新卒採用で就活生にメールを送る際は、メールの文章を逐一作成するのではなく、あらかじめ場面ごとのテンプレートを用意しておくことで作業工数を短縮できます。

新卒採用においては、採用通知や不採用通知、さらには選考日程の連絡など、学生にメールを送らなくてはならない場面が非常に多いです。

この記事では、採用通知メールのテンプレートのほか、会社説明会や本選考時に使える例文を場面ごとに紹介しています。そのまま即使える内容となっているので、ぜひ活用してみてください。

新卒採用メールで学生に好印象を与えるコツ

まずはじめに、新卒採用で学生にメールを送る際に守るべきマナーと送る際のポイントについて解説します。これらのポイントを守って、学生に好印象を与えられるようにしましょう。

▼新卒採用メールで学生に好印象を与えるコツ

1. 選考結果は一週間以内に連絡する
2. 書面や電話も活用する
3. 不採用であっても誠実で丁寧な対応を心掛ける
4. 学生ごとにアレンジする

①選考結果は一週間以内に連絡する

選考の結果を連絡する際は、基本的に面接日や書類締切日の1週間以内に行うようにしましょう。

就活生の複数社の選考を並行して受けているので、連絡が遅くなると他社への志望度が上がってしまったり、他社から内定を貰って就活を終えてしまったりする可能性があります。

そのため、選考結果はできるだけはやく連絡するよう心掛けましょう。

②書面や電話も活用する

選考の結果を連絡する際は、メールだけでなく書面や電話を合わせて活用することもオススメです。

電話を利用することで日程調整やその後の連絡をスムーズに行うことができるだけでなく、学生一人一人に寄り添った誠実な印象を与えることができます。

ただし、口頭のでの連絡のみでは学生に不安な気持ちを抱かせてしまうおそれがあります。そのため、電話に加えてメールを送信したり、書類を郵送したりするようにしましょう。

③不採用であっても誠実で丁寧な対応を心掛ける

不採用の場合でも、誠実で丁寧な対応を心掛けるようにしましょう。

不採用通知の場合に連絡しなかったり、連絡が粗雑になってしまったりしては学生に悪印象を与えてしまいます。学生に悪印象を与えてしまった場合、SNSや口コミサイトなどでネガティブな情報を拡散されてしまうおそれがあります。

また、転職が主流になった現在、新卒採用では不採用とした学生が、将来中途社員として自社に入社する場合もあるでしょう。

したがって不採用であっても誠実で丁寧な対応を心掛けるようにしましょう。

④学生ごとにアレンジする

テンプレートを用いてメールを送信する場合は、テンプレートの一部を一人ひとり変更するなどの工夫をすることもおすすめです。

例えば、選考通過のメールを送る場合「○○さんの△△な点から、当社でご活躍いただけると判断しました」のように、一部を変更することができるテンプレートをつくることで、就活生に「自分のことをきちんと見てくれている」と思ってもらいやすくなります。

新卒採用メールの構成

まず、新卒採用メールの基本構成について説明します。新卒採用メールの構成は、以下の項目から成り立っています。

件名や要件は、簡潔にわかりやすく記載することが大切です。

また、就活生の名前を誤って記載してしまうと、企業の信頼を損ねかねません。名簿一覧などで確認しながら間違えないように慎重に記載しましょう。

詳しい内容については次の章以降で例文をご紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

◎学生へ送るメールの書き出しは何と書く？

学生への採用メールを送信する際、書き出し方に迷う採用担当者の方も多いのではないでしょうか。学生へ送る採用メールの書き出しは、以下のように書くことが一般的です。

▼初めてメールを送る場合
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

▼2回目以降にメールを送る場合
お世話になっております。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

