新卒採用で就活生にメールを送る際は、メールの文章を逐一作成するのではなく、あらかじめ場面ごとのテンプレートを用意しておくことで作業工数を短縮できます。
この記事では、18の場面ごとのメールテンプレートやメール送付前のチェックリスト、メールを送付する際に気を付けることなどを解説しています。
テンプレートはそのまま即使える内容となっているので、ぜひ活用してみてください。
新卒採用メールの重要性
新卒採用では、就活生とメールでやり取りをする機会が多々あります。
就活生にとって、企業とのメールでのやりとりは、1対1で企業とコミュニケーションをとる数少ない機会でもあります。
株式会社moovyが実施した調査によると、企業選びの決め手の上位3位には”社員の人柄”がランクインしています。採用メールの内容や送信頻度などで学生に不快な印象を与えてしまうと、企業への志望度自体を下げてしまう可能性があります。
【参考】株式会社moovy「Z世代の就活実態調査！就職先の決め手は3位社員の人柄、2位給与、1位は？」
メールひとつで企業の印象を大きく左右する可能性があるため、基本的なメールマナーを守ることや、就活生からの印象アップにつながるような文章を意識してメールを作成しましょう。
新卒採用メールの構成
まず、新卒採用メールの基本構成について説明します。新卒採用メールの構成は、以下の項目から成り立っています。
以下で各項目をそれぞれ説明していきます。
件名
例）「〇〇株式会社 書類選考結果のご連絡」
件名では、曖昧な内容を避けて要件をわかりやすく記載するように心がけましょう。
例えば「〇〇株式会社 お知らせ」のような曖昧な内容にしてしまうと、学生が採用に関するメールであることに気が付かないで確認が遅れてしまう事態になりかねないためです。
就活生の氏名（フルネーム）
例）「（Matcher大学 文学部 人文社会学科）山田 太郎様」
メール本文の冒頭で、志願者である学生の氏名をフルネームで記載します。選考途中時になると、数多くの学生に対してメールを送信する必要があると思います。そのため、万が一でも氏名の誤記載が生じないように、名簿の一覧などで確認しながら書くようにしましょう。
また、余力があれば大学名・学部学科名まで付け加えて記載できると、学生に対して個別にメールを送信している印象を与えることができ、印象アップにつながります。
採用担当者の氏名・挨拶
例）「Matcher株式会社の鈴木と申します。先日は、履歴書および職務経歴書のご提出を誠にありがとうございました。」
本文の書き出しで、採用担当者の氏名を名乗りましょう。挨拶の内容としては、説明会参加のお礼や選考エントリー・面接参加に対する感謝の内容などが良いでしょう。
志願者が他者の応募を受けている場合があるため、他者からの連絡と見分けがつくように、会社名・担当者名の記載は必須です。
メールで伝えたい要件
例）「書類選考の結果、山田様にはぜひ面接試験に進んでいただきたく存じます。面接に進んでいただける場合は、以下面接候補日のうち、ご都合のよい日時をこちらのメールにご返信ください。追って、面接日時をご連絡いたします。
▼面接候補日…
▼面接場所…
▼持ち物…」
採用担当者の氏名・挨拶を記載した後に、メールで伝えたい要件を記載します。メールの要件が、書類選考や採用選考の結果通知の場合には、選考結果と今後の案内、会社説明会の応募確認の場合は、会社説明会の受付を確認した旨と、説明会の概要を記載します。
場面ごとの詳しいメール例文については、次章で詳しく解説しているので、ぜひご参照ください！
結びの挨拶
例）「面接の当日では、人事担当者がご対応し、弊社のビジョンや実際に働く魅力などについてお話しさせていただきます。
それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。
引き続き、よろしくお願いいたします。」
メール本文の結びとして、挨拶文を記載しましょう。学生が選考に進んでくれたことや、面接に来てくれることに対しての喜びを記載すると、学生からの印象アップにつながります。
署名
例）
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Matcher株式会社 人事課
〇〇〇〇 主任
〒000-0000 東京都○○
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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メールの最後に、署名を記載します。住所や電話番号、メールのアドレスや自社サイトのURLまで記載しておくと丁寧です。
【例文】会社説明会での採用メールテンプレート5選
まずは、会社説明会で使えるメールのテンプレート・例文をご紹介します。ご紹介する場面数としては、以下5つです。
- 会社説明会の案内メール
- 会社説明会の予約への返信メール
- 会社説明会の参加キャンセルへの対応メール
- 会社説明会のリマインドメール
- 会社説明会・イベント参加のお礼
①会社説明会の案内メール
件名：〇〇株式会社 6/1会社説明会のご案内
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
この度、弊社で会社説明会を開催することが決定しました。
弊社の具体的な事業・業務内容や、今後の事業展開等についてご説明しますので、
是非、業界研究・企業研究にお役立てください。
