内定辞退はどの企業においてもよくあることです。辞退された後の企業の対応によって印象が左右されます。本記事では、内定辞退された際のメール対応の方法、例文、そして注意点について解説しています。

近年の内定辞退率の動向　

まずは近年の内定辞退率の動向についてみていきましょう。

リクルートの調査によると、

• 2021年卒の内定辞退率は57.5%
• 2022年卒の内定辞退率は61.1%
• 2023年卒の内定辞退率は65.8%

と増加傾向が見られます。

このような増加傾向は、少子高齢化を背景とする売り手市場が原因となります。

また、同リクルートの調査により、

• 2021年卒の内定取得数の平均は2.25社
• 2022年卒の内定者取得数の平均は2.33社
• 2023年卒の内定取得数の平均は2.5社

と内定者取得数も増加傾向が見られ、複数内定を取得している学生は例年増加しています。

よって、内定辞退が増加してしまうのも必然になってしまうのです。

【参考】就職プロセス調査（2023年卒）「2023年3月度（卒業時点）内定状況」

内定辞退の理由（新卒）

新卒が内定辞退をする理由を見ていきましょう。

条件を満たしていない

学生は選考する過程でやりがい、給与、そして業務内容などさまざまな点を比較しながら選んでいます。

その中でも学生が最も重視するポイントとはどこでしょうか。

株式会社L100の2023卒に対する調査により、就活生が企業を選ぶ上で最も重視するポイントは

一位　働きやすさ

二位　仕事のやりがい

三位　福利厚生の充実

となりました。

是非参考にしてみてください。

【参考】株式会社L100『2023年度卒業の就活生が企業を選ぶ上で最も重視するポイントの調査結果

イメージが合わない

学生は説明会、面接やOBOG訪問などによって企業にイメージが形成されていきます。

もし、学生のイメージと企業の実態が合わない場合、内定辞退をする学生は増加してしまいます。

志望順位が低い

学生は自社より志望順位が高い企業の内定を得ることができたら辞退をします。

受験においての滑り止めに似ており、学生自身による企業のランキング付けの結果による内定辞退です。

内定辞退の理由（中途採用）

次に中途採用が内定辞退する理由を見ていきましょう。

条件面の不一致

勤務地、人間関係や給与などさまざまな条件の中で中途採用者が自分の本心に合っている条件を確認する必要があります。

しかし、どういう条件が中途採用者にとって入社の決め手になるでしょうか。

マイナビの調査により、中途採用者の入社決め手となるランキング

一位　給与が良い

二位　希望の勤務地である

三位　休日や残業時間が適正範囲内で生活にゆとりができる

という結果になりました。

【参考】株式会社マイナビ「転職動向調査 2023年版（2022年実績）」

面接官の印象が悪い　

候補者にとって面接官は企業の代表であり、面接官の態度によって入社意欲が左右されることもあり得ます。

転職活動において候補者にとって大事なこととはなんでしょうか。

マイナビの調査にて

一位　質問に丁寧に答えてくれる

二位　威圧的ではない、親しみやすい

三位　誠実、礼儀正しい

が上位に上がりました。

【参考】株式会社マイナビ「転職動向調査 2023年版（2022年実績）」

https://career-research.mynavi.jp/reserch/20230324_46906/?_fsi=kmdjvmL9&_fsi=fzABglL5

他社との比較　

中途採用市場では複数の転職サービスを利用するため、一社から内定が出た時点で確実に入社するとはなりません。

内定後も候補者は転職サービスでさまざまな情報を入手できることができ、新たに他社に転職活動を行うことも可能性としてはあります。

内定通知後のフォローも大切にしていきましょう。

内定辞退者への対応で心がけるべきポイント

内定辞退を受けた時、多少ショックを受けることがあるでしょう。しかし、こういう時こそ気をつけたいことがあります。一緒にみていきましょう。

内定辞退連絡のメールには必ず返信する

内定者から内定辞退の連絡が来たら必ず返信しましょう。

企業から返信がこないことで困惑してしまう学生も多数います。

例え、トラブルが起きなくても企業のイメージダウンに繋がってしまうので気をつけましょう。

感情的にならない

突然の内定辞退は採用担当にとって納得が行かないものです。

ですが、このような場面で感情的になってしまうといいことは一つもありません。

感情的にならないためにはまず意識を変えることが重要です。

内定とは入社意志まで確保することが大事です。

内定を学生に与えたら必ず入社するとは限りません。

企業側が学生を選ぶのと同様、学生側も企業を選ぶので、内定辞退が発生した場合のプランを準備することも大事です。

メール作成の例文と注意点

内定辞退の承諾と引き止める場合について注意点と例文も合わせて説明してしていきます。

内定辞退の承諾する場合

例文

まずは内定辞退の承諾例です。

メールは新規作成で返す

選考に関連するメールは重要なので、受信したメールに返信をするのではなく、必ず新規作成をして返しましょう。

件名も内定辞退の承認など、受信者側にわかりやすいようにしましょう。

感謝を伝える

内定者が辞退した後でも求人の応募や選考に参加してくれたことに感謝の気持ちを伝えましょう。

内定辞退した企業では活躍できないですが、感謝し敬意を払うことで企業がイメージアップし、今後別の場面で利益を与えてくれる可能性は高まります。

それから企業が採用活動に多くの労力や時間を注いできたのと同様、学生も同じく書類作成や面接準備など求職活動に多くの時間や体力を注いできたので、感謝の気持ちを忘れず伝えましょう。

