「内定と内々定って何が違うの？」と聞かれた際に答えることができるビジネスマンは多くはありません。
内定と内々定は一見同じように見えますが、大きな違いがあります。
この記事では、いまさら聞けない内定の定義や内定から入社までのポイントについて解説しています。
内定と内々定の違いとは
まずは内定の定義、内々定との違いについて確認していきます。
内定とは
内定とは、解約権留保付労働契約と呼ばれる労働契約のことです。
具体的には、労働者を採用する際に、勤務が始まる前から入社の契約を結ぶことを指します。
新卒採用においては「卒業後」をスタートとする労働契約を意味します。
企業側が「あなたを雇用します」労働者側が「卒業後に入社します」と契約するということです。
一般的には内定承諾書のサインによって以上の契約が成立します。
内定と内々定の違い
一方で、内々定は「内定が社内（内々）で決まっている」状態を意味します。
政府が主導する新卒採用スケジュールでは、内定解禁は10月1日と定められています。
そのため、10月1日までは正式に内定を出すことができません。
そこで、正式に内定を出せるようになるまでの期間は、内定を出す予定である旨を応募者に口頭で伝えます。
これを「内々定」と称しているのです。
一般的に内々定の場合、書面での労働条件通知や内定承諾書の交付は行われません。
内定解禁以降、企業が内定承諾書を交付し内々定者のサインをもらうことで、両者に雇用関係が結ばれ内々定者は内定者となります。
つまり、内定と内々定の最大の違いは労働契約の有無といえます。
ただし、一度内々定を出したら、書面を交付する前であっても企業が一方的に内々定を取り消すことはできません。
内々定を出す目的
労働契約が生まれないにも関わらず、内々定を企業側が出す意味は何なのでしょうか？
それは「優秀な学生の囲い込み」です。
少子化による売り手傾向は続いており、どの企業も優秀な学生の確保に躍起になっています。
10月に内定を出すという条件で、就職活動を終えてもらうよう働きかけるために、内々定を出しているようです。
内々定から入社までの流れと人事の業務
内定と内々定の違いは理解できましたでしょうか？
続いて、内定を出してから入社までの業務について解説します。
内々定の連絡
最終面接終了後、速やかに評価を行い、文書で結果を通知しましょう。
連絡が遅れてしまうと、就活生が他の企業に流出してしまったり、企業への信頼を損なってしまう可能性があります。
内定通知書と入社承諾書の送付
内定通知書と入社承諾書を同時に送付し、記名、捺印の上返信をお願いします。
内定通知書とは
応募者に対して正式に内定を伝える書類です。
法的には発行の義務はありませんが、内定者の安心感にもつながるので送付するほうが親切です。
＜内定通知書に記載する項目＞
- 応募へのお礼
- 採用が決定した旨の通知
- 差出人（代表者もしくは人事責任者の名前）
- 入社日（入社日未定の場合は別途案内する旨を記載）
- 同封した他書類の案内
- 入社までに提出が必要な書類の案内
- 担当者の連絡先
【参考】【新卒】内定通知書とは？書き方を簡単解説｜テンプレート付き
入社承諾書とは
応募者が内定を承諾し、入社する意思を表明するための書類です。
ただし、入社の約束には法的な効力はありません。
内定者には記名・捺印をしたもらったうえで返送をお願いします。
＜入社承諾書に記載する項目＞
- 差出人（代表者の名前）
- 内定者に記入してもらう項目欄（日付、署名、捺印）
- 内定者が入社を承諾する旨
- 入社に関する注意事項
内定通知書と入社承諾書を送付することで「内定承諾を出した」という事実から他社への流出リスクを抑えることができるでしょう。
一方で、入社承諾書の提出のタイミングで内定辞退をする就活生も少なくありません。
承諾期間は柔軟に調整し、決して就職活動の終了を迫ることがないようにしましょう。
受け入れ手続き
内定承諾書が提出され次第、内定者の受け入れ手続きに入ります。
必要な書類は以下の通りです。
- 雇用契約書
- 労働条件通知書
- 成績証明書
- 源泉徴収票
- 年金手帳
- 雇用保険被保険者証
- 住民票
- 扶養控除申告書
- 各種手当の申請書 など
【参考】労働条件通知書とは？記載すべき項目も解説【テンプレート付き】
内定式
10月になると、内定が公式に解禁となるので、多くの企業で内定式が行われます。
なお、内定式の開催方法、プログラムに関しては以下の記事を参考にしてみてください。
【参考】【企業向け】内定式って何するの？プログラム例や必要な準備を解説
入社式
内定者の初めての出社日にあわせて入社式を行います。
内定式は、内定者の学生に内定を通知する式典であるのに対し、入社式は新入社員を迎え入れるためのイベントです。
内定取り消しが認められる条件
先述の通り、内定通知は労働契約にあたります。
そのため、内定後の合意のない内定取り消しは「解雇」になり、基本的には認められていません。
以下では内定取り消しが認められるパターンや、取り消しリスクについて解説しています。
内定を取り消せる合理的理由とは？
冒頭で述べた通り、企業側の内定取り消しは基本的に認められていません。
しかし状況によって、内定取り消しが認められる場合もあります。
