新卒採用で就活生にメールを送る際は、メールの文章を逐一作成するのではなく、あらかじめ場面ごとのテンプレートを用意しておくことで作業工数を短縮できます。
この記事では、13の場面ごとのメールテンプレートやメール送付前のチェックリスト、メールを送付する際に気を付けることなどを解説しています。
テンプレートはそのまま使えるので、ぜひ活用してみてください。
この記事は新卒採用に特化したダイレクトリクルーティングサービス「MatcherScout」を運営する弊社所属のライターが執筆しています。
Matcher Scoutは学生へのスカウト送信等を代行する「スカウト代行型のダイレクトリクルーティングサービス」です。
- 独自のABテスト機能で、成果の残るスカウト送信を実現
- 完全成功報酬型のため、初期費用が0円
- MARCH・関関同立の学生の割合が高い
といった特徴があります。
「学生にスカウトを送信しているけど、なかなか成果につながらない・・・」
という企業の方におすすめです。
詳しくは、下記よりMatcher Scoutに関する資料もダウンロード頂けますと幸いです。
新卒採用におけるメール
新卒採用では、就活生とメールでやり取りをする機会が多々あります。
就活生にとって、企業とのメールでのやりとりは、1対1で企業とコミュニケーションをとる数少ない機会でもあります。
メールひとつで企業の印象を大きく左右する可能性があるため、基本的なメールマナーを守ることや、就活生からの印象アップにつながるような文章を意識してメールを作成しましょう。
メールマナーや印象アップの方法については、記事の後半で詳しく解説します。
【場面別】メールテンプレート13選
新卒採用のメールテンプレート・例文を以下の13場面に分けてご紹介します。
- 会社説明会・イベント参加のお礼
- 応募受付時の書類送付依頼
- エントリー・応募のお礼
- 選考スケジュールの案内
- 次回選考のご案内｜選考通過者向け
- 次回選考のご案内｜不合格者向け
- 選考のリマインド
- 最終面接合格のお知らせ
- 辞退者へのお礼
- 内定承諾のお礼
- 内定承諾から入社日までの流れを案内
- 内定式のお知らせ
- 音信不通者への確認
1.会社説明会・イベント参加のお礼
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
本日は弊社の会社説明会にご参加いただき、誠にありがとうございます。
【応募者名】さんとお話できて大変うれしく思っております。
本日の説明会で聞きそびれたことなどがありましたら、お気軽にメールにてご質問ください。
なお、一次選考の開始は来月を予定しています。
日程が決定いたしましたら改めてご案内しますので、
今しばらくお待ちください。
【応募者名】さんと一次選考でお会いできることを、楽しみにしております。
署名
ーーーー
ポイント
- 会社説明会のお礼を伝えましょう
- 質問がしやすくなるような文言を入れましょう
2.応募受付時の書類送付依頼
本文
ーーーー
【応募者名】様
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。
選考にあたり、以下の書類の提出をお願いいたします。
- 履歴書
- 証明写真
お手数ではございますが、メールまたは郵送にて必要書類を「○月○日（曜日）」までにお送りくださいますようお願いいたします。
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■メールに添付
宛先：○○○○○@○○○○
件名：応募書類送付の件（氏名）
■郵送
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○ 1-2-3 ○○ビル○階
株式会社○○ 人事部 採用担当宛
ーーーーーーーーーーーーーーーー
書類を拝見後、選考結果をメールにてご連絡いたします。
お手数ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
ーーーー
ポイント
- 提出が必要な書類を箇条書きで記載しましょう
- 提出期限や、郵送の場合は郵送先・郵送方法などを忘れず記載してください
3.エントリー・応募のお礼
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
この度は、弊社にご興味をもっていただき、誠にありがとうございます。
エントリー（一次応募）のお礼と、受付完了のご連絡をいたします。
今後のスケジュールにつきましては、
詳細が決まり次第改めてお知らせいたしますので、
今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
また最新情報は、弊社採用ページでも公開しております。
