近年、就活の早期化や採用手法の多様化により、採用活動の難易度が大幅に上がっています。採用活動を成功させるためには、採用KPIを設定することが必要不可欠です。

ただ、採用活動においてKPIをどのように設定をすれば良いのか、運用方法について知らない方も多いのではないでしょうか？

本記事では採用KPIの具体例から設定方法、活用のポイントまで詳しく解説します。

採用KPIとは？

KPI（重要業績評価指標）とは、組織の目標を達成するための重要な業績評価の指標を意味します。

達成状況を客観的に見ることで、目標達成に向けた組織のパフォーマンスの動向を把握できるようになり、どこで課題が生じているのかがわかるのです。

採用におけるKPIとは、企業が採用プロセスを効率的に運用し、採用目標達成までの進捗を管理するために重要な指標です。

採用活動の成果を数値化して測定することができるため、採用課題を客観的に把握し、課題を発見・改善していくために用いられます。

採用KPIとKGIの違い

KGI（重要目標達成指標）とは、最終的なゴールを指します。採用におけるKGIは主に年間の採用人数目標や、職種別の採用人数目標を指す場合が多いです。

「KPI」はKGI達成までの各プロセスのことで、ゴールまでの中間指標という意味です。KGIは「結果を見る指標」で、KPIは「過程を見る指標」と考えてください。

採用活動でKPIの設定が重要である理由

応募者数や内定者数など、事前に細かくKPIとして設定することで、その数値に対してどのようにアプローチするか、具体的な指針が決めやすくなります。採用活動は具体的な指針が決めづらく、改善しづらい側面があるでしょう。

しかし、KPIを設定することで目標数値からの逆算ができ、より明確な指針を打ち立てることができます。

採用KPIを設定するメリット

それでは、採用KPIを設定することは、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。本章では、採用KPIを設定するメリットをご紹介します。

▼採用KPIを設定するメリット

• 採用活動の進捗を客観的に把握できる
• 採用活動の質を上げることができる
• 採用コストを減らすことができる

採用活動の進捗を客観的に把握できる

採用KPIを設定することのメリットの1つは、採用活動の進捗を客観的に把握できることです。

採用活動は、多様な採用チャネルを用いて、長期間にわたって行うことが多いです。

そのためやみくもに採用活動を行っている場合、「どの採用チャネルでどのくらいの人数を採用できているのか」「採用フローのどの段階で採用歩留まりが低くなっているのか」などを把握しておくことは難しいでしょう。

採用KPIを設定しておくことで、各採用段階での採用状況を客観的に把握し、改善点を特定することができます。

採用活動の質を上げることができる

採用KPIを細かく設定することで、採用活動の質を高めることが可能です。

採用KPIを設定し選考状況を可視化することができれば、より効果的な採用チャネルを知ることができます。より効果的な採用チャネルを知ることで、少ない工数で採用目標を達成することができるでしょう。

採用コストを減らすことができる

採用KPIを設定することで採用コストの削減にもつなげることができます。繰り返しになりますが、採用KPIを設定し、選考状況を可視化することができればより効果が高い採用チャネル、また効果が出にくいチャネルを知ることができます。

現状効果が出ていないチャネルの利用方法を改善、もしくは利用チャネルを変更することで、効果が低いチャネルに割いていた無駄なコストを削減することができるでしょう。

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採用KPIの具体例

それでは、具体的にどのような採用KPIを設定すれば良いのでしょうか。

本章では、採用KPIの具体例をご紹介します。

▼採用KPIの具体例

【参考】株式会社マイナビ『マイナビ 2024年卒 企業新卒内定状況調査』
【参考】厚生労働省『採用における人材サービスの利用に関するアンケート調査報告書』
【参考】就職みらい研究所『『就職白書2025』データ集』

【テンプレ付き】採用KPIの設定ステップ

本章では、採用KPIの設定方法について解説します。ダウンロード無しで使えるテンプレートもありますので、ぜひご活用ください。

▼採用KPIの設定ステップ

1. KGIを設定する
2. 採用チャネルごとに採用目標人数と採用フローを設定する
3. 歩留まり率を設定する
4. 採用KPIツリーを作成する
5. 「SMARTの法則」を活用してKPIを確認する

【STEP1】KGIを設定する

最終目標となる「KGI」を設定します。ゴールを決めなければ、それまでのプロセスを立てることはできません。

KGIを設定するには「採用人数」と「人材の質」の2つの視点が求められます。どちらを優先して、重要視するのかは自社の状況を見て判断するようにしましょう。例えば、人員の数が不足している場合は、採用人数に比重をかけるという考え方があります。

