採用担当者は企業の組織作りを担う重要な存在です。
採用担当の仕事内容は様々で、母集団形成や選考、離職率の改善などがあります。
この記事では、採用担当の主たる業務や、求められるスキルなどを解説していきます。
採用担当を任命された方必見の内容になっていますので是非参考にしてください。
採用担当者とは？
採用担当者とは、人材の採用にかかわる業務を専門に担う人のことを指します。
企業によっては新卒採用と中途採用それぞれに専任の担当を付ける場合もあるようです。
経営方針や事業の状況に沿った優秀な人材を採用をするために、採用担当者は業務を遂行します。
企業の成長を「ヒト」の面から支える採用担当者は企業にとって欠かせないポジションです。
人事部との違い
採用担当者と人事担当者の違いは担当する業務の領域の広さです。
人事は採用のみならず、育成・評価・労務管理・配属等の業務を担当します。
それに対して採用担当は、先述の通り採用に特化して業務を行います。
「採用担当は仕事ができない」と誤解されがちなわけ
採用担当と検索すると、予測変換で「仕事ができない」と表示されることがあります。
これを見て「評価されていないからこの業務に配属されたのだ」と不安に思う方もいるかもしれません。
しかし、これは大きな誤解です。
採用担当の業務は多岐にわたり、企業にとって必要性の高い業務といえます。
では、なぜ採用担当者の業務は誤解されがちなのでしょうか？
①人材の見極めの難易度が高い
1つ目の要因は人材の見極めが難しいことです。
短期間で評価が高くても、長期的な活躍が見られなかった。反対に、面接の評価は低かったが、現場でのパフォーマンスが良いと言った事例は多くあります。
採用した人材が現場とマッチしなかった場合、現場とのトラブルになる場合があります。
そうした際に現場との食い違いが起き誤解を招いてしまうのです。
現場のニーズにマッチした人材を採用することも採用担当の重要な役割といえるでしょう。
②成果を定量化しにくい
採用業務には正解がなく、評価を定量化しにくいというのも周りから誤解されがちな要因です。
例えば営業の場合「今月は〇〇円売り上げた」と評価が見えやすいですが、採用業務を定量化できる要素は採用人数や、定着率などと限られています。
また、採用した人材が企業にとって有用であったかは数年単位で判断する必要があるため、短期的に成果を見せにくいという点も採用担当の業務の難しさです。
採用担当の業務内容
採用担当の重要性について解説してきました。
ここからは業務内容について説明します。
採用担当の業務は大きく、
- 採用計画の立案
- 採用手法の検討
- 応募者の選考
- 合否判断
- 内定者フォロー
の5つに分けられます。
1つ1つ説明していきます。
①採用計画の立案
採用業務を実施するにあたり、
- 人材の用件
- 採用の目的
- 採用スケジュール
- 採用人数
を決める必要があります。
採用担当のその後の業務がスムーズに進むためのポイントですので、慎重に採用計画を立てましょう。
採用計画の立案については以下の記事で詳しく説明していますので合わせて参考にしてください。
【参考】【テンプレート付き】採用計画の立て方を3つのポイントで紹介します｜新卒採用ダイレクトリクルーティングサービス Matcher Scout
②採用手法の検討
採用手法は、組織や企業が新しい従業員を選考・採用するための方法論やアプローチのことを指します。
採用手法ときくとマイナビ・リクナビ等の求人サイトや、学内の推薦を活用する方法が思いつきがちですが、新卒採用の手法は様々です。
また、複数の採用手法を活用することで、効率よく採用活動を進められる可能性があります。
以下に、よく使われる採用手法の一部をいくつか紹介します。
- 求人広告（就活ナビサイト）
- 就活イベント（合同説明会）
- 人材紹介サービス
- リファラル採用
- ダイレクトリクルーティング
【参考】【最新・新卒】採用手法のトレンド9選を紹介！定番採用手法と比較｜新卒採用ダイレクトリクルーティングサービス Matcher Scout
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料金体系も成功型報酬型なので、コストの面でも効率的に採用活動ができます。