今後の選考で【応募者名】さんにお会いできることを楽しみにしております。
署名
ーーーー
ポイント
- 学生がエントリーしたら、すぐにお礼メールを送信するようにしましょう
- 自社の採用ページを案内するなど、学生に関心をもってもらえる工夫をしましょう
- スケジュールについては別途送信する旨を伝えてください
4.選考スケジュールの案内
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○の【担当者名】と申します。
数ある企業の中から弊社に興味を持ってくださり、誠にありがとうございます。
今後の選考スケジュールをご案内いたします。
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1. 【ナビサイト】からエントリー
↓
2. 弊社より、マイページへ採用情報をお送り
↓
3. 説明会へご参加ください
○月開催を予定しております。
↓
4. 筆記試験
↓
5. 一次面接
↓
6. 二次面接
↓
7. 最終面接（役員面接）
↓
8. 内々定
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まずは、弊社について【応募者名】さんに知っていただきたいと思いますので、説明会への参加をお願いいたします。
説明会にご参加いただかないと、選考に進んでいただくことができませんのでご注意ください。
また、ご質問や知りたいことがありましたら、お気軽にメールにてご連絡ください。
就職活動と学校生活の両立は大変だと思いますが、【応募者名】さんの力を最大限発揮して就職活動をやり切れるよう、心から応援しております。
署名
ーーーー
ポイント
- スケジュールを箇条書きで記載しましょう
- 就活生への思いやりが伝わる一文を入れるとイメージアップにつながります
5.次回選考のご案内｜選考通過者向け
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
先日は選考に参加していただきありがとうございます。
【応募者名】さんには、ぜひ次の選考に進んでいただきたく、
ご連絡しました。
次の選考は（一次面接など）を予定しています。
日程は下記の通りです。
【日時】○月○日 xx時～xx時（所要時間 約1時間）
【会場】株式会社○○ 本社ビル
【内容】一次面接
【服装】○○着用にてご参加ください／自由
【持ち物】○○
別日程を希望される場合は、「○月○日」までに採用担当○○（電話番号）までご連絡ください。
それでは、【応募者名】さんにお会いできることを楽しみにしています。
署名
ーーーー
ポイント
- 面接までに必要な提出書類などがある場合は、その旨を記載してください
- オンラインで面接を行う場合は接続先のURLや、ツール上の氏名の設定についても記載しましょう
- 就活生にツールの事前動作テストを促しておくと、トラブルのリスクを減らせます
- オフラインであればGoogleMapのURLや地図などを添付すると親切です
6.次回選考のご案内｜不合格者向け
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
先日は面接に足を運んでいただき、誠にありがとうございました。
【応募者名】さんについて社内で厳正なる選考を重ねましたところ、
今回はご期待に添えない結果となりましたので、ご連絡いたします。
多数の企業の中から弊社を選び、ご応募いただききましたことを深謝いたしますとともに、
【応募者名】さんの今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
署名
ーーーー
ポイント
- 応募者が不快にならないような言葉選びを意識しましょう
- 事務的な内容に加えて、自分なりの言葉を入れるとそっけない印象になりにくいです
7.選考のリマインド
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
（一次面接など）のご予約日時が近づいてまいりましたので、改めてご案内いたします。
【日時】○月○日 xx時～xx時（所要時間 約1時間）
【会場】株式会社○○ 本社ビル
【内容】一次面接
【服装】○○着用にてご参加ください／自由
【持ち物】○○
当日にトラブルなどが発生した際は、採用担当○○（電話番号）まで直接ご連絡ください。
それでは、【応募者名】さんにお会いできることを楽しみにしています。
署名
ーーーー
ポイント
- 選考の2日前にはリマインドの連絡を入れるようにしましょう
- 当日の緊急連絡先についても記載しましょう
8.最終面接合格のお知らせ
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
