採用計画の立て方を3つのポイントで紹介します|テンプレート付き
2024/01/26

採用計画は採用活動を成功に導くために、最も重要であるといっても過言ではありません。

そんな重要な採用計画は、注意すべきポイントが多く、立案にも時間が掛かります。

本記事は

「採用計画の立て方が分からないため、毎年就職活動の途中で修正をしている」

「目標の採用人数はあるが、そこに至るまでのプロセスが上手く立てられていない」

といった人事の方に向けて書かれています。

Matcher Scoutという、新卒のダイレクトリクルーティングサービスを運営し、100社以上の採用を支援してきた弊社の視点から


  • 採用計画の立て方
  • 採用計画を立てるメリット
  • 採用計画のフォーマット

などを紹介していきます。

詳しくは下記のURLをご覧ください!無料でMatcher Scoutについての資料がダウンロード可能です。

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採用成功には採用計画が欠かせない?

採用計画

そもそも採用計画とはなにか?

「採用計画」とは、採用活動を進めるうえでの指標となる計画のことです。

経営方針や事業計画に基づき、新しい人材の採用や既存社員の異動・配置の計画を立てる必要があります。

具体的には事業計画と照らし合わせ、「いつ」「どのような人材を」「どの部門に」「何名」などを決めていきます。

採用計画を立てるときは、新規採用だけではなく、人員整理やアウトソーシングなどの外部人材の活用も視野に入れ計画を立てます。

人員の配置・採用は、事業計画の達成に関わる非常に重要なポイントです。

粗雑な採用計画では、求める人材を確保できない、ミスマッチによる早期離職などの問題につながりやすいため綿密な採用計画が求められます。

なぜ採用計画が重要なのか?

では、なぜ内定承諾を獲得する際に「採用計画」を立てる必要があるのでしょうか。

理由は以下の4つです。


  1. 採用の質を向上し採用の成功率を高めるため
  2. 採用に関わる関係者の認識を統一するため
  3. 採用活動の進捗を確認するため
  4. ミスマッチ防止のため

1つ目の理由として、人材獲得の競争が激化する中で採用の質を向上し採用の成功確率を高める必要があるからです。

有効求人倍率

【参考】厚生労働省『一般職業紹介状況(令和4年3月分及び令和3年度分)について』

厚生労働省によると、2022年3月の有効求人倍率は1.22であり、求職者1人あたり1.22件の求人があることがわかりました。

つまり、求職者よりも求人数のほうが多いため「求職者有利」の時代に突入しているのです。

さらに現在の日本は少子高齢化が進んでおり、若手の採用がより一層厳しくなることが見込まれています。

企業間での応募者の取り合いが激しくなるいまだからこそ、採用を成功させるために綿密な採用計画を練ることが非常に重要なのです。

2つ目の理由として、採用に関わる関係者の認識を統一する必要があるからです。

求人要件や採用フロー、採用評価基準などを明確にしておくことで、関係者間の認識の齟齬を防ぎます。

採用には人事担当者だけではなく、部門責任者や役員など多くの関係者が携わるため、認識が違ってしまうと、採用の遅れやミスマッチといった問題につながりかねません。

採用計画を立て認識を合わせることにより、無駄な作業・コストの発生を防ぎ、効率的な採用活動が実現できます。

3つ目の理由として、採用活動の進捗を確認する必要があるためです。「

今年の冬までに10名採用したい」というように、採用計画の段階で「いつまでに何人採用するのか」決めておきましょう。

それにより、立てた計画どおりに採用活動が進んでいるのか、どこに採用コストが発生しているのか、など採用計画とのずれを認識することができます。

採用活動の進捗が芳しくない場合にもいち早く対策を打てるようになるのです。 最終的なゴールを設定することはもちろんのこと、そのゴールを達成するために「〇月までに〇名採用する」とマイルストーンを決めておくと軌道修正しやすくなります。

ミスマッチ防止のため

採用計画を立てることで、企業と求職者のミスマッチを防止することができます。

例えば、採用スキル/経歴を明確にすることで、応募者のスキルや経験を適切に評価可能です。

また、採用手法を多角的に検討することで、より多くの求職者に自社の魅力を伝えることができます。

採用ミスマッチを防止することで、早期離職を防ぎ、人材の定着率の改善を期待できます。

採用効率を高める採用計画の作成手順とは?

