労働条件通知書の作成と交付は、企業が行わなければならない義務であり、正確に作成が求められる書類です。

実際に作成するにあたって、労働条件通知書について難しいと感じている採用担当者様や、労働条件通知書のテンプレートとともに、書き方も知りたいと感じている採用担当者様も多いのではないでしょうか。

そこで、この記事では、厚生労働省が無料で提供しているテンプレートをもとに、労働条件通知書の書き方や雇用形態別の注意点を解説していきます。

労働条件通知書とは

「労働条件通知書」とは、企業が労働者との間で雇用契約を結ぶ際に労働者に交付する、労働条件を記載した書面です。

企業と労働者の間で労働条件に関する無用なトラブルを避けるために発行されます。

ただし、労働条件通知書の様式は自由とされており、明示すべき事項が記載されていれば基本的に問題はありません。

労働条件通知書に発行義務はあるのか

企業は雇用する労働者に対して労働条件通知書を発行する義務があります。

これは、労働基準法の第15条第1項と労働基準法施⾏規則第5条に「労働者を採用するときには労働条件を明示しなければならない」と定められているためです。

企業が労働者に対して労働条件を明示しないことは労働基準法違反となり、労働基準法第120条1号により30万円以下の罰金が科される場合があるため注意しましょう。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書に類似した書類に「雇用契約書」がありますが、両者は根拠となる法律が異なります。

雇用契約書は民法に準拠した、捺印や署名を持って企業と労働者の双方が労働条件に合意したことを表す「企業と労働者間の契約書」です。

一方、労働条件通知書は労働基準法に準拠した、「労働条件の一方的な通知」です。そのため、労働条件通知書には捺印やサインは必要ありません。加えて、労働条件通知書には発行義務がありますが、雇用契約書は発行義務は生じません。

しかし、企業と雇用者の間で労働条件に合意したことを示す書類を作成した方が無用なトラブルを避けることができるため、交付が推奨されています。

労働条件通知書兼雇用契約書とは

労働条件通知書兼雇用契約書とは、労働条件通知書と雇用契約書をひとつの文書にまとめた書類です。

新たに労働者を雇用する場合「労働条件通知書」と「雇用契約書」の両方を作成することが一般的ですが、両者とも決まった様式がないため、まとめて「労働条件通知書兼雇用契約書」としても問題ありません。

1つの書類としてまとめることで、書類管理が簡素化されると同時に、受け取る労働者もわかりやすくなります。

また、労働条件通知書兼雇用契約書の場合、双方の署名捺印欄を設けることが必要です。労働条件通知書と異なる部分もあるため、抜け漏れがないように注意しましょう。

労働条件通知書の発行対象

労働条件通知書は、雇用形態に関わらず、全ての従業員に発行しなければなりません。これは、労働条件通知書の根拠である労働基準法が、正社員やパート、アルバイト、派遣社員などの雇用形態を問わず、全ての労働者に適用されているからです。

そのため、「正社員じゃないから」という理由で労働条件通知書の発行を怠ることはないように注意しましょう。

労働条件通知書を発行するタイミング

労働条件通知書を発行するタイミングは、労働契約の締結時と有期契約の更新時と定められています。しかし、例外もあります。

例えば「ハローワークなどへの求人申込」や「自社のホームページで従業員の募集」、「求人広告の掲載」などを行う際には、求人票や募集要項等にて、労働条件を明示することが必要です。

【参考】厚生労働省『職業安定法の改正』

工数を削減した新卒採用ならMatcher Scout

「採用活動の業務に日々追われている」「採用担当だけでは手が回らない」といったお悩みを抱えている新卒採用担当の方におすすめしたいのが、Matcher Scoutです。

Matcher Scoutとは、採用担当者の煩雑な業務負担を極限まで削減した新卒採用向けのダイレクトリクルーティングサービスです。OB・OG訪問アプリ「Matcher」に登録している学生の中から、採用要件にマッチした学生に弊社の担当者が代理でスカウトを送信します。

