すぐに送れる不採用通知の文章例公開!失礼にならない内容とは?
2022/03/18
採用活動を行なっていると、必ず不採用となる候補者が出てきます。

不採用通知を受け取った候補者の心証に配慮していない文章を送ってしまうと、自社に対する好感度の低下や、トラブルにも繋がりかねません。

「これからも付き合いが続いていくかもしれない」ということを念頭に置きながら、不採用通知を行う必要があります。

想定よりも不採用の人数が多かったという担当者様には、こちらの記事もオススメです。

【参考】
分析方法を徹底解説!採用歩留まりが低下しやすい項目と9つの改善策
「採用戦略の立て方」を4ステップで徹底解説!鍵はフレームワーク?

相手を不愉快にさせない不採用通知とは

ここでは不採用通知を送る必要性や、通知のタイミングをご紹介します。

そもそも不採用通知って送る必要ある?

採用、不採用に関わらず選考に参加した全ての候補者に対して、選考結果連絡を行うようにしましょう。

自社の選考に参加した候補者は、入社を希望するほど自社に対して魅力を感じたということです。

社員としてではなくても、取引先や消費者など、別の形でこれから自社に貢献してもらえる可能性が大きいです。

また近年は就職活動における口コミの重要性が増しているため、候補者の満足度を高めるための採用CXに注力する必要があります。

「たくさん準備をして選考を受けたのに、不採用の連絡さえ来ない」

このような体験をした候補者が多くいた場合、口コミサイトの自社の評価が下がってしまいます。

その結果、次年度以降の採用に影響が出るということも。

2021年度の調査によると、求職者の76.7%が就職または転職時に口コミサイトで企業情報を調べているという結果が出ています。

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【参考】株式会社エフェクチュアル 株式会社グローバルウェイ「インターネット上の企業情報に関する信頼性について」

候補者への真摯な対応が一層重要になっている現在、自社に興味を持ってくれた感謝の気持ちを込めて不採用通知を送ることが大切です。

【参考】【採用CXとは?】即マネできる参考事例や取り組むメリットを解説

どのタイミングで送る?

不採用通知を行う際は、連絡するタイミングも重要です。

選考日から時間が経過しすぎると、自社に対して悪印象を抱きやすくなります。

選考結果の連絡は、選考日から3日〜1週間程度までには必ず行うようにしましょう。

不採用通知における基本の文章構成

それでは不採用通知を書く際、どのような内容を記載すれば良いのでしょうか?

こちらでは文章構成の例と不採用理由記載の有無についてご紹介します。

文章構成の例

不採用通知を行う際は、以下の内容を含めるようにしましょう。

・件名
・宛名
・選考参加に対するお礼
・不採用通知
・履歴書などの処理方法
・最後の挨拶

不採用通知のテンプレートは、『不採用通知を送る際の文章例6パターン』にてご紹介します。

冒頭や文末で挨拶をする?

不採用通知を手紙として郵送する場合、手紙のフォーマットにある程度従いながら文書を作成します。

「手紙を書く時って、『調子はいかがですか』とかの挨拶を入れるべきなんだっけ?」

最近は改まって手紙を書く機会も少ないため、書面や文書を書く際のルールをあまり覚えていないという方もいるのではないでしょうか。

こちらは基本的な手紙の書き方です。

基本的な手紙の書き方

不採用通知の場合、季節の移り変わりに触れる「時候の挨拶」や「季節に絡めた気遣いの言葉」などは不要です。

代わりに「自社に興味を持って応募してくれたことに対する感謝」や「選考参加への感謝」などを伝えましょう。

また不採用通知の場合も「拝啓」や「敬具」といった頭語と結語が必要です。

基本的な不採用通知の書き方

手紙を書く際と同様に、言葉遣いに注意して文章を書くようにしましょう。

不採用理由は書くべき?

上記の文章構成を見た際に「不採用になった理由については記載しなくていいの?」と疑問を持った担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