ーーーー
■開催概要■
【日時】〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇（〇〇:〇〇受付開始）
【会場】〇〇
【持ち物】筆記用具・メモ用紙
【申込方法】下記の「説明会ページ」リンクより予約してください。
■当日のスケジュール■
- ここに注目！〇〇業界の現状と展望
- 高い成長率を誇る弊社の強みとは
- 入社1年目の若手社員が語る、弊社で働く魅力とは
- 仕事と私生活の両立を応援する福利厚生・社内制度
＜説明会予約はこちらから＞
【説明会予約ページへのリンクを挿入】
＜説明会会場の住所・ZOOMのURL＞
【会場への住所・ZOOMのURL】
ーーーー
その他、ご不明点・ご要望などございましたら、いつでも私までご連絡ください。
本日の説明会で聞きそびれたことなどがありましたら、お気軽にメールにてご質問ください。
当日は、説明会会場で【応募者名】さんとお会いできるのを心より楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 会社説明会の開催日時や場所、当日のスケジュールなどの内容を、簡潔にわかりやすく伝えましょう
- 当日のスケジュール内容を説明する際、「若手が語る弊社の魅力！」など、学生に興味を持たせる文言を加えると好印象な文面になります
②会社説明会の予約への返信メール
件名：〇〇株式会社 説明会ご予約完了のお知らせ
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
この度は、弊社の会社説明会にご予約いただき誠にありがとうございます。
以下の内容で説明会のご予約を受け付けましたので、ご確認ください。
ーーー
■開催概要■
【日時】〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇（〇〇:〇〇受付開始）
【会場】〇〇
【持ち物】筆記用具・メモ用紙
＜説明会会場の住所・ZOOMのURL＞
【会場への住所・ZOOMのURL】
ーーー
当日は、開始時間の30分前より受付を開始いたしますのでお早めにお越しください。
その他、ご不明点・ご要望、キャンセルなどがございましたら、いつでも私までご連絡いただければと思います。
当日は、【応募者名】さんとお会いできることを心より楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 会社説明会に予約してくれたことについてのお礼を述べましょう
- 文末にて、「〇〇さんとお会いできることを心より楽しみにしております」という旨の内容を加えると、印象アップにつながります
③会社説明会の参加キャンセルへの対応メール
件名：〇〇株式会社 説明会キャンセルの確認完了のお知らせ
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
〇月〇日の弊社会社説明会の予約キャンセルを確認いたしました。
【応募者】さんとお会いできないのは非常に残念ですが、
別の日程でも説明会・各種イベントを開催しておりますので、
ご都合のよい日程がありましたら、是非ご参加ください。
ーーー
■今後の説明会・イベントのご案内■
- オンライン会社説明会 〇月〇日
- 1day職場体験 〇月〇日
＜参加フォームはこちらから＞
【予約URL】
ーーー
今後、【応募者名】様とお会いできる機会を心よりお待ちしております。
署名：
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TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 会社説明会のキャンセルを確認した旨を簡潔に伝え、それに対する残念な気持ちを伝えましょう
- 他日程での会社説明会・各種イベントの概要を提示しておくと、より親切です
④会社説明会のリマインドメール
件名：〇〇株式会社 説明会の前日リマインドのご連絡
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
先日は弊社の会社説明会にご予約いただき、ありがとうございました。
説明会の前日となりましたので、再度ご連絡いたしました。
明日の説明会の詳細について以下でご案内しておりますので、ご確認ください。
ーーー
■開催概要■
【日時】〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇（〇〇:〇〇受付開始）
【会場】〇〇
【受付開始時間】〇〇:〇〇（開始の30分前から受付開始）
【持ち物】筆記用具・メモ用紙
【アクセス】〇〇線 〇〇駅 徒歩約〇〇分
ーーー
今回の説明会では、当社代表や若手社員から、弊社で働く魅力をお伝えいたします。
社員と話す機会も設けておりますので、弊社に対する質問にも率直にお答えできればと思っております。
もしご都合が悪くなった場合は、
〇月〇日〇時までに必ずキャンセルメールをお送りください。
それでは、明日、【応募者名】様とお会いできることを楽しみにしております。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 説明会の開催日時・場所・アクセス方法について、簡潔に記載しましょう
- 文末にて、説明会当日の内容について一言添えると、印象アップにつながります
⑤会社説明会・イベント参加のお礼メール