2回目以降であっても、初めてメールを送る場合と同様の書き出し方をすることも可能です。

採用通知メールの例文・テンプレート

ここから、採用通知メール・不採用通知メール、その他の採用メールの例文をご紹介します。
まずは採用通知メールのメール例文です。

▼例文

件名：〇〇株式会社　最終選考結果のご連絡
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

先日は、弊社の最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、【応募者名】さんにはぜひ弊社の社員として一緒に働いていただきたいという結論になりました。
つきましては、【応募者名】さんを内々定とさせていただきます。

今後の流れのご説明をしたいので、一度お電話させていただきたく思います。
近日中にご連絡しますので、お待ちいただけますでしょうか。

改めまして、この度は弊社の選考にご参加いただき誠にありがとうございました。
今後とも、よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社　人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 内定承諾書については後日改めてメールで送りましょう
• 内定通知を出した後は、電話や内定者面談など、他社の選考状況や内定者の気持ちを確認する機会を設けるとよいです

不採用通知メールの例文・テンプレート

次に、不採用通知メールの例文です。

選考段階別の詳しい書き方については以下の記事も合わせてご確認ください。

【参考】不採用通知メールの例文｜選考段階別の書き方や注意点を解説

▼例文

件名：〇〇株式会社 最終選考結果のご連絡
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

先日は面接に足を運んでいただき、誠にありがとうございました。
【応募者名】さんについて社内で厳正なる選考を重ねましたところ、
今回はご期待に添えない結果となりましたので、ご連絡いたします。

多数の企業の中から弊社を選び、ご応募いただききましたことを深謝いたしますとともに、
【応募者名】さんの今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。

―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社　人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 不採用通知メールを見て応募者が不快にならないような言葉選びを意識しましょう
• 事務的な内容に加えて、自分なりの言葉を入れるとそっけない印象になりにくいです

【場面別】その他の新卒採用メールの例文・テンプレート

続いて、場面別の採用メールの例文をご紹介します。本章でご紹介する場面は以下の4つです。

▼採用メールを送る場面

1. 会社説明会
2. インターンシップ・選考
3. リクルーター
4. 内定通知後

　①会社説明会

会社説明会で使えるメールのテンプレート・例文をご紹介します。ご紹介する場面数としては、以下の4つです。

▼会社説明会で採用メールを送る場面

1. 会社説明会の案内メール
2. 会社説明会の予約への返信メール
3. 会社説明会の参加キャンセルへの対応メール
4. 会社説明会・イベント参加のお礼

◎会社説明会の案内メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 6/1会社説明会のご案内
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

この度、弊社で会社説明会を開催することが決定しました。
弊社の具体的な事業・業務内容や、今後の事業展開等についてご説明しますので、
是非、業界研究・企業研究にお役立てください。

ーーーー
■開催概要■
【日時】〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇（〇〇:〇〇受付開始）
【会場】〇〇
【持ち物】筆記用具・メモ用紙
【申込方法】下記の「説明会ページ」リンクより予約してください。

■当日のスケジュール■

1. ここに注目！〇〇業界の現状と展望
2. 高い成長率を誇る弊社の強みとは
3. 入社1年目の若手社員が語る、弊社で働く魅力とは
4. 仕事と私生活の両立を応援する福利厚生・社内制度

■説明会予約はこちらから■
【説明会予約ページへのリンクを挿入】

■説明会会場の住所・ZOOMのURL■
【会場への住所・ZOOMのURL】

ーーーー
その他、ご不明点・ご要望などございましたら、いつでも私までご連絡ください。
本日の説明会で聞きそびれたことなどがありましたら、お気軽にメールにてご質問ください。

当日は、説明会会場で【応募者名】さんとお会いできるのを心より楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社　人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 会社説明会の開催日時や場所、当日のスケジュールなどの内容を、簡潔にわかりやすく伝えましょう
• 当日のスケジュール内容を説明する際、「若手が語る弊社の魅力！」など、学生に興味を持たせる文言を加えると好印象な文面になります

◎会社説明会の予約への返信メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 説明会ご予約完了のお知らせ
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

