新入社員に対して行う入社研修として、OJTを導入をしている、もしくは導入を検討している企業が多いのではないでしょうか？
OJTは現場の社員が実務を通じて指導する教育方法です。
OJTを導入することで、新入社員が早いうちに仕事や現場慣れて、早期離職の防止や即戦力化などが期待できます。
ただ、OJTの内容や指導方法によっては効果はなく、逆効果になる可能性も考えられるのです。
今回は、OJTを効果的に実施するための方法やOJTがもたらす効果などについて詳しく解説していきます！
OJTとは？簡単に解説
そもそもOJTとはなにか、ご存じでしょうか？
OJTとは「On the Job Training」の略称で、新人や業務未経験者に必要なスキルや知識を、現場の社員が実務を通じて指導する、企業内教育の方法です。
日本語では「職場内訓練」「実地研修」などと表現されています。
もとは第一次世界大戦中にアメリカの造船企業で発展した教育制度で、高度経済成長期に日本に輸入されました。
なお企業によっては、教育担当者に研修を施さずに業務を行わせ、緊急時のみフォローを行うことをOJTと称することがありますが、これは本来のOJTの趣旨から外れています。
即戦力の育成に効果的なOJTは人手不足が慢性化する現代社会において、将来活躍する社員を育成するために必要な教育制度として注目されています。
OJTの基本的な考え方
OJTによる教育は
- Show（やってみせる）
- Tell（説明する）
- Do（やらせてみる）
- Check（フィードバック・追加指導）
の4段階で構成されています。
まずはその4段階について説明します。
Show（やってみせる）
まずは実際に業務をやってみせることで、育成対象者に業務の実施方法のイメージを持ってもらいます。
Tell（説明する）
教育担当者が「show」のフェーズでやって見せた業務を
「なぜやるのか」
「どうやるのか」
を言語化して伝えます。
育成対象者から質問を受けて、業務への理解度を高めていきましょう。
Do（やらせてみる）
丁寧に説明したのちに業務を実施してもらいます。
Check（フィードバック・追加指導）
育成対象者が「Do」で実施した業務についてフィードバックを行います。
習熟状況によっては追加指導を行うことも必要です。
OJTとOFF-JTの違い
OJTと混同されがちなOFF-JTについて解説します。
OFF-JTとは「Off The Job Training」の略称で、職場外で行われる訓練のことです。
セミナーなどの形式で実施されることが多く、外部の講師や団体を招くなどして実施をします。
対象や目的によって、実施の時期は異なり、例えば各プロジェクトリーダーを集めてリーダー向けのスキルアップ講座を開くなどです。
その他制度との違い
OJTの制度と類似の仕組みは他にもあります。
メンター制度
メンター制度とは、年齢の近い先輩社員が新入社員のサポートを行う制度です。
メンターは基本的に新入社員とは異なる部署の若手（2〜4年目）社員がアサインされます。
業務面のアドバイスではなく、精神面のフォローやキャリア形成のサポートをする点がOJT担当者とは異なります。
エルダー制度
エルダー制度とは、同じ部署の先輩を新入社員にアサインし、マンツーマンで業務の指導をする制度です。
介護業界など人手不足の業界で導入されています。
OJTの進め方
続いて意味のあるOJTにするための手順について解説します。
冒頭に述べた通り、入社した社員をいきなり現場に投入して業務を覚えさせることはＯＪＴにあたりません。
OJTには丁寧な設計と慎重な指導が求められます。
①OJTの目標設定
まずはOJTの目的と目標を定めます。
育成対象がどのスキルをどのレベルまで習得するのかの共通認識をOJT担当者・現場社員・人事が持つ必要があります。
ゴールから逆算してOJTの教育内容が明らかになるため重要なステップです。
②トレーニーの現状把握
つづいて育成対象者（トレーニー）の現状を把握しましょう。
トレーニーの状況（能力・経験年数・職種）等によって育成内容が変わるためです。
③トレーナーの選出
OJTが成功するかは指導者の能力にかかっているといっても過言ではありません。
トレーニーとの相性や能力・経験状況によって最適な指導者を選定しましょう。
以下でOJTの指導に向いている人・そうでない人の特徴を提示していますので参考にしてください。
OJTの指導に向いている人の特徴
- 新入社員への成長可能性を信じている人
- 新入社員と一緒に考えようとする人
- 仕事に着目して評価ができる人
OJTの指導に向いていない人の特徴
- 否定的な人
- 相手の話を聞かない人
- OJTに関して後回しにする人
④育成計画の作成
①～③までのステップで決定した内容をもとに育成計画を作成します。
育成計画に盛り込む内容は以下の通りです。
- OJTの目標
- トレーニーの情報
- 指導者の情報
