「適正な採用人数を決めるにはどうしたらいい？」

と採用人数に関して悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

採用人数によって採用戦略などが異なるため、採用人数は慎重に決めていく必要があります。この記事では、採用人数の決め方やポイントについて解説していきます！

適正な採用人数とは？

適正な採用人数は企業によって異なります。1人でもよい企業から、300人もの雇用が必要になる企業まで様々です。

適正な採用人数は、企業規模のみで決めるのではなく経営課題や目標などを考慮しながら決めていきます。

適正な採用人数を算出するうえで、「要因計画」を用いられることが多いです。要員計画とはなにか、解説します。

要因計画とは

要員計画とは、企業の事業計画に基づいて、必要人員の採用・配置を行うことです。併せて、不要な人材を整理するために、用いられることがあります。

要員計画を作成し、具体的にどこにどのくらいの人員が必要かを算出し、採用人数を決めることが可能です。

ただし、求めている人員数ちょうどで採用をすると、辞退が発生した際に失敗してしまうため、辞退者が出ることを加味した上で採用人数を設定するといいでしょう。

同時に、要員計画は具体的にどのようなスキルを持っていて、どのような人が向いているかなど、求めている人材を明らかにするという効果もあります。要員計画は、各事業部ごとに作成されるのが一般的です。

❚ 人員計画との違い

人員計画は長期的な視点に立って策定される人員に関する計画のことです。要員計画の中核に位置し、主に採用・異動・配置といった分野の計画のことを指します。

人員の配置や適正人材の基準を定めるために用いられることが多いです。採用人数を決めるという点では、人員計画ではなく要員計画を用いる必要があります。

企業規模別｜新卒採用の平均採用人数

ここでは、新卒採用の平均採用人数を企業規模別に解説していきます。以下の表は、2025年から2023年までの新卒採用の採用人数実績です。

▼企業規模別の新卒採用の平均採用人数

【参考】株式会社インディードリクルートパートナーズ『就職白書2025』

【参考】株式会社インディードリクルートパートナーズ『就職白書2024』

【参考】株式会社インディードリクルートパートナーズ『就職白書2023　2023年卒の就職･採用活動の振り返りと､2024年卒の採用見通しを調査』

このことより、従業員が300人未満の中小企業の平均採用人数は約6人であり、5,000人以上の企業の平均採用人数は約120人と、従業員数が増えていくにつれて段階的に平均採用人数が増加していることが分かります。

自社の企業規模の平均採用人数を目安にして考えると良いでしょう。

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採用人数の決め方

採用人数を決める手順についてご紹介します。

• STEP1:企業の事業計画や人員構成を確認する
• STEP2:採用課題を洗い出す
• STEP3:2つの採用ニーズを調査する
• STEP4:採用人数を算出する

効率的に採用人数を決めたいという方は、是非下記の文章を読んで参考にしてみてください。

STEP1:企業の事業計画や人員構成を確認する

採用は企業の成長や事業目標の達成に直結する重要な要素のため、企業の事業計画に基づいた計画の策定と採用人数の決定は不可欠です。企業の事業計画に関係する人と話しながら、適正な人員や人数を決定しましょう。

併せて、新卒を採用する目的の1つには、将来的に活躍できる人材の育成もあります。

そのため人員構成を見ながら人数を決める際には、現在の人員構成だけを見て決めるのではなく5年後や10年後の人員構成を考えながら決めるのが良いです。

STEP2:採用課題を洗い出す

続いて、過去の採用実績や数字をもとに採用課題を洗い出すことが必要です。例えば、会社説明会後に選考に進む人が少なければ、会社説明会に何か課題があることが考えられます。

▼採用課題を洗い出すために見るべき数字

• 応募総数
• 書類選考通過率
• 面接通過率
• 内定承諾率
• 選考辞退率

STEP3:2つの採用ニーズを調査する

採用ニーズを考える際に、欠員や事業推進などの観点から考えることが多いかと思いますが、採用ニーズは細かくすると主に「現場ニーズ」と「経営ニーズ」の2つに分けられます。

①現場ニーズ

現場のニーズは、現場の状況に焦点をあて、どのくらいの人員が必要かを考えることです。一般的に採用ニーズを考える際は、この現場のニーズから考えることが多いでしょう。

以下、調査項目の例です。

• 予定を含む欠員がどれくらい出ているか
• プロジェクトを推進するにあたり、どれくらい必要とするか
• 繁忙期にどのくらいの人員が欲しいか
• 人手不足を感じているところがあるか