この度は、弊社の会社説明会にご予約いただき誠にありがとうございます。
以下の内容で説明会のご予約を受け付けましたので、ご確認ください。

ーーー
■開催概要■
【日時】〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇（〇〇:〇〇受付開始）
【会場】〇〇
【持ち物】筆記用具・メモ用紙

■説明会会場の住所・ZOOMのURL■
【会場への住所・ZOOMのURL】

ーーー
当日は、開始時間の30分前より受付を開始いたしますのでお早めにお越しください。
その他、ご不明点・ご要望、キャンセルなどがございましたら、いつでも私までご連絡いただければと思います。

当日は、【応募者名】さんとお会いできることを心より楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 会社説明会に予約してくれたことについてのお礼を述べましょう
• 文末にて、「〇〇さんとお会いできることを心より楽しみにしております」という旨の内容を加えると、印象アップにつながります

◎会社説明会の参加キャンセルへの対応メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 説明会キャンセルの確認完了のお知らせ
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

〇月〇日の弊社会社説明会の予約キャンセルを確認いたしました。

【応募者】さんとお会いできないのは非常に残念ですが、別の日程でも説明会・各種イベントを開催しておりますので、ご都合のよい日程がありましたら、是非ご参加ください。

ーーー

■今後の説明会・イベントのご案内■

• オンライン会社説明会　〇月〇日
• 1day職場体験　〇月〇日

■参加フォームはこちらから■
【予約URL】

ーーー

今後、【応募者名】様とお会いできる機会を心よりお待ちしております。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社　人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 会社説明会のキャンセルを確認した旨を簡潔に伝え、それに対する残念な気持ちを伝えましょう
• 他日程での会社説明会・各種イベントの概要を提示しておくと、より親切です

◎会社説明会・イベント参加のお礼メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 説明会へのご参加ありがとうございました
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

本日は弊社の会社説明会にご参加いただき、誠にありがとうございます。
【応募者名】さんとお話できて大変うれしく思っております。
本日の説明会で聞きそびれたことなどがありましたら、お気軽にメールにてご質問ください。

なお、一次選考の開始は来月を予定しています。
日程が決定いたしましたら改めてご案内しますので、今しばらくお待ちください。

【応募者名】さんと一次選考でお会いできることを、楽しみにしております。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 会社説明会のお礼を伝えましょう
• 質問がしやすくなるような文言を入れましょう

②インターンシップ・選考

次に、インターンシップや本選考時に使える採用メールテンプレートをご紹介します。ご紹介する場面としては、以下7つです。

▼インターンシップ・選考で採用メールを送る場面

1. インターンシップの開催決定メール
2. エントリー・応募のお礼メール
3. 選考スケジュールの案内メール
4. 適性検査の案内メール
5. 選考通過者向け｜面接日時の案内メール
6. 選考日時のリスケ対応メール
7. 選考のリマインドメール

◎インターンシップの開催決定メール

▼例文

件名：【〇〇株式会社】インターンシップ開催のご案内
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇 採用担当の【担当者名】です。

この度、〇〇株式会社では、学生の皆さまに弊社の仕事や社員の雰囲気を知っていただけるインターンシップを開催することとなりました。

当日は、

・会社・業界説明
・実際の仕事を体験できるワーク
・社員との座談会

などを予定しており、初めてインターンに参加される方でも安心してご参加いただける内容です。

少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽にお申し込みください。

▼インターンシップ概要
【開催日】〇月〇日（〇）
【時間】〇:〇〇～〇:〇〇
【形式】対面／オンライン（Zoom）
【申込締切】〇月〇日まで
【申込方法】下記URLよりエントリーをお願いします
URL：https://～～～

【学生氏名】様のご参加を、採用チーム一同楽しみにしております。

ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社　人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• エントリーするために必要な情報をリンクなどと合わせて明記しましょう
• プログラム内容をわかりやすい言葉で具体的に書きましょう

◎エントリー・応募のお礼メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 エントリー受付完了のご連絡
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

