内定者懇親会ではいつ何をすべき?企画例5選を交えて紹介します!
2022/03/28

はじめに

就職活動を行う学生は、第一志望の企業から内定を貰えなかったことを想定し、複数社にエントリーすることがほとんどです。

就職活動がある程度落ち着く10月中旬頃には、1人の学生あたり平均2.3社の内々定を保有しています。
(参考:マイナビ 『2022年卒 大学生 活動実態調査 (10月中旬)』)

複数ある内定の中から自社への入社を決めてもらうためには、内定者フォローを行い、自社の魅力づけをすることが必須です。

それでは、どのような内容の内定者フォローを行えば良いのでしょうか?
本記事では、内定者懇親会に焦点を当て、企画の立て方から内定者の志望度を高めるポイントなどについて解説していきます。

内定辞退や内定承諾率に関する詳しい数値については下記でご紹介していますので、ぜひご参照ください!

【参考】
【改善策4選】3年分の内定承諾率から考察!内定承諾率を上げるコツ
新卒採用の内定辞退を予防!主な辞退理由から対策を立てる

また、「内定承諾率など、低下している歩留まりを改善したい」という方にはこちらの記事もオススメです。

【参考】
ココに注意!採用歩留まりが低下しやすいポイントと9つの改善方法

内定承諾率の向上に欠かせない2つの秘訣の資料ダウンロード

なぜ内定者フォローをするべきなのか

22卒の採用活動が『前年より厳しかった』または『前年並みに厳しかった』と回答した企業は77.8%でした。

採用活動が厳しかったと回答した企業のうち、41.3%が『辞退の増加』を理由として挙げています

採用活動が厳しい理由ランキング

(参考:マイナビより『2022年卒企業新卒内定状況調査』)

2021年卒以降は新型コロナウイルス感染症の影響を受けたため採用活動のオンライン化が進みました。
オンラインでは自社の雰囲気などを学生に伝えづらく、魅力を充分に伝えるのが難しくなったため、多くの企業が『辞退の多さ』を感じたと予想されます。

採用のオンライン化によって社内の雰囲気などが伝わりづらくなったことは、学生側にとってもデメリットとなります。

入社予定先を決めた後に不安になったことがある学生の割合は22卒で60.8%という結果が出ています。
(参考:マイナビより『マイナビ 2022年卒 内定者意識調査』)

内定者の不安を取り除き、内定辞退も防ぐためにも、内定者フォローは必須です。

内定者懇親会を行うことの重要性

2021年卒学生が入社予定企業から受けた内定者フォローの中で最も入社意欲が高まったものは『対面での内定者懇親会』です。

入社予定企業から受けたフォローランキング

(参考:株式会社ディスコ キャリタスリサーチより『調査データで⾒る「内定者フォロー」-2021年卒調査-』)

『社員を交えた対面での懇親会』についても、約7割の学生が入社意欲が高まったと回答しています。

今回は、内定者懇親会を行う際の手順やポイント、注意するべき点などをオンライン開催についても視野に入れながら解説していきます。

予想より多くの内定辞退によって頭を抱えないためにも、内定者フォローを丁寧に行いましょう。

内定者懇親会のゴール

テーマなどを設けて話し合う「懇談会」と異なり、「懇親会」では親睦を深めることを目的として開催されます。

内定者フォローにおける懇親会のゴールは以下のようなものが挙げられます。

・社員との交流から、社内の雰囲気を感じ取ってもらう
・内定者同士の交流によって、入社への不安を払拭する
・入社後の期待値を高め、内定者ブルーを解消する

内定者懇親会を行う前に、なぜ内定者に親睦を深めてもらう必要があるのかについて考えてみましょう。

実際に内定者にヒアリングをしながら、ニーズに合った内定者懇親会のゴールを設定してみるのもオススメです。

内定者懇親会開催までの流れ

それでは実際に内定者懇親会を行う際、どのように計画を立てていけば良いでしょうか?

