不採用通知を送る際は「これからも付き合いが続くかもしれない」という可能性を念頭におきながら、応募者を気遣った文面を作成する必要があります。

本記事では、不採用通知の書き方から、応募者の選考段階に合わせた不採用通知の例文を紹介しています。

▼この記事はこんな方にオススメです

• 不採用通知の書き方が分からない
• 不採用通知の例文を参考にしたい
• 不採用通知に関するトラブルを避けたい
• 応募者想いの企業であるとアピールしたい

また、弊社にて作成しましたWord形式の不採用通知書テンプレートを無料で配布しております。こちらよりダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

不採用通知とは？

不採用通知とは、選考で不採用になったことを応募者に伝える通知のことです。通知の書き方によっては、応募者を不愉快にさせたり、企業イメージを悪化させたりと大きな影響力を持っています。そのため、注意点を押さえて丁寧に作成を行う必要があります。

不採用通知が必要な理由

不採用通知について、法律上送付しなければならない義務はありません。また採用活動において、不採用者にリソースを割けないと考える人事担当者もいるでしょう。

しかし、不採用通知を送らないこと自体が企業イメージの悪化につながってしまいます。さらに、SNSやネット上で「サイレントで選考不合格にする企業」という情報が出回る危険性もあります。就活生・求職者の立場を考え、誠実な対応を心がけましょう。

また、株式会社ABABAの調査によると、不採用通知をきっかけに「その企業を嫌いになった」と85％が回答したことが明らかになりました。

▼不採用通知を出した企業を「嫌いになった」学生の体験談

• 「長期間待たされた挙句、形式的なメールで不採用を伝えられて腹が立った。」
• 「メールに名前の記載がなく、一斉配信されたものだと思うと悲しかった。」

また同調査では、不採用になった企業の製品やサービスを 「今後使わない・周りにおすすめしない」と66％が回答していました。

この結果から、不採用通知の送り方は企業の印象を大きく左右し、その影響は長期にわたるということがわかります。将来の顧客やファンを失わないためにも、不採用通知は丁寧かつ慎重に送る必要があるのです。

【参考】株式会社ABABA『志望度の高い企業から不採用通知（お祈りメール）を受け取った時の感情に関する調査』

不採用通知を行うタイミング

不採用通知を行う目安は以下の通りです。

▼不採用通知を行う目安

• 書類選考：応募後3日前後
• 面接選考：面接実施日程から3日〜1週間以内

不採用通知は、結果が決まったあとなるべくすぐに送るのが良いでしょう。

新卒採用のような多くの応募者が見込まれる採用形態の場合は、「選考結果は〇月〇日に連絡する」というような期日を設け、事前に応募者へアナウンスをしておくことがオススメです。

なお、選考実施から数時間以内の不採用通知は、「真剣に選考されていないのではないか」という印象を持たれる可能性もあるので注意が必要です。

不採用通知の連絡手段

不採用通知の連絡手段としては、メールが主流となっています。

▼不採用通知の連絡手段

• メール：96.6%
• 電話：4.1%
• その他：4.1

特別な理由がない限り、就活生が自分のタイミングで確認できるメールで不採用通知の連絡をすることがオススメです。

【参考】株式会社ABABA『就活生の9割が志望度の高い企業を不採用になった経験があり、 うち8割以上がその企業への「嫌悪感」を抱く衝撃の結果に 』

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不採用通知の基本構成　

不採用通知をする際の構成内容は以下のようになっています。

1. 挨拶・謝意

はじめに、応募者が時間を割いて選考に参加してくれたことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。これにより、応募者に対する敬意が伝わります。

2. 選考結果

不採用通知は、応募者に対して選考の結果を明確に伝えることが大切です。曖昧な表現は使わないようにしましょう。

3. 応募書類の処理方法

個人情報保護の観点から、応募書類がどのように処理されるかを明確にすることは、応募者に安心感を与えるでしょう。

4. 締め

不採用通知の最後に、別の機会を歓迎する旨を伝えることで、企業としての配慮を示すようにしましょう。

不採用通知を連絡する4つの方法とその特徴

不採用通知を送る手段としては次の4つの連絡方法が挙げられます。ここでは、それぞれの特徴を解説します。

メール

基本的に不採用通知の連絡はメールでOKです。どちらも都合の良いタイミングで送信・確認ができるため、お互いへの負担が少なく連絡を取ることができます。また、文章として形に残るため、認識にすれ違いが起きにくいです。