現場のニーズを正確かつ具体的に知ることが大切なので従業員、役職者へのヒアリングが重要です。

②経営ニーズ

経営ニーズは、会社の中期経営計画や役員の構成など会社の経営に焦点をあてどのくらいの人員が必要かを考えることです。経営ニーズから、人員数だけを考えるのではなく、どこにどんな人員が欲しいのかを具体的に考えるのが重要です。

例えば、数年後の新規事業推進に伴い、新規部署の立ち上げが計画されていた場合、社員の部署移動が発生するため、大きく人員構成が変わります。その際に、空いた穴を上手く埋めるために、経営ニーズを考慮することは重要なのです。

以下、調査項目の例です。

• 役職などの人員構成
• 中期経営計画や新規事業立ち上げなど
• 役員の構成

STEP4:採用人数を算出する

続いて要員数の算出方法です。算出方法として、よく「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2種類が用いられます。

トップダウン方式⇒ボトムアップ方式の順番で行うのが理想的です。それぞれについて詳しくご紹介します。

◎トップダウン方式

トップダウン方式は、経営計画や利益計画などの企業戦略に基づき、人権費と採算から必要な人材を算出する財政重視の方法です。

そのため、予算オーバーといった心配はありません。ただ、予算中心になりすぎると、必要な人員を確保できず現場の人員不足に繋がる可能性があります。

◎ボトムアップ方式

ボトムアップ方式は、実際に業務をこなす従業員の声を参考にしながら、各部署の業務量をもとに部署単位で必要な人材を算出する方法です。

ボトムアップ方式では、会社全体として「どんな人材が何人必要なのか」を算定することができます。そのため、各部署の人手不足に繋がるでしょう。

ただ一方で、すべての要望に答えようとすると必要な人数が多すぎてしまい、当初予定していた人件費の予算を超えてしまうかもしれません。このため、ボトムアップ方式を用いる場合には、トップダウン方式で求めた人員数とすり合わせを行うことが理想です。

会社の財政状況と照らし合わせながら行ってください。

採用人数を決める時のポイント5選

採用人数を決める時のポイントについて以下の5つをご紹介します。

▼採用人数を決める時のポイント

1. 求める人物像を明確にする
2. 結果の分析を行う
3. 採用単価を意識する
4. 現場の調査を忘れない
5. 内定辞退率を考慮する

それでは1つ1つ詳しく解説していきます！

①求める人物像を明確にする

採用では、ただ数を埋めればいいというわけではありません。

数を重視して採用を行うと、入社後のミスマッチが生じ早期退職に繋がったり、採用をしても実際に入社する人は少なかったり、数も埋まらない可能性が出てきます。

効果的に採用活動を行うために、部署単位でも企業全体でも求める人物像を明確にしておきましょう。

②結果の分析を行う

採用活動は企業の事業拡大にとって重要であるため、定期的に結果を分析し頻繁に改善活動を行うようにしましょう。

特に要員計画は、事業計画に即して考えられたものであるため、無下に扱うことは好ましくありません。

なお、計画通りに進捗していない場合は、計画を簡単に途中変更するのではなく、計画と実績を照合し、不足分を補充する方向に切り替えましょう。

③採用コストを意識する

株式会社マイナビの調査によると、新卒採用における採用コストの総額の全体平均は、2024年は287万円でした。数十人採用をするとなると、大きな金額が動くことになるため、必要な人数や採用活動でかかる予算を検討しなければなりません。

【参考】株式会社マイナビ『マイナビ2024年卒企業新卒内定状況調査』

近年は、採用方法の種類が豊富であるため効率的に捻出するために、採用方法も同時に考えてみると良いでしょう。

④現場の調査を忘れない

現場がどんな人材を必要としているのかを調査せず、採用担当や一部社員で必要な人材を決めてしまい採用を行った場合、ミスマッチが生じてしまいます。

現場への調査は怠らないようにしましょう。

⑤内定辞退率を考慮する

新卒採用人数を決めるために、どのくらい内定辞退をされているのかも考慮しましょう。

実際、2025年3月時点の2025年卒の内定辞退率は63.8%でした。つまり内定承諾率が36.2％になり、10名採用したい場合、27.6人に内々定を出す計算になります。