ここでは内定者懇親会の開催を決めてから実行するまでに行うべきことについて解説します。

内定者懇親会開催までの流れ

開催時期の決定

まずは、「いつ」開催するのかについて考えます。

内定者懇親会は複数回開催されることが多く、企画内容も時期によって異なります。

例えば10月頃の内定式が行われる時期では、内定者同士で仲を深められるような内容にし、入社直前の3月頃は社員との交流を深めて働くことに備えられるようにすることが多いです。

内定者懇親会は何回開催するのか、それぞれどの日程で開催するのかについての予定を立てましょう。

日程を決める際は、大学のテスト期間に被らないようにするなどの注意が必要です。

定期的に交流の機会を設け、入社へのモチベーションが低下しないように日程を調整しましょう

イベント内容の企画

内定者懇親会といっても、対面かオンラインか、食事はありかなしか、など内容は様々です。

具体的に、以下のことを決定していきます。

・実施形式(対面/オンライン)
・時間帯(朝/昼/夜)
・参加者(内定者のみ/社員も含む)
・場所(オフィス、レストランなど)
・内容(食事会/交流会/グループワーク/社内イベントなど)

「内定者の緊張をほぐしたい場合は、内定者懇親会の内容もできるだけカジュアルに」
「自社への理解度を深めたい場合は、グループワークなどを行う」
など、各内定者懇親会のゴールにしたがって内容を企画していきます。

内定者が抱える悩みや不安は時期によって様々です。
その時期に想定されるニーズに従って内定者懇親会の企画を立てていくことで、効果的に学生の入社意欲を高めることができます。

会場などの予約

イベントの内容が決まったら、会場の予約を行い、必要な物資を揃えていきます。

オンライン開催の場合は、事前に内定者懇親会で使用するセット(グループワークで必要なもの、食事会での飲食物など)を各内定者の自宅に送ることもできます。

企画した内容を遂行するために必要なものをリストとして並べていき、当日不備なく懇親会が行えるように準備をしていきましょう。

社員など協力者への周知

内定者懇親会を行う際は、内定者同士の親睦を深めることも大事ですが、それと同時に既存の社員との交流も大切です。

既存の社員のなかにロールモデルがいると、内定者も入社へのモチベーションが上がります。

協力が必要な社員などに声をかけ、日程を調整してもらうようにしましょう。

内定者へのメール送信

準備が整ったら内定者にメールを送信し、内定者懇親会への出欠をとりましょう。

メールでは、基本的に以下の5点について伝えます。

・日程
・場所
・服装
・内容
・出欠締め切り

内定者に対して服装などを伝えておくと、参加への心理的ハードルが下がります。
特に指定がない場合でも、その旨を伝えましょう。

以下は、内定者へ送る内定者懇親会への招待メールの例文です。
文章作成時の参考にしてみてください。

内定者懇親会への招待メール例

開催

当日のスケジュール、参加者名簿などを確認しながら、スムーズに行えるように準備をしておきましょう。

遅刻や欠席の連絡などが入る可能性もあるため、メールのこまめなチェックも行っておくと良いです

内定者懇親会の内容

主に行われている内定者懇親会のイベント内容はどのようなものでしょうか?

ここでは、代表的な5つの例をご紹介します。

懇親会の様子

食事会

内定者懇親会として最も主流なのが、食事会です。

夜に開催されることが多く、お酒が伴う場合が多いです。

ざっくばらんに雑談から就活や就業に関する悩み相談などを話やすく、内定者の緊張もほぐしやすい環境が作れます。

▼こんなときにオススメ
・ざっくばらんい雑談をしながら、お互いのことを知っていきたい
・緊張をほぐして、内定者の本音が聞きたい
・就業後の方が参加しやすい社員がいる