メールで不採用通知を行う際は、以下の流れで行います。

▼メールで不採用通知を行う際の作業手順

1. 応募者の合否を決定
2. 不採用通知メールを作成
3. 送信する応募者の宛名を確認
4. ミスがないか、最終確認
5. 不採用通知メールを送信

電話

電話はタイムラグがなく、相手に直接・確実に不採用を伝えることができるため、すぐに結果を伝えたい企業にとっては有効な手段といえます。

一方で、口頭のみの伝達は誤解を招く恐れがあるほか、会話の記録が残らないためトラブルに発展するリスクもあります。

電話で不採用通知を行う際は、以下の流れで行います。

▼電話で不採用通知を行う際の作業手順

1. 応募者の合否を決定
2. 送信する応募者の連絡先を確認
3. 伝えたい内容を整理
4. 不採用理由を聞かれた場合に備えて、理由を把握しておく
5. 電話で不採用通知を行う

Web通話（オンライン）

Web通話では応募者の顔を見ながらフィードバックを伝えることができます。電話やメールよりも細かいニュアンスを伝えやすく、応募者への誠意も伝えやすい方法です。

▼Web通話で不採用通知を行う際の作業手順

1. 応募者の合否を決定
2. 送信する応募者の連絡先を確認
3. 応募者へのフィードバックを考える
4. 応募者と日程調整を行う
5. Web通話を行う日程を決定
6. Web通話で不採用通知を行う

郵送（手紙）

履歴書やポートフォリオの返送と同時に不採用通知を送る際には郵送が適しています。郵送する場合、内容が外部に漏れないように封筒で送付する必要があります。

▼郵送（手紙）で不採用通知を行う際の作業手順

1. 応募者の合否を決定
2. 送信する応募者の宛名を確認
3. 応募者の履歴書やポートフォリオの原本を整理
4. 不採用通知とともに原本を封入
5. ミスがないか、最終確認
6. 郵送を行う

【例文あり】不採用理由メールを選考段階別に紹介｜無料ダウンロード

選考フェーズによって不採用通知のメール内容も異なるでしょう。ここでは、次の2パターンについて詳しく紹介します。

▼選考段階別の不採用通知メール例

• 書類選考で採用を見送る場合
• 面接で採用を見送る場合

また、弊社にて作成した選考段階別の不採用通知テンプレート（Word形式）を無料で配布しております。ぜひご活用ください。

書類選考で採用を見送る場合

書類選考の段階で不採用となった場合のテンプレートについて確認しましょう。

▼書類選考不採用通知のメール例文

件名：
書類選考結果のご連絡｜株式会社〇〇
本文：〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
この度は、数ある企業の中から弊社の新卒採用選考にご参加いただきありがとうございました。
〇〇様にご応募いただいた書類について社内で厳正なる選考を行った結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に添えない結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
（履歴書送付なしの場合）なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
（履歴書送付ありの場合）なお、ご提出いただいた履歴書/ポートフォリオにつきましては、履歴書に記載されております住所へ返送いたします。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△

面接で採用を見送る場合

面接で不採用となった場合のテンプレートを確認していきましょう。

▼面接選考不採用通知のメール例文

件名：〇次選考結果のご連絡｜株式会社〇〇
本文：〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
先日はお忙しい中、弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
（履歴書送付なしの場合）なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
（履歴書送付ありの場合）なお、ご提出いただいた履歴書/ポートフォリオにつきましては、履歴書に記載されております住所へ返送いたします。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△

【トーク例文あり】不採用通知を電話で伝える場合

電話で不採用通知を伝える場合の例文を、応募書類の返送あり/なし/留守電だった場合の3つのパターンについて紹介します。

▼不採用通知の会話例文

人事「株式会社×× 新卒採用担当の△△です。〇〇（フルネーム）様のお電話でお間違いないでしょうか。」
応募者「はい、そうです」
人事「選考結果についてお知らせしたく電話したのですが、ただ今お時間よろしいでしょうか」
応募者「はい、大丈夫です」
人事「改めまして、この度は弊社へのご応募ありがとうございました。また先日はお忙しい中、弊社までご足労いただき誠にありがとうございました。選考結果ですが、〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討した結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。」
応募者「そうなんですね、非常に残念ですが、承知いたしました」
人事「ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます（※）。この度は数ある企業の中から弊社の選考にご参加いただきありがとうございました。〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」
応募者「ありがとうございます。また機会がありましたら、よろしくお願いいたします」
※履歴書返却ありの場合：「ご応募時に提出いただいた書類につきましては、履歴書に記載された住所に返送いたしますのでご査収ください」

