「新人教育が属人化してしまっている」
「新人教育マニュアルの作り方がわからない」
こんなお悩みを持つ方はいらっしゃいませんか？
この記事では、新人教育マニュアルに含めるべき内容や作り方、作成・運用のコツについて詳しく解説していきます。
新人教育マニュアルとは社会人経験の少ない新卒社員や第二新卒社員などを一人前の社員に育成するために使う手引書です。
新人教育マニュアルは主に新人研修やOJTで用いられることが多いです。内容としては社内ルールやビジネスマナー、職種別の業務内容について書かれています。
新人教育マニュアルを作成することによって、新人教育を実施する際に教育担当者の負担軽減や教育の均質化につながります。
新人教育には大きなコストがかかる上に、早期退職による育成コストの損失リスクもあるでしょう。こうした事態を防ぐためには採用段階から自社にマッチした人材を獲得することが必要です。
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ここでは新人教育マニュアルを作成するメリット・デメリットについてみていきます。
新人教育マニュアルを作成するメリットとしては以下の4つです。
▼新人教育マニュアルを作成するメリット
新人教育マニュアルを作成することで社内の基礎知識を文書化し、全ての社員に共有することができます。
新人社員に同じ内容を何度も説明することは非常に手間がかかります。また、口頭での説明は指導内容の抜け漏れが発生する可能性もあるでしょう。
新人教育マニュアルを活用することによって、社内ルールやビジネスマナー、業務内容を一度に漏れなく伝えることができます。また、口頭では説明しづらかった内容も写真や図を使って可視化することで、新人が理解しやすくなるでしょう。
新人教育マニュアルはいつでも見返すことができます。
仮に新人が業務の進め方を忘れてしまった場合、直接指導者に教えてもらうこともできますが、二度手間になってしまい効率的ではありません。またマニュアルがないと、新人が「この内容を誰に聞けばいいかわからない」と悩むかもしれません。
新人教育マニュアルとして社内ルールや業務内容を形にして残しておくことで、業務内容の復習が自分一人でできるようになり、新人教育が効率的になるでしょう。
新人教育マニュアルがあることでマニュアルに沿った新人教育となり、指導内容が統一化されます。
指導者によって指導内容が異なる場合は多々あります。例えば、企業理念や行動指針は抽象的な内容になることが多いため、多様な解釈が発生することが多いです。そのため、指導者の価値観に沿って新人が行動するようになり、仕事の質や判断にズレが生じるでしょう。
業務の進め方に関しても、「この工程は省略していい」と指導する人や「この工程は丁寧にやる」と指導する人もいます。こうした指導方法のばらつきは新人を混乱させるかもしれません。
新人教育マニュアルを作成することにより、明確な行動指針、業務の進め方のもとで新人が安心して行動することができるようになるでしょう。
指導者の負担が軽減されることも新人教育マニュアルを作成する上で大きなメリットです。
新人教育マニュアルがないと、新人が業務内容のわからない点を何度も質問することが想定されます。これに何度も対応することは指導者側にとって大きな負担となるでしょう。
新人教育マニュアルを作成することで指導する内容が減少します。企業理念や社内ルールはマニュアルを用いて簡単に説明し、業務の進め方に関する指導に注力することができるでしょう。
新人教育マニュアル作成には上記のようなメリットがあるもののデメリットも存在します。新人教育マニュアルのデメリットは以下の通りです。
▼新人教育マニュアルを作成するデメリット
それぞれ1つずつ解説していきます。
新人教育マニュアルは企業理念や社内ツールの使い方、業務内容といった様々な内容を集約しています。内容が充実しているが故に、1からマニュアルを作成すると数週間〜1ヶ月程度かかってしまいます。
マニュアルを作成する場合は全てを丁寧に解説するのではなく、重要度の高い内容に絞って作成することも良いでしょう。
新人教育マニュアルを作成した場合、一度で終わりではなく定期的にブラッシュアップしていく必要があります。
その理由として、時間が進むにつれて新技術の導入や業務工程の変更、社内ルールの変更が行われるからです。その際にマニュアルを更新しなかった場合、新人が「どちらに従って動いたら良いかわからない」と混乱してしまうでしょう。