Matcher Scout をおすすめする理由

• スカウト送信や日程調整などの労力のかかる作業は全て弊社が代行
• GMARCH・関関同立を中心とした登録学生層
• OB・OG訪問に積極的に取り組む、主体性のある優秀な学生が多い
• 初期リスクの少ない成功報酬型と最安採用単価30万円の前金型から選べる
• 自社のニーズに合わせてオプションプランもご用意

以上の理由より、工数をかけずに効率的な採用活動を行うことができます。弊社の担当者と一緒に採用活動を成功させませんか？

ご興味をお持ちいただけましたら、まずはお気軽にお問い合わせ・資料請求をお願いいたします！詳しくは以下の資料で詳しく説明しているので、是非ご覧ください。

【サービス説明資料】3分でわかるMatcher Scout

【導入事例】運用負荷は一番少ない。「効率的」に「会いたい学生」に会えるツール

無料でダウンロードできる労働条件通知書のテンプレート｜厚生労働省

労働条件通知書は、法的に発行する義務があるため、正しく作成する必要があります。そこで、厚生労働省が公開している労働条件通知書のテンプレートを使用することが確実に正しく作成できる方法です。

無料でダウンロードできるため、使用することがおすすめです。Word型のテンプレートは、以下に添付したリンクからWordを選択してダウンロードをお願いします。

▼厚生労働省のテンプレート

• PDF版のテンプレートのダウンロード：厚生労働省『一般労働者用；常用、有期雇用型』
• Word版のテンプレートのダウンロード：厚生労働省『様式集』

【2024年改正後】労働条件通知書に明示すべき記載事項

ここでは、2024年の労働条件の明示に関するルール改正で追加された明示項目と、労働条件通知書に明示が必要な項目について解説していきます。

2024年のルール改正で追加された明示項目

【引用】厚生労働省『2024年4月から労働条件明示のルールが変わりました』

2024年4月からの労働条件明示のルール改正では、すべての労働者を対象とした改正と、有期契約労働者を対象とした改正が行われました。

❚ すべての労働者に対して、就業場所・業務の変更の範囲の明示が必要

2024年からのルール改正により、雇用直後の就業場所と業務内容だけでなく、将来的な就業場所と業務内容の変更の範囲も明記することが義務付けられました。

例えば、雇用直後は東京が就業場所であるものの、将来的に地方都市の支社に異動になる可能性がある場合は、そのこともあらかじめ記載することが必要となりました。

❚ 有期契約労働者に対して、更新上限・無期転換申込機会・無期転換後の労働条件の明示が必要

有期契約労働者に対して、契約の更新の上限回数と通算契約期間の有無を明示する必要があります。契約更新を何回まで行うのか、その内容や条件について明示します。

また、契約期間が5年以上である有期契約労働者には、期間の定めのない労働契約である無期労働契約への転換を申し込む権利が保障されています。使用者は労働者が申請した場合、断ることはできません。

この無期労働契約への転換の権利が生じる場合に、無期転換を希望できることとその方法、無期転換後の労働条件について明示することが義務付けられました。

記載が必須の絶対的明示事項

絶対的明示事項とは、労働条件通知書内で必ず明示しなければならない事項です。

以下の項目が絶対的明示事項となります。

▼労働条件通知書への記載が必須の絶対的明示事項

1. 労働契約の期間　
2. 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準
3. 就業の場所及び従事すべき業務
4. 始業及び終業の時刻、休憩時間、所定時間外労働等
5. 休日・休暇　
6. 賃金、昇給　
7. 退職に関する事項　
8. その他

❚ 短時間・有期雇用労働者の場合に必要な記載事項

パートタイム労働者や契約社員など、正規雇用者よりも週の所定労働時間が短い短時間・有期雇用労働者の場合、さらに明示が必要な記載事項があります。

▼短時間・有期雇用労働者に明示が必要な記載事項

• 昇給の有無
• 賞与の有無
• 退職金の有無
• 相談窓口の案内

就労規則で定めている場合に記載が必要な相対的明示事項

相対的明示記載事項とは、企業がその内容を定めている場合に、明示しなければならない内容です。

書類による明示義務がないため、口頭でも構いませんが、労使トラブルを避けるためにも書類で交付する方が望ましいでしょう。具体的には以下の項目があります。

▼就業規則で定めている場合に明示が必要な相対的明示事項

• 退職手当
• 臨時に支払われる賃金(退職手当を除く)、賞与及び最低金額等
• 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他
• 安全及び衛生
• 職業訓練
• 災害補填及び業務外の傷病扶助
• 表彰及び制裁
• 休職