この度は、弊社にご興味をもっていただき、誠にありがとうございます。
エントリー（一次応募）のお礼と、受付完了のご連絡をいたします。

今後のスケジュールにつきましては、
詳細が決まり次第改めてお知らせいたしますので、
今しばらくお待ちいただけますと幸いです。

また最新情報は、弊社採用ページでも公開しております。
今後の選考で【応募者名】さんにお会いできることを楽しみにしております。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 学生がエントリーしたら、すぐにお礼メールを送信するようにしましょう
• 自社の採用ページを案内するなど、学生に関心をもってもらえる工夫をしましょう
• スケジュールについては別途送信する旨を伝えてください

◎選考スケジュールの案内メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 選考スケジュールのご案内
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

数ある企業の中から弊社に興味を持ってくださり、誠にありがとうございます。
今後の選考スケジュールをご案内いたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
1 【ナビサイト】からエントリー　
　　　　↓
2 弊社より、マイページへ採用情報をお送り
　　　　↓
3 説明会へご参加ください
〇〇月開催を予定しております。
　　　　↓
4 筆記試験
　　　　↓
5 一次面接
　　　　↓
6 二次面接
　　　　↓
7 最終面接（役員面接）
　　　　↓
8 内々定
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

まずは、弊社について【応募者名】さんに知っていただきたいと思いますので、説明会への参加をお願いいたします。
説明会にご参加いただかないと、選考に進んでいただくことができませんのでご注意ください。

また、ご質問や知りたいことがありましたら、お気軽にメールにてご連絡ください。
就職活動と学校生活の両立は大変だと思いますが、【応募者名】さんの力を最大限発揮して就職活動をやり切れるよう、心から応援しております。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• スケジュールを箇条書きで記載しましょう
• 就活生への思いやりが伝わる一文を入れるとイメージアップにつながります

◎適性検査の案内メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 適性検査受験のお願い
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

先日は、弊社の会社説明会へのご参加ありがとうございました。
この度、適性検査を受験していただきたく、ご連絡いたします。

下記URLより期限内での受験をお願いいたします。

◼︎適性検査
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
受験画面：URL〇〇〇〇
ID：〇〇〇〇〇〇
PW：〇〇〇〇〇〇
※受験期限：〇月〇日（〇曜日）〇時まで
※所要時間：〇時間〇分程度
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

期限内に余裕を持って受験するようにお願いいたします。
次回選考のご案内につきましては、適性検査受験完了後に追ってご連絡いたします。

ご不明点等ございましたら、お気軽に【担当者名】までご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 適性検査の受験URLなど、基本情報を簡潔に記載しましょう
• 学生に圧を感じさせないよう、期限内での受験をお願いする旨を柔らかく伝えましょう

◎選考通過者向け｜面接日時の案内メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 選考結果のご連絡
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

先日は選考に参加していただきありがとうございます。
【応募者名】さんには、ぜひ次の選考に進んでいただきたく、ご連絡しました。
次の選考は（一次面接など）を予定しています。

選考概要については下記の通りです。
【内容】一次面接
【会場】オンライン/対面
【服装】○○着用にてご参加ください/自由
【持ち物】○○

つきましては、次回の面談について、ご希望の日程をご返信ください。
以下の書式で、複数日時をご提示いただけますと幸いです。（平日00:00~00:00までの時間帯でお願いします。）

=======
第1希望：〇月〇日 00:00~00:00
第2希望：〇月〇日 00:00~00:00
第3希望：〇月〇日 00:00~00:00
=======

その他不明点等ございましたら、お気軽にご連絡ください！
それでは、【応募者名】さんにお会いできることを楽しみにしています。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 面接までに必要な提出書類などがある場合は、その旨を記載してください
• オンラインで面接を行う場合は接続先のURLや、ツール上の氏名の設定についても記載しましょう
• 就活生にツールの事前動作テストを促しておくと、トラブルのリスクを減らせます
• オフラインであればGoogleMapのURLや地図などを添付すると親切です