会社側で何かしらの改訂が行われた場合には一度マニュアルを見直すと良いです。また、常に最新版のマニュアルを作成することを心がけましょう。
新人教育マニュアルでは業務の進め方が詳細に決められているため、突発的な業務に対してはマニュアルで対応できない可能性もあります。
新人教育マニュアルだけを使って新人教育を行うのではなく、実践を通して新人に柔軟性を身につけてもらうことも必要になるでしょう。
新人教育マニュアルは全ての業務をマニュアル化することは非常に難しいです。
業務の中には「顧客の本音を引き出すトーク方法」といった指導者の経験に基づいたものや「高度で専門的な知識」といった言語化が難しく、マニュアルだけでは理解しづらいものもあるでしょう。
これらの内容に関しては無理にマニュアル化をせず、実践を通して教育を行う手法をとるのがオススメです。
新人教育マニュアルではどのような内容を含めると良いのでしょうか。ここでは新人教育マニュアルに含めるべき内容について以下の5つを解説します。
▼新人教育マニュアルに含めるべき内容
どのような職場・部門でも必ず必要になるのがビジネスマナーです。社会人経験が少ない新卒・第二新卒社員はビジネスマナーに関する知識が乏しいことが多いです。したがって、現場で失礼な行為をとってしまわないように指導する必要があります。
具体的な項目は以下の通りです。
▼ビジネスマナーの項目例
企業理念や規則、経営方針といった内容を記載します。
企業理念や規則をもとに、どのような社員を育成したいか・社員にどのような行動を求めるのか等も記載しておくことで、新人の行動規範にもなるでしょう。
社内独自のルールに関してはマニュアルで明文化しておきましょう。社内ルールとしてマニュアルに記載するべき項目は以下の通りです。
▼社内ルールでマニュアルに記載するべき項目例
全社で日常的に利用している社内ツールやソフトについて、使用方法やルールを記載します。例えば、以下のようなツールの利用方法について明記しておくと良いでしょう。
▼ツールの利用方法に関する項目例
会社の事業内容と各部署の業務や役割、部署同士の関係などを記載します。
ただし、業務の全てをマニュアル化しようとすると時間がかかってしまうため、重要度の高い内容を中心にマニュアルを作成すると良いでしょう。
ここでは新人教育マニュアルの作り方について解説していきます。新人教育マニュアルの作成方法は以下の流れで作成します。
▼新人教育マニュアルの作り方
それぞれ1つずつ詳しく解説していきます。
まずは新人教育マニュアルを作成する目的を明確にすることが重要です。マニュアル作成に入る際は、以下の内容がしっかり定まっているか、確認しましょう。
▼マニュアル作成前に決めておくべき指針
目的を明確にすることにより、目的に沿ったマニュアルを作成することができます。そのため、マニュアルに載せるべき情報が明確となり、マニュアル作りが捗るでしょう。
新人教育の目標を達成するためにどのようなスキルが必要なのか、を細分化していきましょう。
例えば「アナリティクスにある情報から、自社の現状分析と戦略立てができるようになる」ことを目標とした研修であれば、
といったスキルに分けることができます。
このようなスキルは、新人が覚えていくべき時系列にそって並べ替えておくと、マニュアルを作りやすいです。また現場社員や上司などにヒアリングしながら、追加で必要なスキルなどがないか確認しておくと良いでしょう。
必要なスキルを新人に習得してもらうためには、どのような順番で教えていくのが効果的なのかを考え、マニュアルの構成を作っていきましょう。
マニュアルの構成を考えていくときは、教える順序だけではなく、各工程を教えるスケジュール感まで設定しておくことが必要です。
新人教育にかけられる時間を算出し、そこから逆算しながら各工程の学習にかけられる時間を管理しましょう。
マニュアルは新人だけではなく、社員や講師などさまざまな人が見ます。専門用語を使うのではなく、誰でもわかるような簡単な言葉で説明しましょう。
また、見やすさを意識することも大切です。その際以下のような工夫ができるでしょう。
▼新人教育マニュアルを見やすくする工夫
マニュアルを見やすくするだけで多くの新人に読んでもらいやすい新人教育マニュアルとなるでしょう。
マニュアルを作成した後は上司や先輩社員にフィードバックをもらいましょう。