交流会

交流会では、ゲームを行ったり、テーマを設けて座談会を行います。

ゲーム中の反応や、座談会での話す内容から、内定者の個性についてより深く知ることができます。

お酒が苦手な人や育児で夜忙しい社員なども参加しやすい昼の終業時間内に開催されることが多いです。

▼こんなときにオススメ
・皆で盛り上がりながら、一体感を出していきたい
・内定者それぞれの個性を見ていきたい
・就業中の方が参加しやすい社員がいる

グループワーク

内定者同士の理解や、企業理解を深められるような課題を設定し、グループで作業を進めていきます。

完成した内容を、既存の社員などに向けて発表する場を設けると、社内メンバーに対してどのような内定者がいるのかを知ってもらえます。

グループワークで行った内容は、その後の内定者同士や社員との交流において、話のきっかけやネタにもなりやすいです。

▼こんなときにオススメ
・グループの中での内定者の動き方を見たい
・内定者の企業理解を深めたい
・どういう内定者がいるのか社員に知って欲しい

社内イベントへの参加

BBQや球技大会など、社内で行われるイベントに内定者を招待します。

食事会やグループワークでは内定者対社員の交流が多いですが、社内イベントでは社員対社員の交流も行われます。

社員同士のコミュニケーションを内定者が見ることによって、より社内の雰囲気を掴みやすくなるでしょう。

この時、社員と内定者が分離しないように、積極的に内定者に対して声をかけ、社員との交流のきっかけを作るなどの意識が必要です。

▼こんなときにオススメ
・社内の雰囲気を知って欲しい
・社員と内定者の交流を深めたい
・社内イベントを楽しんでほしい

オフィスツアー

内定者を実際に働くオフィスへと案内します。

新しい場所へ訪れることは、大抵不安を伴います。
入社後に通う場所へと事前に訪れることで、内定者のもつ不安を取り除くことに繋がります。

社員が働く様子も間近で見られるため、働くイメージも湧きやすくなるでしょう。

▼こんなときにオススメ
・社内の雰囲気を知ってもらうことで、内定者の不安を払拭したい
・内定者に入社後のイメージを持っておいてほしい
・オフィス内にオススメの空間がある

オンライン開催時に知っておきたいこと

2020年以降、オンラインでの採用活動が頻繁に行われるようになりました。
内定者懇親会の企画を立てる際に、オンラインでの開催を検討する採用担当者様も多いのではないでしょうか。

今回は、オンラインでの内定者懇親会を成功させるために知っておきたいことについてもご紹介します。

オンライン懇親会のメリット

対面と違ってオンラインで懇親会を行っても、入社への意欲を高めることは難しいのでは?という懸念を持っている方もいるかと思います。

上述した22卒学生へのアンケートでは、対面で行う内定者懇親会では約7割の学生が入社意欲が高まったと回答したのに対し、オンラインで行う内定者懇親会で入社意欲が向上した学生は約半数でした。
(参考:株式会社ディスコ キャリタスリサーチより『調査データで⾒る「内定者フォロー」-2021年卒調査-』)

一方で、オンラインで懇親会を開催するメリットもあります。
以下のメリットを把握した上で、オンライン/オフラインの上手な使い分けを行いましょう。

○時期や時間にかかわらず交流できる

コロナ渦では、オフラインイベントの予定を立てても開催が難しくなってしまうことがあります。
なかなか感染状況の見通しが立ちにくく、開催時期を決めることが難しいです。

オンラインで開催することで物理的距離を保ちながらイベントを行えるため、開催時期が決めやすいです。

また、一箇所に移動して集まる必要がないため、隙間時間などを利用でき、融通が効きやすいです。

場所代や交通費などのコストもカットできます

○コミュニケーション不足を解消できる

オフラインで開催予定だった内定者懇親会が中止となった場合、内定者が交流を行う機会が減ってしまいます。

内定者同士、または内定者と社員との交流機会が減ることによって内定者の不安が増幅していき、結果的に内定辞退に繋がるという可能性も懸念されます。

オンラインでは気軽に集まれるため、内定者同士や社員との交流を図り、コミュニケーションを活性化させることが可能です。

オンライン懇親会開催時の注意点

実際にオンライン懇親会を開催する時に注意するべきポイントとは何でしょうか?

以下で挙げる4つのポイントに注意しながら準備を行うことで、トラブルなく懇親会を進められるようにしましょう。

注意する様子

○通信環境の確認を行う

内定者懇親会は交流を目的としているため、ビデオをオンにした通話を行うことが多いです。

ビデオ通話は通信量が多いため、通信環境によっては音声や動画が途切れてしまうことがあります。

懇親会の参加者全員に、事前に通信環境の確認を行ってもらうようにしましょう。
無料で使える通信速度の測定サイトなどのリンクを共有すると、スムーズに確認が行えます。

複数人でビデオ通話を行う際は、最低でも10Mbps以上の通信速度が必要と言われています。
もし通信環境を整えられない参加者がいる場合は、場所を提供するなどの方法も考えましょう。

