5分で理解できる!採用工数削減の方法について
2022/11/22

採用工数を削減するために何から始めればいいのかお悩みの人事担当者の方へ。

少子高齢化社会となった今、採用活動の激化が進むなかで「採用工数の削減」という課題が解決に向けて推奨されているのではないでしょうか。

この記事ではあらゆる企業の事情を考慮し、分かりやすく採用手法を紹介したいと思います。

採用工数とは

採用工数とは採用までにかかる業務に必要な作業や時間のことをいいます。

採用活動するにあたって必要な、書類選考や面接、内定者のフォローなどが、この採用工数に含まれます。

採用工数を削減することが、業務の効率化を図る最適な方法と考えている採用担当者の方が多いでしょう。

採用コスト削減には工数の削減が重要!?

採用工数が増えると、それに伴い採用コストが増加します。

確かに採用広告や採用チャネルを拡大することは人材獲得には最適な方法です。

しかし、新しい求人広告媒体を使用した時にあまり効果が感じられなかった場合、内部コストも外部コストも、余計なコストが発生してしまいますよね。

また、人材獲得に当たって、大手企業は求人を出さなくても応募者が集まる一方で、中小企業は知名度がなく採用広告を出さないと、応募者が集まらないことがあります。

同時に、中小企業は社員数が少ないことから、採用コストを削減することも重視しなければいけません。

これらのことから、採用工数の削減をすることで、業務の効率化採用コストの削減を可能にします。

つまり、採用コストを削減するために、採用工数も見直す必要があるのです。採用工数の削減が求められる「二つの理由」の画像

採用工数の削減が求められる「2つの理由」

ここからは、採用工数の削減を重視する考えが拡大している背景についてお話します。

1| 採用競争の激化

採用工数の削減が求められている理由の1つ目は、採用競争の激化です。

少子高齢化により労働人口が減った現代では、採用工数により負担が増えると、数少ない優秀な人材を逃してしまう可能性が高まります。

現状、働き手よりも求人数が多い売り手市場では、求人者が足りていない状況です。

最近はSNSやオウンドメディアを活用して求人を出している企業が増え、入社手段がますます多様化しています。

このような状況で採用競争社会に生き残るためには、採用工数に手間がかかっていると作業が滞り、優秀な人材を逃してしまうかもしれません。

これらのことから他社との採用競争は激化しています。

2|採用活動の通年化

採用工数の削減が求められている理由の2つ目は、採用活動の通年化です。

採用活動の通年化を防ぐために採用工数の削減を検討することが求められています。

近年は以前よりも優秀な人材を採用しようと、早くから新卒募集をかけている企業が増えています。

また、内定辞退をする内定者が増えていることで、人材確保のために採用活動を続けなければいけない企業も多いのではないでしょうか。

採用手法を採用工数と採用コストの両面から考える

ここでは採用工数と採用コストの兼ね合いに難航している人事担当者の方におすすめな採用手法を紹介します。

採用工数 多×採用コスト 低

採用工数はかかっても、採用コストを抑えたい!という方におすすめなのが「indeed等のアグリゲーションサイト」や「ソーシャルリクルーティング」を使用した採用です。

アグリゲーションサイトとは、一つのサービスに複数の情報を集約し、ユーザーに最適な情報を提供するサイトのことです。

このサイトは無料で利用できるため、コストを最低限に抑えることが可能で、情報発信やコンテンツ配信によっては潜在的にアプローチをすることができます。

一方デメリットとしてはサイト上位に求人情報を掲載するために、随時広告や情報発信を行う必要があり、採用工数が掛かる点が挙げられます。

【採用コストを抑えられるが、工数が掛かるサービス例】

     
  • Indeedなどのアグリゲーションサイト
  • ソーシャルリクルーティング

採用工数 少×採用コスト 低

極力採用工数も採用コストも抑えたい!という方におすすめなのが「ハローワーク」や「リファラル」、「求人広告」です。

採用工数と採用コストともに低く抑えられますが、「ハローワーク」などは求人数が多いため、一定期間の求人には向いていますが

  • 上位表示できず、求職者の目に留まりにくい
  • 長期的な求人が困難

といったデメリットが発生する恐れがあります。 そのため、この手法を使う時は、他の方法と併用することをおすすめします。

【採用工数と採用コストもどちらも掛かるサービス例】

  • ハローワーク
  • リファラル
  • 求人広告

採用工数 少×採用コスト 高

採用コストは掛かっても、採用工数は抑えたい!といった方におすすめなのが、「人材紹介」を利用した採用です。

人材紹介を用いると自社にあった求人者を紹介してくれるため、採用工数は抑えることができます。

「ハローワーク」や「求人広告」と比べると採用コストは高くなりますが、採用難易度の高い職種や、ハイスペックな人材を求めている企業は、活用してみてはいかがでしょうか。

【採用工数と採用コストもどちらも掛かるサービス例】

  • 人材紹介

採用工数 多×採用コスト 高

採用工数と採用コストどちらも掛かるけどとにかく優秀な人材が欲しい!という方におすすめなのは「ダイレクトスカウト」「スカウト型の求人サイト」などを使用した採用です。

人材紹介と比べ、ハイスペック、ハイスキル、など優秀な人材を探し出し紹介をしてくれるサービスのことです。

滅多にいない採用人材にいない人材をピンポイントで紹介してくれるため、マッチング精度が高いメリットがあります。

知名度があまり高くない中小企業や採用が難しい業種の企業は、ダイレクトスカウトメールを送ることで、自社に興味を持ってくれる応募者を増やすことができます。

しかし、直接ダイレクトメールを送る手間が掛かることや求人サイトのスカウトサービスはオプション料が割高であることがデメリットとして挙げられます。

【採用工数と採用コストもどちらも掛かるサービス例】

  • ダイレクトスカウト
  • スカウト型の求人サイト

採用工数を削減するためのユニークな手法を紹介する、こちらの記事もぜひご参照ください。

【参考】【最新版】新卒採用手法のトレンドを紹介!ユニークな方法も!