【参考】株式会社リクルート『就職プロセス調査（2025年卒） 「2025年3月度（卒業時点）内定状況」』

実際に欲しい人材よりも、多く採用する予定で採用人数を決める必要があります。

採用人数が多い企業・少ない企業の特徴

採用人数を決める際に多くすべきか、少なくすべきか迷う採用担当者様もいるかと思います。ここでは、採用人数が多い企業・少ない企業の特徴を解説していきます。

採用人数が多い企業の特徴

採用人数が多い企業の特徴は以下の3つです。

▼採用人数が多い企業の特徴

1. 企業規模が大きい
2. 離職率が高い
3. 組織改革を実施している

1．企業規模が大きい

企業規模が大きい企業は、採用人数が多くなりやすいです。

一般的に大企業とされる従業員数が1,000人以上の企業は、平均採用人数が50人前後、5,000人以上の企業は120人前後となっています。300人未満の中小企業の平均採用人数が約6人であることと比較すると、企業規模と採用人数の多さは比例することが分かります。

【参考】株式会社インディードリクルートパートナーズ『就職白書2025』

2．離職率が高い

離職率が高い企業は早期退職により人手が不足するため、新卒採用で多くの採用人数を確保する傾向があります。しかし、離職率の高さによる大量採用は印象が悪くなる可能性があります。

高い離職率が原因で大量採用を検討している企業は、まずはなぜ人材が定着しないのか分析し、対策を講じることが重要です。

3．組織改革を実施している

組織改革を実施している企業も採用人数が多くなる傾向があります。

組織改革によって新規事業の立ち上げや、組織風土の醸成、従業員の年齢構成の再編などを実施する企業は、新卒採用で多くの人材を採用することが多いです。

採用人数が少ない企業の特徴

採用人数が少ない企業の特徴は以下の3つです。

▼採用人数が少ない企業の特徴

1. 中小企業である
2. 専門性が高い
3. 事業拡大の予定がない

1．中小企業である

中小企業は新卒採用人数が少ない傾向があります。特にベンチャー企業やスタートアップ企業の場合、新卒採用において未経験人材を複数採用するよりも、企業の成長のために少数の即戦力人材を求め、中途採用を実施することが多いです。

しかし、転職が当たり前になった採用市場で即戦力人材を求める企業が増え、確保しにくくなっています。そこで、中途採用に加えて新卒採用を導入することでポテンシャルの高い人材を採用することにつながるでしょう。

2．専門性が高い

専門性の高い企業でも採用人数が少ない場合が多いです。少数精鋭で業務を勧めるため、新卒採用で多くの人材を採用するよりも、一定以上の経験がある人材を中途採用で採用することが多いでしょう。

3．事業拡大の予定がない

従業員数が足りており、これ以上企業規模を拡大する予定がない企業は採用人数を少なく設定している傾向があります。離職が少なく、これ以上人材を採用する必要がない場合や、逆に経営が厳しく人材を採用する余裕がない場合が考えられます。

採用人数を達成できなかった場合にやるべきこと

予定していた採用人数を達成できなかった場合、以下の3つを行いましょう。

▼採用人数を達成できなかった場合にやるべきこと

1. 本選考に進まなかった応募者にアプローチする
2. 選考辞退者にアプローチする
3. 異なる採用手法でアプローチする

1．本選考に進まなかった応募者にアプローチする

説明会やサマーインターンシップに参加したものの本選考に進まなかった応募者や、日程の都合で参加できなかった応募者に対してアプローチする方法です。

企業に興味を持っていない学生より、一度接点を持っていた応募者にアプローチするほうが選考につながる可能性が高いです。

応募者に選考に参加してもらうには、再び説明会やインターンシップへの参加を促すのではなく、説明会・インターンシップ免除という形で選考に促すとよいでしょう。学生は特別感を感じるだけでなく、選考までの工数を減らすことができるため魅力的に捉えられるはずです。

2．選考辞退者にアプローチする

選考途中で辞退した応募者に対してアプローチをすることも有効です。本選考に進まなかった応募者と同様、日程の都合で参加できない場合などやむを得ず参加できなかった場合に有効です。

3．異なる採用手法でアプローチする

現在の採用手法だけでなく、異なる採用手法を導入してアプローチするのもひとつの手です。

例えばダイレクトリクルーティングは企業が学生に向けて直接スカウトを送ることができる採用手法のため、従来の「待ち」の採用ではなく「攻め」の採用が可能です。

自らアクションを起こすことができるため、採用人数の充足にも向いている採用手法といえるでしょう。

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おわりに

いかがだったでしょうか？

「人が不足しているから」という理由で採用人数を決めてしまうと、適正な人数を設定することも、効果的な採用活動を行うこともできません。

適正な採用人数を設定するために、欠員情報だけでなく会社の現状や今後について徹底的に調査するようにしましょう。