いタイミングで送信・確認ができるため、お互いへの負担が少なく連絡を取ることができます。また、文章として形に残るため、認識にすれ違いが起きにくいです。トラブルに発展してしまった際も、メールは記録が残るため証拠として活用できます。
メールで不採用通知を行う際は、以下の流れで行います。
▼メールで不採用通知を行う際の作業手順
- 応募者の合否を決定
- 不採用通知メールを作成
- 送信する応募者の宛名を確認
- ミスがないか、最終確認
- 不採用通知メールを送信
電話
電話はタイムラグがなく、相手に直接・確実に不採用を伝えることができます。すぐに結果を伝えたい企業にとっては有効な手段といえます。
一方で、口頭のみの伝達は誤解を招く恐れがあるほか、会話の記録が残らないためトラブルに発展するリスクもあります。さらに電話をかけることで担当者の負担が大幅に増えてしまうため、自社の状況を踏まえて考慮して活用しましょう。
電話で不採用通知を行う際は、以下の流れで行います。
▼電話で不採用通知を行う際の作業手順
- 応募者の合否を決定
- 送信する応募者の連絡先を確認
- 伝えたい内容を整理
- 不採用理由を聞かれた場合に備えて、理由を把握しておく
- 電話で不採用通知を行う
Web通話（オンライン）
Web通話では応募者の顔を見ながらフィードバックを伝えることができます。電話やメールよりも細かいニュアンスを伝えやすく、応募者への誠意も伝えやすい方法です。ただし日程調整が必要のため、担当者の業務負担が大きくなる点には注意が必要です。
▼Web通話で不採用通知を行う際の作業手順
- 応募者の合否を決定
- 送信する応募者の連絡先を確認
- 応募者へのフィードバックを考える
- 応募者と日程調整を行う
- Web通話を行う日程を決定
- Web通話で不採用通知を行う
郵送（手紙）
履歴書やポートフォリオの返送と同時に不採用通知を送る際には郵送が適しています。郵送する場合、内容が外部に漏れないように封筒で送付する必要があります。応募者が多い場合、手間とコストがかかる点がデメリットです。
▼郵送（手紙）で不採用通知を行う際の作業手順
- 応募者の合否を決定
- 送信する応募者の宛名を確認
- 応募者の履歴書やポートフォリオの原本を整理
- 不採用通知とともに原本を封入
- ミスがないか、最終確認
- 郵送を行う
◎履歴書は返却すべき？
不採用者の履歴書の取扱いについて、法的な決まりはありません。そのため、返却するか、一時的に保管するか、破棄するかは企業によって異なります。そのため、履歴書の返却は義務ではありません。しかし、履歴書は個人情報となるため、破棄する場合には取扱いに注意する必要があります。
【例文あり】不採用通知のメールを選考段階別に紹介
選考フェーズによって不採用通知のメール内容も異なるでしょう。ここでは、次の2パターンについて詳しく紹介します。
▼選考段階別の不採用通知メール例
- 書類選考で採用を見送る場合
- 面接で採用を見送る場合
また、応募書類等の返却有無別に例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
書類選考で採用を見送る場合
書類選考の段階で不採用となった場合のテンプレートについて確認しましょう。
▼書類選考不採用通知のメール例文
件名：
書類選考結果のご連絡｜株式会社〇〇
本文：
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
この度は、数ある企業の中から弊社の新卒採用選考にご参加いただきありがとうございました。
〇〇様にご応募いただいた書類について社内で厳正なる選考を行った結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に添えない結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
（履歴書送付なしの場合）なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
（履歴書送付ありの場合）なお、ご提出いただいた履歴書/ポートフォリオにつきましては、履歴書に記載されております住所へ返送いたします。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
面接で採用を見送る場合
面接で不採用となった場合のテンプレートを確認していきましょう。
▼面接選考不採用通知のメール例文
件名：
〇次選考結果のご連絡｜株式会社〇〇
本文：
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
先日はお忙しい中、弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
（履歴書送付なしの場合）なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
（履歴書送付ありの場合）なお、ご提出いただいた履歴書/ポートフォリオにつきましては、履歴書に記載されております住所へ返送いたします。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