▼留守電の場合

株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
〇〇（フルネーム）様のお電話でお間違いないでしょうか。
ご応募いただいた新卒採用の選考結果についてお伝えしたいことがあり、お電話いたしました。また改めてご連絡させていただきます。

【例文あり】不採用通知書類を郵送する場合

書類として不採用通知書を郵送する場合の例文は次のようになります。

▼不採用通知書の文章例

こちらからword形式でダウンロードして印刷していただければそのまま利用が可能なため、ぜひご活用ください。

【例文あり】定員に達してしまった場合の不採用通知メール

選考に進んでいる応募者がいるものの、すでに採用人数に達してしまい、選考を中止する場合の不採用通知メールをご紹介します。

▼不採用通知書の文章例

件名：求人へのご応募ありがとうございます。｜株式会社〇〇
本文：〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
この度は、数ある企業の中から弊社の新卒採用選考にご参加いただきありがとうございました。
誠に恐縮ではございますが、採用予定人数に達したため、選考を見送らせていただく運びとなりました。
貴重なお時間を割いてご応募いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず誠に申し訳ありません。
ご要望に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
（履歴書送付なしの場合）なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。
（履歴書送付ありの場合）なお、ご提出いただいた履歴書/ポートフォリオにつきましては、履歴書に記載されております住所へ返送いたします。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△

【例文あり】不採用者を補欠採用したい場合のメール

「想定よりも内定辞退率が高く、必要な人数を採用できない！」など、急な欠員によって一度不採用通知を送った相手に補欠採用の連絡を行いたいという場合もあるかもしれません。

このとき、事前に不採用者に対して補欠採用の可能性がある旨を伝えておくと、連絡が取りやすくなるでしょう。

一度、不採用の連絡をしたというマイナスの印象からスタートしていることを忘れずに、まずはメールで連絡をしてから電話を行うことで丁寧にコミュニケーションを取りましょう。

▼補欠採用連絡の文章例

件名：補欠採用のご連絡｜株式会社〇〇
本文：〇〇（フルネーム）様
株式会社×× 新卒採用担当の△△です。突然の連絡失礼いたします。
また、改めまして弊社の採用選考にご参加いただきありがとうございました。
先日〇〇様にご応募いただいた職種に欠員が出ました。
もしご興味がありましたら再度お話しさせていただけないかと思い、誠に恐縮ではございますがご連絡させて頂きました。つきましては近日中にお電話できればと思うのですが、ご都合の良い時間帯などございますでしょうか？
ぜひもう一度、弊社について、〇〇様についての理解を深めていけたらと考えておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社××
新卒採用担当△△

不採用通知書を送る際の注意点

不採用通知はセンシティブな内容のため、丁重に扱う必要があります。ここでは、次の4つを紹介します。

▼不採用通知を行う際の注意点

• 宛名はフルネームで記載する
• メールの件名で要件を伝える
• 送信内容をダブルチェックする
• 応募書類の取り扱い方法について伝える

自社への心象を悪くしないためにも以下のことを意識しましょう。

宛名はフルネームで記載する

宛名の間違いは「採用の通知が届いたのに実際は不採用だった」「不採用の通知が届いたので別の企業に内定承諾してしまった」というようなトラブルにもつながります。不採用通知を送る際はしっかりとフルネームを記載するように意識しましょう。

メールの件名で要件を伝える

就職活動を行っていると、就活メディアや企業から日々たくさんのメールが届きます。不採用通知のメールを送る際、件名が抽象的だとダイレクトメールなどに紛れて開封されないという事態が起こりかねません。