長期インターン⑦

採用計画を立てる場合は、以下の流れで行うのがおすすめです。


  1. 最終目標から逆算する
  2. 採用チャネルごとに計画を立てる
  3. 目標達成するための工数を算出する

下記にて、具体的に紹介していきます。

STEP1:最終目標から逆算する

先ず最初に、採用計画を立てる時に押さえる3つの指標を整理しましょう。


  • KGI(Key Goal Indicators)=最終的な目標数値
  • CSF(Critical Success Factor)=最重要プロセス
  • KPI(Key Performance Indicators)=最重要プロセスの目標数値

こちらの指標を採用計画に置き換えると、 ・KGI=内定承諾数 ・CSF=採用フロー ・KPI=採用フロー中での目標数値 となります。

では実際に例を用いて最終目標から逆算してみましょう。

まずは、以下2つを行います。

【手順①】:内定承諾数(KGI)の設定
【手順②】:採用フロー(CSF)の設定

※今現在新卒採用を行っている場合は既存の採用フローに置き換えてみてください。

新卒採用を新規で始める担当者の方は、【手順②】の設定も行いましょう。

続いて、【手順③】:採用フローの各工程における率の算出、を行います。

内定承諾数、エントリー数、各工程の率の関係を式であらわすと以下のようになります。

内定承諾数=エントリー数×説明会参加率×面接設定率×面接通過率*×内定承諾率 (※面談の回数と各フェーズによって率は異なる) これらの率は、過去の採用実績から具体的な数値を算出して当てはめてみてください。

※採用フローと同様に、新規で新卒採用を始める場合は競合他社の数値を参考に算出してみましょう。

【手順②】の採用フローに当てはめてみると次のようになります。 (ここで各率に当てはめた数値は例です。実際の採用現場とは異なるので注意してください。)

続いて、【手順④】:採用フロー中の目標数値(KPI)の設定、を行います。

【手順①】で設定した内定承諾数10人と【手順③】で設定した各工程の率から、各工程で必要な目標数を算出しましょう。

全て算出すると次のようになります。

今回の数字を例に上げると、内定承諾10人を獲得する際のエントリー数のKPIが499人、説明会参加数が449人……とKPIが設定できました。 (今回は小数点以下第1位を切り捨てて算出しています。厳密な計算とは異なる場合があるので注意してください。)

このように、【手順①~④】で内定承諾数の決定、採用フローの決定、採用フロー中の目標数値の決定をすることが出来ました。

【参考】採用フローの作り方は?新卒採用フローのテンプレート6種類ご紹介!

STEP2:採用チャネルごとに計画を立てる

エントリー数が計算できたら、次に採用チャネルごとに何名のエントリーを獲得するか算出しましょう。

以下では、ダイレクトリクルーティング・人材紹介・ナビ媒体で集客することを仮定して算出しています。

過去実績と比較してエントリー数が不足しそうな場合や、余裕をもって運用したい場合は新たなチャネルを検討していきましょう。

なお、ナビ媒体や人材紹介などは応募を待つ形式のため、エントリー数をコントロールすることは難しいです。

一方ダイレクトリクルーティングは自ら候補者に働きかける形式のため、エントリー数をコントロールしやすい傾向にあります。

ダイレクトリクルーティングをチャネルの1つとして利用し、他チャネルからの応募が芳しくない場合は計画をカバーするように運用できると、安定した集客が実現できるようになります。