先日は、弊社の最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、【応募者名】さんにはぜひ弊社の社員として一緒に働いていただきたいという結論になりました。
つきましては、【応募者名】さんを内々定とさせていただきます。
今後の流れのご説明をしたいので、一度お電話させていただきたく思います。
近日中にご連絡しますので、お待ちいただけますでしょうか。
改めまして、この度は弊社の選考にご参加いただき誠にありがとうございました。
今後とも、よろしくお願いいたします。
署名
ーーーー
ポイント
- 内定承諾書については後日改めてメールで送りましょう
- 内定を出した後は、電話や内定者面談など、他社の選考状況や内定者の気持ちを確認する機会を設けるとよいです
9.辞退者へのお礼
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
ご連絡をいただき、ありがとうございます。
誠に残念ではございますが、採用選考辞退のお申し出を受付いたしました。
なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
弊社の選考にご参加いただき、ありがとうございました。
末筆ながら、○○様のより一層のご健勝とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
署名
ーーーー
ポイント
- 応募してくれたことに対し再度お礼を伝えましょう
- 感情的・威圧的なメールになってしまわないよう注意してください
10.内定承諾のお礼
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
弊社へ入社していただける旨のお返事、誠にありがとうございます。
○○様と一緒に働けること、大変うれしく思います。
つきましては、入社にあたって必要となる書類を本日郵送いたします。
ご確認・ご記入いただき、○月○日までに人事部の○○宛てにご返送くださいますよう、お願いいたします。
【郵送する書類】
- 内定通知書
- 入社承諾書
ご不明点・ご相談等がありましたら、お気軽にご連絡くださいね。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名
ーーーー
ポイント
- 内定承諾書と内定通知書をデータや郵送で送付します
- 内定式を予定している場合はその旨を記載しましょう
内定者に向けたメールについては、こちらの記事でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
【参考】【すぐに使える】内定者へのフォローメールはどう書く？例文8選｜新卒採用ダイレクトリクルーティングサービス Matcher Scout
11.内定承諾から入社日までの流れを案内
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
先日は、入社承諾書のご提出ありがとうございました。
早速ではございますが、入社日までの流れをご案内いたします。
令和○年○月○日：内定式
令和○年○月○日：内定者研修
令和○年○月○日：入社式
このほか、内定者限定イベントを複数回開催予定です。
詳細につきましては、後日改めてご案内いたしますのでお待ちください。
残りの大学生活を悔いのないようにお過ごしくださいね。
今後のイベントでお会いできることを楽しみにしております。
署名
ーーーー
ポイント
- 今後のスケジュールを箇条書きで記載しましょう
12.内定式のお知らせ
本文
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
令和○年度新卒採用予定者の内定式のご案内です。
4月から一緒に働く仲間たちと顔合わせをする機会ですので、
ぜひ【応募者名】さんにもご参加いただければと思います。
【日時】○月○日（曜日） 午後○時集合
【場所】▲▲
【住所】東京都××区××1－2－3
【服装】○○着用にてご参加ください／自由
【持ち物】○○
【当日のスケジュール】
○時○分：本社ロビー集合
○時○分：内定式
○時○分：内定者懇親会
○時○分：解散
内定式に関して、不明点などございましたらお気軽にご連絡ください。
【応募者名】さんにお会いできるのを楽しみにしております！
署名
ーーーー
ポイント
- 必要事項は漏れがないよう箇条書きにします
- 交通費を支給する場合や昼食の持参不要の場合は、その旨も記載しましょう
13.音信不通者への確認
本文
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【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
先日、弊社よりメールをお送りしてから、【応募者名】さんのお返事をまだ受け取っておりません。