件名：〇〇株式会社 説明会へのご参加ありがとうございました
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
本日は弊社の会社説明会にご参加いただき、誠にありがとうございます。
【応募者名】さんとお話できて大変うれしく思っております。
本日の説明会で聞きそびれたことなどがありましたら、お気軽にメールにてご質問ください。
なお、一次選考の開始は来月を予定しています。
日程が決定いたしましたら改めてご案内しますので、
今しばらくお待ちください。
【応募者名】さんと一次選考でお会いできることを、楽しみにしております。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 会社説明会のお礼を伝えましょう
- 質問がしやすくなるような文言を入れましょう
【例文】インターン・本選考時の採用メールテンプレート7選
次に、本選考時に使える採用メールテンプレートをご紹介します。ご紹介する場面としては、以下7つです。
- 応募受付時の書類送付依頼
- エントリー・応募のお礼
- 選考スケジュールの案内
- 適性検査の案内
- 次回選考のご案内｜選考通過者向け
- 次回選考のご案内｜不合格者向け
- 選考のリマインド
①応募受付時の書類送付依頼メール
件名：〇〇株式会社 求人ご応募の件
本文：
ーーーー
【応募者名】様
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。
選考にあたり、以下の書類の提出をお願いいたします。
- 履歴書
- 証明写真
お手数ではございますが、メールまたは郵送にて必要書類を「〇〇月〇〇日（曜日）」までにお送りくださいますようお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーー
■メールに添付
宛先：〇〇〇〇〇@〇〇〇〇
件名：応募書類送付の件（氏名）
■郵送
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇 1-2-3 〇〇ビル〇階
株式会社〇〇 人事部 採用担当宛
ーーーーーーーーーーーーーーーー
書類を拝見後、選考結果をメールにてご連絡いたします。
お手数ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――
ポイント
- 提出が必要な書類を箇条書きで記載しましょう
- 提出期限や、郵送の場合は郵送先・郵送方法などを忘れず記載してください
②エントリー・応募のお礼メール
件名：〇〇株式会社 エントリー受付完了のご連絡
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
この度は、弊社にご興味をもっていただき、誠にありがとうございます。
エントリー（一次応募）のお礼と、受付完了のご連絡をいたします。
今後のスケジュールにつきましては、
詳細が決まり次第改めてお知らせいたしますので、
今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
また最新情報は、弊社採用ページでも公開しております。
今後の選考で【応募者名】さんにお会いできることを楽しみにしております。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――
ポイント
- 学生がエントリーしたら、すぐにお礼メールを送信するようにしましょう
- 自社の採用ページを案内するなど、学生に関心をもってもらえる工夫をしましょう
- スケジュールについては別途送信する旨を伝えてください
③選考スケジュールの案内メール
件名：〇〇株式会社 選考スケジュールのご案内
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇の【担当者名】と申します。
数ある企業の中から弊社に興味を持ってくださり、誠にありがとうございます。
今後の選考スケジュールをご案内いたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
1 【ナビサイト】からエントリー
↓
2 弊社より、マイページへ採用情報をお送り
↓
3 説明会へご参加ください
〇〇月開催を予定しております。
↓
4 筆記試験
↓
5 一次面接
↓
6 二次面接
↓
7 最終面接（役員面接）
↓
8 内々定
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
まずは、弊社について【応募者名】さんに知っていただきたいと思いますので、説明会への参加をお願いいたします。
説明会にご参加いただかないと、選考に進んでいただくことができませんのでご注意ください。
また、ご質問や知りたいことがありましたら、お気軽にメールにてご連絡ください。
就職活動と学校生活の両立は大変だと思いますが、【応募者名】さんの力を最大限発揮して就職活動をやり切れるよう、心から応援しております。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
―――――――――――――――――――――
ポイント
- スケジュールを箇条書きで記載しましょう
- 就活生への思いやりが伝わる一文を入れるとイメージアップにつながります
④適性検査の案内メール