- 実施期間・スケジュール
- 具体的な指導内容
- フィードバック時の評価項目
トレーニーの到達度によって、育成計画を柔軟に変更する必要があります。
⑤OJTの実施・FB
先述した、Show（やってみせる）Tell（説明する）Do（やらせてみる）Check（フィードバック・追加指導）に基づいて実際にOJTを実施しましょう。
指導は難易度の低い業務から開始し、少しずつ業務の難易度を上げて指導するのが基本的な方法です。
特に入社直後のOJTで過度な責任を与えたり、難度の高い業務を割り当てることは避けましょう。
業務だけでなく業務内で生じた不安を解消したり、メンタル面のフォローを入れられると効果的です。
OJTの目的3選
OJTをやる意味はあるのか？と思っている人は、そもそもOJTを実施する目的を見失っているかもしれません。
OJTの目的について、以下の３つをご紹介します。
- 業務効率を改善すること
- 新入社員の不安を解消
- 職場への定着率アップ
それでは、各目的について詳しく解説していきます。
①業務効率を改善すること
実務的に研修を行うため、研修生は業務理解がしやすく、早期のスキルの習得も期待できます。
「聞いたあとに実践するよりも、実践しながら教わる方が理解できた」ということは仕事に限らずよくあることでしょう。
OJTを行うことで、実務経験を積めるため、早期的な業務知識やスキルの習得が可能です。
②新入社員の不安を解消
新入社員は入社時に、「仕事についていけるのか」「同僚や先輩社員とうまくやっていけるか」などの不安を抱えています。
OJTは社員間のコミュニケーションを活性化し、実践しながら仕事を学んでいくため、上記のような不安を解消することが可能です。
新入社員の不安を解消することは、仕事へのモチベーション向上にも繋がるため、非常に重要だといえます。
③職場への定着率アップ
OJTは以下2点の理由から、新入社員のモチベーション向上・維持に繋がるため早期離脱を防ぎ、定着率を上げることができます。
①新入社員にスキルをつけさせることで、活躍のチャンスを広げることができる
②先輩社員とのコミュニケーションがとりやすく、関係性も構築しやすい
近年、新入社員の早期退職についてよく聞く方も多いのではないでしょうか？
退職する理由の中には、業務に対する不安感や、人間関係などがあげられます。
OJTは新入社員の早期退職に関する問題も解消することが可能です。
OJTを実施するメリット3選
OJTは実務的な研修とはいえ、先輩社員の貴重な時間を使ってまで実施するメリットはあるのかと考えている方もいるのではないでしょうか？
ここからOJTを実施するメリットについて、以下の3つをご紹介します！
- 個人の特性に合わせて教えられる
- 指導する側にとってもスキルアップに繋がる
- 職場の人間関係の構築
それぞれ詳しく解説していきます！
①個人の特性に合わせて教えられる
OJTは基本的に、指導する先輩社員と1対1での指導が受けられるため、新入社員の個性や強みを把握しやすいです。
新入社員の「得意なこと」「苦手なこと」をもとに、目標や育成方法を設定できるので、新入社員に合った教育が実現します。
そのため、自由に教育をカスタマイズでき、効率的な即戦力を育成することが可能です。
②指導する側にとってもスキルアップにつながる
「OJTの目的3選」で少し紹介しましたが、OJTは研修を受ける新入社員に限らず、指導をする先輩社員のスキルアップにも繋がります。
指導する先輩社員は、業務に取り組みながらOJTに対応するため、普段以上にタイムマネジメントや業務効率について意識するようになります。
また、人を育成するための育成方法やマネジメントについて実践的に学ぶことができるため、OJTは指導する側のスキルアップに繋がる機会となるでしょう。
③職場の人間関係の構築
OJTは実際に現場で実施されるため、配属された部署の社員とコミュニケーションをとる機会が多くあります。
そのため、新入社員は配属先に馴染みやすくなり、人間関係構築に繋がるでしょう。
また、OJTは人それぞれに合わせた研修を行うため、新入社員についてよく理解しなければいけません。
通常の研修であれば、新入社員がどんな人なのか理解するのに時間がかかりますが、OJTでは新入社員を早いうちに知ることができます。
意味のあるOJTを実施する5つのポイント
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OJTを成功させるためのポイントについて3つご紹介します。
- OJTを実施する目的を明確にする
- 定期的に指導者間で情報共有を行う
- OJTは人事部と現場で設定する
各ポイントについて詳しく解説していきます！
①OJTを実施する目的を明確にする
なぜOJTを実施するのか、目的を明確にすることで、意味のあるOJTを実施することができます。
OJTを実施する目的はなにか？何を期待しているのか？という点は明確化し、社内で共有をしておきましょう。