▼最終面接の不採用通知のメール例文はこちらからダウンロードして確認できます。
【例文あり】不採用通知を電話で伝える場合
電話で不採用通知を伝える場合の例文を、応募書類の返送あり/なし/留守電だった場合の3つのパターンについて紹介します。
▼不採用通知の会話例文
人事「株式会社×× 新卒採用担当の△△です。〇〇（フルネーム）様のお電話でお間違いないでしょうか。」
学生「はい、そうです」
人事「選考結果についてお知らせしたく電話したのですが、ただ今お時間よろしいでしょうか」
学生「はい、大丈夫です」
人事「改めまして、この度は弊社へのご応募ありがとうございました。また先日はお忙しい中、弊社までご足労いただき誠にありがとうございました。選考結果ですが、〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。」
学生「そうなんですね、非常に残念ですが、承知いたしました」
人事「ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます（※）。この度は数ある企業の中から弊社の選考にご参加いただきありがとうございました。〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」
学生「ありがとうございます。また機会がありましたら、よろしくお願いいたします」
※履歴書返却ありの場合：「ご応募時に提出いただいた書類につきましては、履歴書に記載された住所に返送いたしますのでご査収ください」
▼留守電の場合
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
〇〇（フルネーム）様のお電話でお間違いないでしょうか。
ご応募いただいた新卒採用の選考結果についてお伝えしたいことがあり、お電話いたしました。
また改めてご連絡させていただきます。
【例文あり】不採用通知書を郵送する場合
書類として不採用通知書を郵送する場合の例文は次のようになります。こちらからword形式でダウンロードして印刷していただければそのまま利用が可能なため、ぜひご活用ください。
▼不採用通知書の文章例
【例文あり】補欠採用を通知する場合
「想定よりも内定辞退率が高く、必要な人数を採用できない！」など、急な欠員によって一度不採用通知を送った相手に補欠採用の連絡を行いたいという場合もあるかもしれません。
このとき、事前に不採用者に対して補欠採用の可能性がある旨を伝えておくと、連絡が取りやすくなるでしょう。
一度、不採用の連絡をしたというマイナスの印象からスタートしていることを忘れずに、まずはメールで連絡をしてから電話を行うことで丁寧にコミュニケーションを取りましょう。
補欠採用連絡の文章例
件名：
補欠採用のご連絡｜株式会社〇〇
本文：
〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。突然の連絡失礼いたします。
また、改めまして弊社の採用選考にご参加いただきありがとうございました。
先日〇〇様にご応募いただいた職種に欠員が出ました。
もしご興味がありましたら再度お話しさせていただけないかと思い、誠に恐縮ではございますがご連絡させて頂きました。つきましては近日中にお電話できればと思うのですが、ご都合の良い時間帯などございますでしょうか？
ぜひもう一度、弊社について、〇〇様についての理解を深めていけたらと考えておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△
不採用通知書を送る際の注意点4選
不採用通知はセンシティブな内容のため、丁重に扱う必要があります。ここでは、次の4つを紹介します。
▼不採用通知を行う際の注意点
- 宛名はフルネームで記載する
- メールの件名で要件を伝える
- 送信内容をダブルチェックする
- 応募書類の取り扱い方法について伝える
自社への心象を悪くしないためにも以下のことを意識しましょう。
宛名はフルネームで記載する
不採用通知を送る際、苗字のみを宛名に記載していませんか？『田中』『佐藤』など同じ苗字を持った応募者が複数人いる場合、通知を送り間違えるなどのミスが発生する可能性があります。
宛名の間違いは「採用の通知が届いたのに実際は不採用だった」「不採用の通知が届いたので別の企業に内定承諾してしまった」というようなトラブルにもつながります。不採用通知を送る際はしっかりとフルネームを記載するように意識しましょう。
メールの件名で要件を伝える
就職活動を行っていると、就活メディアや企業から日々たくさんのメールが届きます。不採用通知のメールを送る際、件名が抽象的だとダイレクトメールなどに紛れて開封されないという事態が起こりかねません。
例えば『株式会社〇〇よりお知らせ』という件名だとメールの重要度が高く見えないため、応募者が通知を見逃してしまう可能性があります。選考結果の通知であることが伝わるように『【重要】選考結果のご連絡』などの目を引くような件名で送りましょう。
送信内容をダブルチェックする
不採用通知は大事な連絡であると意識されている担当者様は多いと思いますが、選考結果連絡に、内定者フォローに、と重要度の高い業務が重なるとミスも起こりかねません。送信先・宛名を間違えていないか等、ダブルチェックを行うことで入念に確認しましょう。