件名：〇〇株式会社 適性検査受験のお願い
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは、株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
先日は、弊社の会社説明会へのご参加ありがとうございました。
この度、適性検査を受験していただきたく、ご連絡いたします。
下記URLより期限内での受験をお願いいたします。
◼︎適性検査
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
受験画面：URL〇〇〇〇
ID：〇〇〇〇〇〇
PW：〇〇〇〇〇〇
※受験期限：〇月〇日（〇曜日）〇時まで
※所要時間：〇時間〇分程度
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
期限内に余裕を持って受験するようにお願いいたします。
次回選考のご案内につきましては、適性検査受験完了後に追ってご連絡いたします。
ご不明点等ございましたら、お気軽に【担当者名】までご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 適性検査の受験URLなど、基本情報を簡潔に記載しましょう
- 学生に圧を感じさせないよう、期限内での受験をお願いする旨を柔らかく伝えましょう
⑤次回選考の案内メール｜選考通過者向け
件名：〇〇株式会社 （一次）選考結果のご連絡
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは、株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
先日は選考に参加していただきありがとうございます。
【応募者名】さんには、ぜひ次の選考に進んでいただきたく、
ご連絡しました。
次の選考は（一次面接など）を予定しています。
日程は下記の通りです。
【日時】〇〇月〇〇日 〇〇時～〇〇時（所要時間 約1時間）
【会場】株式会社〇〇 本社ビル
【内容】一次面接
【服装】〇〇着用にてご参加ください／自由
【持ち物】〇〇
別日程を希望される場合は、「〇〇月〇〇日」までに採用担当〇〇（電話番号）までご連絡ください。
それでは、【応募者名】さんにお会いできることを楽しみにしています。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 面接までに必要な提出書類などがある場合は、その旨を記載してください
- オンラインで面接を行う場合は接続先のURLや、ツール上の氏名の設定についても記載しましょう
- 就活生にツールの事前動作テストを促しておくと、トラブルのリスクを減らせます
- オフラインであればGoogleMapのURLや地図などを添付すると親切です
⑤次回選考の案内メール｜不合格者向け
件名：〇〇株式会社 （一次）選考結果のご連絡
本文:
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
先日は面接に足を運んでいただき、誠にありがとうございました。
【応募者名】さんについて社内で厳正なる選考を重ねましたところ、
今回はご期待に添えない結果となりましたので、ご連絡いたします。
多数の企業の中から弊社を選び、ご応募いただききましたことを深謝いたしますとともに、
【応募者名】さんの今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 応募者が不快にならないような言葉選びを意識しましょう
- 事務的な内容に加えて、自分なりの言葉を入れるとそっけない印象になりにくいです
⑥選考のリマインドメール
件名：〇〇株式会社 選考リマインドのご連絡
本文:
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
（一次面接など）のご予約日時が近づいてまいりましたので、改めてご案内いたします。
【日時】〇〇月〇〇日 〇〇時～〇〇時（所要時間 約1時間）
【会場】株式会社〇〇 本社ビル
【内容】一次面接
【服装】〇〇着用にてご参加ください／自由
【持ち物】〇〇
当日にトラブルなどが発生した際は、採用担当○○（電話番号）まで直接ご連絡ください。
それでは、【応募者名】さんにお会いできることを楽しみにしています。
署名：
ーーーー
ポイント
- 選考の2日前にはリマインドの連絡を入れるようにしましょう
- 当日の緊急連絡先についても記載しましょう
【例文】内定時の連絡メールテンプレート3選
次に、内定通知に使える採用メールテンプレートをご紹介します。ご紹介する場面としては、以下3つです。
- 最終面接合格のお知らせ
- 辞退者へのお礼
- 内定承諾のお礼
①最終面接合格のお知らせメール
件名：〇〇株式会社 最終選考結果のご連絡
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
先日は、弊社の最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、【応募者名】さんにはぜひ弊社の社員として一緒に働いていただきたいという結論になりました。
つきましては、【応募者名】さんを内々定とさせていただきます。
今後の流れのご説明をしたいので、一度お電話させていただきたく思います。
近日中にご連絡しますので、お待ちいただけますでしょうか。