選考結果の通知であることが伝わるように『【重要】選考結果のご連絡』などの目を引くような件名で送りましょう。

送信内容をダブルチェックする

不採用通知は大事な連絡であると意識されている担当者様は多いと思いますが、選考結果連絡に、内定者フォローに、と重要度の高い業務が重なるとミスも起こりかねません。送信先・宛名を間違えていないか等、ダブルチェックを行うことで入念に確認しましょう。

応募書類の返却有無について伝える

不合格通知を行う際は、履歴書やポートフォリオの取り扱いについても伝えることが必須です。

破棄や返送など、どのように取り扱うのかを不採用通知にて記載することを忘れないようにしましょう。もし書類のコピーを取った場合は、その旨もしっかりと伝えておきましょう。

不採用の理由を聞かれた場合の伝え方

不採用通知をした場合、応募者から不採用の理由について質問されることもあるかと思います。トラブルを避けるため基本的に答える必要はありませんが、不採用理由を聞きたいという応募者は多いです。

実際に、マイナビが行った調査によると、就活に不満を感じたことのある学生のうち約7割が「選考理由がフィードバックされない」ことに対して問題意識を持ったという結果が出ています。

ここから、多くの応募者が今後の選考のためにフィードバックを受けたいと考えていることが分かります。

【参考】マイナビキャリアリサーチLab『マイナビ 2025年卒内定者意識調査』

そこで、不採用の理由を聞かれた場合の伝え方について、3つの例を紹介します。

▼不採用の理由を聞かれた際の3つの伝え方

1. 良かった点と改善点を合わせて伝える
2. 自社の採用要件と合致していなかったことを伝える
3. ほかの応募者との相対的な評価の結果であることを伝える

1．良かった点と改善点を併せて伝える

不採用の理由を伝える際、応募者の「良かった点」と「改善点」をセットで伝えるとよいでしょう。前向きなフィードバックとして伝えることで、応募者の精神的なショックを軽減しながら、今後の就職活動に活かしてもらうことができます。

2．自社の採用要件と合致していなかったことを伝える

応募者自身に問題があるのではなく、自社の採用要件と合致していなかった、縁がなかったという伝え方です。例えば以下のように伝えることができます。

「○○様の素質やご経験は非常に魅力的でした。しかし選考を進める中で、今回弊社が求める人物像やチームとの相性等の観点から、誠に心苦しい判断ではございますが、不採用とさせていただくこととなりました。」

応募者の素質や経験を否定するのではなく、あくまでも自社の採用要件と合致していなかったと伝えることで、応募者を否定していると捉えられることを防ぐことができます。

3．ほかの応募者との相対的な評価の結果であることを伝える

こちらも先ほどの例と同様に、応募者自身に問題があるのではなく、あくまで相対評価であるという伝え方です。例えば以下のように伝えることができます。

「今回の選考では多くのご応募をいただき、慎重に検討を重ねた結果、採用枠が限られているためにやむなく不採用という結果にさせていただきました。」

応募者に企業によいイメージを持ってもらえるよう、伝え方を意識して対応することが大切です。

不採用通知についてよくある質問

ここからは、不採用通知を送る際によくある質問について解説していきます。

1．不採用の理由は伝えたほうがいい？

不採用にした理由は、基本的には伝える必要はありません。

理由をストレートに伝えるとトラブルになるリスクがあるためです。不採用通知をする際に、併せて不採用理由に関するお問い合わせは受け付けていないことを伝えましょう。

2．不採用通知を送るタイミングは？

不採用通知を行う目安は以下の通りです。

▼不採用通知を行う目安

書類選考：応募後3日前後

面接選考：面接実施日程から3日〜1週間以内

応募者多数などで選考に1週間以上かかる場合は、あらかじめ目安となる日時や期間を伝えておくと親切です。連絡がないまま期間が空いてしまうと、応募者に不信感を抱かれ、企業のイメージ低下につながる恐れがあります。

3．不採用通知に返信は必要？

不採用通知の送付後に応募者からお礼などの返信が来た場合、企業からの再返信は必須ではありません。

もし企業イメージを考慮して返信したい場合は、お礼と今後の活躍を祈る一言を添える程度で十分です。不要な連絡を減らすために、不採用通知を送付時に「返信不要」の旨を記載しておくのも効果的です。