◎選考日時のリスケ対応メール

▼例文

件名：〇〇株式会社　選考日時変更のご連絡
本文：
【応募者名】様

こんにちは。
株式会社〇〇 採用担当の【担当者名】です。

この度は、選考日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
ご事情につきまして承知いたしました。どうぞお気になさらないでください。

改めて日程を調整させていただきたく、下記の候補日の中でご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。

=======

▼再調整候補日
・〇月〇日（〇）〇:〇〇～
・〇月〇日（〇）〇:〇〇～
・〇月〇日（〇）〇:〇〇～

=======

上記日程でのご参加が難しい場合は、【応募者名】様のご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけましたら、可能な限り調整いたします。

それでは、改めてお会いできることを楽しみにしております。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 学生が引き続き選考に参加したくなるような威圧感のない丁寧な対応を心掛けます
• 日程を再度提示しましょう
  

◎選考のリマインドメール

▼例文

件名：〇〇株式会社 選考リマインドのご連絡
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

（一次面接など）のご予約日時が近づいてまいりましたので、改めてご案内いたします。

【日時】〇〇月〇〇日　〇〇時～〇〇時（所要時間 約1時間）
【会場】株式会社〇〇 本社ビル
【内容】一次面接
【服装】〇〇着用にてご参加ください／自由
【持ち物】〇〇

当日にトラブルなどが発生した際は、採用担当○○（電話番号）まで直接ご連絡ください。
それでは、【応募者名】さんにお会いできることを楽しみにしています。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 選考の2日前にはリマインドの連絡を入れるようにしましょう
• 当日の緊急連絡先についても記載しましょう

③リクルーター

次に、リクルーター関連の採用メールについての例文です。

▼リクルーター関連で採用メールを送る場面

• リクルーターを付ける時の案内メール
• カジュアル面談の打診メール

◎リクルーターを付けるときの案内メール

▼例文

件名：〇〇株式会社　リクルーター面談のご連絡
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇 採用担当の【担当者名】です。

この度は、選考にご参加いただきありがとうございます。

今後の選考にあたり、【応募者名】様をサポートさせていただくリクルーターとして、弊社社員【リクルーター名】が担当させていただくことになりました。

【リクルーター面談の概要】
・仕事内容や職場の雰囲気について
・就職活動に関するご相談
・選考に向けた不安点の解消

など、選考とは別の場として、ざっくばらんにお話しいただければと思っております。

今後の面談日程やご連絡につきましては、担当リクルーターの【リクルーター名】より、別途ご連絡差し上げますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

【応募者名】様が安心して選考に臨んでいただけるよう、採用チーム一同、しっかりとサポートしてまいります。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• リクルーターを付ける目的や、リクルーター面談で話す内容を明記します
• あくまでも選考ではなくカジュアルな面談であることを伝えるために、優しい言葉遣いを意識しましょう

◎カジュアル面談の打診メール

▼例文

件名：〇〇株式会社　カジュアル面談のご提案
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

【応募者名】さんの経歴を拝見し、ぜひ一度お話しさせていただきたくご連絡いたしました。

【会社概要】
当社は○○（事業内容）を行っており、強みは～～…

少しでもご興味をもちましたら、カジュアル面談の機会をいただければと思います。選考ではなく、お互いに情報共有ができる場として考えているため気軽に参加していただきたいです。

つきましては、面談が可能な日程を、以下の書式で複数日時をご提示いただけますと幸いです。（平日00:00~00:00までの時間帯でお願いします。）

=======

第1希望：〇月〇日 00:00~00:00
第2希望：〇月〇日 00:00~00:00
第3希望：〇月〇日 00:00~00:00

=======

その他不明点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
【応募者名】さんとお話しできることを楽しみにしています！
何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――――――――

Matcher株式会社　人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/　FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）