STEP3:目標達成するための工数を算出する

上記の①②で各工程での目標人数と、媒体別のエントリー目標数を設定しました。

最後に行うのが、エントリー数を確保するための工数確認です。

ナビ媒体と人材紹介のは「待つだけ」なのでエントリー数を確保するために必要な工数はほぼかかりません。

一方でダイレクトリクルーティングは、候補者を探しスカウト送信をする必要があるため、工数がかかります。

工数をあらかじめ見積もっておくことで、限られた採用担当者のリソースでエントリー数の目標が達成できるかを確認することができます。

下記はダイレクトリクルーティング等、スカウト型の採用活動を行った場合に掛かる工数をまとめた表です。

採用計画と同様に、ダイレクトリクルーティングの各フローにおけるKSFとKPIを設定します。

開封率・返信率・エントリー率は、過去の実績から算出して当てはめてみてください。

上記の例をもとに下記にて解説します。

過去の実績を基に、ダイレクトリクルーティングで100人のエントリーを獲得するには500人へのスカウト送信が必要であることが分かりました。

また候補者1人あたりの選定時間に2分、スカウトの作成に3分掛かっていたことも確認できました。

この数値を基に、500人にスカウトを送信すると考えると、合計で42時間掛かることが分かります。(候補者選定2分×スカウト作成3分×500人)

このように、目標エントリー数から逆算して計画を立てていくと、人事担当者がどのくらいの時間を割かなければならないかがわかります。

工数を見積もってみて「現在の人事担当者だけでは対応できない!」と思ったら、採用代行を検討しましょう。

弊社が提供するMatcher Scoutは、新卒に特化したダイレクトリクルーティングサービスです。

特徴として

  • 初期費用0円の完全成果報酬型!
  • スカウトを送る学生の選定からスカウト文言の作成、送信、日程調整などの工数をすべて無料で代行できる
  • 優秀層の学生が多数登録している

といった点が挙げられます。

詳しいサービス説明については、下記のURLから資料のダウンロードをお願いします。

【参考】3分でわかるMatcher Scout

新卒採用と中途採用の採用計画の立て方の違い

新卒採用と中途採用の違い新卒採用と中途採用の採用計画の立て方の違いは、主に以下の3つです。

採用時期

新卒採用は、一般的に4月入社に向けて、前年の秋頃から採用活動が始まります。

一方、中途採用は、欠員が発生したタイミングや、新規事業立ち上げなど、採用の必要性に合わせて、いつでも採用活動を開始することができます。

採用人数

新卒採用は、入社後の研修やOJTなど、人材育成に時間がかかるため、採用人数を少なく設定する傾向があります。一方、中途採用は、即戦力を求めるため、採用人数を多めに設定する傾向があります。

採用スキル/経歴

新卒採用は、ポテンシャル重視で、将来性や成長可能性を評価します。一方、中途採用は、即戦力を求めるため、スキルや経験を重視して評価します。

採用計画のテンプレート例

実際に新卒採用・中途採用それぞれの採用計画のテンプレート例をご紹介します。

新卒学生採用計画書テンプレート

採用計画に必要な項目をまとめたものが以下のフォーマットです。こちらを活用して採用計画書を作成していきましょう。

採用目標

募集職種 営業、エンジニア
採用人数 営業20名 エンジニア5名
求める人物像 ・好奇心旺盛な学生

・成長意欲の高い学生

【参考】 https://enterprise.matcher.jp/recruiting-knowledge/recruitment-kpis

<求める人物像>

自社が採用したい学生像を、フォーマットを使って明確にしておくことも重要です。

  ソフトスキル ハードスキル
must(絶対に必要)    
wants(あったらよい)    

上記の様に、求める学生像をソフトスキルとハードスキル、絶対に必要なスキルと合ったらよいスキルに分けると、より自社の求める学生像が明確になります。

採用におけるペルソナの設定方法については、下記の記事で詳しく紹介しています。

採用のペルソナ設定に役立つ「採用ペルソナ設定シート」も、下記URLから無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

【参考】【新卒】採用ペルソナの設定方法を具体例・フォーマットで紹介します

採用媒体

採用媒体 ナビサイト○○に出稿、充足状況に応じて別媒体の利用を検討する

 

選考方法

選考方法 書類選考→筆記試験(SPI)→一次面接(若手社員)→二次面接(マネージャー)→最終面接(役員)

 

採用スケジュール

4月(大学3年) ・大学4年生の動向を気にしつつ、次年度以降の採用計画を立てる

・計画に基づき、必要な人員数を確保する

・採用のペルソナを設定

・採用フローを設計

5月~6月 ・夏季インターンシップの募集を開始

・募集要項を作成&周知する

・夏季インターンシップで利用する媒体を選定

7月 ・夏季インターンシップの選考
8月~9月 ・夏季インターンシップ
10月 ・秋、冬インターンシップの選考を実施
11月~1月 ・これまでの採用活動を振り返り、採用媒体を見直す