②定期的に指導者間で情報共有を行う
OJTについて定期的に指導者となる先輩社員間で、情報共有をしておくことで、指導者の教育に関するスキルアップに繋がります。
また最適なやり方や、改善点について共有をすることで、効率化も期待できるため、定期的に指導者間で情報共有を行うことは重要です。
③OJTは人事部と現場で設定する
OJTの計画を人事部と現場で設定することで、効果的に実施することができます。
OJT実施を人事部が決めることが多いですが、その中で人事部がOJTの目的や計画、目標などを決めず、現場に丸投げの状態になると現場に混乱を招き、失敗します。
そのためOJTは人事部と現場で設定をすることで、自社でOJTを行う目的に沿った実施ができるようにすることが必要です。
OJTでよくあるトラブルの解決法を紹介！
「OJTを実施しているけど、あまり効果を実感しない」と感じている方もいるのではないでしょうか？
ここで、OJTがうまく機能しない原因は以下の3つが考えられます。
- 教育にかける時間が足りない
- 指導者が適切な教育方法を知らない
- 人事部と現場のギャップ
それぞれ詳しく解説していきます。
①教育にかける時間が足りない
指導者の業務が忙しくOJTに割ける時間が少ないと、教育の質が落ち、最悪の場合育成対象者が放置されるという状況に陥ってしまいます。
OJT教育を依頼する際は、担当者の業務状況やスケジュールを確認し、OJTに専念できる状況なのかを確認しましょう。
②指導者が適切な教育方法を知らない
OJTの理解や実施する時間は足りているものの、指導者が適切な教育方法を知らない、またはできていないというケースです。
不適切な教育方法として、指導者が新入社員の失敗に対し感情的になったり、すぐにできないと決めつけてしまうなどがあげられます。
OJTを失敗させないためには、指導する先輩社員の教育が重要なため、OJT前に指導者に向けた研修・講習を開くとよいでしょう。
③人事部と現場のギャップ
OJTの実施を人事部が決めて現場に依頼したものの、OJTの具体的な計画や内容のすり合わせが不十分で、人事部の求めるOJTと現場が実施するOJTとでギャップが生じるケースです。
例えば、人事部が現場に対して「OJTの実施をお願いします」と依頼をしたものの、現場が実施方法などを理解していなければ当然失敗します。
OJTの実施を人事部が決めた場合は、必ず現場に対してOJTの目的を伝えて各部署の状況を見ながら現場の社員と計画や内容を決めていくことが重要です。
④育成対象のモチベーションが低い
「OJT対象者のやる気がない」といったトラブルも少なくありません。
OJTの成功のためには当然対象者のモチベーションも重要です。
育成対象のモチベーションを改善するため、OJT開始前に
- OJTを通じた目標
- この会社で成し遂げたいこと
- 将来のキャリア
などを聞き取って、そのためのOJTであるということを伝える必要があります、
⑤育成対象が自信を失ってしまった
OJTは現場の業務の中で行われるため、失敗した際に育成対象者が自信を失い、モチベーションが下がったり、最悪の場合はそのまま会社を辞めてしまったりするパターンもあります。
育成対象が業務で失敗してしまった際は、さらなる失敗を防ぐために丁寧なフォローアップが重要です。
フルリモートでのOJTを実施する際のポイント
企業によってはフルリモートによるOJTを実施する場合もあります。
リモートでの指導は、
- コミュニケーションがとりにくい
- 習熟度の把握が難しい
- 実践学習をしにくい
などの要因から対面のOJT指導に比べて難しいと感じる人が少なくありません。
ここからはリモートでのOJTを効果的に実施するためのポイントを説明します。
目標を詳細に設定する
新入社員の理解度や進捗を確認しやすいよう、細かな目標を設定します。
定期的にコミュニケーションをとる
リモートワークのデメリットであるコミュニケーション不足を補うために、定期的に1on1を実施したり、ビジネスチャットツールの活用などを行います。
育成対象者に日報を書いてもらうことも有効です。
継続的に課題を与える
新入社員にステップアップ課題を与え、進捗状況を確認して適切な指導を行います。
定期的にタスクを渡し、放置を防ぎましょう。
おわりに｜OJTは意味がないのか？
いかがだったでしょうか？
今回はOJTについて紹介しました。
OJTは実施するにあたり、会社全体の協力が必要となるため、簡単とは言えません。
ただ、協力をして取り組むことができれば、OJTは効果のある研修・教育方法です。
現在OJTの導入を検討している人や、導入しているもののあまり効果を感じられていない方は、是非今回の記事で紹介したポイントなどを参考にしてみてください！
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