承認したことを簡潔に

内定辞退を承認したことを簡潔に述べましょう。

承認したことをただ伝えると少々冷たい感じもします。

「弊社としては残念ですが、あなたの意見を尊重して承認します」など相手に寄り添う感じで返信するといい印象をもたらすことができます。

応募書類の処分を行う

個人情報が載っている応募書類を企業が適切に処理をしていると安心や安全などの印象をもたらすことができます。

内定辞退を引き止める場合

例文

感謝と新規作成で返す（承諾時と同様）

内定辞退を承諾する時と同様です。

内定辞退を引き止める場合も感謝を伝えること、そして新規作成で返事することを忘れてはいけません。

面談の機会を頂けられるか交渉

求職者を引き止める際、「会社はあなたが必要」ということを伝えられるかどうかがポイントになります。

長文のメールはあまりいい印象を与えることはできなく、繊細な相手の感情も読み取りづらいです。

直接会う機会を頂くことが理想ですが、相手側も内定をもらえなかった会社にまた踏み入れることは気が進まないでしょう。

そうであれば、電話も一つの選択肢です。

電話の方が連絡も取りやすく、相手に合わせてスケジュールも組めるかもしれないです。

ただし、断られた場合は即座に引きましょう。

内定辞退者に聞くべき質問3選　

内定辞退者は企業にとって悲しいことではありますが、来年の採用活動をさらによくするチャンスでもあります。

その際に聞くべき質問3つについて聞いていきましょう。

まずは感謝を伝えることから

内定辞退を迷っている学生であれば引き止めるチャンスはまだあります。

しかし、内定辞退を決断した学生ならまずは感謝をしましょう。

学生が内定辞退を連絡する時、緊張をするはずです。

ここで、企業側から感謝をすることで学生は緊張から解き放たれ、本音を聞きやすくなります。

メールより電話で連絡しましょう

質問をするときは必ず電話で連絡を行うことが大事です。

メールであれば、後日電話で連絡することの了承を得ましょう。

メールだと電話より学生の本音を引き出しづらいからです。

どこの企業に決めたのか

内定辞退の連絡後、内定辞退の理由を確認したくなることはわかります。

しかし、いきなり聞いてしまうと「家族の意見を尊重しました」「より志望度が高い会社の内定をもらったから」などあまり答えに対して深く聞けなくなってしまいます。

情報を漏らさないことを伝えた前提の上、「どこの会社に決めたのか」と直接聞くことをおすすめします。

会社名を教えていただけなかった場合、自社より規模が大きいか小さい、同業種か異業種、異職種の場合、職種名を確認することで来年の採用活動の参考となります。

そこにした決め手

次にその企業にした決め手について聞いていきます。

その際に気をつけたいことは具体的に答えやすいような質問をすることが重要です。

「どうしてその企業にしたのですか？」と聞くと「より志望度が高かったため」や「家族に勧められた」などまたもや深く聞けなくなってしまいます。

その代わりに「その企業のどの点に魅力を感じましたか？」と具体的に聞くと「企業規模、待遇」など会社概要や募集要項について答えてくれる場合があります。

それから「現場による丁寧な説明に共感を持った」など採用活動においての丁寧さなどについて答える場合もあります。

これ以上掘り下げることは難しいですが、会社概要、募集要項や採用活動など言及された場合、来年の採用活動の改善や変更を行うことで次に繋げることができます。

自社の改善点　

最後に自社の改善点について聞きたいところですが、学生は内定辞退について申し訳ないと思っているので、学生側も明確に指摘しづらいです。

ここで学生に「どこがよくなかったのか」と聞くのではなく、「どこが自分に合わなかったのか」と批判の対象を企業ではなく、学生自身に聞くことで、学生も答えやすくなります。

しかし、これはあくまで学生個人個人の主観です。Aさんにはプラスですが、Bさんにはマイナスなど参考程度にとどめておくと良いかもしれないです。

内定辞退者続出のおいての改善点　

採用活動において多少内定辞退はつきものです。

しかし、明らかに内定辞退者が続出している場合は採用活動において大事なポイントを見直す必要もあるかもしれないです。

大事なポイント4つについて解説していきます。

明確な人物像　

1つ目は求める人物像を具体的にすることです。

人材不足に悩み、闇雲に募集をかけても自社と相性が悪かったり、相性が良くても逃してしまったり、採用活動の効率性が落ちてしまいます。

まずは明確な人物像を定め、採用担当者で共通認識を持ち、募集に至るプロセスを再設計していきましょう。

真摯な情報発信

2つ目は真摯な情報発信です。

学生は初任給、社風や福利厚生など企業を選択する時に特に注目するポイントです。

これら学生にとって注目するポイントは聞かれる前に全て発信しておくくらいがちょうど良いです。

ただし、待遇の内容が学生の理想に至らない場合は考え直すことも必要かもしれないです。

長期な関係構築　

3つ目は学生と長期的な関係を構築することに努めることです。

就職活動だけではなく、学生が就職を考えていない期間から積極的にコミュニケーションをしていきましょう。

インターン制度などをうまく活用し、相性のいい学生と長期的な関係を構築することで自社に勤めてくれる可能性が高まります。

内定後も継続的なコミュニケーションを

4つ目は内定後も継続的なコミュニケーションを取ることです。

多くの企業は6月から夏にかけて内定を出していきます。

それから、秋、年末にかけて就活生は最終的な就職先を決定し始めます。

もしそこでコミュニケーションが途絶えたら内定者は他者へ流れやすくなってしまいます。

内定とは内定を出すところまでではなく、内定者が自社へ就職する気持ちに変わり、入社するまでが内定です。

内定を出した後のコミュニケーションも大事にしていきましょう。

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終わりに

内定辞退率の動向、内定辞退の理由、それからメールの返信するときの注意点について解説してきました。

少子化により売り手市場になっている今、内定辞退率を下げることは難しいです。

内定辞退率が高い現状において増加する内定辞退者の対応、それから翌年の採用活動に繋げられるようになれば幸いです。