【2024年改正後】労働条件通知書の書き方

ここでは、労働条件通知書の書き方について解説していきます。2024年のルール改正で追加された項目についての書き方も解説していますので、参考にしてみてください。

▼労働条件通知書の書き方

1. 労働契約の期間【改正後に対応】
2. 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準
3. 就業の場所及び従事しべき業務
4. 始業及び終業の時刻、休憩時間、所定時間外労働
5. 休日・休暇
6. 賃金、昇給
7. 退職に関する事項
8. その他

1.労働契約の期間【改正後に対応】

労働契約期間の有無を記載します。テンプレートには期間の定めなし/期間の定めありという選択肢があるので、当てはまるほうに〇をつけてください。

期間の定めがある場合には、次のように記載しましょう。

労働契約の期間の記載例：

期間の定めなし、期間の定めあり（× ×年 △ 月 ⚪︎⚪︎ 日～ ××年△ 月 ⚪︎⚪︎ 日）

新たに追加された明示事項によると、有期契約労働者を対象に労働契約の期間に関して以下の2つの内容を明記する必要があります。

❚ 更新上限の有無と内容

更新上限の有無は有期労働契約の締結時と更新時に通算契約期間または更新回数の上限を明記する必要があります。

更新上限の有無と内容の記載例：

更新上限の有無（無・有（更新⚪︎回まで／通算契約期間△年まで））

また、更新上限を新設・短縮する場合は、改正雇い止めに関する基準第1条より、その理由をあらかじめ説明する必要があります。

❚ 無期転換申込機会/無期転換後の労働条件

改正労基則第5条第5項・第6項に基づいて無期転換の申込機会と無期転換後の労働条件を明示する必要があります。

また、無期転換後の労働条件にて、他の正社員等とのバランスを考慮した事項については説明するように努める必要があります(改正雇い止めに関する基準第5条)。

無期転換申込機会/無期転換後の労働条件の記載例：

本契約期間中に会社に対して期間の定めのない労働契約（無期労働契約）の締結の申込みをすることにより、本契約期間の末日の翌日（⚪︎年△月×日）から、無期労働契約での雇用に転換することができる。
この場合の本契約からの労働条件の変更の有無（　無　・　有（別紙のとおり）)

2.期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準

労働条件通知書では、期間の定めのある労働契約を更新するための基準を明記する必要があります。

期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準の記載例：

契約の更新は次により判断する。
・契約期間満了時の業務量
・勤務成績、態度
・能力
・会社の経営状況
・従事している業務の進捗状況
・その他（　　　　　　　）

3. 就業の場所及び従事すべき業務

労働基準法施行規則の改正によって、雇い入れ直後の就業場所及び従事すべき業務とその変更の範囲を明示する必要があります。今後の見込みも含めて、労働契約期間中に想定される就業場所と従事すべき業務を明記しましょう。

どこまで就業場所と業務を限定するかによって記載方法が変わるのでそれぞれの例を示します。

就業の場所及び従事すべき業務の記載例：

【就業場所・業務に限定がない場合】

▼就業場所

(雇入れ直後)○○営業所及び労働者の自宅　　(変更の範囲)会社の定める営業所

▼従事すべき業務

(雇入れ直後)○○に関する業務　　(変更の範囲)会社の定める業務

※テレワークを行うことが通常想定される場合、就業場所としてテレワークを行う場所が含まれるように明示しましょう。

【就業場所・業務の一部に限定がある場合】

▼就業場所

(雇入れ直後)○○営業所　　(変更の範囲)○○県内

▼従事すべき業務

(雇入れ直後)運送　　(変更の範囲)運送及び運行管理

※在籍出向を命じることがある場合、出向先の就業場所や業務が出向元の会社での限定範囲を超える場合、その旨を明示しましょう。

【完全に限定(就業場所や業務の変更が想定されない場合)】

▼就業場所

(雇入れ直後)○○営業所　　(変更の範囲)○○営業所

▼従事すべき業務

(雇入れ直後)運送　　(変更の範囲)雇い入れ直後の従事すべき業務と同じ

4.始業及び終業の時刻、休憩時間、所定時間外労働等

【就業時間】

企業ごとに定める就業時間を明記しましょう。

就業時間の記載例：

1.始業・終業の時刻 始業 (○時○分)　終業 (○時○分)
2.休憩時間 (60分)
3.所定時間外労働の有無 ( 有 ,無 )

