採用した学生から内定を辞退する旨のメールを受け取った際、どのように返信すれば良いのでしょうか。
ここでは、「内定を承諾する」、「内定辞退を引き止める」の2ケースについて返信メールの例を紹介します。
【最新】内定辞退に関する動向
株式会社リクルートの調査によると、直近3年間の内定辞退率は6割を超え、24卒の内定辞退率は63.6%となっています。
つまり、約3人に2人は内定辞退していることがわかります。
24卒の学生は平均して2.49社から内定をもらっており、1人あたりの内定取得数が増加傾向であることを踏まえると内定辞退が増加するのも頷けるでしょう。
【参考】株式会社リクルート「就職プロセス調査（2024年卒）「2024年3月度（卒業時点）内定状況」
【コピペ可】内定辞退者へ返信するメールのテンプレート
内定辞退者のメールに対してどのように返信すれば良いのでしょうか。
ここでは次の2つのケースについて例文を紹介します。
▼返信メールのテンプレート
- 内定辞退を承諾する場合
- 内定辞退を引き止める場合
内定辞退を承諾する場合
内定辞退を承諾する返信メールのテンプレートは以下のとおりです。
××大学
○○様
お世話になっております。
△△株式会社 人事担当の○○です。
この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。
誠に残念ではございますが、内定辞退のご意思、確かに承りました。今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
なお、ご応募に際してお預かりした書類等につきましては、弊社にて責任を持って破棄させていただきます。どうぞご安心ください。
○○様の今後のさらなるご発展とご健勝をお祈り申し上げます。
何かご不明点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。
改めまして、この度のご応募、誠にありがとうございました。
△△株式会社
採用担当○○
内定辞退を承諾する場合は、次の2点に注意して返信メールを作成しましょう。
- 内定辞退を承諾したことが簡潔に伝える
- 選考の際に入手した個人情報は責任を持って破棄する
内定辞退を引き止める場合
内定辞退者を引き止める返信メールのテンプレートは以下のとおりです。
××大学
○○様
この度は、内定の通知に対するお返事をいただき、誠にありがとうございます。
○○様のご辞退のご意向、大変残念ではございますが、弊社としては○○様の【具体的な強みやスキル・人柄】に大変魅力を感じております。
○○様が弊社での業務において、確実にご活躍いただけると確信しております。
もし、再度ご検討いただける余地がございましたら、ぜひ一度お話をさせていただければと思っております。ご都合の良い日程をお知らせいただければ、面談の機会を設けたいと考えております。対面でもオンラインでも、ご希望に沿う形で対応可能ですので、どうぞご遠慮なくお申し付けください。
○○様の前向きなご検討を心よりお待ちしております。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
採用担当○○
内定辞退者を引き止める場合は、次の2点に注意して返信メールを作成しましょう。
- 相手の意思を尊重し、プレッシャーを与えない
- なぜ内定を出したか、理由を具体的に伝える
内定辞退者に返信するメールを作成する際に注意すべきこと
内定辞退者に対して返信メールを作成する際、どんなことに注意する必要があるのでしょうか。
ここでは、注意点を3つ解説します。
▼内定辞退者に返信するメールで注意すべきこと
- 必ず返信する
- 内容は簡潔に伝える
- 内定辞退者を問い詰めない
ポイント①：必ず返信する
内定者から辞退のメールを受け取ったら、可能な限り早めに返信するように注意しましょう。
学生も生半可な理由で内定を辞退するわけではありません。
内定辞退のメールを受け取ったことを伝え、学生を安心させる必要があります。
特にSNSが発達した現代において、企業が学生に対してとった対応は拡散されやすいです。