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③選考管理
面接や適性試験などの選考プロセスを適切に管理し、候補者と連絡を取りながらプロセスを進めます。
候補者の質問や不明瞭な点に対応する役割もあります。
④合否判断
合否担当も採用担当の重要な業務の1つです。
提出された履歴書や応募書類を確認し、基本的な要件を満たしているかを判断します。
自社の要件を満たした候補者を選別し、次のステップへ進むかどうかを決定します。
【参考】【テンプレ付き】採用面接評価シートの作り方を解説｜新卒採用ダイレクトリクルーティングサービス Matcher Scout
⑤内定者フォロー
内定を出した後も採用担当の業務は続きます。
売り手市場が続き、複数の内定を獲得してから企業を比較検討することは一般的になりつつあります。
内定した学生に辞退されないよう、丁寧な対応が必要です。
【参考】内定辞退を防ぐには？辞退の理由とすぐにできる13の対策を紹介！｜新卒採用ダイレクトリクルーティングサービス Matcher Scout
採用担当のやりがいとは？
採用担当のやりがいには何があるのでしょうか？
企業の成長に人材の側面から貢献できる
優秀な人材を集めることによって、より強力なチームを形成する手助けをすることができます。
自分の選んだ人材が組織内で活躍する姿を見ることは、高い満足感を得ることができるでしょう。
採用成果が見えやすい
優れた採用戦略の成果は、組織内外で見える形で現れます。
新入社員のパフォーマンスやチームの成果を通じて、自身の働きが直接的な影響をもたらしていることを実感できるかもしれません。
社員のキャリア形成をサポートできる
採用担当は、候補者が自身のキャリア目標を達成できるようにサポートする機会を提供します。
適切なポジションへの配置や成長の機会の提供など、個々のキャリアパスに関わる重要な役割を果たせるでしょう。
採用担当者は激務って本当？
結論、採用担当は激務になりやすいです。
新卒一括採用が形骸化していく昨今、さらに採用担当の業務負担は増大しています。
【参考】採用担当の年間スケジュールの例
採用担当が激務な理由
採用担当が激務な理由は
- 少子高齢化に伴う人材不足
- スケジュールのコントロールが難しい
- 採用手法の多様化
の3つが考えられます。
①人材市場の競争の激化
少子高齢化に伴い、人材獲得競争が激化しています。
特に優秀な人材の確保は競争が激しいです。
他の企業との人材獲得競争に勝利するためには、慎重な選考と丁寧な選考や内定者フォローが必要です。
そのため、コミュニケーションや連絡に工数がかかり、採用担当の負担が大きくなっています。
②スケジュールのコントロールが難しい
採用業務のスケジュールは基本的に就活生のスケジュールや、面接にアサインする現場社員等の都合に左右されます。
そのため採用担当のペースでスケジュールを組むことは難しくなります。
休暇や業務のペースも候補者に左右されるため、採用担当は激務になっているのです。
③採用手法の多様化
先述のとおり、採用手法は多岐にわたります。
複数の手法を併用する場合、そのすべてを管理・運用していかなければなりません。
採用工数の削減を期待して、新しい採用手法を導入したものの、結果的には採用担当の手間が増えただけだったというパターンも少なからず存在しているようです。
採用担当の業務改善の手法3選
激務といわれる採用担当の業務ですが、業務負担を軽減する方法があります。
ここでは代表的な手法を3つ紹介します。
①ATS（採用管理システム）の導入
ATSは「Applicant（応募者）Tracking System（追跡システム）」の略称で、企業の採用業務を効率化するシステムを意味します。
ATSを活用することで、
- 求職者情報の一括管理
- 求人情報の作成
- 選考の自動化
- 内定者フォローの効率化
を実現できます。
【参考】ATS（採用管理システム）とは？無料サービス7選を徹底比較！｜新卒採用ダイレクトリクルーティングサービス Matcher Scout
②定期的に採用手法を見直す
自社の採用を振り返ることも重要です。