確かに不採用理由について記載する企業も一部あります。
「〇〇さんの今後の就職活動に役立つと考えたため」と記載すると、選考参加者の心証も良くなるでしょう。

一方で、絶対に不採用理由について書かなければいけないということではありません。

不採用となった理由を明確にしてしまうと、それに納得できない応募者からの問合せなどの業務負荷が増えてしまう懸念があります。

そのため、不採用理由まで記載する必要があるかは自社の状況に合わせての判断が必要です。

不採用通知の連絡手段4選

こいざ不採用の通知を送ろうとしても、どんな手段を選ぶのか迷ってしまいますよね。

ここでは「メール」「電話」「Web通話」「郵送」の4つの手段と特徴をご紹介します。

通知文を作成する様子

メール

基本的に不採用通知の連絡はメールでOKです。

どちらも都合の良いタイミングで送信・確認ができるため、お互いへの負担が少なく連絡を取ることができます。

また文章として形に残るため、認識にすれ違いが起きにくいです。

もし不採用理由について聞かれた場合は、面接担当者とコミュニケーションをとりながら丁重に返信しましょう。

電話

電話は相手と同時にコミュニケーションを行うため、確実に通知を伝達することが可能です。

自社が通知してから相手が確認するまでのタイムラグがないため、「できるだけ早く候補者に選考結果を伝え、誠意を見せたい」という方にオススメです。

相手が忙しい場合はすぐに連絡が取れない場合もあるため注意が必要です。

また電話だと言葉が不明瞭になり、思ったように意思の疎通が取れない場合もあります。

電話をかける前に、伝えたい内容について一度整理する時間を設けましょう。

Web通話(オンライン)

面談のような形で「なぜ不採用という結果に至ったのか」というフィードバックを候補者に対して行いたい場合は、オンラインでのWeb通話がオススメです。

お互いの顔が見えるため、メールや電話などでは伝わりにくい細かいニュアンスなども伝えることができます。

「不採用理由を伝えて今後の就職活動に役立てて欲しい」という誠意を見せることで、相手の心証を良くすることも可能です。

Web通話は事前の日程調整が必須なため、まずはメールなどで連絡を取るようにしましょう。

郵送(手紙)

以前の名残りで「正式な書類は郵送する」という企業も少なからず存在します。

また、履歴書やポートフォリオの原本を候補者に返送する場合は郵送が必須なので、不採用通知と共に送る場合があります。

不採用通知はデリケートな話題のため、郵送する際は不特定多数の目に内容が触れやすいハガキではなく、封筒に入れて送るようにしましょう。

不採用通知でのNG行為は?

不採用通知では少しのミスが大きなトラブルになりかねないため、慎重に行うことが必要です。

ここでは不採用通知を行う際にやってはいけないNG行為をご紹介します。

注意を払う様子

通知連絡が遅い

選考通過者や採用となった人には次のアクションを促す必要があるため、優先的に選考結果連絡を行う担当者様も多いのではないでしょうか。

不採用になった候補者への連絡を後回しにしていたら、かなり時間が経ってしまっていたなんてことがあったら大変ですよね。

自社の選考結果次第で、今後の就職活動方針を変える候補者もいるかもしれません。

連絡を怠らずに、不採用となった候補者に対しても迅速で丁寧な対応を心がけましょう。

全員に同じ内容で送る

不採用となった候補者全員に全く同じ文面で通知を行なっていませんか?

選考段階によって、候補者が受け取りたいメッセージは変わります。

例えば、たくさんの面接を重ねて最終面接で不採用となった候補者と、書類選考で落ちた候補者では自社のために割いた時間や思いも異なるはずです。

それぞれの段階によって通知の文章を変えることで、適切な対応を取るようにしましょう。

宛名に苗字のみ記載する

不採用通知を送る際、苗字のみを宛名に記載していませんか?
『田中』『佐藤』など同じ苗字を持った候補者が複数人いる場合、通知を送り間違えるなどのミスが発生する可能性があります。

「採用の通知が届いたのに実際は不採用だった」
「不採用の通知が届いたので別の企業に内定承諾してしまった」
通知のミスは、このような混乱を招いて様々なトラブルにも繋がります。

不採用通知を送る際はしっかりとフルネームを記載するように意識しましょう。

選考結果までの前置きが長い

不採用通知では、せっかく選考に参加してくれたのだから失礼にならないようにと思い、本題に入るまでの前置きが長くなってしまいがちです。

不採用であることをうやむやにしていると、候補者が一番知りたい情報を読み取りにくくしてしまいます。

知りたい内容が一目で分かるように、採用か不採用かは冒頭にしっかりと記載しましょう。

一方で、通知内容があまりにも端的すぎると冷たい印象を与えるので、まず完結に結果を伝え、そのあと相手を労る言葉を添えるようにしましょう。

詳しい例文については『不採用通知を送る際の文章例6パターン』でご紹介します。

応募書類の取り扱いについて伝えない

選考参加時に候補者から送られてきた履歴書はどのように処理していますか?