一方で、中途採用などでスキルや経験重視の欠員の補充やプロジェクトの進捗に関わる人員を求めているなら、人材の質に比重をかけた方が良いでしょう。

◎採用人数

採用人数では、今後の事業展開に各部署でどのくらいの人員が必要なのかを設定しましょう。予想される退職者数も考慮して算出しておくと良いです。

◎人材の質

どの部署に、どのような性質やスキルを持った人材が必要なのかを正確に把握します。各部署の社員に対して、どのような人材を求めているのか具体的にヒアリングを行うと、正確に把握できるでしょう。

【STEP2】採用チャネルごとに採用目標人数と採用フローを設定する

求人媒体、エージェント、ダイレクトリクルーティングなど、複数の採用手段をとっている場合は、各採用手法ごとに採用フローを設定します。

採用チャネルが異なれば、期待される応募者数、採用人数は大きく異なります。したがって、採用チャネルごとに分けて採用フローを設定し、その上で採用目標人数を設定すると良いでしょう。

【STEP3】歩留まり率を設定する

採用活動においての歩留まり率とは、各選考に進んだ割合を指します。
計算方法は、「選考通過数」÷「選考対象数」×100＝「歩留まり率」です。

現在の歩留まり率や、全体の平均を参考に目標の歩留まり率を設定すると良いでしょう。

採用全体の歩留まり率と各選考プロセスにおける歩留まりの平均値それぞれは次の表の通りです。

▼採用全体の歩留まり率

▼各選考プロセスにおける歩留まりの平均値

またこのとき、全体の歩留まり率とは別に、採用チャネルごとに歩留まり率を設定することが大切です。

採用チャネルごとの歩留まり率目標を設定する際は前年度実績や費用対効果などを考慮して設定すると良いでしょう。

【参考】就職みらい研究所『『就職白書2025』データ集』

【STEP4】採用KPIツリーを作成する｜テンプレあり

KPIツリーとは採用における目標を達成するためのプロセスを、目標から枝分かれするように図式化したものです。

左端に、STEP1で設定したKGIを記入します。その次に、KGIを達成する1つ前の段階で必要な人数を設定します。

例えばKGIを「採用人数30人」と設定したとします。この場合、内定承諾後内定辞退率が10%であるとするとその前の「内定出し」の段階においておよそ33人に内定出しを行う必要があるでしょう。

このように、それ以下の段階においても採用KPIツリーを作成していきます。以下のテンプレートを使用して、自社の採用KPIツリーを作成してみてください。

▼採用KPIツリーのテンプレート

【STEP5】「SMARTの法則」を活用してKPIを確認する

KPIが設定出来たら、その目標が妥当かどうか「SMARTの法則」で確認しましょう。

▼SMARTの法則
Specific（具体的）：誰が見ても明確でわかりやすい目標になっているか
Measurable（測定可能）：目標の達成度合いを数値化できるか
Achievable（達成可能）：実現できる範囲の目標を設定できているか
Relevant（関連性がある）：経営戦略や事業戦略と関連しているか
Time-bound（期限が明確）：目標達成の期限が明確に設定されているか

KPIの目標が過度に高いと、達成が難しくなり現場のモチベーションを損ねてしまいます。したがって、SMARTの法則に則った目標になっているかどうか検証し、現実的かつ効果的な目標になっているかどうか確認することが大切です。

◎設定した採用KPIはエクセルシートにまとめよう！

採用KPIは、リアルタイムで数字を把握することが重要です。そのため、エクセルやスプレッドシートなど、表計算ソフトを利用して管理すると良いでしょう。

採用管理をする上で、下記に記載した項目を入れておくと進捗管理がしやすくなり、振り返りの際にも役立ちます。

採用KPI設定する際のポイント

採用KPIを適切に設定するために意識すべきポイントを説明します。

▼採用KPI設定する際のポイント

• 計測可能な指標を選択すること
• KGIに関連した指標であること
• KPIを多く設定しすぎないこと

計測可能な指標を選択すること

KPIの強みは採用課題を定量的な指標から分析できることです。

そのため、数値にしにくい要素をKPIに入れてしまうと効果が損なわれてしまいます。数値に変換できる指標を選択しましょう。

KGIに関連した指標であること

KPIはあくまでKGIを分解したマイルストーンのような位置づけです。

そのためKPIはKGIを達成するための道しるべとなっている必要があり、KGIに関連した内容であることが必要不可欠です。

KPIを多く設定しすぎないこと

KPIの数は多ければ多いほど良いというものでもありません。KPIの数が増えすぎるとどの値に注力すれば良いかわからなくなってしまうためです。KPIは自社の状況や課題に合わせて必要最小限に設定しましょう。

