「会社から新人教育を任されたけど何から手を付けたらいいのかわからない・・・」
「新人教育のカリキュラムやマニュアルを見直したい」
こんなお悩みを持つ方はいらっしゃいませんか？
この記事では、新人教育の目的や新人教育のやり方、成功のポイントを解説しています。
カリキュラムの組み方やマニュアルに含むべき内容なども紹介していますので、ぜひお役立てください。
新人教育とは
新人教育とは、新入社員に対して一定期間行う、企業の知識やビジネスマナー等の教育のことを指します。
まずは新人教育を行う目的や重要性について確認していきます。
新人教育の目的
新人教育の目的は、新入社員の即戦力化です。
新入社員をスピーディーに戦力となる人材に育成することで、会社全体の戦力の底上げを目指します。
業務遂行に必要な知識やスキルを身に着けさせることはもちろんですが、マインド面の養成も新人教育の重要な目的です。
会社への帰属意識・エンゲージメントを醸成したり、コミュニケーション能力やチームワーク・チャレンジ精神といった資質を養ったりすることで、活躍できる人材を育成できます。
新人教育の重要性
新人教育を行うことは、単に会社の生産性向上につながるだけでなく、早期離職を防ぐという点でも重要です。
新人教育を通して自社へのエンゲージメントを高めたり、モチベーション管理の方法を教えることで、自社で働くことへの誇りを持ち、長く働いてくれる人材を増やすことにつながります。
新人教育の具体的な手段
新人教育は一般的に「OJT」「OFF-JT」「マニュアル」の3つの手法を組み合わせながら行うことが効果的だとされています。
以下で3つの手法について詳しく解説していきます。
OJT
OJTとは、現場での実務を通して業務知識・スキルを身に着ける研修のことです。
実際の業務に携わりながら学ぶため、実践的なスキルを身に着けることができ、即戦力を育成できる点が最大のメリットでしょう。
一人ひとりのペース・特性に合わせて教育を行えますが、一方で教育担当者によって教育の質に差が生じてしまうというデメリットもあります。
OJTのみでは必要な内容を網羅できない可能性が高いため、次でご紹介するOFF-JTもあわせて実施するとよいでしょう。
OJTについては以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
【参考】OJTとは？OFF-JTの違い・研修のフロー・コツを簡単解説！
OFF-JT
OFF-JTとは、現場を離れた場所で座学によりビジネスの基礎や業務知識を学ぶ研修のことです。
必要な知識を体系的に学び、教育内容を標準化することが可能なため、OJTと組み合わせて実施することで高い教育効果を得られます。
OFF-JTにはさまざまな手法があるため、自社に適した方法を選びましょう。
＜OFF-JTの手法一覧＞
- 集合研修
- e-ラーニング
- ハンズオン
- 外部講座
OFF-JTについては以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
【参考】OFF-JTとは？メリットや実施内容を事例とあわせて解説
マニュアル
業務の手順や必要な知識をわかりやすくまとめたマニュアルがあることで、教わった内容の復習が可能になり、より効果的な教育を行えます。
画像や動画も活用することで新人にも分かりやすいマニュアルを整備することが可能です。
新人教育のやり方を5ステップで解説
では、効果的な新人教育を行うためには、具体的にどのようなステップを踏めばよいのでしょうか。
以下で解説していきます。
①業務の全体像を伝える
新人教育でまず大切になるのが、業務の全体像を明確にし、目的を共有することです。
通常、新人には比較的難易度の低い仕事から教えて、徐々に担当可能な業務を増やしていくという手順を踏むことが多いでしょう。
この時、仕事の全体像がつかめていないと、自分が担当している業務が何のための業務なのかわからずモチベーション低下につながります。
そのため、初めに業務の全体像を説明したうえで、その中での担当業務の立ち位置・役割を伝えておくことが大切です。
②実際に業務に取り組む様子を見せる