その際、新人教育と関わりがある社員や入社3年以内の社員に確認してもらうと良いでしょう。これにより、新人に近い目線からのフィードバックをもらうことができ、マニュアルの質を高めることができます。
また新人教育で教える内容に変更がある度にマニュアルも改変できるような仕組みづくりも忘れずにしておきましょう。
新人教育マニュアルを作成するにあたって、どのような点に気をつけると良いのでしょうか。ここでは効果的な新人教育マニュアルを作成するコツについて以下の7つを解説します。
▼効果的な新人教育マニュアルを作成するコツ
それぞれ1つずつ解説していきます。
マニュアルを作成する際は専門用語はなるべく使わないようにしましょう。新人はまだ知識が乏しいため、専門用語を理解できない可能性があります。専門用語は誰から見ても意味がわかるように言い換えましょう。
仮に専門用語を言い換えるのが難しいと感じている場合は注釈をつけ、その専門用語の説明をすることも効果的です。
全体像が把握できるような内容にしましょう。見出しを設定することで、新人が後から復習したい時に復習したい内容にすぐに行き着くことができ、学習効率が向上します。
また、新人がマニュアルを読み進めていくと「自分が今どの作業をしているのか」「目標に対して今どれくらい知識が身についたのか」と疑問を感じるかもしれません。
そこで、目標に対する到達度を段階ごとに設けることで自分が今どの立ち位置にいるかが明確となり、新人の不安が解消されるでしょう。
文字だけではなく、図表やイラスト・写真を活用しましょう。
文字だけのマニュアルは単調的であり、非常に読みづらいです。また、文章の表現の仕方によっては新人に誤解を与えてしまう可能性があります。
そうした事態を避けるためにも、図表やイラスト・写真を用いてわかりやすく説明することが非常に大切です。これらを用いることで、マニュアルに書かれている内容を一目で理解することができるでしょう。
マニュアル1つで全ての内容を網羅するのではなく、内容別に分けてマニュアルを書いていきましょう。
職種ごとの業務内容や社内ルール・ビジネスマナーといった多様な情報を1つのマニュアルにまとめてしまうと、内容が分厚くなり利便性が損なわれるでしょう。
「職種ごとの業務内容」「社内ルール」「ビジネスマナー」に分け、別々のマニュアルを作成することにより、新人が使いやすいマニュアルになります。
マニュアルでとるべき行動を明記する際には、その目的や行動基準も合わせて記載するようにしましょう。
とるべき行動だけが書かれたマニュアルでは、イレギュラーな事態が発生した際に行動基準がわからず、臨機応変に対応することができません。こうした事態を防ぐためにも。「なぜその行動をとるのか」「どういった時にその行動をとるのか」を明確にしておくと良いです。
マニュアルでわからないことがあった場合、新人が誰に何を聞けば良いかがわからないという状態を防ぐために問い合わせ先を記載しておきましょう。
マニュアルは便利ではあるものの全てを解決できるものではありません。マニュアルと口頭説明・実践の両方を活用して、新人教育を実施していくことが必要になるでしょう。
新人教育マニュアルは作って終わりではなく、その後どのように運用していくかが大切です。ここでは新人教育マニュアルの運用のコツについて解説します。
▼新人教育マニュアル運用のコツ
1つ目はマニュアルの設置場所をあらかじめ共有しておくことです。
せっかくマニュアルを作成しても、どこでマニュアルを参照できるのかがわからないと、マニュアルを作った意味がありません。マニュアルが必要になった際にどこで参照できるのかを会社全体に周知しておくことが必要です。
その際、紙と合わせてデジタル版のマニュアルを使うことも良いでしょう。デジタル版であれば、新人社員がいつでもすぐに参照することができ、実用性がより高まるでしょう。
2つ目はOJTと組み合わせて新人教育を実施することです。新人教育マニュアルとOJTを組み合わせて新人教育を実施することで相乗効果となり、業務知識の定着率上昇につながります。
マニュアルは知識のインプットでは優れていますが、技能の面では実際の業務を通して習得することが多いです。そのため、OJTと組み合わせて新人教育を行うことでマニュアルでカバーできない技能を補うことができるでしょう。
さらに、OJTにおいては新人教育のチェックシートを活用することでより効果的になるでしょう。