◎KPIは何個設定するべき？

それでは、一体どのくらいKPIを設定するのが良いのでしょうか。

採用におけるKPIを設定する際の個数の目安は5個程度であると言われています。自社が管理できる程度のKPIを設定するようにしましょう。

採用KPIを活用する際のポイント

「KPIを設定したはいいものの、どのように活用すればいいかわからない・・・」とお悩みの採用担当者の方も多いのではないでしょうか。

本章では、KPIを運用する際の方法とポイントについて解説します。

▼採用KPIを活用する際のポイント

• 採用フロー中の数値を正しく把握できるようにする
• KPIの進捗に合わせてアクションを実行する
• KPIをリアルタイムで管理し、必要に応じて見直しを行う
• KPI達成までの期限を定める
• KPIの数値だけにこだわらない

採用フロー中の数値を正しく把握できるようにする

企業によって、採用フローは異なりますが適切にKPIの進捗管理をするために、採用フローを整理し、それぞれの数字を管理できるようにしましょう。

リアルタイムで数字を把握できるようにすることで、日々KPIに対して進捗を管理することができるようになります。

KPIの進捗に合わせてアクションを実行する

実際に採用活動をしていくと、KPIと現状にはギャップが生じてしまいます。そこで、ギャップが生じている原因や改善策を検討して、アクションを実行すると良いでしょう。

例えば、書類通過後の1次面接の通過数が目標よりも進捗が悪い場合、面接官の選考基準が厳し過ぎる、応募者の多くが求める人物像とは異なるといった原因が考えられます。

その場合は、面接官で選考基準の共通認識を持つようにしたり、説明会などで求める人物像について強調したりするなどの対策が挙げられるでしょう。

このように、KPIを設定することで、最終目標が達成できていない原因がプロセスのどこに生じているのかが明確になります。

KPIをリアルタイムで管理し、必要に応じて見直しを行う

KPIはリアルタイムで管理し、思い通りの進捗にならない場合は、KPIの見直しも検討しましょう。設定したKPIと実績が離れてしまうと、例え課題が見つかったとしても最適な施策を打つことができないなどの問題が生じます。

必要に応じて柔軟にKPIの変更・改善を行うようにしましょう。

KPI達成までの期限を定める

KPI設定時に達成期限を決めておくことが重要です。期限が決められていないと、優先度が下がり、せっかく設定したKPIの効力が減ってしまいます。

採用KPIを設定するときは期限もあわせて定めておきましょう。

KPIの数値だけにこだわらない

KPIの数値にこだわりすぎるあまり、最終的な目標を見失わないように注意しましょう。KPIの数値に対して内定出しができる人数が足りなかったからといって本来不合格であるはずの人に内定を出してしまっては、長期的に自社の損失に繋がりかねません。

採用活動を行う目的は、自社の事業をより活性化させていくことであるという本来の目的を見失わないようにしましょう。

【選考段階別】KPIを達成できない時の対処法

KPIを設定したのはいいものの、最初のうちは上手く活用できずに達成できないこともあるかと思います。

そこで、ここではKPIが達成できないときの対処法について選考段階別にご紹介します。

▼【選考段階別】KPIを達成できない時の対処法

1. 「応募者/ナビサイトの閲覧数」が低い
2. 「1次面接通過数/通過率」が低い
3. 「インターン参加登録者数ー実際の参加者数」の差分が大きい
4. 「面接辞退率」が高い
5. 「内定辞退率」が高い

パターン①「応募者/ナビサイトの閲覧数」が低い

応募者/ナビサイトの閲覧数が少ない場合、ターゲットと掲載媒体が一致していない、もしくはコンテンツ内容が求職者の求めるものになっていないおそれがあります。

▼対処法

• 掲載媒体の見直し
• コンテンツ内容の見直し

コンテンツ内容を見直す際は、求職者が知りたい情報を掲載できているかどうかを確認することが大切です。

株式会社キャリタスが実施した調査によると、26卒学生が就職先候補として判断するために知りたい情報は以下の通りでした。

▼就職先の候補として判断するために知りたい情報ランキング

1. 福利厚生（61.4%）
2. 仕事内容・職種（61.1%）
3. 勤務地（53.7%）
4. 初任給の金額（49.0%）
5. 勤務時間、残業や休日出勤状況（48.6%）