業務の全体像と担当業務の立ち位置を伝えたら、実際に業務に取り組む様子を見せましょう。
マニュアルや口頭で業務内容を説明しても、新人にとっては仕事のイメージがつかみづらいです。
そのため、最初に教育担当者が業務に取り組んでいる姿を見せることで、その後の教育内容の理解が進みやすくなります。
③業務内容の詳細を説明する
目的の共有と業務イメージを持ってもらえたら、業務内容の詳しい説明を行います。
詳細な内容説明は事前にマニュアルを作成しておき、それに沿って指導をしてください。
マニュアルがない状態で説明してしまうと、伝達漏れなどのトラブルにつながったり、教育担当者によって質が左右され、属人的になってしまいます。
④実践させる
説明が済んだら、必ず本人に業務を実践させてください。
教育担当者が業務に取り組む様子を見たり、説明を受けたりした中では「理解できた」と思っていても、実際に業務に取り組んでみると新たな疑問や不明点が出てきます。
実践フェーズでは教育担当者はあまり介入せずに、できるだけ本人の力で業務を行わせ、必要な時のみサポートを行うようにしましょう。
また、ステップ①〜③から時間を置かずに実践フェーズに入ると、より教育内容が定着しやすくなります。
⑤フィードバック・理解度確認を行う
業務を経験させた後は、フィードバックと理解度の確認を行います。
フィードバックでは、うまくいった点と改善すべき点を必ず両方伝えるようにしてください。
初めから完璧に仕事をこなせる新人はいませんので、至らなかった点があっても「その箇所は間違いやすいから」と前置きするなど、相手の立場に立った指導を心がけましょう。
決して相手の人格や行動を否定していると捉えられる可能性のある表現はしないようにしてください。
また、フィードバックだけでなく、新人に改めて業務の目的や内容を説明させるなどして、正しく理解ができているか確認するとよいでしょう。
新人教育で陥りがちな失敗例
効果的な新人教育を行うためには、どのような点に気を付ければよいのでしょうか？
ここでは新人教育で陥りがちな失敗例をご紹介します。
①心理的安全性が担保されていない
「心理的安全性（psychological safety）」とは、組織の中で自分の考えや気持ちを安心して表現できる状態のことです。
心理的安全性が担保されていない状態では、新人は業務で不明点や悩み事があっても気軽に質問・相談ができなかったり、失敗することを恐れて業務に対して消極的になってしまったりする可能性があります。
質問・相談をしやすい雰囲気や、失敗を認めて次につなげる風潮のあるチームの空気をつくることで、新人のパフォーマンスが向上し、教育も円滑に進みます。
②専門的な用語を多用する
専門用語やビジネス用語などの多用は避けましょう。
普段は当たり前のように使用している言葉であっても、新人にとっては聞きなじみがない可能性があります。
新人は、教育担当者の話を遮って説明をすることに抵抗がある場合も多いです。
専門用語を使用する場合は適宜説明を入れるなど工夫を行いましょう。
③一方的に仕事を与える
仕事に対する意識やビジョンには個人差があります。
必ずしも新人のビジョンが組織のビジョンと一致しているわけではないため、組織の意向のみに沿って仕事を与えるべきではありません。
新人のビジョンを理解し、それを考慮したうえで仕事を与えることが望ましいです。
もちろん常に個人のビジョンに沿えるわけではありませんが、個人の意向に理解を持つ姿勢を見せることで、新人のモチベーションやエンゲージメント向上につながるでしょう。
新人教育を成功させるコツ5選
ここまで新人教育の失敗例を見てきました。
以下では、新人教育を成功させるためのコツを5つのポイントにわけてまとめています。
新人教育で使えるチェックシートのテンプレートも添付していますので、参考にしてみてください。
①質問しやすい雰囲気をつくる
新人教育で何よりも大切なのが、質問しやすい雰囲気をつくることです。
気軽に質問・相談が行えない環境では、新人がわからないまま仕事を進めてしまって大きなトラブルに発展したり、ストレスを一人で抱え込んでしまうといった危険性があります。
