コロナウイルスの影響で、新卒採用を実施する企業は説明会・面接をオンラインにシフトしています。

多くの学生に自社の魅力を伝えることができる「説明会」は、採用活動において欠かせないイベントです。

しかし、オンライン説明会は従来の対面型の説明会とは異なる点が多く準備が必要です。 今回は、オンライン説明会の特徴と成功させるポイントをご紹介します。

オンライン説明会とは？

オンライン説明会とはPC・スマホで参加できるweb上の企業説明会です。

企業の情報を取得するツールは近年増えており、学生は説明会に参加しなくても知りたい情報を得ることができます。一方で、「説明会」は企業の話を直接聞ける機会として変わらず重要な情報源です。

従来は合同説明会に足を運んで情報を取得していましたが、現在はいつでも・どこでも知りたい情報を取得できるため「オンライン説明会」は学生にとって便利な手段となっています。

オンライン説明会が注目されている背景

オンライン説明会が普及しているのはなぜなのでしょうか？

新型コロナウイルスにを機に普及

新型コロナウイルス流行以前の企業説明会は対面が主流でした。

しかし、行動制限などに伴い大人数で集まるのが難しくなると、WEB会議やリモートによる採用が普及したのです。

学生からのニーズが高いから

学生のオンライン説明会への需要が高いことも普及が進んだ要因の1つです。

就活セミナーの参加方法をオンラインと対面で選べる場合にオンラインを希望する学生は全体の68.7%であることが株式会社学情の調査によってわかりました。

オンラインで説明会に参加できるようになったことで、遠方の学生でも応募ができるようになるなど、オンライン説明会の実施は母集団形成にも有効な手段といえます。

オンライン説明会の類型

オンライン説明会の実施形式は様々ですが、その中で主流なのが「ライブ配信型」と「動画配信型」です。

ライブ配信型

リアルタイムで実施される説明会です。 リアルタイムなので、学生との双方向なコミュニケーションをとることができます。就活生は疑問・不安を解消することができるだけでなく、社員とのコミュニケーションを通じて社風を体感することができます。