企業の社会に対する信頼感を維持するためにも学生に対して誠実に対応することを心がけましょう。
ポイント②：内容を簡潔に伝える
メールの内容は簡潔に伝えることを意識しましょう。
冗長な返信メールは内定辞退者に対して無用な誤解を与える可能性があります。
特に、感情的な表現や不要な詳細は避け、明確なメッセージを伝えることが重要です。
簡潔な返信は、企業のプロフェッショナルな姿勢を示し、内定辞退者に対しても誠実な対応として受け取られるでしょう。
ポイント③：内定辞退者を決して問い詰めない
内定辞退は企業の採用計画を大きく狂わせる要因になります。
毎年、内定辞退者に対して感情的に接し、相手を非難してしまう企業があります。
このような行為は他の内定者に悪影響を及ぼすだけでなく、将来的な採用活動にも悪影響を及ぼす可能性が高いです。
企業が採用する学生を選ぶように、学生も企業を選ぶ権利があります。
そのため、内定辞退者を問い詰めることは決してせず、企業として、誠実かつ丁寧に対応することを心がける必要があります。
内定辞退者を減らすためには
採用活動において多少の内定辞退はつきものです。
しかし、内定辞退者が続出している場合は、採用活動において大事なポイントを見直す必要もあるかもしれないです。
内定辞退者を抑えるためにはどのような点に注意すべきなのでしょうか。
ここでは、採用活動を行う上で大事なポイントを詳しく解説します。
▼内定辞退者を減らす4つのポイント
- 採用人物像を明確にする
- 内定者に対して定期的にコミュニケーションをとる
- 企業の魅力を適切に伝える
- 自社の採用過程を見直す
求める人物像を明確にする
求める人物像を明確にしましょう。
人材不足に悩み、闇雲に募集をかけてしまうと自社と学生の間でミスマッチが発生し、内定辞退が多発するでしょう。
明確な人物像を定め、採用担当者の間で共通認識を持つことは、適切な人材を採用する重要なステップです。
これにより、企業が求めるスキルや価値観を持つ学生とマッチしやすくなることで、内定辞退者を減らすことができるでしょう。
企業の魅力を適切に伝える
自社の独自性や強みといった、企業の魅力を適切に伝えることで、学生が他社と比較した時に、自社を選ぶ理由が明確になります。
例えば、企業の市場における独占率や成長機会、働きやすさ、福利厚生がこれに当たるでしょう。
採用活動の中で、企業の魅力を適切に伝え、他社との競争で優位に立つことで学生の内定辞退を減らすことができるでしょう。
自社の選考過程を見直す
母集団形成の際に自社の求める価値観を持っている学生を集められているか、選考をする中で高圧的になっていないか等、自社の選考過程を見直すことも内定辞退を減少させることに繋がります。
選考段階で学生が不安やプレッシャーを感じすぎると、企業に対するネガティブな印象が残り、内定を辞退する可能性が高まります。
逆に、適切なコミュニケーションや雰囲気を保ちながら、企業の価値観を共有し、学生が自分を表現しやすい環境を提供することは、学生とのミスマッチを防ぎ、内定辞退を減らすことにつながるでしょう。
内定者とは定期的に連絡をとる
多くの企業は6月から夏にかけて内定を出していきます。
学生は、秋、年末にかけて最終的な就職先を決定するでしょう。
学生は内定後に「本当にこの企業で良いのか」、「もっと良い選択肢があったのではないか」と不安を感じやすいです。
このような感情に流されないためにも、学生と定期的に連絡をとることで、企業への信頼感を高め、不安を軽減することが重要です。
企業からのフォローアップがあれば、学生は安心し、内定辞退のリスクが低くなるでしょう。
また、コミュニケーションを通じて企業の魅力や仕事の具体的な内容を再確認できる機会を提供することで、学生の意思を固めることにもつながります。
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終わりに
内定辞退率の動向、内定辞退の理由、それからメールの返信するときの注意点について解説してきました。
少子化により売り手市場になっている今、内定辞退率を下げることは難しいです。
内定辞退率が高い現状において増加する内定辞退者の対応、それから翌年の採用活動に繋げられるようになれば幸いです。