単に「わからないことがあればいつでも聞いてください」と伝えただけでは、遠慮してしまうことも多いです。
定期的に質問受付の時間を設けたり、メンター制度を導入したりと、新人が遠慮せずに質問できるような仕組みづくりを行いましょう。
【参考】【人事向け】メンター制度とは？導入方法やメリットを解説！
仕組みだけでなく、同じ質問をされてもイライラした態度を取らない・失敗を責めないなどをチームメンバーの一人ひとりが心がけることも大切です。
②業務の目的や背景を説明する
先ほど新人教育の5ステップにおいて、「まず初めに業務の全体像を伝えるべき」だと述べました。
業務全体の中での担当業務の目的はもちろんですが、「なぜその業務をあなたに割り振ったのか」「担当業務を通してどのようなスキルを身に着けてほしいのか」を説明することも重要です。
組織が自分に対して求めていることを理解することで、目的意識を持ってモチベーション高く業務にあたることができます。
③新人の価値観や特性に合わせて教育内容を変える
人によって適した教育方法は異なります。
座学でしっかり学んでから実践に移りたい人、やってみながら覚えていくのが得意な人など、個人の特性に合わせて指導内容を変えることが効果的な教育のポイントです。
基本的な教育ステップは先ほどご紹介した通りですが、個々に合わせて各ステップの密度を調整するとよいでしょう。
④新人教育担当者向けのマニュアルを作成する
新人向けのマニュアルだけでなく、教育担当者に向けたマニュアルも作成しましょう。
人事部が教育担当者向けのマニュアルを作成することで、一定以上の教育の質を担保できます。
また、教育担当者のサポート体制を整えておくことも大切です。
新人教育がうまくいかない場合などに、教育担当者のメンタル面に影響が出ることも考えられますので、上司との面談などを通してフォローを行える仕組みを整備しましょう。
⑤チェックシートを活用する
新人教育のチェックシートを活用することもおすすめです。
チェックシートを利用することで、目指すべき状態や守るべきルールを可視化できるため、新入社員自身が自分の現状を把握しやすくなるというメリットがあります。
教育担当者もフィードバックを行いやすくなるでしょう。
以下では、チェックシートのイメージ画像と、チェックシートに含めるべき具体的な項目一覧を以下で紹介します。
項目一覧はコピペしてテンプレートとして使うこともできるので、ぜひご活用ください。
チェックシートのテンプレート
身だしなみ
- 清潔感があり機能的で、他人から見て違和感がない
- 服装や髪形、爪、持ち物などのポイントを押さえている
- TPOに応じて適切に使い分けができる
言葉遣い
- 謙譲語・尊敬語・丁寧語の使い分けができる
- クッション言葉（申し訳ございませんが・恐れ入りますが・お手数ですがなど）を適切に使っている
- 社内外の人が入り混じっても、それぞれに対して適切な言葉遣いができる
あいさつ
- 目線や分離礼などのポイントをおさえている
- 明るい声や笑顔を意識している
- 自分からあいさつし、会釈だけでなく一言添えている
報連相
- 報連相のポイントを押さえて実行できる
- 報連相を自分から積極的に行っている
- 成果を上げるために、上司や先輩にアドバイスを仰いでいる
メール・チャット・SNS
- ビジネスメールで署名や定型文が使える
- SNSやチャットでの注意点を把握して、適切に使える
- ツールに応じて適切な使い分けができる
新人教育のカリキュラム例
「新人教育のカリキュラムをどのように組めばよいかわからない・・・」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
ここでは、新人教育のカリキュラム例と、カリキュラムを組む際のポイントをご紹介します。
カリキュラム例
カリキュラムは企業によって異なりますが、大まかには以下の4段階に分けられることが多いです。
- 入社前研修
- 入社後研修
- 部門配属後OJT
- フォローアップ
それぞれについて詳しく見ていきます。
①入社前研修
入社前研修では、内定者フォローやe-ラーニングを用いた基礎的な研修が行われることが一般的です。
＜入社前研修の内容例＞