▼返信不要の例文

• ※恐れ入りますが、本メールは送信専用のためご返信は不要です
• ※選考結果に関するお問い合わせ、ご返信にはお答えしかねますのでご了承ください

4．不採用通知を一斉送信するときの注意点は？

誤送信や名前の間違いは、取り返しのつかない事態になりかねません。そのような事故を防ぐため、送信前に確認すべきチェックリストを作成しておくとよいでしょう。

▼一斉送信前のチェックリスト

• 宛先の設定： 宛先は原則「Bcc」に指定し、「To」には自社のアドレスを設定するなど、社内ルールを徹底する
• 配信リストの整理： 応募書類の「返却あり／なし」が混在しないよう、対象者のリストを事前に分けておく
• 最終確認： 差し替え項目（選考結果・担当者名・応募者氏名）や、添付ファイルに誤りがないか最終確認を行う

5．不採用通知メールの宛先はどうするべき？

不採用通知メールの宛先を設定する際は、個人情報の取り扱いに細心の注意を払わなければなりません。

万が一、一斉送信時に誤って「Cc」や「To」にアドレスを羅列してしまうと、受信した全員にお互いの氏名やメールアドレスが丸見えになってしまいます。不採用通知を送付する前に、正しい宛先になっているかどうか確認するようにしましょう。

▼メール宛先の機能と使い分け

• To： 連絡のメイン対象者（個別送信時の応募者本人）
• Bcc： 他の受信者にアドレスを隠したい対象者（一斉送信時の応募者全員）
• Cc： 共有しておきたい社内関係者（面接官や採用責任者）

6．不採用通知は電話よりメールがいい？

不採用通知は、基本的にメールがおすすめです。

電話での通知は応募者が学業や現職で出られないケースが多く、折り返しの手間を発生させてしまいます。また、合否の連絡が口頭のみになると、通知日や辞退期限などに関する「言った・言わない」のトラブルが発生した際に、企業側が証明できなくなるリスクがあります。

メールであれば時間を問わず本人の手元に届き、通知内容の記録が残ることから、トラブルを防ぐことができるでしょう。

なお、最終面接まで進んだ熱意のある応募者に対してなど、どうしても電話で直接伝えたい場合は、通話後に必ず選考結果のメールを改めて送付し、文章として記録を残しておくと安心です。

7．応募書類（履歴書・職務経歴書）は返却すべき？

不採用者の応募書類の取扱いについて、法的な決まりはありません。返却するか、一時的に保管するか、破棄するかは企業によって異なります。

ただし、応募書類は重要な個人情報です。自社で破棄する場合は、情報漏洩が起きないよう厳重に取り扱う必要があります。また、トラブル防止のため、あらかじめ不採用通知の中で「応募書類は弊社にて責任を持って破棄いたします」と明記しておくとよいでしょう。

8.「不採用」を使わない表現は？

不採用通知で「不採用」という言葉を直接使うと、応募者に淡々とした冷たい印象を与えてしまうことがあります。そこで知っておきたいのが、「不採用」を使わない伝え方です。企業のイメージを守るためにも、応募者の心情に配慮した言い換え表現を押さえておきましょう。

▼「不採用」を使わない不採用通知の例文

• 慎重に選考を進めた結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
• 大変心苦しい限りではございますが、ご希望に添いかねる結果となりました。
• 厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご縁がなかったという結論に至りました。

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• OB・OG訪問に積極的に取り組む、主体性のある優秀な学生が多い
• 初期リスクの少ない成功報酬型と最安採用単価30万円の前金型から選べる
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以上の理由より、費用面でのリスクを心配せずに、効率的な採用活動を進めることができます。ご興味をお持ちいただけましたら、まずはお気軽にお問い合わせ・資料請求をお願いいたします！

詳しくは以下の資料で詳しく説明しているので、是非ご覧ください。

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不採用通知メールは企業の印象を左右する

いかがでしたか。この記事のポイントは以下の通りです。

• 不採用通知は選考日から1週間程度までに、必ず全員に行う
• 不採用通知の文章は選考段階によって変化を持たせる
• 不採用理由は基本的に不要だが、人材紹介会社を介する場合は担当者に不採用理由を伝えておく
• 応募書類の取扱いについて必ず記載を行う

応募者と今後も関係性が続く可能性があることを念頭に置き、丁寧な対応を心がけましょう。