メリット
双方向のコミュニケーションが取れる
学生の質問にその場で回答できる

デメリット
ネット環境の悪化による離脱が懸念される

録画配信型

あらかじめ撮影した説明会を配信する説明会です。

就活生は好きな時間・好きな場所で説明会を視聴することができ、忙しい学生でも企業の情報を取得することができます。

メリット
時間・場所を問わず視聴してもらえる

デメリット
双方向のコミュニケーションをとれない
エントリー率の低下が懸念される

オンライン説明会のメリット

オンライン説明会のメリットをご紹介します。

①母集団形成につなげやすい

オンライン説明会は地理的制約がないため、対面形式では接点を持てなかった地方学生と接触できます。

加えて

「参加したいけど交通費が出せない」
「講義があるため移動時間を考慮すると出席が叶わない」
「志望度は多少あるが現地に行くまでもない」

といった潜在的な学生層も、オンライン説明会であれば参加可能性が高まります。

オンライン説明会は母集団形成に役立つといえるでしょう。

②業務の効率化

対面説明会であれば

• 場所の確保
• 資料のプリントアウト
• 会場案内
• 設営

などの業務が発生します。

しかしオンラインであれば、以上の工数を削減できるほか、担当者がテレワークをしている場所からの配信が可能になります。

採用の工数を削減し、より本質的な業務にあたることができるのです。

オンライン説明会のデメリット

つづいて、デメリットを説明します。

①コミュニケーションが難しい

オンライン説明会は参加ハードルが低い一方で、質問が出にくくなったり、途中退席が起きたりする可能性があります。

②企業の様子が伝わりにくい

画面越しの説明会だと、どうしても現地の雰囲気が伝わりにくくなってしまいます。

オンラインでオフィスツアーを実施するなど一方的な企業説明にならないための工夫が必要です。

【いまさら聞けない】オンライン説明会の実施方法とは？

ここまで読んだ方の中には「オンライン説明会を実施したい！」と思われている方もいるかもしれません。

ここからはいまさら聞けないオンライン説明会の実施方法を丁寧に解説します。

説明会実施前にやるべきこと

①配信方法の選定

まずは配信方法を選択しましょう。

ライブ配信型では双方向のコミュニケーションが可能となりますので、企業の魅力をより伝えたい場合はライブ配信型を利用すると良いでしょう。

録画配信型ではいつでも・どこでも動画を視聴することができますので、多くの学生に企業を知ってもらうことができます。

1時間程度の説明会では企業説明を全てするのは難しいので、「ライブ配信型」と「録画配信型」を両方活用するケースもあります。

その場合、オンライン説明会参加前までに企業概要を説明する動画を視聴してもらい、ライブ配信で詳細説明や社員座談会を行うケースが多いです。

②使用するオンラインツールの確認

使用予定のオンラインツールにログインができるか・パスワード設定はあるかなど、オンラインツールに参加するまでの導線をしっかり確保しましょう。

配信中トラブルが生じないように

• ネットワークの確認
• 適切な音声・配信場所の選択
• チャットやアンケート機能の使い方の把握
• 事前のテスト

を行いましょう。

③オンラインツールの利用方法を共有

初めて利用する学生が安心して利用できるように、使用方法・参加方法を詳細に記載しましょう。

④説明会のURLの送信

説明会のURLが送られてこないと学生を不安にさせる可能性があります。

このような不安を払拭するために前日までにURLを送信しましょう。
もし当日に送信する場合は、その旨をメールに記載しておきましょう。

オンライン説明会当日にやるべきこと

オンライン説明会を円滑に進めるためには何をする必要があるのでしょうか？

①トラブル時の対応

トラブルを予測しても不具合が生じることもあります。
その際、連絡先が記載されてない場合学生は不安に陥ります。そのため、緊急時の連絡先を記載し、学生のトラブルに対応できる仕組みを構築しておきましょう

なお、当日の運営は最低でも2名で担当することをオススメします。

本番中にトラブルが発生しても、1人では対応しきれません。
トラブル対応すれば他の参加者が待ちぼうけになりますし、トラブルを無視してしまえば当人の満足度が下がります。

本番は、画面に映って説明を行う担当と、裏側でスムーズな進行を支える担当が必要です。

②選考への導線をつくる

オンライン説明会に参加した学生が選考に進むための導線設計を忘れずに実施しましょう。 説明会参加後にエントリーせず離脱してしまうと、費やしたコストが無駄になってしまいます。

離脱を防ぐために以下のポイントを実施することをオススメします。

• 選考フローの紹介
• 説明会終了時に、チャット機能を用いてアンケート兼エントリーフォームを送信
• 説明会参加の御礼と選考案内のメールを送信

アンケートは学生からの貴重な意見をもらえる機会です。

質問数が多いと離脱する可能性があるので、何を知りたいのかを明確にし質問を作っていきます。 アンケートの回答から改善すべき点を見つけて、学生にとって魅力的な説明会を作っていきましょう。

オンライン説明会に使えるツール

オンライン説明会に活用できるツールをご紹介します。

ZOOM

特徴

• 無料でオンライン会議を開催できる
• URLのみで誰でも簡単に参加できる
• Zoomは最大で1,000人同時に参加可能

注意点

無料版の場合3人以上のWEB会議は40分まで（2人であれば無制限）

WEBEX

特徴

• 多言語対応
• セキュリティ対策が整っている
• 高画質な映像でオンライン説明会を実施できる

注意点

無料版の場合3人以上のWEB会議は50分まで

googlemeet

• Googleアカウントを持っている人なら誰でも利用できる
• Googleカレンダーと連携してスケジュール管理ができる

注意点

最大参加人数は100人まで

microsoft teams

特徴

• 無料版でも100名が参加できる
• officeの連携がスムーズ
• 文字起こし機能がある

注意点

無料版の場合3人以上のWEB会議は60分まで
無料版での画面録画はできない

【場面別】オンライン説明会を成功させるコツ

オンライン説明会を成功させるためのポイントを

①集客②ライブ配信➂動画配信の3つの場面別に解説します。

集客のコツ

①学生が参加しやすい時間に開催する

比較的参加しやすい時間帯（13時〜15時）に説明会を開催することで参加率を改善できます。

②データベースを活用した告知を実施する

就活ナビサイト等に登録された会員データを活用した広告やメール配信を実施することで効率よく集客できるでしょう。

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②ライブ配信型のオンライン説明会のコツ

・チャット機能を使って質問を受け付ける

多くの参加者がいる中で発言するのは学生にとってハードルが高いです。

そのためチャット上で質問できる環境を整えておくことで学生からスムーズに質問を集めることができます。

・説明会は1時間以内に抑える

就活生は多数の企業の選考に参加しており、リアルタイムで長時間拘束されてしまうと、説明会の参加ハードルが上がってしまいます。

また説明会の時間が長くなるほど学生の離脱率が上がるようです。

どうしても1時間に収まらない場合は複数開催にすることをおすすめします。

・特別感を醸成する

執行役員や駐在社員などオンラインでなければ会えないゲストを呼ぶなどオンラインだからこその価値を出すことができれば満足度が高まるでしょう。

➂録画配信型のオンライン説明会のコツ

・15分から30分で企業のポイントを伝える

録画配信型は監視の目がないためさらに離脱される可能性が高まります。

そのため意味のある配信型の説明会にするには、短時間で要点をおさえた動画にする必要があります。

・企業のリアルな様子を配信する

対面では入れない工場やオフィスの「潜入動画」を撮影しておくことで、オンライン説明会のデメリットである「リアルな様子が伝わらない」という課題を解消できます。

おわりに

いかがでしたか？

この記事ではオンライン説明会のメリットや開催方法について解説しました。

自社の特徴や状況に合わせた採用手法を選んで、採用活動を成功させましょう。

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