- 他の内定者や先輩社員との交流
- キャリアビジョンの設計
- ビジネスマナーやOAスキル講座
- 資格取得支援
【参考】入社前研修を望む内定者は多い！やり方や賃金の有無について解説
②入社後研修
入社後研修では、改めて自社についての理解を深めてもらったり、社会人としての基本的なマナーやビジネス用語など、働く上で必要になる基礎的な知識を身に着けてもらう内容が一般的です。
社内で座学研修を行うこともあれば、ロールプレイを行ったり、外部に研修を委託することもあります。
＜入社後研修の内容例＞
- 社会人としてのマインドセット
- 企業理念や経営方針・組織図
- ビジネスマナー研修
- コンプライアンス研修
【参考】新入社員研修の内容はどう決める？自社で行う手順とコツをご紹介｜新卒採用ダイレクトリクルーティングサービス Matcher Scout
③部門配属後研修
部門配属後は、各部門ごとに業務上必要になる専門的な知識・スキルを身に着けてもらうための研修を行います。
外部講師による社外研修等も活用しながら、OFF-JTでインプットした内容をOJTでアウトプットできるようなカリキュラムを設計しましょう。
【参考】OJTとは？OFF-JTの違い・研修のフロー・コツを簡単解説！
④フォローアップ
フォローアップ研修は、ひととおり研修が終わった後に学んだことを振り返り、定着させるための研修です。
次の目標設定を行いモチベーションアップを図ったり、新入社員の不安やストレスを解消する場にもなります。
＜入社後研修の内容例＞
- 新入社員同士のグループディスカッション
- メンターや上司との面談
カリキュラムを組む際のポイント
カリキュラムを組む際には、まずは新人教育の目的を明確にしたうえで、カリキュラムのゴールを設定するようにしましょう。
カリキュラムのゴールが設定できたら、それを達成するために段階ごとの内容を設計します。
初めにゴールを設定しておくことで、部門配属後のOJTを前提として入社後研修を組んだり、全体を通して抜け漏れのないカリキュラムを組んだりすることが可能です。
e-ラーニングや社外研修を併用することもおすすめです。
新人向けマニュアルの作成
新人教育を実施する際は、事前にマニュアルを作成しておくことで教育担当者の負担軽減や教育の均質化につながります。
ここでは、新人教育で使用するマニュアルを作成するポイントやマニュアルに含めるべき内容をご紹介します。
新人教育マニュアルは必ず作るべき？
新人教育を行う際にマニュアルの作成、運用は必要とされています。
マニュアル作成が必要な理由は、以下の2点です。
- 教育担当者の負担を抑えられる
- 新人に対する教育の質の向上
教育担当者の負担を抑えられる
新人向けマニュアルがあることで教育担当者の負担を抑えることが可能です。
もしマニュアルがない場合、教育担当者が一から説明しないといけなくなります。
それにより新人教育にかかる負担が大きくなってしまい、担当者が業務にあてられる時間が減ってしまいます。
マニュアルを作成していれば、新人は基本的にそのマニュアルを読みながら業務を行うことが可能です。
新人研修の教育担当者は分からない箇所の質問に答えるだけなので研修の負担が少なくなり、他の担当業務も効率よく進めていくことができるでしょう。
新人に対する教育の質の向上
新人の場合、最初にさまざまな業務を覚えることが必要です。
教えてもらったことを忘れてしまったり、異なる解釈によってミスが多発する可能性があります。
新人向けマニュアルを事前に渡しておくことで、新人は自分のペースで覚えることができ、業務効率も上がります。
マニュアル作成時のポイント
マニュアルを作成する際は、いきなり作成を始めるのではなく、まずはマニュアル作成の目的と新人に必要な知識の洗い出しを行うことがポイントです。
作成時には以下のポイントを押さえましょう。
- 新人がわかる言葉で書く
- 端的で簡潔な表現にする
- 図表やイラスト・写真を積極的に使用する
- システム名、部署名は正式名称で記載する
- 問い合わせ先を明記する
マニュアルに含めるべき内容
①ビジネスマナー
どのような職場・部門でも必ず必要になるのがビジネスマナーです。