改めまして、この度は弊社の選考にご参加いただき誠にありがとうございました。
今後とも、よろしくお願いいたします。
署名：
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URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 内定承諾書については後日改めてメールで送りましょう
- 内定を出した後は、電話や内定者面談など、他社の選考状況や内定者の気持ちを確認する機会を設けるとよいです
②辞退者へのお礼メール
件名：〇〇株式会社 選考辞退受諾のご連絡
本文:
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社○○採用担当の【担当者名】です。
ご連絡をいただき、ありがとうございます。
誠に残念ではございますが、採用選考辞退のお申し出を受付いたしました。
なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
弊社の選考にご参加いただき、ありがとうございました。
末筆ながら、○○様のより一層のご健勝とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 応募してくれたことに対し再度お礼を伝えましょう
- 感情的・威圧的なメールになってしまわないよう注意してください
③内定承諾のお礼
件名：〇〇株式会社 内定承諾の確認完了のご連絡
本文:
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
弊社へ入社していただける旨のお返事、誠にありがとうございます。
〇〇様と一緒に働けること、大変うれしく思います。
つきましては、入社にあたって必要となる書類を本日郵送いたします。
ご確認・ご記入いただき、○月○日までに人事部の○○宛てにご返送くださいますよう、お願いいたします。
【郵送する書類】
- 内定通知書
- 入社承諾書
ご不明点・ご相談等がありましたら、お気軽にご連絡くださいね。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 内定承諾書と内定通知書をデータや郵送で送付します
- 内定式を予定している場合はその旨を記載しましょう
【例文】内定通知後の連絡メールテンプレート3選
最後に、内定通知後に使えるメールテンプレートをご紹介します。ご紹介する場面としては以下3つです。
- 内定承諾から入社日までの流れの案内メール
- 内定式のお知らせメール
- 音信不通者への確認
①内定承諾から入社日までの流れの案内メール
件名：〇〇株式会社 入社日までのスケジュールについてのご案内
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
先日は、入社承諾書のご提出ありがとうございました。
早速ではございますが、入社日までの流れをご案内いたします。
令和〇〇年〇〇月〇〇日：内定式
令和〇〇年〇〇月〇〇日：内定者研修
令和〇〇年〇〇月〇〇日：入社式
このほか、内定者限定イベントを複数回開催予定です。
詳細につきましては、後日改めてご案内いたしますのでお待ちください。
残りの大学生活を悔いのないようにお過ごしくださいね。
今後のイベントでお会いできることを楽しみにしております。
署名：
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携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 今後のスケジュールを箇条書きで記載しましょう
- 内定承諾後であっても、内定フォローの一環として学生への連絡は必要であるため、定期的にメールを送るようにしましょう
②内定式のお知らせメール
件名：〇〇株式会社 内定式のご案内
本文:
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
令和〇〇年度新卒採用予定者の内定式のご案内です。
4月から一緒に働く仲間たちと顔合わせをする機会ですので、
ぜひ【応募者名】さんにもご参加いただければと思います。
【日時】〇〇月〇〇日（曜日） 午後○時集合
【場所】〇〇
【住所】東京都〇〇区〇〇1－2－3
【服装】〇〇着用にてご参加ください／自由
【持ち物】〇〇
【当日のスケジュール】
〇〇時〇〇分：本社ロビー集合
〇〇時〇〇分：内定式
〇〇時〇〇分：内定者懇親会
〇〇時〇〇分：解散
内定式に関して、不明点などございましたらお気軽にご連絡ください。
【応募者名】さんにお会いできるのを楽しみにしております！
署名：
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Mail：***@*****.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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ポイント
- 必要事項は漏れがないよう箇条書きにします
- 交通費を支給する場合や昼食の持参不要の場合は、その旨も記載しましょう
③音信不通者への確認
件名：〇〇株式会社 選考への意思確認について
本文：
ーーーー
【応募者名】様
こんにちは。
株式会社〇〇採用担当の【担当者名】です。