その後、いかがでしょうか？
もし弊社のメールが確認できていなかった場合や、選考についてお問い合わせがある場合はご連絡いただけますと幸いです。
本日から1週間以内にお返事がなかったときは、残念ですが選考辞退と受け止めさせていただきます。
【応募者名】さんからのお返事をお待ちしております。
署名
ーーーー
ポイント
- 責めているような印象を与えてしまわないように注意しましょう
- 一定期間以内の返信がなければ選考辞退となることを伝えておくと、フォローし続ける負担を減らすことができます
新卒採用でお悩みならMatcher Scoutがおすすめ
Matcher Scoutは、新卒向けのダイレクトリクルーティングサービスです。
OB訪問アプリ「Matcher」に登録している学生の中から、採用要件にマッチした学生に弊社担当者がスカウトを代理送信します。
【Matcher Scoutの特徴】
- 運用に際する事務作業を代行する
- 独自のA/Bテスト機能で、会いたい学生に会える確率を向上できる
- 自社にマッチした優秀な学生にアプローチが可能
- 採用成功まで料金は一切かからないため、リスクなく導入できる
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新卒採用メールの基本マナーと注意点
就活生にとって、採用担当者の対応は企業の印象を直接的に左右するものです。
メールの基本的なマナーが守られていないと、企業のイメージが大きくダウンしてしまいかねません。
以下では、メールを送る際に守るべきマナーを3つのポイントに分けてご説明します。
送付する時間帯に注意する
メールは平日の営業時間中に送信しましょう。
営業時間外や休日にメールを送ると、残業や休日出勤が当たり前の企業というイメージがついてしまう可能性があります。
そのため、営業時間外にメールを作成した場合でも、予約送信機能を使うなどして必ず平日の営業時間に送信するようにしてください。
一目で内容がわかる件名を
メールの件名は、本文を見なくても内容がわかるような件名にし、企業名を入れることも忘れないでください。
また、本文の前に導入部分としてメールの趣旨を端的にまとめて記載するようにしましょう。
営業時間と返信日を伝える
営業時間やいつまでに返信してほしいのか、こちら側の返信がいつ頃になるのかを伝えることも大切です。
特に休日が土日祝日以外の企業は、営業日を伝えることを忘れないでください。
すぐに返信ができない場合には、いったんメールを受け取った旨の連絡のみ行い、返信がいつ頃になるか伝えると親切です。
また、長期休業がある場合には期間を伝えましょう。
メール送信前の最終チェックリスト
メールを作成したら、送信をする前に不備や誤りがないか再度確認を行いましょう。
以下に、メールを送信する前に確認したい項目をピックアップしたので、最終確認のためのチェックリストとして活用していただければと思います。
特に最後の宛名や大学名は、テンプレートでは「○○」などと表記しているため、変更漏れがないように注意してください。
印象のよいメールにするためのポイント
先述の通り、メールでのやりとりによって企業のイメージは大きく変わる可能性があります。
以下では、イメージアップにつながるメールの書き方のポイントを解説していきます。
丁寧で親しみのある文章を心掛ける
メールは文章のみでコミュニケーションを取るため、電話などで直接話すよりも感情が伝わりづらいという性質があります。
そのため、冒頭のあいさつや文末の結びの言葉を忘れずに入れること、丁寧な言葉遣いや相手を気遣うような文章を心がけることで、就活生に親しみを持ってもらえるようにしましょう。
なるべく早く返信する
就活生からのメールにはできる限り迅速に返信・対応するようにしてください。
返信が遅くなると企業のイメージダウンにつながることはもちろんですが、返信を待っている間にも、就活生は他の企業の選考を進めています。
返信が遅れることで志望度が下がったり、他の企業に入社を決めてしまう可能性があるのです。
学生ごとにアレンジする
テンプレートを用いてメールを送信する場合は、テンプレートの一部を一人ひとり変更するなどの工夫をすることもおすすめです。
例えば、選考通過のメールを送る場合「○○さんの△△な点から、当社でご活躍いただけると判断しました」のように、一部を変更することができるテンプレートをつくることで、就活生に「自分のことをきちんと見てくれている」と思ってもらいやすくなります。
おわりに
いかがでしたか？
この記事のポイントは以下の通りです。
- 新卒採用でメールを送る際はテンプレートを活用すると工数を削減できる
- メールひとつで就活生の企業に対するイメージは大きく変わる
- 時間帯や件名、営業時間の通知などのマナーには要注意
新卒採用でメールを送る際には、ぜひ参考にしてみてください。