具体的な項目は以下の通りです。
- あいさつ
- 言葉遣い
- 身だしなみ
- 名刺交換や名刺の取り扱い
- 社外の人とのコミュニケーション
- メールやビジネス文書のルール
②企業理念・社内ルール
企業理念や規則、経営方針など会社の方向性や独自のルールなどを記載します。
どのような社員を育成したいか・社員にどのような行動を求めるのか等も記載しておくことで、新人の行動規範にもなります。
③業務の全体像
会社の事業内容と各部署の業務や役割、部署同士の関係などを記載します。
④社内で利用しているツール・ソフトの使い方
全社で利用している社内ツールやソフトについて、使用方法やルールを記載します。
セキュリティ対策のためのルールや端末の使用方法なども記載しておくとよいでしょう。
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最後にマニュアル作成時の全体的な流れを見ていきましょう。
１、新人教育の目標設定する
「〇〇の業務を1人で▲時間以内にできるようにする」
「◼︎◼︎の使い方を把握し、××の分析を1人でできるようにする」
といった新人教育の目標、ゴールを設定しましょう。
目標が明確になることで、マニュアルにどのような内容を書くべきなのかが明確になります。
新人教育の目標を立てるためにはまず、企業が求めるスキルと新人の持つスキルのギャップを把握しましょう。
「新人が＜新人＞でなくなるには何ができているべきなのか」を軸に考えていくと、目標が設定しやすいです。
２、新人に必要なスキルを把握する
新人教育の目標を達成するためにどのようなスキルが必要なのか、を細分化していきましょう。
例えば「アナリティクスにある情報から、自社の現状分析と戦略立てができるようになる」ことを目標とした研修であれば、
・アナリティクスでどのような情報を見られるのかを理解する
・その情報を活用して何ができるのかを理解する
・実際にアナリティクスを使って現状分析をする
・分析結果から、戦略を立てる
・分析と戦略の質を高め、的確に施策を進める
といったスキルに分けることができます。
このようなスキルは、新人が覚えていくべき時系列にそって並べ替えておくと、マニュアルを作りやすいです。
また現場社員や上司などにヒアリングしながら、追加で必要なスキルなどがないか確認しておくと良いでしょう。
３、マニュアルの構成を考える
必要なスキルを新人に習得してもらうためには、どのような順番で教えていくのが効果的なのかを考え、マニュアルの構成を作っていきましょう。
マニュアルの構成を考えていくときは、教える順序だけではなく、各工程を教えるスケジュール感まで設定しておくことが必要です。
新人教育にかけられる時間を算出し、そこから逆算しながら各工程の学習にかけられる時間を管理しましょう。
４、新人教育のマニュアルを作成する
マニュアルは新人だけではなく、社員や講師などさまざまな人が見ます。専門用語を使うのではなく、誰でもわかるような簡単な言葉で説明しましょう。
見やすさを意識するのも大事です。
時系列で並べたり、太文字、見出しや図なども活用していきましょう。
５、フィードバックを元に修正する
マニュアル作成後は上司などにフィードバックしてもらいましょう。
ここで注意点があります。
なるべく新人教育と関わりがある上司を選びましょう。
新人教育と関わりがない上司だとイメージがしづらいため、比較的質の低いフィードバックになってしまいます。
また新人教育で教える内容に変更がある度にマニュアルも改変できるような仕組みづくりも忘れずにしておきましょう。
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まとめ
いかがでしたか？
新人教育のポイントは以下の通りです。
- 心理的安全性を担保し、質問しやすい空気をつくる
- 業務の全体像や目的、背景を説明する
- 新人の特性やビジョンを踏まえて教育する
- 新人向け・教育担当者向けにそれぞれマニュアルを作成する
- 新人教育ではチェックシートの活用がおすすめ
上記のポイントを押さえ、効果的な新人教育を行いましょう。
