「採用面接時の基準が統一できていない・・・」
「各部署で横断的に使えるシートが欲しい」とお悩みの方も多いでしょう。

本記事では、チェックシートを作成する方法から作成するメリット、運用方法まで記載しました。

採用面接でお悩みの方は必見の内容です。

採用面接で用いるチェックシートとは？

「採用面接　チェックシート」は面接官が新卒の学生など、求職者を評価する際に用いるシートのことを指します。

面接官は面接の際にチェックシートの項目に従い、採用活動を進めます。

評価項目が明確になり採用活動を進めやすくなるのが特徴ですが、企業によって求める人物像は異なるため、各企業ごとにカスタマイズされたチェックシートを作成する必要があります。

「チェックシートを作るメリットを知りたい」「チェックシートの作り方を教えて欲しい」といった方に向けて、チェックシートを作成するメリット、作成方法、チェックシートのテンプレートなどを記載しました。

採用面接にお悩みの方は必見の内容です。

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採用面接でチェックシートを用いるメリット

では採用面接でチェックシートを使うことに、どんなメリットがあるのでしょうか。

チェックシートには

1. 面接官の評価基準が明確になり、評価のバラツキがなくなる
2. 面接にかかる時間がわかるようになる
3. チェックすべき項目が多い場合でも、抜けがなくなる
4. 面接官や各部署間、経営陣との意思疎通が容易になる

といったメリットがあります。

下記にて1点ずつ具体的に見ていきましょう。

面接官の評価基準が明確になり、評価のバラツキがなくなる

第一のメリットとして、評価基準が明確になることが挙げられます。

チェックシートには採用面接時に見るべきポイントが書かれているので、面接時にどこを見れば良いのかが簡単に判別可能です。

それにより、面接官ごとの評価のバラツキがなくなるため、自社が求める人物をより多く採用に繋げることができます。

面接にかかる時間がわかるようになる

またチェックシートを作ると、面接にかかる目安の時間が分かるようになります。

というのも評価項目が事前に決まっているため、質問すべき内容が逆算して分かるようなるからです。

特に新卒採用では、多くの学生と会う必要があるため、面接の時間を有効活用することが重要です。

チェックシートを用いて、質が高く効率の良い採用活動を実現しましょう。

チェックすべき項目が多い場合でも、抜けがなくなる

その他のメリットとして「チェックするポイントのモレ・抜けがなくなる」ことが挙げられます。

各企業では「求める人物像」や「能力」はある程度決めて、採用面接を実施しているでしょう。

ただその評価項目が多すぎると、採用面接時に聞ききれない場合や質問のモレ・抜けが生じる場合があります。

チェックシートを活用することで、限られた採用面接の時間を有効活用することができるでしょう。

面接官や各部署間、経営陣との意思疎通が容易になる

さらにチェックシートを用いることで、関係者と効率的に意思疎通ができる可能性が高まります。

具体的には「なぜその学生を次の選考に進めたのか」「経営陣が求める人材と現場の感覚は合っているか」などを1枚のチェックシートで確認できるようになります。

各部署・経営層とのやり取りには、多くの時間が必要なので、チェックシートを使ってコミュニケーションを円滑に進めましょう。

チェックシートの作成方法

では次に具体的なチェックシートの作成方法を解説していきます。

簡単にいうとチェックシートの作成手順は 1、求める人物像の設定 2、評価項目の設定 3、評価項目でどこを重視するか決定 の3つの手順で行われます。

具体的に見ていきます。

１、採用したい人物像の設定

チェックシートを作成するためには、まず「採用したい人物像の設定」を行いましょう。

人物像の設定は、各部署や経営層と連携しながら行うことがおすすめです。

具体的には、 ・経営陣に求める新卒の学生像を聞く ・各部署とのやり取りを通じ、部署に迎え入れたい学生像を聞く ・過去に採用した新卒の中で、活躍している社員の特徴を調査する といったことを行うのがよいでしょう。

会社全体の視点を持った経営陣と、日々現場で働く社員の両方の声を聞くことで、より求める人物像が明確になります。

特に現在活躍している社員の特徴を調査するのはおすすめです。

その際、就職活動でよく用いられる「性格検査」を社員に行ってもらうのがよいでしょう。

学生に行ってもらう性格検査の結果と、社員の性格検査の結果を見比べることで、採用したい人物像の設定がより簡単にできるようになります。

またこの際、学生像は1つに絞りすぎず「採用したい学生像のタイプ」をいくつか決めておくのがおすすめです。

各部署と綿密にやり取りすることで、自社が求める人物がより分かるようになります。

2、評価項目の設定

次に具体的な評価項目の設定を行いましょう。

1の採用したい人物像に基づき、忍耐力やコミュニケーション能力、協調性などどの項目を重視するべきかを確定させるのがおすすめです。

設定した項目は、部署ごと職種ごとで異なることがあります。

そのため、設定した項目・重視する項目は1つである必要はありません。

会社ごとに柔軟に対応するのがよいでしょう。

設定する項目・評価項目とチェック項目の例を以下に挙げました。

自社の求める人物像を設定する際の参考にしてみて下さい。

3、評価項目でどこを重視するか決定

最後に評価項目ごとに、どこを重視するかを決めましょう。

その際、各項目を点数化するのがおすすめです。

「協調性5点、素直さ2点」のように、点数をつけるとわかりやすくなります。

部署ごとに求める能力が異なるため、チェックシートは適宜更新していくのがよいでしょう。

合計点・各項目の下限を決めておくと、自社の採用要件にあった人材を多く次の選考ステップに進めることができます。

例えば「協調性は必ず3点以上必要」「合計で10点以上あればよい」など、ボーダーラインを決めておくと分かりやすくなるでしょう。

以上の3つのステップでチェックシートを作成すると、自社の採用要件に合った学生を、より的確に見極めることができるようになります。

チェックシートの運用方法・運用時のポイントを紹介

では次にチェックシートの運用方法、運用時のポイントを紹介します。

具体的には 1、チェックシートの入力を簡単にできるようにする 2、チェックシートの管理をしやすくする 3、チェックシートの項目を適宜見直す という3つの点が重要です。

各ポイントを細かく見ていきます。

チェックシートの入力に手間がかからないようにする

まず、チェックシートの入力に手間がかからないようにしましょう。

特に「評価項目が多すぎる」「基準が不明確」といった場合は、チェックシートの記入が難しくなります。

また面接ごとにチェックシートが変わったり、記入方法が変わったりするとその管理が難しくなるでしょう。

面接官の負担を減らすためにも、チェックシートが誰でも使えるようにしておくことが重要です。

チェックシートの管理をしやすくする

チェックシートを紙媒体で管理する場合でも、データで管理する場合でも、しっかりとした管理方法を定めておくことが重要です。

チェックシートの管理が整っていないと、面接官が学生を検索する場合などに、手間がかかる可能性があります。

紙で管理する場合は職種・部署ごとにファイリングする、データで管理をする場合はフォルダーにまとめ、誰でも理解出来る名前をつけるといった対策が必要です。

チェックシートの項目を適宜見直す

またチェックシートを運用する際は、適宜見直しを行うようにしましょう。

というのも、自社が求める人材は時期・会社の事業フェーズによって異なるためです。

適宜、現場社員・経営陣と連絡を取り、チェックシート項目の削減・追加を行っていくことで、ブラッシュアップをさせていきましょう。

まとめ

いかがでしたか。

今回は採用面接で使うチェックシートの作り方と、作成するメリットを解説してきました。

「面接時にどこを見たらよいのか分からない・・・」とお悩みの場合は、チェックシートを使って採用活動を成功に導きましょう。