チェックシートを利用することで、目指すべき状態や守るべきルールを可視化できるため、新入社員自身が自分の現状を把握しやすくなるというメリットがあります。また、教育担当者もフィードバックを行いやすくなるでしょう。
以下にOJTで使える職種別のテンプレートを載せておくのでぜひ参考にしてみてください。
| 内容 | 評価（◎・⚪︎・△・×） | |
| 身だしなみ | 清潔感があり機能的で、他人から見て違和感がない | |
| 服装や髪形、爪、持ち物などのポイントを押さえている | ||
| TPOに応じて適切に使い分けができる | ||
| 言葉遣い | 謙譲語・尊敬語・丁寧語の使い分けができる | |
| クッション言葉（申し訳ございませんが・恐れ入りますが・お手数ですがなど）を適切に使っている | ||
| 社内外の人が入り混じっても、それぞれに対して適切な言葉遣いができる | ||
| あいさつ | 目線や分離礼などのポイントをおさえている | |
| 明るい声や笑顔を意識している | ||
| 自分からあいさつし、会釈だけでなく一言添えている | ||
| 報連相 | 報連相のポイントを押さえて実行できる | |
| 報連相を自分から積極的に行っている | ||
| 成果を上げるために、上司や先輩にアドバイスを仰いでいる | ||
| メール・チャット・SNS | ビジネスメールで署名や定型文が使える | |
| SNSやチャットでの注意点を把握して、適切に使える | ||
| ツールに応じて適切な使い分けができる |
| 内容 | 評価（◎・⚪︎・△・×） | |
| 商談準備 | 顧客の情報を事前にリサーチできている | |
| 提案する商品の情報を理解している | ||
| 提案資料を自分で作成できている | ||
| 商談 | 相手の反応を見ながら商品を提案できる | |
| 商品の情報を正確に説明できている | ||
| 顧客の現場を正確にヒアリングできている | ||
| クロージング | クロージングのタイミングを判断できる | |
| アップセル・クロスセルの提案ができる | ||
| 最後まで相手目線を意識して行動できている |
| 内容 | 評価（◎・⚪︎・△・×） | |
| 要件理解 | 要件定義書を正しく理解できる | |
| 不明点を整理し、質問できる | ||
| 処理フローを図示できる | ||
| 開発・テスト | コーディング規約を守ってコードが書ける | |
| 可読性の高いコードを書ける | ||
| 単体テスト・結合テストができる | ||
| リリース | 本番環境へのリリース手順を理解できているる | |
| 障害の際の対応方法がわかる |
| 内容 | 評価（◎・⚪︎・△・×） | |
| 受付・依頼対応 | 内容を整理して記録できる | |
| 来客対応ができる | ||
| 電話・メール対応ができる | ||
| 書類・データ処理 | データ入力を正確に行える | |
| 経費処理ができる | ||
| 不備のない書類を作成することができる |
3つ目は定期的にマニュアルをアップデートすることです。古い内容のマニュアルが残っていると、新人はそのマニュアルをもとに誤った行動をとってしまい、余計な手間が増える可能性があるでしょう。
会社のルールや業務工程の変更に合わせて、定期的にマニュアルをアップデートするようにしましょう。
4つ目は新人の進捗状況や理解度を確認することです。
新人にマニュアルを渡しても、実際に読んでもらえるかどうかは確認しない限りわかりません。こうなってしまうと、せっかくマニュアルを作った意味もなくなってしまいます。
こういった事態を防ぐためにも、定期的に指導者側が新人に対して、マニュアルを読んでいるかどうかをチェックするようにしましょう。コミュニケーションをとることで新人が抱える疑問点や不安を解消できる機会を作ることができます。
実際に株式会社PHONE APPLIの調査によると、新人の入社後の社内コミュニケーションにおいて以下のような悩みがありました。
▼入社後の社内コミュニケーションにおける新人の悩み（複数回答）
また、別の調査では「約5人に1人がわからないことがあった場合にすぐに質問ができていない」と回答しています。このことから、新人が自分から上司や先輩社員に話しかけることに抵抗を感じている人が多いことがわかります。
したがって、指導者側から積極的にコミュニケーションをとっていき、新人のマニュアルの理解度を確認しましょう。