年に1度採用活動が終わったタイミングで振り返りを実施し、採用手法の見直しを行いましょう。
採用手法は様々で、企業の特性によって効果が大きく異なります。
PDCAを回し、よりよい採用手法を確立しましょう。
③採用代行を活用する
採用代行とは、採用活動に関する業務の代行を請け負うサービスのことです。
採用代行では
- 採用計画の立案
- 採用媒体の運用
- 候補者管理
- 選考
を請け負います。
そのため「人事業務に追われ採用にまで手が回らない」という企業の方におすすめです。
【参考】【2023年最新】採用代行サービス14社を比較！料金や注意点も解説
採用担当に求められるスキル
続いて、採用担当に求められるスキルを解説します。
コミュニケーション能力
採用担当者は、候補者との円滑なコミュニケーションが不可欠です。
適切な情報を伝える能力や、候補者の質問に的確に答えるスキルが求められます。
人事の印象が内定承諾の判断材料になっている場合もあります。
就活生と接するにあたり、採用担当者には高いコミュニケーション能力が求められるのです。
プレゼン能力
採用担当がプレゼンする場面は
- 学生に自社の魅力を伝える時
- 経営上層部に選考結果の根拠や採用方針を説明する時
の2つがあります。
採用担当の業務を通じてプレゼン能力を身に着けられるでしょう。
調整力
採用にあたって、エージェントやリクルーター、現場社員など社内外とのやり取りが必要です。
複数のステークホルダーをまとめられる調整力があれば、スムーズに採用を進められるでしょう。
対応力
突然の内定辞退や、日程変更等のイレギュラーな出来事にも柔軟に対応できる能力が必要不可欠です。
採用担当者に向いている人の特徴
採用担当者に向いている人の特徴を2つ紹介します。
人当たりが良い人
先ほども述べた通り、採用担当の印象は企業のイメージに大きな影響を与えます。
企業の顔として就活生と接する機会が多い採用担当ですので、人当たりの良い人に適した仕事といえるでしょう。
勉強熱心な人
採用担当は、労働市場の動向や、採用トレンド、新卒採用に関わる法改正に対応する必要があります。
採用担当が身に着けるべき知識は多いため、勉強熱心な人であればやりがいを持って働けるはずです。
採用担当者“あるある”トラブル4選
採用担当者がしばしば直面するトラブルとその対処法を解説します。
応募者が少ない
「求人を出したのに誰も来ない」というトラブルは採用担当のほとんどが直面するものです。
応募者が少ない際は自社の採用手法が適切かどうかを確認する必要があります。
認知度の低い企業を就活生が自分から検索するとは考えにくいですよね？
そこで、採用媒体をナビからダイレクトリクルーティングに切り替えることを検討するという風に自社にマッチした媒体を選択する必要があるでしょう。
また「採用ターゲットに当てはまらない人材が集まってしまう」という場合は、採用ターゲットが利用する媒体に限って求人を出稿するように調整することもおすすめです。
応募者が少ないことにお悩みの方は以下の記事も参考にしてみてください。
【参考】【新卒】母集団形成とは？手法11選と採用の質を上げるポイントを解説
内定辞退者が続出する
就活生は複数の企業の選考に同時並行で参加しているため、より志望度の高い企業から内定を得た場合、その時点で選考や内定を辞退する可能性があります。
内定辞退を減らすには、手厚い内定者フォローが重要です。
内定フォロー方法について知りたい方は、以下の資料を是非ダウンロードの上、ぜひご活用ください。
現場社員と板挟みに陥る
せっかく採用目標に届いたにもかかわらず、現場から人材について不満の声があがるというトラブルが発生する場合があります。
こういったトラブルが発生した際は、経営陣と現場の人材に対する考え方にずれが生じている可能性があります。
両者にヒアリングを行ったうえ、採用ペルソナを見直す必要があるかもしれません。
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手間を掛けずに、リスク無く自社の求める学生を採用するためにも、ぜひお役立てください。
おわりに
いかがでしたか？
採用担当は企業の経営を左右する重要な業務です。
是非以上の内容を参考に採用業務に取り組んでみてください。