採用工数を削減するために有効な方法 4選

ここまで採用工数を削減するための手法を採用コストの関係性から紹介しました。さらに細かく採用工程を深掘りし採用工数の削減方法を紹介します。採用工数を削減すために有効な方法4選の画像

①まずは企業を知ってもらうところから「認知」

まず最初に行うことは自社を知ってもらうための「認知」の作業です。

就活活動をしている大学生に向けての会社説明会の実施・運営や、就活サイトやSNS等で求人広告を出す文面作りが必要になります。

「認知」の作業は、求職者が何を求めているのかを分析して、表現を最適化することが重要であり、採用工数がかかる工程です。

〜効率よく「認知」を獲得するためには?〜

アウトソーシングの利用をおすすめします。

採用専門の会社に依頼し、求職者に対して検証をして、最適なマーケティング手法を取り入れることができるため、採用工数の削減が可能です。

また、会社説明会に多くの応募者を集めたい時は、良い人材を見抜くというスキルよりも、多くの応募者の対応力が求められているため、イベントに慣れた代行会社に依頼することがより効果的です。

②学生に認知してもらうための「応募」

学生に認知してもらっても、実際に選考にエントリーしてもらわなければ意味がありません。

そのために、応募者に対してのフォローが複雑だったりすると、応募意欲は薄れてしまいます。

ストレスなく応募に進めるようにするためには、自社での工夫が求められるでしょう。

〜採用工数を抑えて応募者数を増やすためには?〜

「電話やメールと比べて無視されにくい」「学生の利用率が高い」という特徴を持つLINEは採用工数を削減するツールに適してるといえます。

採用活動において、LINEは日常で多く使用するアプリであることから、重要な連絡事項を見落とされにくいため、LINEを主軸とした採用管理ツールを導入する企業も増えています。

しかしながらLINEはあくまで家族や友達と連絡を取り合うアプリです。

企業が一方的に情報を流すだけでは学生にブロックされてしまう可能性があります。

LINEを採用管理ツールとして導入する企業は、コンテンツの内容や投稿時間をよく検討することが大切です。

+もっとプラス+

内閣府の学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査において、「インターンシップ参加者を対象とした早期選考の案内があった」と回答した人が5割を占めています。

【参考】

内閣府調査概要インターンシップ参加後に参加者を対象としたアプローチを受けたか(図p18)参照

このように内定直結型インターンの需要は高まっており、

通常の採用活動を行うよりも採用工数や採用コストを抑えて、自社に合う人材を見つけることが期待できるでしょう。

③応募者を選ぶ「選考活動」

応募者を選定する「選考活動」に移っていきます。 主な選考方法は書類選考・筆記試験・インターン・面接など様々です。

面接の場を通じて自社の魅力度を伝え、自社に興味を持ってもらうことが大切です。

〜選考活動において採用工数を削減するためには?〜

採用活動のオンライン化です。

説明会前後の応募者からの問い合わせの連絡や書類送付を電話や郵送で対応していた作業を、全てメールで対応するようにします。

また、SPIなどの試験や書類選考、面接もオンラインで行うことで、採用工数の削減に繋がるでしょう。

これによって、面談を行う時、面談場所を確保する必要がなくなるため、採用コストの削減も抑えることができます。

また、Web面談は遠方の方にも参加できることから母集団形成も可能です。

+もっとプラス+

最近では書類選考の際にHRテックを使って自社で活躍している社員に近い人材をフィルタリングすることができます。

このようなAIの導入を実施する企業も増えています。

④「入社」までの内定者の教育・管理

内定者フォローは非常に重要な採用工数がかかる業務ですよね。

内定者の中で複数内定を貰っている人がほとんどです。

また、優秀な人材は他にも多くの内定企業があることに違いありません。

そんな中、内定者には充実した交流会や、内定者の負担にならない適度な教育研修の実施が求められます。

〜採用工数を抑えて内定者を確実に入社に繋げるためには?〜

内定者研修や教育をオンラインで実施することで、進み具合やモチベーションの確認が取りやすく、内定者それぞれに対してのフォローが的確にできます。

オンラインで良いコミュニケーションが取れていれば、入社後も円滑に業務をこなすことができるでしょう。

まとめ

採用工数と採用コストの関係を中心に採用工数を削減する手法をいくつか紹介しました。

採用戦略を立てるにあたって、まずは自社の人数や予算、掛けられる工数を確認してみましょう。ぜひ上記で紹介した採用工数の削減方法を参考にしていただけたら幸いです。