履歴書などには個人情報が多く記載されているため、丁重に扱う必要があります。

破棄や返送など、どのように取り扱うのかを不採用通知にて記載することを忘れないようにしましょう。

今後連絡を取る可能性があるためコピーを取った場合は、その旨もしっかりと伝えておきましょう。

メールの件名が抽象的で用件が伝わりづらい

就職活動を行なっていると、就活メディアや企業から日々たくさんのメールが届きます。

不採用通知のメールを送る際、件名が抽象的だとダイレクトメールなどに紛れて開封されないという事態が起こりかねません。

例えば『株式会社〇〇よりお知らせ』という件名だとメールの重要度が高く見えないため、候補者が通知を見逃してしまう可能性があります。

選考結果の通知であることが伝わるように『【重要】選考結果のご連絡』などの目を引くような件名で送りましょう。

不採用通知でのNG行為

不採用通知で失礼にならないためのポイント5選

不採用通知はセンシティブな内容のため、丁重に扱う必要があります。

ここでは、不採用通知を行う際のポイントをご紹介します。
自社への心証を悪くしないためにも以下のことを意識しましょう。

メールを作成する様子

選考参加者全員に連絡を行う

選考へ参加するには、エントリーシートを記入したり、企業研究を行なったり、と労力が必要です。
不採用だとしても選考に参加してくれたことに対する感謝を伝えるため、候補者全員に連絡をしましょう。

また、選考結果をいつまでに連絡するのか事前に候補者へ伝えておきましょう。

選考結果はすぐに伝える

候補者は自社以外にも複数社の選考を受けている場合がほとんどです。

自社の結果次第で今後の就職活動の予定を変更しようとしている候補者もいます。

もし自社で不採用になったとしても、本人が納得する就職活動ができるように応援したいですよね。

相手のことを考えて、結果が決まり次第迅速に連絡することが大切です。

選考結果を連絡する期日の目安は、選考を行なった日から3日~1週間程度です。

連絡が遅いと不誠実な印象を与えかねません。
選考結果はすぐに伝えるようにしましょう。

選考段階ごとに内容を使い分ける

何度も面接を重ねた候補者と、書類選考のみ行った候補者とでは、不採用通知で相手に伝えるべき内容が異なります。

書類選考を行った候補者には「弊社に興味を持っていただき、ありがとうございます」
最終面接まで受けた候補者には「弊社まで足を運んでくださり、ありがとうございます」

上記のように、特に相手への感謝を伝える箇所において、選考段階ごとに内容を変えると良いです。

連絡先をダブルチェックする

不採用通知は大事な連絡であると意識されている担当者様は多いと思いますが、選考結果連絡に、内定者フォローに、と重要度の高い業務が重なるとミスも起こりかねません。

送信先のダブルチェックを行い、正しい相手に遅れているのかを入念に確認しましょう。

人材会社に伝言を頼む

人材紹介などを通じて候補者と連絡を取っている場合は、候補者に対する選考参加への感謝など伝言を頼むと良いです。
何でも代行してくれるからといって任せっきりにしてしまうと、自社に対するイメージが悪くなってしまう可能性があります。

また、不採用となった理由の詳細などを仲介会社との間で共有しておくと、今後紹介される候補者と自社とのマッチ度が上がっていきます。

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不採用通知を送る際の文章例6パターン

例えばエントリーシート提出の時点で不採用となった候補者と、最終面接で不採用となった候補者とでは、かけるべき言葉が異なります。

選考段階によって内容を変えた方が良いでしょう。

ここでは
①書類選考で不採用となった場合
②選考初期で不採用となった場合
③最終面接で不採用となった場合
の3つの段階に分けて例文をご紹介します。

各段階で履歴書など書類返送あり/なしのパターンを記載しています。

文章作成の様子

①書類選考で不採用となった場合

▼履歴書返送なし

『選考結果のご連絡』

〇〇(フルネーム)様

株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
この度は弊社の新卒採用選考にご応募いただきありがとうございました。

〇〇様にご応募いただいた書類について社内で厳正なる選考を行い、
誠に残念ながら、今回はご希望に添えない結果となりました。

ご要望に添えず大変遺憾ですが、何卒ご了承お願い申し上げます。

なお、ご提出いただいた書類につきましては、弊社の方で責任を持って破棄いたします。

末筆にはなりますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りいたしております。

株式会社×× 
新卒採用担当△△

▼履歴書返送あり

『選考結果のご連絡』

〇〇(フルネーム)様

株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
この度は弊社の新卒採用選考にご応募いただきありがとうございました。

〇〇様にご応募いただいた書類について社内で厳正なる選考を行い、
誠に残念ながら、今回はご希望に添えない結果となりました。

ご要望に添えず大変遺憾ですが、何卒ご了承お願い申し上げます。

なお、ご提出いただいた履歴書(ポートフォリオ)につきましては、履歴書に記載されております住所へ返送いたします。

末筆にはなりますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りいたしております。

株式会社×× 
新卒採用担当△△

②選考初期で不採用となった場合

▼履歴書返送なし

『選考結果のご連絡』

〇〇(フルネーム)様

株式会社×× 新卒採用担当の△△です。

この度は弊社の新卒採用選考にご応募いただきありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、弊社まで面接にお越し頂いたこと、重ねてお礼申し上げます。

〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討し、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。