学生が「知りたい」と思うコンテンツを作成することが、応募者数を増やすカギになると言えます。

【参考】株式会社キャリタス『2 月 1 日時点の就職意識調査』

パターン②「1次面接通過数/通過率」が低い

1次面接通過数/通過率が低い場合、面接内容の不備や、評価基準が不適切であるおそれがあります。

▼対処法

• 採用基準を見直す
• 面接官の研修を行う
• 面接評価シートを作成する

採用基準の決め方や面接評価シートの作り方は、テンプレートと合わせて以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

【参考】【テンプレ付き】採用基準とは？決め方や例、含むべき項目を解説！
【参考】【テンプレート付き】面接評価シートの項目と作り方を解説

パターン➂「インターン参加登録者数ー実際の参加者数」の差分が大きい

インターンシップの当日参加率が低い場合は、プログラム内容に不備がある場合、もしくは開催前の連絡が不足している場合があるでしょう。

▼対処法

• 学生が求めるインターンシップを企画する
• 開催前日までにリマインドメールを送信する
• 当日の開催場所や持ち物は前もって伝えておく

株式会社キャリタスの調査によると、インターンシップ参加企業を探す際に「とても重視した」「やや重視した」と回答した項目は以下の通りでした。

▼インターンシップ参加企業を探す際に重視した項目ランキング

1. プログラム内容の詳細が記載されていること（83.3%）
2. 本選考での優遇が期待できること（80%）
3. 学業に支障が出ないこと（両立できること）（78.5%）
4. 実践的な仕事を経験できること（73.3%）
5. 参加後にフィードバックが受けられること（60.6%）

インターンシップを企画する際は、これらの学生が求めるコンテンツ内容を企画したうえで、それを自社のHPなどに明記することで学生にアピールすると良いでしょう。

【参考】株式会社キャリタス『インターンシップ等に関する特別調査』

パターン④「面接辞退率」が高い

面接辞退率が高い場合の原因は、他社と面接日程が被ってしまう場合、選考と選考のスパンが長すぎる場合、1次選考での面接官の印象が悪かった場合などが挙げられます。

▼対処法

• 面接日程を複数提示する
• オンライン面接を活用する
• 選考と選考のスパンを短くする
• 面接前にリマインドメールを送信する
• 面接官教育を徹底する

売り手市場の現在、複数個内定を取得している学生も多いです。

そのため、選考と選考の間のスパンが長すぎると面接の予定を忘れられてしまう恐れがあるだけではなく「自社で採用したかった学生がすでに他社から内定をもらい、就活を終えてしまった・・・」というケースが発生する恐れもあります。

面接と面接のスパンは短めに設定し、学生に忘れられてしまわないようにリマインドメールの送信を徹底しましょう。

パターン⑤「内定辞退率」が高い

内定辞退率が高い場合、内定者フォローが不足している場合と、競合他社の魅力に負けてしまっている場合が考えられます。

▼対処法

• 学生が求める内定者フォローを実施する
• 競合他社にはない自社の魅力を分析し、発信する

競合他社にはない自社の魅力を分析する際は、ペルソナ分析や3C分析、カスタマージャーニーの作成などがオススメです。

フレームワークのテンプレートはこちらからダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

また、学生が求める内定者フォローについては、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

【参考】内定者フォロー事例15選！学生が嬉しかったと感じる内容は？

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「求めるような学生になかなか出会えない」「母集団形成がうまくいかない」といったお悩みを抱えている新卒採用担当の方におすすめしたいのが、Matcher Scoutです。

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• OB・OG訪問に積極的に取り組む、主体性のある優秀な学生が多い
• 初期リスクの少ない成功報酬型と最安採用単価30万円の前金型から選べる
• 自社のニーズに合わせてオプションプランもご用意

以上の理由より、待っているだけでは会えないような優秀な学生層にアプローチできるため、効率的に採用活動を進めることができます。

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まとめ

採用活動におけるKPIの設定方法について解説しました。
営業やマーケティングなどの職種で利用されるイメージが強く、採用活動で利用するイメージはあまりないですが、KPIを活用することで、効率的に採用活動を行うことができます。

是非、KPIを利用して採用活動を進めてみてください。