―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 選考の場ではなく、お互いに知ることを目的とした面談であることを伝えましょう
• 学生に興味を持ってもらえるよう、丁寧で分かりやすい会社紹介を書きましょう

④内定通知後

次に、内定通知後に使える採用メールテンプレートをご紹介します。ご紹介する場面としては、以下5つです。

▼内定通知後に採用メールを送る場面

1. 内定辞退者へのお礼
2. 内定承諾のお礼
3. 内定承諾から入社日までの流れの案内メール
4. 内定式のお知らせメール
5. 音信不通者への確認メール　　

◎内定辞退者へのお礼メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 選考辞退受諾のご連絡
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

ご連絡をいただき、ありがとうございます。
誠に残念ではございますが、採用選考辞退のお申し出を受付いたしました。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
弊社の選考にご参加いただき、ありがとうございました。

末筆ながら、○○様のより一層のご健勝とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――

▼ポイント

• 応募してくれたことに対し再度お礼を伝えましょう
• 感情的・威圧的なメールになってしまわないよう注意してください

内定辞退者へのお礼メールにおいて、内定辞退を引き止めるコツについては以下の記事も合わせてご覧ください。

【参考】【企業側】内定辞退に対する返信メール例文｜引き止めるコツも解説

◎内定承諾のお礼メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 内定承諾の確認完了のご連絡
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

弊社へ入社していただける旨のお返事、誠にありがとうございます。
〇〇様と一緒に働けること、大変うれしく思います。

つきましては、入社にあたって必要となる書類を本日郵送いたします。
ご確認・ご記入いただき、○月○日までに人事部の○○宛てにご返送くださいますよう、お願いいたします。

【郵送する書類】

• 内定通知書
• 入社承諾書

ご不明点・ご相談等がありましたら、お気軽にご連絡くださいね。
どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――――――
Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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▼ポイント

• 内定承諾書と内定通知書をデータや郵送で送付します
• 内定式を予定している場合はその旨を記載しましょう

◎内定承諾から入社日までの流れの案内メール

▼例文

件名：〇〇株式会社 内定者限定イベントご案内
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

先日は、入社承諾書のご提出ありがとうございました。
早速ではございますが、入社日までの流れをご案内いたします。

令和〇〇年〇〇月〇〇日：内定式
令和〇〇年〇〇月〇〇日：内定者研修
令和〇〇年〇〇月〇〇日：入社式

このほか、内定者限定イベントを複数回開催予定です。
詳細につきましては、後日改めてご案内いたしますのでお待ちください。

残りの大学生活を悔いのないようにお過ごしくださいね。
今後のイベントでお会いできることを楽しみにしております。
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Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
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▼ポイント

• 今後のスケジュールを箇条書きで記載しましょう
• 内定承諾後であっても、内定フォローの一環として学生への連絡は必要であるため、定期的にメールを送るようにしましょう

◎内定式のお知らせメール

▼例文

件名：〇〇株式会社 内定式のご案内
本文：
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

令和〇〇年度新卒採用予定者の内定式のご案内です。
4月から一緒に働く仲間たちと顔合わせをする機会ですので、
ぜひ【応募者名】さんにもご参加いただければと思います。

【日時】〇〇月〇〇日（曜日） 午後○時集合
【場所】〇〇
【住所】東京都〇〇区〇〇1－2－3
【服装】〇〇着用にてご参加ください／自由
【持ち物】〇〇

【当日のスケジュール】
〇〇時〇〇分：本社ロビー集合
〇〇時〇〇分：内定式
〇〇時〇〇分：内定者懇親会
>〇〇時〇〇分：解散

内定式に関して、不明点などございましたらお気軽にご連絡ください。
【応募者名】さんにお会いできるのを楽しみにしております！
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Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
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携帯電話番号：00-0000-0000
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URL：（自社サイトのURL）
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▼ポイント

• 必要事項は漏れがないよう箇条書きにします
• 交通費を支給する場合や昼食の持参不要の場合は、その旨も記載しましょう

◎音信不通者への確認メール

▼例文

件名：〇〇株式会社　選考への意思確認について
本文：
【応募者名】様 こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。