ただし、シフト制やフレックスタイム制、裁量労働制がある場合には以下の点に注意が必要です。

【変形労働時間制】

適用する種類（1年単位もしくは1カ月単位など）と就業時間を明示してください(交代制でない場合は「・交代制」を二重線で削除)。

【フレックスタイム制】

フレキシブルタイム・コアタイムに加えて、月の所定労働時刻の記入が必要です。

※変形労働時間制やフレックスタイム制は、週の労働時間を平均40時間にしてください(特例措置事業所は44時間)。

労使協定が必要な裁量労働制と事業場外みなし労働時間制は、協定内容を当該労働者に説明しましょう。

複雑になってしまう場合には、別紙を参照することを記載しても問題ありません。

5.休日・休暇

休日・休暇の書き方は異なるため、注意する必要があります。

❚ 休日

土日などの定例の休日を記載します。

非定例の場合、週または月当たり何日休みかを明記しましょう。

休日の記載例：

・定例日；毎週土・日曜日、国民の祝日
または
・非定例日；週・月あたり8日

❚ 休暇

年次有給休暇以外に、夏季休暇のような一時休暇がある場合は記載します。

休暇の記載例：

・年次有給休暇：6ヶ月継続勤務した場合→10日
・その他の休暇：無給（正月休み 12月30日～１月3日）

6.賃金、昇給

企業ごとに定める基本給や諸手当の計算方法に加えて、賃金の締切日や支払い日、支払い方法や昇給に関する事項を明記しましょう。

賃金、昇給の記載例：

・基本賃金：月給300,000円
・賃金締切日(基本給)：毎月25日
・賃金支払い日(基本給)：毎月15日
・賃金支払い方法：銀行振込(本人名義のものに限る)
・昇給 (有（時期、金額等　就業規則第○条に従い昇給する）　，　無 ）

7.退職にかかわる事項

定年制の有無や自己都合退職の手続きや解雇自由などを記載します。なお、解雇事由を就業規則を参照としても問題はありません。

・定年制（有：60歳）
・定年再雇用制度（有：65歳）
・自己都合退職の手続（退職する14日以上前に届け出ること）
・解雇の事由及び手続き 詳細は就業規則第17条を参照

8.その他

社会保険や中小企業退職金共済制度のような保険やその他労働条件に関する記載事項があれば記載しましょう。

・社会保険の加入状況（　厚生年金　健康保険　厚生年金基金　その他（　　　　））
・雇用保険の適用（　有　，　無　）
雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口
部署名　総務部人事課　　担当者職氏名　⚪︎⚪︎ ⚪︎⚪︎　（連絡先　000 - 0000 - 000）
・その他　

雇用形態別｜労働条件通知書を書く際の注意点

労働条件通知書に記載するべきことや注意点は、雇用形態によって異なります。ここでは、正社員、契約社員、アルバイト・パート、管理監督者の4つに分けて労働条件通知書を書く際の注意点について解説します。

正社員の場合

正社員の場合は、以下の2点を明記することが必要です。

▼正社員の場合の労働条件通知書に記載するべきこと

• 期間に定めのない雇用であること
• 将来的な配置転換や勤務地の異動の可能性について記載すること

特に、将来的な配置転換や勤務地の異動の可能性については2024年のルール改正によって追加された項目です。通知書を発行する前に記載できているかどうか確認しましょう。