【参考】株式会社PR TIMES『【新入社員のコミュニケーション調査】新入社員の約6割が「相手が忙しそうで声をかけづらい」と回答』
これまで新人教育のマニュアルに関する話をしてきましたが、マニュアルはあくまで手段です。新人教育の最終的なゴールは会社の戦力としていち早く業務内容やビジネススキルを身につけることです。
では、効果的な新人教育を行うためにはどうすれば良いのでしょうか。新人教育を成功させるためのコツとして、以下の5つがあげられます。
▼新人教育を成功させるコツ
それぞれ1つずつ解説していきます。
新人教育で何よりも大切なのが、質問しやすい雰囲気をつくることです。
気軽に質問・相談が行えない環境では、新人がわからないまま仕事を進めてしまって大きなトラブルに発展したり、ストレスを一人で抱え込んでしまうといった危険性があります。
加えて、単に「わからないことがあればいつでも聞いてください」と伝えただけでは、遠慮してしまうことも多いです。
そのため、定期的に質問受付の時間を設けたり、メンター制度を導入したりと、新人が遠慮せずに質問できるような仕組みづくりを行いましょう。
また、仕組みだけでなく、同じ質問をされてもイライラした態度を取らない・失敗を責めないなどをチームメンバーの一人ひとりが心がけることも大切です。
人によって適した教育方法は異なります。
座学でしっかり学んでから実践に移りたい人、やってみながら覚えていくのが得意な人など、個人の特性に合わせて指導内容を変えることが効果的な教育のポイントです。
自分で挑戦することが新人を一人前に育てるための非常に重要な手段です。挑戦をすることで新人は多くの経験や知識を得ることができます。
また、新人が新たなことに挑戦した際に失敗してしまうことがよくあることでしょう。そういった時に失敗を許容する環境を指導者側は用意しておくと良いでしょう。新人がミスや失敗から、「なぜ失敗したのか」「次にどう動くか」を考えられるようにフィードバックを行いましょう。
新人教育を踏まえて、新人の良かった点・悪かった点を洗い出すようにしましょう。特に新人が何かしらの挑戦を行った後にフィードバックを行うことで新人の成長に寄与できるでしょう。
また、新人教育では適宜フィードバックを行うように心がけましょう。例えば、週1回フィードバック面談を実施し、チェックシートを活用して定量的・定性的に新人を評価することで新人教育の質が向上するでしょう。
株式会社パーソル総合研究所によると、複数回の対話（最大12回）を行ったことによる思考変化、感情変化、行動変化について「思考変化があった」と回答した割合は88.5%でした。また、「行動変化があった」と回答した人は77.9%でした。
また、対話を複数回行ったことによって、「人生満足度」「パフォーマンス（主観的認知）」が約5%から10%ほど変化したとのことです。
したがって、定期的にフィードバック面談を通して対話を行うことは社員のモチベーションの向上につながると言えるでしょう。新人教育も同様に、新人を一人前に育てるために新人と都度フィードバックを行うことが新人のモチベーション維持やパフォーマンスの向上につながるでしょう。
【参考】株式会社パーソル総合研究所『職場での対話に関する定量調査』
「求めるような学生になかなか出会えない」「母集団形成がうまくいかない」といったお悩みを抱えている新卒採用担当の方におすすめしたいのが、Matcher Scoutです。
Matcher Scoutとは、採用担当者の煩雑な業務負担を極限まで削減した新卒採用向けのダイレクトリクルーティングサービス。OB・OG訪問アプリ「Matcher」に登録している学生の中から、採用要件にマッチした学生に弊社の担当者が代理でスカウトを送信します。
Matcher Scout をおすすめする理由
以上の理由より、待っているだけでは会えないような優秀な学生層にアプローチできるため、効率的に採用活動を進めることができます。
ご興味をお持ちいただけましたら、まずはお気軽にお問い合わせ・資料請求をお願いいたします！
詳しくは以下の資料で詳しく説明しているので、是非ご覧ください。
【サービス説明資料】3分でわかるMatcher Scout
【導入事例】利用チャネルの中で最も多い内定数！工数をかけなくても多くの優秀な学生にお会いできました
いかがでしたか？
本記事では新人教育マニュアルの作り方や作成・運用のコツについて紹介しました。本記事をもとに新人教育マニュアルを作成し、効果的な新人教育を実践してみてください。