応募書類の取り扱い方法について伝える
不合格通知を行う際は、履歴書やポートフォリオの取り扱いについても伝えることが必須です。このような書類については個人情報が多く記載されているため、丁重に扱う必要があります。
破棄や返送など、どのように取り扱うのかを不採用通知にて記載することを忘れないようにしましょう。もし書類のコピーを取った場合は、その旨もしっかりと伝えておきましょう。
不採用の理由を聞かれた場合の伝え方
不採用通知をした場合、学生から不採用の理由について質問されることもあるかと思います。その際、不採用にした理由を答えるべきなのか、そして不採用の理由を求められたときの答え方の例を解説していきます。
不採用にした理由は基本的に伝える必要はない
不採用通知を行う際、その理由を詳細に伝える必要はありません。理由をストレートに伝えるなど、伝え方や内容によっては学生が納得できず、トラブルになるリスクがあるからです。
その一方で、マイナビが行った調査によると、就活に不満を感じたことのある学生のうち約7割が「選考理由がフィードバックされない」ことに対して問題意識を持ったという結果が出ています。これは、多くの学生が今後の選考のためにフィードバックを受けたいと考えていることが分かります。
【参考】マイナビキャリアリサーチLab『マイナビ 2025年卒内定者意識調査』
そこで、不採用の理由を聞かれた場合の伝え方について、3つの例を紹介します。
▼不採用の理由を聞かれた際の3つの伝え方
- フィードバックとして学生の良かったところ、改善したほうが良いことをそれぞれ伝える
- 自社の採用要件と合致していなかったことを伝える
- ほかの学生との相対的な評価の結果であることを伝える
1．フィードバックとして学生の良かったところ、改善したほうが良いことをそれぞれ伝える
不採用の理由を、今後改善していくと良いこととして伝えます。フィードバックとして学生の良かったところと一緒に伝えることで、学生の精神的なショックを軽減しながら、今後の就職活動に活かしてもらうことが可能です。
また、誠実にフィードバックをしたという印象も与えられるため、学生とのトラブルになる可能性は低いでしょう。
2．自社の採用要件と合致していなかったことを伝える
学生自身に問題があるのではなく、自社の採用要件と合致していなかった、縁がなかったという伝え方です。例えば以下のように伝えることができます。
「○○様の素質やご経験は非常に魅力的でございましたが、選考を進める中で今回弊社が求める人物像やチームとの相性等の観点から、誠に心苦しい判断ではございますが、不採用とさせていただきました。」
学生の素質や経験を否定するのではなく、あくまでも自社の採用要件と合致していなかったと伝えることで、学生を否定していると捉えられることを防ぐことができます。
3．ほかの学生との相対的な評価の結果であることを伝える
こちらも先ほどの例と同様に、学生自身に問題があるのではなく、あくまで相対評価であるという伝え方です。例えば以下のように伝えることができます。
「今回の選考では多くのご応募をいただき、慎重に検討を重ねた結果、採用枠が限られているためにやむなく不採用という結果にさせていただきました。」
学生に企業によいイメージを持ってもらえるよう、伝え方を意識して答えることが大切です。
人材確保にお悩みの人事の方へ｜Matcher Scoutとは？
「求めているような人材からの応募がなかなか来ない」「優秀な学生に自社からアプローチしたい」といったお悩みを抱えている新卒採用担当者様におすすめしたいのが、Matcher Scoutです。
Matcher Scoutとは、採用担当者の煩雑な業務負担を極限まで削減した新卒採用向けのダイレクトリクルーティングサービスです。OB・OG訪問アプリ「Matcher」に登録している学生の中から、採用要件にマッチした学生に弊社の担当者が代理でスカウトを送信します。
Matcher Scout をおすすめする理由
- スカウト送信や日程調整などの労力のかかる作業は全て弊社が代行
- GMARCH・関関同立を中心とした登録学生層
- OB・OG訪問に積極的に取り組む、主体性のある優秀な学生が多い
- 初期リスクの少ない成功報酬型と最安採用単価30万円の前金型から選べる
- 自社のニーズに合わせてオプションプランもご用意
以上の理由より、費用面でのリスクを心配せずに、効率的な採用活動を進めることができます。ご興味をお持ちいただけましたら、まずはお気軽にお問い合わせ・資料請求をお願いいたします！
詳しくは以下の資料で詳しく説明しているので、是非ご覧ください。
【サービス説明資料】3分でわかるMatcher Scout
【導入事例】「運用初年度から成果あり！工数をかけずに200名の応募を獲得し、求める人材と出会えました。」
まとめ
いかがでしたか。
この記事のポイントは以下の通りです。
- 不採用通知は選考日から1週間程度までに、必ず全員に行う
- 不採用通知の文章は選考段階によって変化を持たせる
- 不採用理由は基本的に不要だが、人材紹介会社を介する場合は担当者に不採用理由を伝えておく
- 応募書類の取扱いについて必ず記載を行う
応募者と今後も関係性が続く可能性があることを念頭に置き、丁寧な対応を心がけましょう。