内定取り消しが認められる条件（内定者側の都合）
- 大学卒業が成立しなかった場合
- 内定者が病気や怪我を負い、就職が困難になった場合
- 重大な経歴詐称
以上の要件のいずれかを満たしている場合は、内定を取り消すことができます。
トラブルを防ぐために、入社承諾書に内定取り消し条項について記載し、事前に合意形成をしておくとよいでしょう。
内定取り消しが認められる条件（企業側の都合）
企業側の経営状況悪化に伴う内定取り消しが認められる場合があります。
過去の判例によると、企業の経営不振による内定の取り消しの場合、以下の要件を満たす必要があるとされています。
- 人員整理の必要性（経営悪化の状況を明確に説明できるか）
- 解雇回避努力義務の履行（内定取り消すを避けるためのあらゆる努力を行っているか）
- 被解雇者選定の合理性（平等に内定取り消し対象を選んでいるか）
- 解雇手続きの妥当性（解雇理由を説明し、対象者との交渉を行っているか）
企業都合の内定取り消しには法的に厳しい条件があるため、必ず専門家に相談したうえで取り消しを行いましょう。
不適切な内定取り消し理由の例
以下は、内定取り消しの理由として不適切な項目の例です。
これらの理由で内定取り消しを行うことはできません。
妊娠したから
職務遂行に影響が出ない限り、妊娠したというだけで内定を取り消すことは、男女雇用機会均等法9条に違反し、無効となります。
特定の宗教に入信しているため
信教の自由は保障されているため、信仰を内定取り消し理由にすることはできません。
水商売のアルバイト経験があるから
募集要項にアルバイト経験について明示していない場合、アルバイトの状況で内定を取り消すことはできません。
採用しすぎてしまったため
想定よりも辞退者数が少なかったとしても、それを理由に内定を取り消すことは不可能です。
軽率な内定取り消しはリスクが大きい
先ほど紹介した例外を除き、内定を取り消すことは基本的にできません。
ここでは内定取り消し時のリスクについて説明します。
企業イメージダウン
SNSなどで就活に関する情報を収集することが当たり前になっています。
内定取り消しの対象者が、内定取り消しにあったことをSNSにアップした場合、企業イメージを大きく損ねることになるでしょう。
「あの企業は内定取り消しをして来る」というイメージが定着してしまうと、翌年の採用状況にも影響を与える可能性も出てきます。
訴訟リスク
内定は法的な契約になるため、取り消す際には訴訟リスクが伴います。
やむを得ず内定を取り消さなければならない場合でも、対象者と丁寧に交渉し、十分な補償を行うことで訴訟リスクを軽減できるでしょう。
学生側の内定辞退は認められる
一方で学生の内定承諾後の辞退は認められています。
「何人も、公共の福祉に反しない限り、居住、移転及び職業選択の自由を有する。」（憲法第22条第１項）
「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する」（民法第627条）
以上の条文から、内定者は他の労働者と同様、2週間前に通告すれば退職（内定辞退）ができると判断されているようです。
内定者フォローの重要性
以上の根拠より、内定者は原則入社2週間前までは内定辞退のリスクがあるといえます。
それを防ぐのが、内定者フォローです。
ここからは内定辞退の現状と、予防方法について解説します。
内定者フォローに不安を抱える採用担当者様は、ぜひ以下の記事も参考にしてみてください。
【参考】内定辞退を防ぐには？辞退の理由とすぐにできる13の対策を紹介！
内定辞退の現状
以下のグラフのとおり、売り手市場における内定辞退率は年々増加していることがわかります。
2022年卒大学生の1人あたり平均1.26社の内定を辞退が起きており、今後はさらに多くの学生が内定辞退をするようになると考えられます。
内定を出した後も継続的に内定者とコンタクトを取り続けるとよいでしょう。
内定辞退の理由
それでは学生はどのような理由で内定辞退をするのでしょうか？
よくある理由をいくつか紹介します。
- より志望度の高い企業に内定をもらったため
- 内定者ブルーによる
- 面接官の印象が悪かった
- 内定通知・承諾後の対応が悪いため
- 周りに反対された
- 大学院の進学を決意した
- 公務員試験に合格した
内定辞退には複数の要因があるため、内定者一人一人に寄り添った内定者フォローをしていくことをお勧めします。
【参考】【改善策4選】3年分の内定承諾率から考察！内定承諾率を上げるコツ
【参考】【完全版】新卒採用のミスマッチを防ぐには？7つの対策を紹介します
Matcher scout なら内定辞退を未然に防ぐことができます
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まとめ
いかがでしたか？
この記事のポイントは以下の通りです。
- 内定とは、勤務が始まる前から入社の契約を結ぶこと
- 内定と内々定の違いは、法的根拠の有無
- 内定・内々定は基本的に取り消しできない
採用活動には契約や法律の制約が伴うため、似たような用語であっても意味が全く異なる可能性があります。
1つ1つの用語の定義を確認しながら採用活動を行っていくとよいでしょう。