先日、弊社よりメールをお送りしてから、【応募者名】さんのお返事をまだ受け取っておりません。
その後、いかがでしょうか？
もし弊社のメールが確認できていなかった場合や、選考についてお問い合わせがある場合はご連絡いただけますと幸いです。
本日から1週間以内にお返事がなかったときは、残念ですが選考辞退と受け止めさせていただきます。
【応募者名】さんからのお返事をお待ちしております。
署名：
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ポイント
- 責めているような印象を与えてしまわないように注意しましょう
- 一定期間以内の返信がなければ選考辞退となることを伝えておくと、フォローし続ける負担を減らすことができます
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新卒採用メールの基本マナーと注意点
就活生にとって、採用担当者の対応は企業の印象を直接的に左右するものです。
メールの基本的なマナーが守られていないと、企業のイメージが大きくダウンしてしまいかねません。
以下では、メールを送る際に守るべきマナーを3つのポイントに分けてご説明します。
送付する時間帯・頻度に注意する
メールは平日の営業時間中に送信しましょう。
営業時間外や休日にメールを送ると、残業や休日出勤が当たり前の企業というイメージがついてしまう可能性があります。
そのため、営業時間外にメールを作成した場合でも、予約送信機能を使うなどして必ず平日の営業時間に送信するようにしてください。
また、特に内定通知後のフォローメールに言えることですが、メールを送る頻度に気を配りましょう。
Thinkings株式会社が実施した調査によると、学生の半分以上が内定承諾先企業からの連絡頻度として月に1回を希望していることがわかっています。メールを送りすぎてしまうと、学生が負担に感じてしまう場合があるため、内定フォローとして送るメールは月1回を目安に送るようにしましょう。
【参考】Thinkings株式会社「24卒学生の52.5％が内定企業からの連絡は「月イチ」希望と回答。連絡内容で最も嬉しいと感じるのは「内定者同士の交流を促す案内」」
一目で内容がわかる件名を
メールの件名は、本文を見なくても内容がわかるような件名にし、企業名を入れることも忘れないでください。
また、本文の前に導入部分としてメールの趣旨を端的にまとめて記載するようにしましょう。
営業時間と返信日を伝える
営業時間やいつまでに返信してほしいのか、こちら側の返信がいつ頃になるのかを伝えることも大切です。
特に休日が土日祝日以外の企業は、営業日を伝えることを忘れないでください。
すぐに返信ができない場合には、いったんメールを受け取った旨の連絡のみ行い、返信がいつ頃になるか伝えると親切です。
また、長期休業がある場合には期間を伝えましょう。
印象のよい新卒採用メールにするためのポイント
これまでで、各場面で使える新卒採用メールのテンプレートや、新卒採用メールを送る際の基本マナーについて説明してきました。
最後に、学生に対して印象アップにつながる新卒採用メールにするためのポイントを3点ご紹介します。
丁寧で親しみのある文章を心掛ける
メールは文章のみでコミュニケーションを取るため、電話などで直接話すよりも感情が伝わりづらいという性質があります。
そのため、冒頭のあいさつや文末の結びの言葉を忘れずに入れること、丁寧な言葉遣いや相手を気遣うような文章を心がけることで、就活生に親しみを持ってもらえるようにしましょう。
▼印象アップにつながる文末表現例
- 「【応募者名】さんと一緒に働けることを、社員一同大変嬉しく思っております。よろしくお願いいたします」
- 「この度、多数の企業の中から弊社にご応募いただきましたことを心より感謝いたします」
なるべく早く返信する
就活生からのメールにはできる限り迅速に返信・対応するようにしてください。
返信が遅くなると企業のイメージダウンにつながることはもちろんですが、返信を待っている間にも、就活生は他の企業の選考を進めています。
返信が遅れることで志望度が下がったり、他の企業に入社を決めてしまう可能性があるのです。
学生ごとにアレンジする
テンプレートを用いてメールを送信する場合は、テンプレートの一部を一人ひとり変更するなどの工夫をすることもおすすめです。
例えば、選考通過のメールを送る場合「○○さんの△△な点から、当社でご活躍いただけると判断しました」のように、一部を変更することができるテンプレートをつくることで、就活生に「自分のことをきちんと見てくれている」と思ってもらいやすくなります。
新卒採用メール送信前の最終チェックリスト
新卒採用メールを作成したら、送信をする前に不備や誤りがないか再度確認を行いましょう。
以下に、新卒採用メールを送信する前に確認したい項目をピックアップしたので、最終確認のためのチェックリストとして活用していただければと思います。
特に最後の宛名や大学名は、テンプレートでは「〇〇」などと表記しているため、変更漏れがないように注意してください。
おわりに
いかがでしたか？
この記事のポイントは以下の通りです。
- 新卒採用でメールを送る際はテンプレートを活用すると工数を削減できる
- メールひとつで就活生の企業に対するイメージは大きく変わる
- 時間帯や件名、営業時間の通知などのマナーには要注意
新卒採用でメールを送る際には、ぜひ参考にしてみてください。