先日、弊社よりメールをお送りしてから、【応募者名】さんのお返事をまだ受け取っておりません。
その後、いかがでしょうか？

もし弊社のメールが確認できていなかった場合や、選考についてお問い合わせがある場合はご連絡いただけますと幸いです。
本日から1週間以内にお返事がなかったときは、残念ですが選考辞退と受け止めさせていただきます。

【応募者名】さんからのお返事をお待ちしております。

　
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Matcher株式会社　人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000　東京都○○
TEL：00-0000-0000　/ FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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▼ポイント

• 責めているような印象を与えてしまわないように注意しましょう
• 一定期間以内の返信がなければ選考辞退となることを伝えておくと、フォローし続ける負担を減らすことができます

Matcher Scoutなら工数を削減しながら求める学生を採用できます

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新卒採用メールの基本マナーと注意点　

就活生にとって、採用担当者の対応は企業の印象を直接的に左右するものです。

メールの基本的なマナーが守られていないと、企業のイメージが大きくダウンしてしまいかねません。

以下では、メールを送る際に守るべきマナーを2つのポイントに分けてご説明します。

▼新卒採用メールの基本マナーと注意点

• 送付する時間帯・頻度に注意する
• 営業時間と返信日を伝える

送付する時間帯・頻度に注意する　　

メールは平日の営業時間中に送信しましょう。

営業時間外や休日にメールを送ると、残業や休日出勤が当たり前の企業というイメージがついてしまう可能性があります。

そのため、営業時間外にメールを作成した場合でも、予約送信機能を使うなどして必ず平日の営業時間に送信するようにしてください。

また、特に内定通知後のフォローメールに言えることですが、メールを送る頻度に気を配りましょう。

株式会社マイナビが実施した調査によると、入社予定先企業からの事務連絡以外の連絡頻度に関して望ましいと思う頻度は以下のようになりました。

事務連絡のみで良いと回答した人も一定数存在する一方で、数週間から1ヶ月に一度の連絡が望ましいと感じている学生も多いです。

そのため、多すぎず少なすぎない頻度を意識して学生に連絡を行うようにしましょう。

【参考】株式会社マイナビ『マイナビ 2026年卒内定者意識調査』

営業時間と返信日を伝える

営業時間やいつまでに返信してほしいのか、こちら側の返信がいつ頃になるのかを伝えることも大切です。特に休日が土日祝日以外の企業は、営業日を伝えることを忘れないでください。

すぐに返信ができない場合には、いったんメールを受け取った旨の連絡のみ行い、返信がいつ頃になるか伝えると親切です。

また、長期休業がある場合には期間を伝えましょう。

新卒採用メール送信前の最終チェックリスト

新卒採用メールを作成したら、送信をする前に不備や誤りがないか再度確認を行いましょう。

以下に、新卒採用メールを送信する前に確認したい項目をピックアップしたので、最終確認のためのチェックリストとして活用していただければと思います。

▼メール送信前の最終チェックリスト

• 宛先（To、Cc、Bcc）に誤りはないか
• 誤字・脱字はないか
• 文章の構成・表現は適切か
• 件名・導入部分は端的にまとまっているか
• 文頭・文末で感謝や歓迎の気持ちを伝えているか
• 自社に合った内容・文章になっているか
• 宛名や学校名に記入ミスがないか

特に最後の宛名や大学名は、テンプレートでは「〇〇」などと表記しているため、変更漏れがないように注意してください。

おわりに

いかがでしたか？

この記事のポイントは以下の通りです。

• 新卒採用でメールを送る際はテンプレートを活用すると工数を削減できる
• メールひとつで就活生の企業に対するイメージは大きく変わる
• 時間帯や件名、営業時間の通知などのマナーには要注意

新卒採用でメールを送る際には、ぜひ参考にしてみてください。