契約社員の場合

有期雇用労働者である契約社員の場合、以下の2点を明記することが必要です。

▼契約社員の場合の労働条件通知書に記載するべきこと

• 契約期間
• 契約更新について

契約社員に対する労働条件通知書では、2024年の改正によって追加された項目の明記が重要です。

契約期間はどれくらいか、契約期間が満了した際に契約更新をする可能性はあるのか、何回まで更新を行うのかを明記することが必要です。更新の可能性がある場合は、契約の更新基準についても明確に示しましょう。

また、契約期間が5年以上である有期契約労働者には、期間の定めのない契約に転換を申し込む権利が保証されています。その権利についても明示しましょう。

パート・アルバイトの場合

短期労働者であるパート・アルバイトの場合、以下の3点を明記することが必要です。

▼パート・アルバイトの場合の労働条件通知書に記載するべきこと

• 賞与・昇給の有無
• 退職金の有無
• 雇用管理に関する相談窓口の明示

以上の3点は、明示することが法律で義務付けられています。

また、シフト制で勤務日や勤務時間が固定ではない場合、週に何日、1日何時間以上など、勤務時間や勤務日数の目安を示しましょう。有給休暇がある場合は、週の労働日数や勤続年数に応じた日数が付与されるため、有給休暇が付与される条件についても記載が必要です。

管理監督者の場合

会社の経営や労務管理において責任を持っている管理監督者の場合、以下の2点を明記することが必要です。

▼管理監督者の場合の労働条件通知書に記載するべきこと

• 管理監督者には労働基準法上の休憩や労働時間、休日の規定が適応されないこと
• 22時から翌日5時の深夜労働での割増賃金の支払い義務はあること

このように、管理監督者はほかの社員と比較して働き方や規定が特殊です。そのため、労働基準法の労働時間や休日等の規定が適応されない代わりに、役職手当等で相応の対応がされていることを明示することが必要です。

労働条件通知書に関するよくある質問

ここからは、労働条件通知書に関するよくある質問とその回答を紹介します。

▼労働条件通知書に関するよくある質問

1. 労働条件通知書を電子化して交付できるのか
2. 労働条件通知書の保管期間はどれくらいか
3. 契約社員にも労働条件通知書の交付は必要なのか

①労働条件通知書を電子化して交付できるのか

労働条件通知書の発行には、原則書面による交付が必要ですが、労働者が希望した場合はFAXやメール、SNS等でも交付することができます。電子交付のためには以下のような条件があります。

▼労働条件通知書の電子交付の条件

• 労働者本人が電子交付を希望していること
• 印刷可能なファイル形式で送付する等、書面化できるものであること

また、第三者が閲覧できるブログや個人のホームページ上に書き込むことによる労働条件の明示は認められていません。必ず雇用者1人1人に対して個別で行うようにしましょう。

②労働条件通知書の保管期間はどれくらいか

労働条件通知書の保管期間は、労働者が退職もしくは死亡した日から3年間です。労働者の退職後にトラブルが起きた場合や、労働基準監督署の調査などに対応するために、このような期間が設けられています。

③派遣社員の場合、労働条件通知書の交付は誰が行うのか

派遣社員の場合、派遣先の企業と派遣社員は直接雇用関係はありません。そこで、派遣社員に労働条件通知書を交付するのは、雇用主である派遣元の会社となります。

採用にかかる工数を削減するならMatcher Scout

本記事のような労務から人材採用のように人事業務は幅広く、忙しいことと思います。

Matcher Scoutは、そんな忙しい人事の方に向けた新卒向けのダイレクトリクルーティングサービスです。

OB訪問アプリ「Matcher」に登録している学生の中から、採用要件にマッチした学生に弊社担当者がスカウトを代理送信します。

【Matcher Scoutの特徴】

• 運用に際する事務作業を代行する
• 独自のA/Bテスト機能で、会いたい学生に会える確率を向上できる
• 自社にマッチした優秀な学生にアプローチが可能
• 採用成功まで料金は一切かからないため、リスクなく導入できる

まずはお気軽に、お問い合わせまたは資料請求をお願いいたします。

おわりに

いかがでしたか？

本記事では、今さら聞けない労働条件通知書の記載項目や発行方法について解説しました。

労働条件通知書は、法律で定められた重要な書面です。

不備やトラブルがないように注意して労働条件通知書を発行しましょう。