○スムーズに進められるように司会役を決めておく

オンラインで通話をする際、対面での会話よりもコミュニケーションが取りにくくなることがあります。

その場を仕切れる司会や進行役を決めておくことで、スムーズに懇親会を進めていくことが可能です。

また、オンラインでは、解散の目安が分かりにくくなることもあるので、終了の時間を司会役が事前に決めておくと、内定者も負担なく参加できます。

少人数にグループ分けするブレイクアウトセッションなどを活用しながら、参加した各自がコミュニケーションを取りやすい環境を作るように意識しましょう。

○不参加者に対して理由を追求しない

オンラインで懇親会は開催場所への移動など参加に際した制約が比較的少ないため、対面での懇親会よりも断りにくいという特徴があります。

そのため誘われた内定者は、懇親会不参加の連絡がしにくくなります。

もし内定者から「参加できない」という連絡を受け取った場合は、その理由について追求しないようにしましょう。

「適切なタイミングで内定者フォローを行えないと志望度を下げてしまう」という焦りから内定者に懇親会への参加を強いると、結果的に心理的ストレスを与え、内定辞退に繋がりかねません

○注意事項を事前に知らせる

オンラインでビデオ通話を行う際、パソコンなどに付属しているスピーカーから音を出すと、音声が重複して聞こえなくなってしまう場合があります。

参加者には事前にイヤホンを使用して通話に参加するよう知らせておきましょう。

他にも、特に食事会(飲み会)を行う場合には、「お酒を飲みすぎないように」「大声で話して隣人に迷惑をかけないように」などの注意喚起を事前に共有しておきましょう。

オンライン懇親会開催時の注意点まとめ

オンライン懇親会でゲームを行う理由とは?

オンラインでは相手と仲良くなるきっかけ作りが対面と比較して難しいです。

そのためオンラインで内定者懇親会を開催する場合、冒頭で簡単なゲームを行ってアイスブレイクをしましょう。

ゲーム中での振る舞い方などで相手のことを知ることができ、また、その後の話のネタにもなるため、懇親会が盛り上がりやすくなります。

以下ではオンラインで内定者懇親会を行う際に、簡単に行える代表的なゲームを2つご紹介します。

オンラインの懇親会で行えるゲームは他にもたくさんあるので、自社に合ったものを探してみてください。

○絵しりとり

<概要>
絵しりとりは、絵のみで単語を表現して、言葉をつなげていくゲームです。
通常のしりとりと同様に「ん」で終わる単語を使用したプレイヤーが負けとなります。

<オンラインで行う際のポイント>
パソコンに搭載されているお絵かきツールなどを使用すると、紙とペンで絵を書くときよりも難易度が高くなるためオススメです。

また、絵を書く制限時間を設けると、ゲームに緊張感が生まれ、進行もスムーズになりやすいです。

○ジェスチャーゲーム

<概要>
プレイヤーのみがお題を見て、それを体の形や動きで他の参加者に表現します。
プレイヤー以外は何がお題なのかを当てていくゲームです。
お題を当てた参加者が次にプレイヤーとなり、順番を回していきます。

<オンラインで行う際のポイント>
お題を共有する際、ビデオ通話アプリの個人チャットを使用すると、他の参加者に知られずプレイヤーのみにお題を共有することが可能です。