・秋、冬インターンシップの開催

3月 ・本選考の広報を開始

・ナビサイトへ掲載

・説明会を開催

4月(大学4年) ・1次、2次選考開始

・選考の突破率によって、別の採用媒体を導入する

5月 ・最終選考

・順次内定出し

6月 ・内定出し
10月 ・内定式の実施
内定出し後 ・内定者フォロー

採用計画書テンプレート

続いて中途採用計画書のテンプレートを紹介します。

採用目標

募集職種 エンジニア
採用人数 3名
求める人物像 ○○でプログラミングをした経験あり

勉強熱心であること

採用チャネル

採用チャネル ダイレクトリクルーティング/人材紹介

選考フロー

選考フロー 書類選考→スキルテスト→面接(2回)

採用計画を立てる3つのメリット

岡山③

採用計画を立てるメリット➀求める人物像が明確化することにより採用成功率が高まる

採用計画を策定する場合、求める人物像を明確にしましょう。

「どのような人材がいたらより企業が更なる成長を遂げることができるのか」「○○人いたらより事業拡大を図ることができるのか」など定量的かつ定性的な項目を洗い出しましょう。

それにより、自社が「自社が本当に求めている人材」に対して効果的にアプローチすることができます。

採用計画を立てるメリット②採用活動の進捗に応じた対策が講じられる

採用計画を事前に立てることにより、「〇月に〇人採用する」必要があるかを可視化できます。その計画がうまくいっているか、そうでないかによって企業が取るべき今後の動きが変わってきます。

そのため、行き当たりばったりではなく、採用をスムーズに進めるためにも事前に採用計画を策定します。

その計画をもとに「現在の採用活動が有効か否か」を判断し、その状況にあった対応を行なっていく必要が生じるのです。

採用計画を立てるメリット③社内の人材管理や見直しにもつながる

採用計画は、自社の現在の人員構成を把握し、人材構成表を作成します。

構成表によって、各部署において何人の社員がいるのか、どんな仕事内容でどんな人的課題があるのか、今後の業務繁忙など人材の状況を管理することができます。

社員のキャリア希望や家庭の状況なども含めて管理することで、採用だけでなく、配置や異動にも活用でき社員活躍へと繋がるでしょう。

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採用計画を立てるときの3つの注意点とは?

長期インターン 怪しい②

採用計画を立てるときの注意点➀早期から採用計画の策定に取り掛かること

近年、就活の早期化が進んでいることにより、人材獲得の競争が激化しています。

その競争を乗り越えるために、採用計画を早いうちから作成し始めることで他社よりもリードすることができます。

前年度の採用計画などがある場合、その資料を参考に一度計画を策定してみることをおすすめします。

採用計画を立てるときの注意点②エントリー数など数値の見積りには余裕を持たせること

求職者よりも求人数のほうが多い「求職者有利」の時代に突入し、就活生にとって選べる企業の幅が広がりました。

他方、企業側にとっては選ばれることが難しい局面に突入しているため、どれだけの人がエントリーし、選考に進んでいるかなど、目標数値をある程度高く見積もったほうが採用計画としては円滑に進むでしょう。

そのため、エントリー数など母集団の形成は多めに見積もり、余裕を持たせることをおすすめします。

採用計画を立てるときの注意点③内定辞退に関する理由を把握しておくこと

内定辞退者の理由を知ることで、自社の不足しているポイントの把握が可能です。

辞退する理由としては、以下のことがあげられます。


  • 他企業の内定が先に出ていた
  • 就職条件が合わなかった
  • 会社のイメージが応募時と違った
  • 面接者の雰囲気が悪かった

辞退理由をよくチェックし、次の採用活動までに改善できる部分を見直していきましょう。

貴社の数値を反映するだけで簡単に工数を計算できる『ダイレクトリクルーティング工数算出表』もぜひご活用ください。

それでは、次から実際の採用計画の立て方と工数管理の仕方をお伝えします。

採用計画の精度を高めるポイント3選とは?