ご要望に添えず大変遺憾ですが、何卒ご了承お願い申し上げます。

なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて責任を持って処分させて頂きます。

末筆にはなりますが、〇〇様の今後のご活躍、ご健勝を心よりお祈りいたしております。

株式会社×× 
新卒採用担当△△

▼履歴書返送あり

『選考結果のご連絡』

〇〇(フルネーム)様

株式会社×× 新卒採用担当の△△です。

この度は弊社の新卒採用選考にご応募いただきありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、弊社まで面接にお越し頂きましたこと、重ねてお礼申し上げます。

〇〇様の応募書類や面接を踏まえて社内にて厳正に検討し、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。

ご要望に添えず大変遺憾ですが、何卒ご了承お願い申し上げます。

なお、ご応募時に提出いただいた書類を同封しておりますので、ご査収くださいませ。

末筆にはなりますが、〇〇様の今後のご活躍、ご健勝を心よりお祈りいたしております。

株式会社×× 
新卒採用担当△△

③最終面接で不採用となった場合

▼履歴書返送なし

『選考結果のご連絡』

〇〇(フルネーム)様

株式会社×× 新卒採用担当の△△です。

この度は弊社の新卒採用選考にご応募いただきありがとうございました。
また、お忙しい中度々面接にお越し頂きましたこと、重ねてお礼申し上げます。

〇〇様の応募書類や今までの面接を踏まえ、社内にて厳正に検討し、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。

ご要望に添えず大変遺憾ですが、何卒ご了承お願い申し上げます。

なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、弊社にて破棄させていただきます。

末筆にはなりますが、〇〇様の今後のご活躍、ご健勝を心よりお祈りいたしております。

株式会社×× 
新卒採用担当△△

▼履歴書返送あり

『選考結果のご連絡』

〇〇(フルネーム)様

株式会社×× 新卒採用担当の△△です。

この度は弊社の新卒採用選考にご応募いただきありがとうございました。
また、お忙しい中度々面接にお越し頂きましたこと、重ねてお礼申し上げます。

〇〇様の応募書類や今までの面接を踏まえ、社内にて厳正に検討し、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただく結果となりました。

ご要望に添えず大変遺憾ですが、何卒ご了承お願い申し上げます。

なお、ご応募時に提出いただいた書類につきましては、履歴書に記載された住所に返送いたしますのでご査収くださいませ。

末筆にはなりますが、〇〇様の今後のご活躍、ご健勝を心よりお祈りいたしております。

株式会社×× 
新卒採用担当△△

急な欠員が!不採用通知した相手に送る文章

ここでは「タレントプール」の重要性や、補欠採用を行う際の文章内容についてご紹介します。

パソコンを触る様子

タレントプールを構築する必要性

「最後まで採用するか迷った結果、今回は見送りすることにした」

このような判断を行ったことのある採用担当者様もいるのではないでしょうか。

少子化によって労働力の確保が難しくなっている現在、「今後採用になる可能性のある候補者」との繋がりを大事にする必要があります。

タレントプールとは、採用可能性のある有望な人材を中長期的な目線で確保するための仕組みのことです。

「今回のタイミングでは採用という結果に至りませんでしたが、今後も〇〇さんとのコミュニケーションを重ねながら相互理解を進めていけたらと思っております」

上記のように繋がりを持ち続けていきたい旨を不採用通知内に記載し、定期的に自社のイベントへ招待すると、タレントプールを構築することができます。

不採用通知した相手に送る文章例

「想定よりも内定辞退率が高く、必要な人数を採用できない!」など、急な欠員によって一度不採用通知を送った相手に補欠採用の連絡を行うケースも見られます。

このとき、事前に不採用者に対して補欠採用の可能性がある旨を伝えておくと、連絡が取りやすくなります。

一度不採用の連絡をしたというマイナスの印象からスタートすることを忘れずに、まずはメールで連絡をしてから電話を行うことで丁寧にコミュニケーションを取りましょう。

▼補欠採用連絡の文章例

『【返信希望】補欠採用のご連絡』

〇〇(フルネーム)様

株式会社×× 新卒採用担当の△△です。
突然の連絡失礼いたします。
また、改めまして弊社の採用選考にご参加いただきありがとうございました。

先日〇〇様にご応募いただいた職種に欠員が出まして、もしご興味がありましたら再度お話しさせていただけないかと思い、誠に恐縮ではございますがご連絡させて頂きました。

つきましては近日中にお電話できればと思うのですが、ご都合の良い時間帯などございますでしょうか?

ぜひもう一度、弊社について、〇〇様についての理解を深めていけたらと考えておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社×× 
新卒採用担当△△

おわりに

いかがでしたか。
今回は不採用通知を送る際に気をつけておきたいポイントや文章例などについてご紹介しました。

「これからも付き合いが続いていくかもしれない」ということを前提とし、丁寧な対応を心がけましょう。