内定者懇親会を成功させる7つのポイント

対面でもオンラインでも、内定者懇親会を成功させるには以下の7つのポイントに気をつける必要があります。

これらを意識して、内定者が自社に入社することが楽しみになるような内定者フォローを行いましょう。

会議をする様子

内定者懇親会を行う目的を明確にする

「開催時期の決定」でも記載しましたが、内定者懇親会を開催するタイミングによって、内定者に対して行うべきフォローが異なります。

内定者同士の面識がまだ薄い10月頃と、ある程度内定者の仲が深まってくる3月頃とでは、内定者フォローのニーズも変化します。

まずは内定者フォロー全体の計画を立て、その中でなぜその時期に内定者懇親会を行うのかの目的を明確にしましょう。

目的が明確だと、企画の内容も立てやすくなります。

タイムスケジュールを明確に決めておく

必要な資料があれば作成する、当日のタイムスケジュールを決めておくなど、事前に周到な用意をすることでスムーズな進行を行えます。

内定者懇親会の段取りが悪いと、内定者は自社への入社に不安を抱きかねません。

司会役と進行役を分担し、盛り上げる役割とスムーズに会を進める役割を決めておくと、開催者側の負担が軽減されます。

できるだけ多くの社員に参加してもらう

素敵な先輩社員がいる会社に入社したいという気持ちを持った学生は多いはずです。

カジュアルに交流できる内定者懇親会だからこそ、できるだけ多くの社員に参加してもらい、内定者との交流を促しましょう。

初めて内定者と接点を持つ社員に関しては、会の始めに自己紹介をしてもらうと話のきっかけにもなりやすいです。

様々な部署や年代の社員を呼んで、数年後から数十年後のキャリアを内定者が想像できるようにすると良いでしょう。

相性の良さそうな人同士でグループ分けをする

内定者懇親会でゲームやワークを行う際に、グループ分けをすることがあります。
このとき、相性の良さそうな人同士で分けるように意識しましょう。

まだ会社に打ち解け切れていない状態で、苦手なタイプの人と同じグループになった場合、内定者は「この会社は自分と合わないのかもしれない」と不安を抱きやすくなります。

内定者ブルーとなっている時期に、不安になる要素が多くなると、内定辞退に繋がりかねません。

志望度を高める内定者フォローのはずが、辞退者を増やしてしまったら意味がないですよね。

あくまでも内定者フォローでは、内定者が自社との相性の良さを実感できるように企画するよう意識しましょう

定期的な懇親会開催を心がける

こちらのグラフは、内定後に受けたフォローの頻度です。

内定後に受けたフォローのペースを示すグラフ

2021年卒で、1ヶ月に1回程度なんらかの内定者フォローを受けた人の割合は最も多い37.9%です

フォロー頻度別の内定後から入社までに感じた不安ランキング

また、月1回以上のペースで内定者フォローを受けた学生は、入社までの不安が軽減されている傾向にあります。

(参考:株式会社ディスコ キャリタスリサーチより『調査データで⾒る「内定者フォロー」-2021年卒調査- 』)

内定者フォローを十分に行えていない場合、自社への志望度が低まり、他の内定先企業への入社を決めてしまうことが考えられます。

定期的に内定者フォローを行うことで内定者との関係性が深まり、就活や進路に関する本音の悩みを聞き出しやすくなり、結果的に内定辞退の予防に繋がります。

入社意欲が高まりやすい対面での内定者懇親会や社員との懇親会を定期的に行うことで、内定者が安心して入社できるような環境づくりを行いましょう。

入社までに行っておくべきことを伝える

内定者懇親会は、内定者に行っておくべきことをアドバイスできる機会にもなります。

「仕事についていけるのか」という内定者が多く持つ傾向にある不安を除くためにも、入社までに行っておいた方が良いことを伝えると良いでしょう。

入社後に役立つ資格や、勉強しておいた方が良いこと、入社後に活躍するための秘訣などを伝えると、内定者のスキルアップにも繋がります。

カジュアルな雰囲気で馴染みやすい環境づくりを行う

内定者懇親会は、内定者同士や社員との親睦を深めることで、入社意欲を高めて内定辞退を防ぐことが最大の目的です。

内定者懇親会の雰囲気に緊張感があると、内定者が自社へ馴染めていると感じにくくなってしまいます。

ゲームを行ったりしながらカジュアルに内定者と接していくことで、「この会社に入ったら楽しそう」という印象を得られるようにしましょう

内定者懇親会を成功させるポイントまとめ

さいごに

本記事では、内定者懇親会開催までの流れや、成功させるポイントなどについて解説しました。

ニーズに合わせて適切な内定者フォローを行うことで、自社への入社意欲を高め、内定辞退の予防に繋がります。

内定から入社までの期間に親睦を深めておくことで、入社後のコミュニケーションもスムーズになります。

本記事でご紹介したポイントを意識することで、内定者が喜ぶ内定者懇親会を行えるようにしましょう。

内定承諾率の向上に欠かせない2つの秘訣の資料ダウンロード