POINT

採用計画の精度を高めるポイント➀直近の「採用市況」を把握する

まずは採用市場全体の動向を把握することが重要です。

市況や景気などを踏まえ、市場業界が「売り手なのか」「買い手なのか」を定期的に情報収集し、自社が置かれている状況を客観的に把握する必要があります。

これから策定する採用計画にとって最も基本的な指標となるので、必ず確認するようにしましょう。

採用計画の精度を高めるポイント②自社の「採用力」を客観的に認知する

次に自社の魅力的な点とより伸ばしていきたい点を整理します。

その上で採用において自社が有利な立場なのか否かを認識することができます。

会社が「どのように見られているか」「評価されているのか」フラットな感覚で特徴を捉えることが大切になってくるのです。

実際に自社の魅力を発見したいときは、自社の新卒/中途入社者にヒアリングをすることも有効的でしょう。

採用計画の精度を高めるポイント③「採用上の競合」を調べ「差別化」ポイントを抑える

採用上の競合とは「採用したい人材」を取り合う他社を指します。採用上の競合について調べていくことは、「相場観」を知ることが狙いとなります。

相場観とは「相場に関する見方」のことを指します。ライバル各社の給与や待遇などの相場観を知っておかなければ、自社の魅力も適切に判断できません。

例えば、「有給取得率50%」という点も、「相場で見るとどうか?」という視点が大切です。

応募者に選ばれるための魅力をアピールするには、競合のリサーチと分析が必要不可欠なのです。

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採用計画にかかわるよくある質問

採用計画を策定するにあたって生じる疑問に回答しました。

Q. 採用計画はどのように立てればいいですか?

A. 採用計画を立てる際には、以下のステップを踏みましょう。

現状分析

自社の事業計画や人材ニーズ、競合他社の採用状況などを分析します。

目標設定

採用を通じて何を達成したいのかを明確にします。

計画策定

採用時期、採用人数、採用スキル/経歴、採用手法、予算などを決定します。

実行

計画に沿って採用活動を実行します。

評価・改善

採用活動の結果を評価し、必要に応じて計画を改善します。

Q. 採用計画は定期的に見直したほうがいいですか?

A. はい、採用計画は定期的に見直すことをおすすめします。

事業環境や人材ニーズは常に変化しています。そのため、採用計画も時代に合わせてアップデートしていく必要があります。

Q. 採用計画を立てる際の注意点はありますか?

A. 採用計画を立てる際には、以下の点に注意しましょう。

  • 自社の現状を正しく把握する
  • 採用目標を明確にする
  • 採用計画を具体的に落とし込む
  • 予算やスケジュールなどを十分に考慮する
  • 実行と評価を繰り返す

Q.欠員募集でも採用計画は立てるべきですか?

A.欠員募集の場合でも採用計画は立てるべきでしょう。

なぜなら、退職した人と同様の経験やスキルを持つ人を採用できるとは限らないからです。

例えばある程度経験やスキルを積んでいる即戦力の人であれば、多くの企業にとって需要が高いため、競争が激化します。

では未経験の人を採用して育成しようと決めても入社後に「だれが育成するのか」「教育に手が回るのか」などを考慮に入れないまま採用してしまうと、せっかく採用できてもうまく回らず、結果として入社者の退職につながりかねません。

そのため、増員募集や欠員募集問わず、採用計画を立てることが重要です。

採用計画でおすすめの本を紹介!

最後に採用計画の立案でおすすめの本を紹介していきます。

  1. 「最高の人材」が入社する採用の絶対ルール』釘崎清秀,伊達洋駆著(ナツメ社)
  2. 日本一学生が集まる中小企業の秘密:社員20人なのに新卒採用に1万人が殺到』近藤悦康著(徳間書店)
  3. 採用基準』伊賀泰代著(ダイヤモンド社)

どの本も採用計画の立案に役に立つこと間違いなしです。

さいごに

いかがだったでしょうか。

Matcher Scoutでは、独自のA/Bテストシステムによって、弊社担当者がより効果的な文言や画像を見つけ出し、貴社が本当に会いたい学生に会える確率を向上させることができる機能があります。

ご興味等ございましたら、お問い合わせフォームより、ご連絡いただけますと幸いです。

本記事以外にも、当HPではダイレクトリクルーティング運用に役立つ記事を沢山掲載しているので、是非参考にして頂ければと思います。